Financieel beheer
In 2011 zijn de inspanningen binnen het financieel beheer gericht op de opheffing van de onvolkomenheden, geconstateerd door de Algemene Rekenkamer in het Rapport bij het Jaarverslag 2010. In het plan van aanpak opgesteld naar aanleiding hiervan, zijn de nieuwe visie voor het verbeteren van het financieel beheer en de benodigde verbetermaatregelen beschreven. Naast een aantal structurele maatregelen gericht op vereenvoudiging van het beheer, hadden deze maatregelen in het bijzonder betrekking op de gestelde prioriteiten voor 2011, te weten de verbetering van het uitgavenbeheer en verplichtingenbeheer. De benoemde maatregelen zijn uitgevoerd.
Prioriteiten
Door een goed uitgavenbeheer is het betaalgedrag in 2011 verbeterd. Voor het eerst is meer dan 90 procent van de facturen binnen 30 dagen betaald, waarmee Defensie aan de rijksbrede norm voldoet. Het doel is structureel aan deze norm te voldoen. Belangrijke vooruitgang is geboekt door de verkleining van de terugval in de tijdigheid van betalen in de eerste maanden van het jaar. Voor de jaarovergang naar 2012 zijn aanvullende maatregelen genomen, zoals de waarborging van voldoende personele capaciteit bij zowel de defensieonderdelen als het FDC en het zolang mogelijk doorbetalen in 2011, waardoor het percentage tijdige betalingen in januari 2012 hoger ligt dan begin 2011. Daarnaast is om het betalingsproces meer doelmatig te laten verlopen het Defensiebreed Handtekeningen en Bevoegdheden Register ingevoerd en is de onderliggende regelgeving in 2011 vereenvoudigd.
Ter verbetering van het verplichtingenbeheer is de interne regelgeving vereenvoudigd door middel van een tweetal maatregelen. Ten eerste wordt vanuit de optiek van het voeren van een doelmatige administratie gebruik gemaakt van de Aanwijzingsregeling verplichtingen = kas Rijksoverheid 2010. Verplichtingen onder € 30 000 worden niet langer individueel in de financiële administratie vastgelegd, waardoor de focus is gericht op verplichtingen met een relatief groot financieel volume en risico. Defensie kenmerkt zich door een grote verscheidenheid aan verplichtingen naar onder meer aard, leveranciers, valuta en aanbestedingsregels. Daarom wordt gebruik gemaakt van de ruimte die de Comptabiliteitswet biedt voor het waarderen van een verplichting. Uitgangspunt is geen uitgaven zonder vastgelegde verplichtingen, waarmee tevens het budgetbeheer is gediend.
De tweede maatregel betreft het niet meer vastleggen van interne dienstverleningsovereenkomsten met de eigen baten-lastendiensten als verplichting, hetgeen de beheerslast vermindert.
Het voorschottenbeheer is dusdanig verbeterd dat ook de moeilijke dossiers over lang uitstaande voorschotten alsnog worden verrekend. De verbeteringen in het verplichtingenbeheer hebben geleid tot een verlaging van de extracomptabele correcties. De ter controle aan de ADD aangeboden financiële verantwoording is voor de verplichtingen gecorrigeerd voor een bedrag van € 9,9 miljoen. Het bedrag betreft het saldo van twee door de ADD uitgevoerde controles, waarvan één gericht op de mutaties op verplichtingen en één gericht op de standen (uitkomsten), een tegengesteld beeld laten zien van respectievelijk € 110,5 miljoen te laag en € 100,6 miljoen te hoog en leiden alleen gesaldeerd tot een getrouwe verplichtingenstand in de verantwoording (mutaties) en de saldibalans (standen).
Overige activiteiten
De algemene verbetermaatregelen en daaruit volgende activiteiten in 2011 hebben betrekking op de oprichting van het Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK) en de doorontwikkeling van de permanente monitor financieel beheer. Dit kantoor wordt naar verwachting op 1 januari 2013 operationeel en standaardiseert het ondersteunende administratieve proces van de begrotingsuitvoering zoveel mogelijk.
De permanente monitor financieel beheer, een zelfcontrole instrument dat dient ter verbetering van de kwaliteit van het financieel beheer, is voor de belangrijkste geldstromen beschikbaar en wordt door alle defensieonderdelen gebruikt. In 2012 wordt de monitor voor de verdere uitrol van SAP en in voorbereiding op de FABK-oprichting verder ontwikkeld.
Materieelbeheer
Het project Professionaliseren materieelbeheer Defensie (PMD) wordt gefaseerd uitgevoerd tot in 2014. In 2011 lag conform het plan van aanpak voor de verbetering van het beheer de focus van de verbeterplannen op de door de Algemene Rekenkamer geconstateerde onvolkomenheden, waarbij prioriteit is gegeven aan het beheer van gevoelig materieel (wapens, cryptoapparatuur en munitie). Hiertoe zijn specifieke maatregelen geformuleerd die de oorzaken van de onvolkomenheden moeten wegnemen. Daarnaast zijn generieke verbetermaatregelen geformuleerd die gericht zijn op een structurele waarborging van de kwaliteit van het beheer. De voor 2011 geplande maatregelen zijn op enkele uitzonderingen na uitgevoerd.
Generieke maatregelen
Ten behoeve van het gebruik in 2012 is het Voorschrift materieelbeheer Defensie (VMD) doorontwikkeld, inclusief geactualiseerde assortimentsinstructies voor cryptoapparatuur en klein kaliber wapens. Daarnaast is een deel van de publicaties voor gevoelig materieel geschoond. De eerste voorbereidingen voor het op een gestructureerde wijze voor gebruikers digitaal ontsluiten van actuele publicaties zijn getroffen.
De Visie materieelbeheer is voltooid. In dit document wordt de context van het materieelbeheer en de factoren van invloed op de kwaliteit hiervan beschreven. De Visie vormt samen met de in 2011 geschreven blauwdruk matlog de basis voor de herinrichting van het materieellogistieke veld in de komende reorganisaties.
De registratiesystemen voor klein kaliber wapens (SARS) en cryptoapparatuur (CCIRS) zijn inmiddels operationeel. De vaste artikelgegevens in de systemen voor gevoelig materieel zijn geschoond. Om de kwaliteit van deze data te kunnen waarborgen, wordt de gegevensbeheerorganisatie ingericht en geschikt gemaakt voor data-analyse.
Voor de gevoelige materieelsoorten klein kaliber wapens, cryptoapparatuur en munitie zijn opleidingen (door)ontwikkeld en belegd in de staande organisatie. Tevens is het relevante personeel waar mogelijk opgeleid. Ook is de basis gelegd om te komen tot een gestandaardiseerd functiebestand voor het materieelbeheer.
De Monitor kwaliteit materieelbeheer is ter beschikking gesteld en stapsgewijs toegepast bij alle eenheden van de defensieonderdelen. De monitor vormt in 2012 het instrument voor de lijn om de kwaliteit van het beheer te meten en te kunnen bijsturen op gedrag.
Specifieke maatregelen
Naast bovengenoemde generieke activiteiten zijn specifieke maatregelen genomen voor de defensieonderdelen met onvolkomenheden op het gebied van gevoelig materieel. Defensiebreed heeft dit geleid tot een verbetering van het beheer van gevoelig materieel. Zowel het munitiebeheer als het cryptobeheer laten een vooruitgang zien, waarbij het cryptobeheer de norm van 80 procent behaalt.
Het munitiebeheer blijft ondanks de verbetering, met een percentage van 73 procent nog onder de norm. De dataschoning van munitie is voltooid. De kwaliteit van het wapenbeheer is licht gedaald, met name bij CZSK en in mindere mate bij CLAS. De overige defensieonderdelen voldoen aan de norm.