Deze bedrijfsvoeringsparagraaf gaat in op de bedrijfsvoeringsvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar bij VWS hebben voorgedaan. Deze paragraaf heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage.

Financieel en materieel beheer

Planning en controlcyclus

VWS heeft in 2010 geïnvesteerd in het aanscherpen van de planning en controlcyclus (P&C-cyclus) met als doel de budgethouders in staat te stellen eerder bij te sturen. Dit heeft geresulteerd in een aantal verbeteringen: viermaandelijks voorafgaand aan het Audit Committee vinden nu periodieke gesprekken plaats tussen de DG’s/ pSG en directeur Financieel-Economische Zaken (FEZ). In december 2010 is aanvullend besloten dat de directeur FEZ ook tussentijds periodieke overleggen gaat voeren met de DG’s/ pSG. Tijdens de overleggen komen aan de orde de uitputting van de begroting, de stand van zaken rond de maatregelen en intensiveringen uit het regeerakkoord, taakstellingen en de bedrijfsvoering. De stand van zaken met betrekking tot afspraken uit de jaarplangesprekken komt eveneens aan de orde. Op het niveau van de Bestuursraad is gestart met een Bestuursraad bedrijfvoering.

Subsidiebeheer

In 2010 heeft VWS inspanningen verricht om het subsidiebeheer te verbeteren. Conform de toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer (AR) is het project Zuinig En Uniform Subsidiëren (ZEUS) is afgerond. Binnen het project is de subsidieregeling VWS subsidies aangepast aan het Uniform Subsidie Kader (USK) en is het Subsidieplein gereed gemaakt voor de invoering van het USK. Ook de administratieve organisatie is aangepast aan de nieuwe wet- en regelgeving.

Het percentage onrechtmatigheden en onzekerheden van de gecontroleerde subsidieposten bevindt zich evenals vorig jaar op een laag niveau en het financieel belang dat hiermee gemoeid is, bevindt zich binnen de geldende tolerantiegrenzen. Het percentage onvolkomenheden in het subsidiebeheer, waarvoor VWS zelf een norm van maximaal 35% hanteert, is in 2010, binnen het geheel van de door de Rijksauditdienst (RAD) onderzochte subsidies, weliswaar gedaald van 52% naar 39%, maar bevindt zich thans nog boven deze norm.

Gelet op het feit dat de hiervoor aangehaalde norm in 2010 nog niet is gehaald, heeft VWS er in februari 2011 voor gekozen verscherpt toezicht op de termijnen en de steekproefsgewijze beoordeling van de volledigheid van de dossiers in het subsidieplein in te stellen. In samenhang met een periodieke rapportageverplichting van budgethouders en het maandelijks overleg tussen de controller en budgethouder zijn er extra waarborgen getroffen voor verbetering in 2011. VWS heeft geconcludeerd dat op grond van de uitkomsten van de controle door de Rijksauditdienst de opzet van de administratieve procedures met betrekking tot het subsidiebeheer toereikend is. Het verscherpte toezicht ziet vooral toe op een betere werking.

De Rijksauditdienst is in december 2010 gestart met het uitvoeren van de Business Proces Analysis audit (BPA audit). De start van de audit is tot december uitgesteld, zodat de audit meteen ook de aanpassingen in het Subsidieplein in de scope meeneemt. Het subsidieproces zal in deze audit integraal worden getoetst. Ook wordt er gekeken naar de overall sturing en beheersing van het subsidieproces.

Interne Controleplan subsidiebeheer

VWS heeft in juli 2010 het interne controleplan subsidiebeheer uitgewerkt op basis van een risicoanalyse en de implementatie van het USK alsmede de maatregelen uit het project ZEUS. In februari 2011 is het plan aangevuld met een beschrijving van bestaande controlemaatregelen en het verscherpte toezicht. Deze maatregelen richten zich op het voorkomen van termijnoverschrijdingen in het subsidieproces en op de controle van volledigheid van subsidiedossiers. De extra maatregelen zijn bij de directie FEZ in uitvoering.

Inkoopbeheer

In 2010 zijn niet in alle gevallen de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten gevolgd. Voor deze opdrachtverstrekkingen geldt echter in het merendeel van de gevallen wel dat de interne procedures correct zijn gevolgd. Hierbij heeft het management bewust de keuze voor het niet Europees aanbesteden gemaakt.

In 2010 is gestart met het opstellen van een veranderplan voor het inkoopbeheer. De ambitie is om een efficiënte, professionele en klantgerichte organisatie te zijn. Deze ambitie is in diverse doelstellingen geoperationaliseerd. Zo wordt er onder andere een nieuw handboek inkoop opgesteld en leveranciersmanagement ingevoerd.

Betaalgedrag

De rijksbrede norm voor betaalgedrag is minimaal 90% van de facturen binnen 30 dagen te betalen. In de rijksbrede IODAD audit naar het betaalgedrag in 2010 heeft VWS gemiddeld 85,5% van de facturen op tijd betaald (kerndepartement en RIVM). In de rijksbrede audit in 2009 scoorde VWS 83%. VWS blijft aandacht geven aan het tijdig betalen van facturen in de periodieke overleggen FEZ-DG’s/ pSG en maandstaatoverleggen.

Inhuur externen

VWS heeft in 2010 een percentage inhuur externen gerealiseerd van 17,4% (kerndepartement en baten-lastendiensten). De norm voor inhuur externen voor 2010 was 13%. Het percentage inhuur externen is ten opzichte van 2009 (16,2%) gestegen. In 2011 geldt een aangescherpte norm van 10% voor inhuur externen. Het kerndepartement scoort met 11,1% relatief goed. Externe inhuur wordt met name ingezet in de uitvoering bij de baten-lastendiensten. Dit heeft voornamelijk te maken met piekbelastingen gedurende het jaar en de behoefte aan specialistische (ICT)kennis. De grootste stijging in 2010 is bij de baten-lastendiensten NVI en CIBG.

Subsidieregeling Schippersinternaten

Bij de huidige subsidieregeling schippersinternaten is, door de gekozen vorm van subsidiëring, mogelijk sprake van staatssteun. Hierdoor bestaat er vanaf 2010 een jaarlijkse onzekerheid over de rechtmatigheid van de verplichtingen die op grond van deze regeling zijn aangegaan. VWS zoekt naar een passende oplossing voor deze problematiek.

Doeluitkering Jeugdzorg

In 2010 zijn de verantwoordingen door de provincies en grootstedelijke regio’s (hierna provincies) over 2008 geanalyseerd. Daarbij zijn de verantwoordingen 2009, voor zover beschikbaar, ook alvast betrokken. Dit leidt nog niet tot een eenduidig beeld over de besteding door provincies. In de eerste plaats komt dit doordat de opgegeven eindstand van de egalisatiereserve vaak alleen met extra informatie is aan te sluiten met de opgegeven bestede bedragen. In de tweede plaats bevatten de rapporten van bevindingen bij de provinciale jaarrekening vaak geen opmerkingen over de jeugdzorg, waarbij niet duidelijk is of dit ook daadwerkelijk betekent dat het systeem goed heeft gewerkt. Ten slotte blijkt de opgave van provincies van de aantallen voor jeugdbescherming en jeugdreclassering niet altijd juist te zijn.

Om te komen tot een verdere kwaliteitsverbetering van de aangeleverde verantwoordingsinformatie wordt begin 2011 een bijeenkomst gehouden met de provincies en hun accountants. In deze bijeenkomst zullen de verschillende gezichtspunten worden gewisseld. Dit leidt tot een scherpere instructie inzake de SiSa-bijlage 2010.

Het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) int en stelt de ouderbijdragen vast op grond van de Wet op de Jeugdzorg. De volledigheid van de ontvangen ouderbijdragen kan al een aantal jaren niet met voldoende zekerheid worden vastgesteld. Na invoering van het wetsvoorstel Verbetering positie pleegouders, waarmee de ouderbijdrage wordt afgeschaft, is deze onzekerheid opgelost. Dit wetsvoorstel ligt nu bij de Raad van State voor advies en treedt naar alle waarschijnlijkheid per 1 januari 2012 in werking.

Nederlands Vaccin Instituut (NVI)

In 2010 is een deel van het aangeschafte vaccin tegen het nieuwe Influenza A (H1N1) per abuis voortijdig aangeboden ter vernietiging. Deze specifieke voorraad vaccins staat niet op de balans van de baten-lastendienst NVI, maar is eigendom van VWS.

Financiële administratie en betaalprocessen Toeslagen

In 2010 heeft de Belastingdienst in het beheersverslag een verbeterslag gemaakt om verrekeningen zo goed mogelijk in kaart te brengen waardoor de kwaliteit in de splitsing van de uitgaven en ontvangsten per toeslagsoort verbeterd is. De uitgevoerde kwaliteitsverbetering in de verrekening heeft voor 2010 een stijging in de gerapporteerde uitgaven en ontvangsten tot gevolg.

Rechtmatigheid begrotingsuitvoering

De tolerantiegrenzen op begrotingsartikel of totaalniveau zijn op de begroting van VWS niet overschreden.

Overige bedrijfsvoeringsaspecten

Academische functie

Het voorstel voor wijziging van de Wet Marktordening Gezondheidszorg (WMG) is in mei 2010 bij de Tweede Kamer ingediend. De Tweede Kamer heeft de behandeling van het wetsvoorstel echter controversieel verklaard. De wetswijziging staat nu gepland in werking te treden per 1 januari 2012. Dit betekent dat de onvolkomenheid van subsidieverlening academische functie nog een jaar langer blijft bestaan.

Informatiebeveiliging

Het ministerie van VWS is, mede aan de hand van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer, bezig met een inhaalslag op het gebied van Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de informatiebeveiliging. In 2010 is de aandacht onder andere uitgegaan naar het bijwerken van de registratie van bestanden met persoonsgegevens. In 2011 staat de informatiebeveiliging (IB) op het programma. Buiten het op orde brengen van de operationele beveiliging op directieniveau zal in 2011 ook de organisatie van de tactische informatiebeveiligingsfunctie op departementaal niveau vorm krijgen.

Personeel en Organisatie

Er is in 2010 goede voortgang geboekt bij het realiseren van de personele taakstelling 2008–2011. De uitvoering loopt goed op schema en de realisatie van het eindbeeld in 2011 lijkt op grond van de in afgelopen jaar geboekte resultaten haalbaar. Voor het realiseren van de taakstelling is de afgelopen jaren vooral ingezet op het stimuleren van mobiliteit en het actief en persoonlijk begeleiden van medewerkers van «werk naar werk». Ook de komende jaren zet VWS maximaal in op deze benadering.

De personele administratie is per 1 januari 2011 inbesteed aan P-Direkt. Dit transitietraject is succesvol gelopen. Wel is geconstateerd dat de interne controlemaatregelen nog niet volledig worden uitgevoerd. In het lopende jaar 2011 zal het interne controleplan verder worden geïmplementeerd. De RAD heeft eind 2010 onderzoek gedaan naar de conversie. De RAD concludeert dat de conversie juist en volledig is uitgevoerd en biedt een betrouwbaar uitgangspunt voor 2011.

Totstandkoming beleidsinformatie

Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd bij de totstandkoming van de beleidsinformatie.