Rechtmatigheid
Uit de controlebevindingen van de Departementale Auditdienst (DAD) is naar voren gekomen dat bij de financiële verantwoording (inclusief de baten-lastendiensten) van het ministerie over 2010 geen sprake is van overschrijding van de rapportagegrenzen.
Totstandkoming beleidsinformatie
In de departementale begroting en verantwoording wordt beleidsinformatie opgenomen over doelen, prestaties en middelen. Het ministerie heeft in 2010 erop ingezet om de beschikbaarheid, bruikbaarheid en betrouwbaarheid van deze informatie verder te vergroten. De resultaten hiervan hebben zich vertaald in de verbetering van de beleidsinformatie in de begroting van het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) voor 2011. De beleidsinformatie is in deze begroting meer specifiek, meetbaar en tijdgebonden geformuleerd, waar mogelijk door prestatiegegevens onderbouwd. Dit blijkt ook uit de beoordeling van de Algemene Rekenkamer naar de kwaliteit van de beschikbaarheid van beleidsinformatie in de begroting 2011 van voorheen VenW (vhVenW). Daarnaast is er ook in 2010 aandacht besteed aan de organisatie van het proces van totstandkoming van beleidsinformatie om de betrouwbaarheid van deze informatie verder te verbeteren. In 2009 richtte deze aandacht zich in belangrijke mate op aanleverende organisaties buiten het ministerie. In 2010 heeft deze aandacht zich verlegd naar de binnen het ministerie aanleverende organisaties, zoals Rijkswaterstaat (RWS) en de Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW).
Financieel en materieel beheer
Over het geheel genomen is het financieel en materieel beheer van het ministerie van voldoende niveau. In 2010 zijn op basis van een risicoanalyse de belangrijkste aandachtspunten voor de bedrijfsvoering benoemd en zijn kwaliteitsverbeteringen, daar waar nodig, doorgevoerd. De bedrijfsvoeringsprocessen zijn voldoende beschreven en gecommuniceerd en het instrumentarium voor een toereikende monitoring op het financieel en materieel beheer is aanwezig. Hierna wordt op de belangrijkste onderdelen en ontwikkelingen ingegaan.
Contractbeheer bij RWS
In februari 2009 is een Plan van Aanpak voor RWS-brede verankering van zogenoemde Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB) vastgesteld. Dit is een methode waarmee de uitvoering van de grond-, weg- en waterbouw (GWW) werken kunnen worden beheerst. Het doel van RWS is deze methode van contractbeheersing uiterlijk in 2012 RWS-breed voor zowel aanleg, beheer als onderhoud te hebben geïmplementeerd. De contractbeheersing op basis van SCB is in 2010 verder verankerd en de mijlpalen hierin voor 2010 zijn nagenoeg gerealiseerd. Zo wordt bij alle aanlegprojecten momenteel SCB toegepast. Daarnaast is om de sleutelfiguren beter in hun rol te laten komen in april 2010 een «Protocol versterken management aandacht SCB» opgesteld waarin de rollen en taken verder zijn uitgewerkt. De mate van functioneren van SCB is nog wel wisselend. Er is een kopgroep die SCB toepast zoals bedoeld. Voor de middengroep en startersgroep zijn er nog ontwikkelpunten en is er nog management aandacht nodig. Momenteel is er nog een toets op het betaalcriterium voorgeschreven als aanvullende zekerheid dat de betalingen rechtmatig zijn.
De beheersing van de prestatiecontracten «oude stijl» voor beheer en onderhoud was begin 2010 op orde, maar ondanks extra managementaandacht heeft deze beheersing bij een aantal diensten tijdelijk een terugval laten zien. Hierover zijn aanvullende afspraken gemaakt, zodat de beheersing van deze contracten eind 2010 weer nagenoeg op orde was. Met de invoering van SCB wordt deze vorm van contractbeheersing uitgefaseerd en is de financiële omvang van deze contractvorm inmiddels niet meer materieel.
Ontvangstenbeheer bij RWS
De ontvangsten van RWS zijn onder te verdelen in verschillende categorieën. In 2010 is specifieke aandacht geweest voor het borgen van het ontvangstenbeheer voor ontvangsten die betrekking hebben op werkzaamheden die RWS uitvoert voor decentrale overheden. Het resultaat is dat het ontvangstenbeheer nu van een voldoende niveau is. Dit beeld wordt bevestigd door een in 2010 door de Departementale Auditdienst uitgevoerde audit.
Verplichtingenbeheer Bestuurskern
In 2010 heeft het verplichtingenbeheer extra aandacht gehad. Het verplichtingenbeheer als zodanig is op orde. De rechtmatigheid is niet in het geding. De aandacht heeft zich gericht op het verder verbeteren van het interne proces, onder meer met betrekking tot de tijdigheid van het ondertekening van contracten voor aanvang van de werkzaamheden. Er is een aantal procesverbeteringen doorgevoerd, zo is bijvoorbeeld voor de opdrachtverlening aan derden via intranet een wizard ontwikkeld en beschikbaar gesteld, waarmee de opdrachtgever door het inkoopproces heen wordt geleid. De uitbouw van (electronisch) bestellen en factureren zal het verplichtingen- en contractbeheer efficiënter en kwalitatief beter maken.
Inkoopproces
Het ministerie heeft de afgelopen jaren fors erop ingezet om de bedrijfsvoeringsprocessen in relatie tot het primaire proces verder te verbeteren, te vereenvoudigen en te stroomlijnen. Dit betrof onder meer het inkoopproces, voor wat betreft de opdrachten tot € 15 000. De Algemene Rekankamer signaleerde in het rapport Rijk Verantwoord 2009 dat het mondeling bestellen op gespannen voet staat met artikel 35 van de CW 2001, waarin is opgenomen dat bestellen bewijsbaar dienen te worden vastgelegd. In lijn met de gemaakte opmerkingen door de Algemene Rekenkamer is het inkoopproces voor de kleinere opdrachten aangepast. De mondelinge opdrachtverlening blijft mogelijk, maar deze dient schriftelijk te worden bevestigd voor aanvang van de werkzaamheden. Uit een recent gehouden audit is gebleken dat deze schriftelijke bevestiging nog niet bij alle diensten volledig is geïnplementeerd. Er zijn reeds aanvullende maatregelen in gang gezet.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Vernieuwing VenW
De Vernieuwing van Verkeer en Waterstaat had betrekking op de periode 2008–2012. In die periode werden de acties gerealiseerd die voortkomen uit het Beleidsvoornemen «Vernieuwen Verbinden Vertrouwen» (januari 2008), dat in lijn met het programma Vernieuwing Rijksdienst is opgesteld.
De kernthema’s van de Vernieuwing van VenW waren «integraler, minder en beter». Doelen voor 2012 waren: VenW werkt – intern en binnen het verband van de rijksdienst – compacter en meer programmatisch, activiteiten worden samengevoegd en er wordt minder gecoördineerd, er wordt minder bestuurlijke en ambtelijke drukte gegenereerd, minder advies en controle georganiseerd en gewerkt op basis van vertrouwen.
Begin 2010 is het programma Vernieuwing VenW geëvalueerd. Belangrijkste resultaten uit de Monitor waren dat:
– burgers positiever staan tegenover VenW
– men beter weet wat VenW doet
– VenW beter scoort op slagvaardigheid, daadkracht tonen en transparantie
– Resultaatgericht werken in de praktijk zichtbaar is
– Stakeholders een positiever beeld hebben, een duidelijke verbeterslag zien die te koppelen is aan de ravot waarden (realisatiedrang, betere aanspreekbaarheid, op samenwerking gericht, beter omgevingsbewustzijn, transparanter)
Het jaar 2010 heeft in het teken gestaan van consolideren van de vernieuwingsthema’s en voorbereiden van een nieuwe kabinetsperiode.
In het kader van de integratie met voorheen VROM wordt bezien in hoeverre de doelen uit Vernieuwing van VenW ook voor IenM relevant zijn en op welke wijze hieraan invulling kan worden gegeven. Inmiddels is er een plan van aanpak vastgesteld waar langs een aantal peilers en integratiedomeinen de komende jaren vorm en inhoud aan deze integratie zal worden gegeven. Daarin is ook een eerste uitwerking opgenomen van de taakstelling kabinet Rutte.
IenM zal de taakstelling uit de vorige kabinetsperiode (Balkenende IV) schoon opleveren. Concreet zullen er in 2011 nog circa 450 fte (exclusief fte-reductie ZBO’s/RWT) gerealiseerd moeten worden. Op basis van het regeerakkoord heeft IenM een aanzienlijke taakstelling gekregen die samen met de te realiseren besparingen van het aanvullende beleidsakkoord en augustusbrief circa € 325 miljoen belopen, te realiseren in de periode tot en met 2015 met een uitloop tot 2018. De percentuele onderverdeling binnen IenM is daarbij als volgt: beleid 25%, kennis en raden 25 %, stafdiensten 35%, bedrijfsvoering 35%, inspectie 10%, KNMI 7,5%, NEA 17,5 % en RWS 17,5%.
Organisatie- en bedrijfsvoeringontwikkelingen
Met ingang van het nieuwe Kabinet is met KB van 14 oktober 2010 het Ministerie van VenW opgeheven. De taken van VenW zijn overgegaan naar IenM. De integratie van voorheen VenW en delen van voorheen VROM in het nieuwe ministerie van IenM is een complex en omvangrijk proces. De complexiteit en ingrijpendheid zijn bij uitstek aan de orde in de bedrijfsvoering in brede zin. In 2010 zijn reeds voorzieningen getroffen om het going concern op de korte termijn binnen en voor de samenstellende delen van IenM te borgen. Er is voorts een programma-aanpak opgesteld voor de integratie van IenM. Deze aanpak beschrijft hoe dit veranderingsproces wordt aangepakt en waar het toe zal leiden. Dit met inachtneming van de opdracht waarvoor IenM staat, de integratie tussen voormalige ministeries van VenW en VROM en een forse personele taakstelling.
Interdepartementale samenwerking
VenW neemt actief deel aan de interdepartementale ontwikkeling en verbetering van de bedrijfsvoering in goed overleg met BZK. Dit in lijn met het programma Vernieuwing Rijksdienst welke onder meer inzet op een betere en efficiëntere bedrijfsvoering. Dat betekent een doelmatige dienstverlening, standaardisatie waar mogelijk, samenwerking en heldere verantwoordelijkheden met een proportioneel stelsel van regels en controle. In 2010 was onder meer sprake van de uitrol van de digitale werkplek bij de bestuurskern, de vorming van 4FM en de overdracht van taken en personeel voor de facilitaire bedrijfsvoering naar BZK, de voorbereiding voor een zorgvuldige overgang van SSO-ICT naar BZK en de voorbereiding van de transitie van HRM-taken naar P-Direkt en het Expertisecentrum P&O (onderdeel van De Werkmaatschappij). Op financieel administratief terrein heeft vhVenW medegebruik van het ICT-systeem (SAP-Financieel) voor het kerndepartement van vhVROM gerealiseerd.
Vermindering administratieve lasten en regeldruk
Het uitvoeringsprogramma ter vermindering van administratieve lasten en regeldruk, dat in november 2008 aan de Kamer is aangeboden, is grotendeels voltooid. In 2010 zijn de administratieve lasten voor bedrijven met € 11 miljoen verminderd. Deze vermindering is gerealiseerd o.a. door de wijziging van een wekelijkse inspectie in een maandelijkse inspectie als gevolg van de implementatie van het maritieme arbeidsverdrag, aanpassing van de APK-frequentie en het vervallen van de vergunningplicht op grond van de Wet beheer rijkswaterstaatswerken voor bedrijven die in opdracht van de minister van Verkeer en Waterstaat werkzaamheden uitvoeren aan waterstaatswerken.
Dit brengt de totale vermindering van administratieve lasten voor bedrijven op € 112 miljoen ofwel 26% ten opzichte van de peildatum 1 maart 2007. De doelstelling om in 2011 de administratieve lasten voor bedrijven ten opzichte van 2007 met 21% te verminderen wordt hiermee ruimschoots gehaald.
Evaluatie RWS
Bij de instelling van de baten-lastendienst RWS per 1 januari 2006 is met de Tweede kamer afgesproken dat het functioneren van de dienst na drie jaar door een extern bureau wordt geëvalueerd. Het evaluatierapport is op 8 juni 2010 (Tweede kamer, 2009–2010, 30 873, nr. 3) door de voormalige Minister van VenW aan de Tweede kamer aangeboden. Hierin is geconstateerd dat RWS zich in de goede richting ontwikkelt en de afgelopen jaren een grote slag heeft gemaakt.
Op basis van de aanbevelingen van het rapport zijn op onderdelen verbeteringen in gang gezet, zoals het verder uitrollen van assetmanagement, life cycle ramen, het integraal afwegen van aanleg en beheer en onderhoud, het versterken van de gebiedsgerichte samenwerking en bundeling van expertise en uitvoering. Daarnaast is de bekostiging van RWS aangepast en – meer specifiek – de gehanteerde 20% opslag bij aanlegprojecten vervangen. Deze aanpassing werd noodzakelijk geacht om aan te sluiten bij het huidige sturingsmodel, de transparantie van de geldstromen voor interne en externe stakeholders te vergroten en om voldoende prikkels tot het vergroten van doelmatigheid in te bouwen.
Duurzaam inkopen
Het ministerie heeft in 2010 de bestaande duurzaamheidcriteria bij de aanbestedingen toegepast. Dat wil zeggen dat de vastgestelde duurzaamheideisen bij de inkoop worden toegepast en dat indien er goede redenen zijn de duurzaamheideisen niet toe te passen daarvan verantwoording zal plaatsvinden.
Betaalgedrag
Over de periode januari tot en met april 2010 is een rijksbrede audit naar het betaalgedrag bij de departementen uitgevoerd. Hierin bleek dat bij voorheen VenW gemiddeld 93% van de facturen tijdig wordt betaald. VenW voldoet daarmee aan de kabinetsdoelstelling dat minimaal 90% van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald.