Inleiding
De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, te Winschoten, was tot 2011 de belangrijkste archiefbewerker voor de rijksoverheid en heeft als taak om in opdracht van de zorgdragers werkzaamheden te verrichten in verband met archiefbewerking (KB CAS 12 december 1996).
Als facilitaire dienst (lees: Shared Services Organisatie) op het terrein van selectie, verrijking en beheer van overheidsinformatie beschikt de CAS over een pakket diensten en producten, waarmee een belangrijke rol wordt vervuld bij het komen tot een efficiënt informatiebeheer ter borging van de inzichtelijkheid van zowel recht- en doelmatig bestuur en bedrijfsmatige processen, alsook de verantwoording hiervan aan de burger.
De kerntaken van de CAS zijn:
-
• Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.
-
• Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.
Bedrijfsvoering
De doelstelling om de CAS per ultimo 2010 te liquideren is niet haalbaar gebleken wegens onder meer onzekerheden in het onderhanden werk van CAS. De liquidatie zal op een nader te bepalen moment plaatsvinden. Bijgaande jaarrekening is derhalve ook de jaarrekening van een organisatie in transitie. De activa en passiva van de CAS zijn grotendeels per 31 december 2010 overgezet naar Doc-Direkt. Wat resteert zijn de aangepaste cijfers voor de eindbalans ultimo 2010. In principe betreft dit een financiële positie omdat de mensen naar Doc-Direkt zijn overgegaan. Daarom volstaan wij in deze jaarverantwoording met de tabellen.
Toelichting
Het was de bedoeling om de CAS per 1 januari 2011 volledig in te brengen in Doc-Direkt. In november 2011 is echter besloten om de CAS niet op te heffen.
Het bleek niet mogelijk de CAS te liquideren. Omdat de waardering van het Onderhanden Werk problemen opleverde kon de, op basis van de Regeling baten-lastendienst 2011 bij de slotbalans vereiste goedkeurende accountantsverklaring, niet worden afgegeven. De reden hiervoor was dat
de historische gegevens in de CAS administratie niet konden worden benaderd, contracten van het Onderhanden werk zijn niet opgeleverd of ontbreken mogelijk en de verliesvoorziening op het Onderhanden kon niet worden herijkt.
Na afstemming met het ministerie van Financiën, de Directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst en directie Financieel-economische Zaken is in november 2011 besloten om de CAS als baten-lastendienst te laten voortbestaan, totdat de administratieve problemen zijn uitgezocht. Per 1 januari 2011 zijn wel een aantal activa en passivaposten van de CAS naar Doc-Direkt overgedragen. Het Onderhanden werk en de daaraan gerelateerde posten zijn achtergebleven in de CAS. Om dezelfde redenen als hierboven genoemd is de waardering van het Onderhanden werk per ultimo 2011 ad € 3,1 mln onzeker.
Exploitatie
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2010 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 4 562 | 4 919 | 357 | 3 486 |
| Omzet overige departementen | 6 434 | 0 | – 6 434 | 6 750 |
| Omzet derden | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Bijzondere baten | 0 | 411 | 411 | 315 |
| Totaal baten | 10 996 | 5 330 | – 5 666 | 10 551 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 10 364 | 4 919 | – 5 445 | 10 077 |
| – personele kosten | 7 419 | 0 | – 7 419 | 7 035 |
| – materiële kosten | 2 945 | 4 919 | 1 974 | 3 042 |
| Afschrijvingskosten | 559 | 0 | – 559 | 372 |
| – immaterieel | 559 | 0 | – 559 | 372 |
| – materieel | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Overige lasten | 73 | 450 | 377 | 239 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – materiële kosten projecten | 0 | 0 | 0 | 239 |
| – rentelasten | 73 | 0 | – 73 | 51 |
| – bijzondere lasten | 0 | 450 | 450 | 0 |
| Totaal lasten | 10 996 | 5 369 | – 5 627 | 10 739 |
| Saldo van baten en lasten | 0 | – 39 | – 39 | – 188 |
Toelichting
In 2011 is de werkvoorraad van de CAS, op het contractwerk inzake het bewerken van archieven na, uitgevoerd door d baten-lastendienst Doc-Direkt.
Balans
|
| Balans 2011 | Balans 2010 |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 0 | |
| Materiële activa | 1 945 | |
| – grond en gebouwen | 702 | |
| – installaties en inventarissen | 535 | |
| – overige materiële vaste activa | 708 | |
| Voorraden | 52 | |
| Debiteuren | 970 | |
| Nog te ontvangen | 4 031 | 378 |
| Liquide middelen | 2 984 | 71 |
| Totaal activa | 7 015 | 3 416 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | – 39 | – 271 |
| – exploitatiereserve | – 39 | – 83 |
| – onverdeeld resultaat | – 188 | |
| Voorzieningen | 0 | |
| Leningen bij het MvF | 1 156 | |
| Crediteuren | 505 | |
| Nog te betalen | 7 054 | 2 026 |
| Totaal passiva | 7 015 | 3 416 |
Toelichting
Toename vlottende activa is tweeledig. In 2011 is de materiéle vaste activa tegen boekwaarde overgedragen aan Doc-Direkt. Daarnaast is per abuis door het MvF de verkoopopbrengst van de archiefgerelateerde onderdelen van de Belastingdienst terechtgekomen bij de CAS. CAS stort in 2012 de ten onrechte ontvangen opbrengst door naar de Belastingdienst. De toename in de post nog te betalen is het gevolg van onderlinge transacties tussen de CAS en Doc-Direkt.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2011 | 712 | 71 | – 641 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 559 | 1 853 | 1 294 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 420 | 0 | 420 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 1 945 | 1 945 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 420 | 1 945 | 2 365 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 271 | 271 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 404 | – 1 156 | – 752 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 420 | 0 | – 420 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 16 | – 885 | – 901 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4) | 867 | 2 984 | 2 117 |
Toelichting:
Vanwege de eerder gegeven toelichting over de opheffing van de CAS, zijn geen doelmatigheidsindicatoren opgenomen.