Algemeen

Het Agentschap SZW (AGSZW) volgt bij de opstelling van de financiële verantwoordingen de inrichtingseisen zoals die zijn opgenomen in de Comptabiliteitswet en daarmee samenhangende regelingen (in het bijzonder de Regeling baten-lastendiensten 2011). De waardering van de activa en passiva is tegen nominale waarden tenzij anders vermeld.

• • De materiële vaste activa zijn gewaardeerd op aanschafwaarde minus de desbetreffende afschrijvingen (lineair). De investeringen worden in drie jaar afgeschreven.

• • De immateriële vaste activa zijn gewaardeerd op aanschafwaarde minus de desbetreffende afschrijvingen (lineair). De investeringen worden in drie jaar afgeschreven. Een uitzondering op deze regel zijn investeringen die via out of pocketkosten (rechtstreeks in rekening te brengen bij opdrachtgever = OOP) worden gefinancierd; deze worden volledig afgeschreven in het jaar van aanschaf/ontwikkeling.

• • De voorzieningen voor benoemde risico’s komen in overleg met de eigenaar tot stand en worden bepaald conform de wettelijke regelgeving van BW 2 titel 9 en de RJ.

• • Het eigen vermogen dat wordt aangehouden stoelt op de Regeling baten-lastendiensten 2011 (maximaal 5% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie boekjaren).

• • AGSZW beschikt – met instemming van het Ministerie van Financiën – tot en met 2011 over een geoormerkte bestemmingsreserve. Deze reserve is bedoeld voor het opvangen van de (benoemde) kosten voortvloeiend uit de transformatie van de organisatie. Ultimo 2011 is deze bestemmingsreserve vrijgevallen ten gunste van de exploitatiereserve.

• • AGSZW heeft geen voorziening(en) opgenomen voor vakantiedagen en jubileumuitkeringen vanwege een onevenredige beheerslast.

• • De omzet is gewaardeerd tegen opbrengstwaarde (aantal producten x productprijs en uren x tarief) en wordt als gerealiseerd beschouwd in de periode waarin de diensten zijn verricht en/of de producten zijn geleverd. AGSZW stuurt op volledige uitvoering van uitgebrachte offertes en/of afgesproken producten (kalenderjaar gebonden). Hierdoor is waardering van een post onderhanden werk niet aan de orde. Het financiële belang van afwijkingen in de uitvoering is gering. In de jaarrekening is dan ook geen post onderhanden werk opgenomen.

• • Lasten en overige baten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben.

Staat van baten en lasten Agentschap SZW

Opbrengst Moederdepartement en Opbrengst overige departementen

Rentebaten

De rentebaten (dagrente) worden ontvangen over het saldo op de rekening courant. De rentebaten zijn het gevolg van het mogen aanhouden van eerder genoemde bestemmingsreserve en het (tijdelijk) gebruik maken van een depositorekening.

Onttrekking aan bestemmingsreserve

Overeenkomstig de gemaakte afspraken met het Ministerie van Financiën over de besteding van de bestemmingsreserve is voor de gemaakte kosten 2011 een bedrag van € 133 000 ingezet. Deze kosten zijn niet gedekt door de tarieven van AGSZW. De bestemmingsreserve is ingezet voor employability en herplaatsingskosten.

Personele kosten

De gerealiseerde personele kosten zijn ten opzichte van de begroting € 1,96 miljoen lager uitgevallen. Ten tijde van het opstellen van de begroting 2011 was er nog onvoldoende zicht op de workload en de daarvoor benodigde bezetting die uit de uitvoering van de opdrachten in 2011 zou voortvloeien. De personele kosten omvatten ambtelijk personeel (€ 9,27 miljoen) en inhuur externen (€ 2,71 miljoen).

Materiële kosten

Afschrijvingskosten, materieel en immaterieel

De afschrijvingskosten betreffen gedane investeringen in het ontwikkelen van software en aanschaffingen van hard- en software. In de immateriële afschrijvingskosten zijn begrepen de investeringen in de ontwikkeling van een nieuw case management system (DIANE). De investeringen in 2011 ad € 3,33 miljoen zijn volledig in 2011 afgeschreven en als out of pocket kosten in rekening gebracht bij de opdrachtgevers van ESF-2 (€ 3,08 miljoen) en Regeling Tegemoetkoming Adoptiekosten (€ 0,25 miljoen). De financiering van de investeringen in DIANE is in september 2011 door de eigenaar goedgekeurd. In de initiële begroting was de omvang en de financieringswijze van de investeringen in DIANE nog niet bekend en derhalve niet begroot.

Out of pocketkosten en -baten (OOP)

De gerealiseerde out of pocketkosten 2011 zijn € 6,76 miljoen hoger dan begroot. Dit wordt veroorzaakt doordat bij het opstellen van de initiële begroting 2011 geen goede inschatting gemaakt kon worden van de omvang van de voor de uitvoering van de opdrachten te maken kosten (met name de uitbesteding van de controles van einddeclaraties ESF-2). Tevens was bij het opstellen van de begroting 2011 de omvang van de investeringen in het nieuwe case management systeem (DIANE) nog niet bekend.

Onderstaand een specificatie van de out of pocket kosten die rechtstreeks aan de opdrachtgevers in rekening zijn gebracht.

De totale gerealiseerde omzet 2011 bedroeg afgerond € 14,8 miljoen. De omzet voor de out of pocketkosten bedroeg afgerond € 10,6 miljoen.

Balans Agentschap SZW

Immateriële vaste activa

Eind 2010 is begonnen met de bouw van DIANE, het nieuw case management systeem voor onder andere ESF-2 2007–2013 en de Regeling Tegemoetkoming Adoptiekosten. De voornaamste reden voor de bouw van DIANE is dat de oude toepassing voor de primaire registratie van ESF-2 (BONES) technisch verouderd was (de toepassing werd niet meer ondersteund) en niet meer voldeed aan de eisen en wensen van het AGSZW en de Audit Autoriteit van ESF-2. DIANE is een generiek en modulair opgebouwd procesmodel dat is opgezet als case management systeem. Het systeem is zodanig opgebouwd dat de functioneel beheerders van het AGSZW het onderhoud zelf kunnen uitvoeren en dat nieuwe subsidieregelingen hierin zonder veel moeite kunnen worden opgenomen.

In 2011 is voor € 3,33 miljoen in DIANE geïnvesteerd. De investeringen in 2011 zijn volledig afgeschreven en als out of pocketkosten bij de opdrachtgevers van ESF-2 (R&P) en de Regeling Tegemoetkoming Adoptiekosten (ministerie van Veiligheid en Justitie) in rekening gebracht (zie afschrijvingskosten).

Materiële vaste activa

In 2011 is voor € 0,04 miljoen geïnvesteerd. Materiële vaste activa worden grotendeels betrokken van het moederdepartement (opgesloten in afgenomen diensten) tegen jaarlijks afgesproken kosten (dienstverleningsovereenkomsten).

Debiteuren

De debiteuren betreffen de facturen aan opdrachtgevers van de door AGSZW uit te voeren/uitgevoerde (subsidie)regelingen. Daarnaast is er sprake van afwikkelingen van declaraties/facturen op personeelsgebied (uitleen van AGSZW medewerkers) en overige. Van de debiteuren heeft in totaal € 0,03 miljoen betrekking op het Ministerie van SZW.

Nog te ontvangen/vooruitbetaald

Deze post omvat hoofdzakelijk de nog definitief per regeling af te rekenen geleverde diensten en producten (omzet) 2011. Van de nog te ontvangen en vooruitbetaalde bedragen heeft in totaal € 0,29 miljoen betrekking op het Ministerie van SZW.

Liquide middelen

De liquide middelen worden aangehouden op de rekening courant van het Ministerie van Financiën. Het saldo sluit aan met de saldo-opgave van het Ministerie van Financiën.

Eigen vermogen (Agentschapsvermogen)

Het eigen vermogen, inclusief het onverdeeld resultaat 2011, bedraagt € 2,54 miljoen. Deze stand is – met name door de vrijval van de bestemmingsreserve – hoger dan de zogenaamde 5%-norm (maximaal eigen vermogen = 5% van de gemiddelde omzet van de laatste drie jaren). Het maximaal aan te houden eigen vermogen bedraagt ultimo 2011 conform de 5%-norm € 1,03 miljoen (ultimo 2010: € 0,86 miljoen). Bij de eerstvolgende suppletoire wet dient te worden aangegeven op welke wijze de overschrijding ad € 1,51 miljoen binnen het begrotingsjaar 2012 wordt hersteld. Hierover vindt binnenkort een overleg met de eigenaar van het Agentschap SZW plaats. Als voorschot op de vrijval van de bestemmingsreserve is in de begroting 2012 reeds € 0,3 miljoen ingezet ter verlaging van de tarieven 2012.

Bestemmingsreserve

Voorzieningen

Crediteuren

De post crediteuren betreft nog te betalen afgenomen diensten op het gebied van bedrijfsvoering en personele aangelegenheden. Van de crediteuren heeft een bedrag ad € 1,41 miljoen betrekking op facturen van het Ministerie van SZW.

Nog te betalen / vooruitontvangen

Deze post bevat onder andere de nog definitief per regeling af te rekenen geleverde diensten en producten 2011.

Van de overige nog te betalen bedragen heeft in totaal € 2,49 miljoen betrekking op van het Ministerie van SZW.

Operationele kasstroom

De operationele kasstroom bestaat uit het saldo van baten en lasten, gecorrigeerd voor afschrijvingen en mutaties in het werkkapitaal (mutaties in vlottende debetposten en kortlopende creditposten op de balans).

Investeringskasstroom

De investeringskasstroom is het totaal van de investeringen en de boekwaarde van de desinvesteringen. Met investeringen worden uitgaven voor de aanschaf van vaste activa bedoeld. De investeringen in 2011 betreffen de ontwikkeling van DIANE.

Financieringskasstroom

De totale financieringskasstroom is het saldo van de posten eenmalige uitkering aan het moederdepartement, eenmalige storting door het moederdepartement, aflossingen op leningen en beroep op leenfaciliteit.

In 2011 is een bedrag ad € 375 000 aan de eigenaar betaald, ter afroming van het eigen vermogen.

Kengetallen in verband met verbetering van de doelmatigheid

Het streven naar grotere doelmatigheid is de hoofddoelstelling van elke baten-lastendienst. Voor het Agentschap SZW betekent dit het streven naar betere prestaties, bij optimaal gebruik van de ingezette middelen.

Toelichting financiële indicatoren:

• (1) Tabellen 10.9 en 10.10: De huidige doelmatigheidsindicatoren zijn geïntroduceerd in de begroting 2011. Tot en met 2010 is een andere set indicatoren gebruikt. De waarde van de indicatoren van voorgaande jaren kon in enkele gevallen uit de oude set worden overgenomen, andere waarden zijn nieuw berekend. Bij de kwalitatieve indicatoren (tabel 10.10) zijn de waarden van voorgaande jaren alleen ingevuld als deze voorhanden waren.

• (2) De begroting van de waarden 2011 heeft plaatsgevonden bij de initiële begroting die in juli 2010 is ingediend. Op dat moment was er nog onvoldoende zicht op de opdrachtenportefeulle in 2011. Dit is de voornaamste verklaring voor het merendeel van de afwijkingen tussen de begrote en gerealiseerde indicatoren.

• (3) Dit zijn de voorcalculatorische tarieven zoals deze door de opdrachtgever voor het betreffende jaar zijn vastgesteld. Er is geen nacalculatie gedaan om de gerealiseerde integrale kosten per uur te berekenen. De begroting 2011 wijkt af van de realisatie omdat ten tijde van het opstellen van de initiële begroting 2011 de tarieven 2011 nog niet waren vastgesteld.

• (4) In 2011 is minder ambtelijk personeel (vast + contractant) in dienst geweest maar is er, ten opzichte van de voorgaande jaren, meer extern ingehuurd met name vanwege extra activiteiten die in 2011 zijn opgedragen.

• (5) Een belangrijke reden voor het achterblijven van de productiviteit in 2011 is dat een groot aantal uren is besteed aan de ontwikkeling en bouw van het nieuwe case management systeem DIANE. Deze uren zijn indirect verantwoord en zijn derhalve niet declarabel.

• (6) Het ziekteverzuimpercentage van 2010 en 2011 is ontleend aan het voortschrijdend jaargemiddelde uit P-Direkt.

• (7) In het basismodel voor baten-lastendiensten is als doelmatigheidsindicator voorgeschreven om de kostprijs (per groep) op te nemen. Om de volgende redenen is van deze indicator afgeweken. De subsidieregelingen en andere opdrachten die het Agentschap SZW uitvoert, zijn zeer verschillend van aard en bovendien is de opdrachtenportefeuille jaarlijks wisselend. Ten slotte zijn de verschillende producten niet homogeen maar aan veranderingen onderhevig.

  In de begroting 2011 is ervoor gekozen om van twee regelingen (een Europese regeling en een nationale regeling) als indicator op te nemen de uitvoeringskosten gerelateerd aan de gemiddelde subsidie-omvang per project. Idealiter zou de ontwikkeling van deze indicator voor deze subsidieregelingen enkele jaren lang gevolgd worden. Voor nationale regelingen is het vanwege de veelal kortlopende regelingen moeilijk. Zo is de subsidieregeling Kinderopvang aflopend.

  In de begroting 2011 was voor ESF-2 een percentage van 4,7% genoemd. In deze berekening was een fout gemaakt; nu blijkt dat het begrote percentage 9,1% zou moeten zijn.

  De uitvoeringskosten van ESF-2 en Kinderopvang in de jaren 2008 tot en met 2010 zijn niet gereconstrueerd.

Toelichting kwalitatieve indicatoren:

• (1) Zie noot (1) bij tabel 10.9.

• (2) In 2010 heeft een klanttevredenheidsonderzoek plaatsgevonden onder klanten van het AGSZW. De gemiddelde score van de tevredenheid was 6,75. Het onderzoek in 2011 heeft zich beperkt tot de aanvragers van Nationale subsidieregelingen en leverde een waardering van gemiddeld 7,50 op (2010: 6,85).

  De tevredenheid van de aanvragers van ESF-subsidie wordt onderzocht in de loop van 2012 als het nieuwe case management systeem DIANE in gebruik is genomen.

• (3) In 2009 is een onderzoek naar de telefonische bereikbaarheid uitgevoerd. In 2011 was oorspronkelijk een nieuw onderzoek gepland. Besloten is dit onderzoek uit te stellen tot na de verhuizing (eind februari 2012); dan wordt aangesloten bij het SZW-breed bereikbaarheidsonderzoek.

• (4) Het begrote percentage aanvragen / einddeclaraties voor Nationale regelingen (50%) is in 2011 niet gerealiseerd. De voornaamste verklaring hiervoor is dat vanwege kosten-efficiëntie alleen de nieuwe regelingen in het nieuwe case management systeem DIANE worden ondergebracht. In 2012 zal het grootste gedeelte van de aanvragen en einddeclaraties van de Nationale subsidieregelingen wel via het e-portaal van DIANE digitaal binnenkomen.

• (5) Dwangsommen worden alleen betaald als de aanvrager bij te late beschikking een claim indient. In 2011 is geen enkele claim ontvangen.

• (6) Bij te late betaling wordt op eigen initiatief door het AGSZW wettelijke rente aan de begunstigde betaald. Dit behoeft niet door de begunstigde te worden aangevraagd. In enkele gevallen is er bij te late betaling geen wettelijke rente betaald omdat de vertraging (mede) te wijten was aan de begunstigde.

• (7) Ook aan debiteuren wordt – bij overschrijding van de wettelijke termijnen – wettelijke rente in rekening gebracht. Deze indicator is – ten opzichte van de begroting 2011 – toegevoegd aan de set indicatoren. Het genoemde bedrag betreft alleen de wettelijke rente die daadwerkelijk van de aanvragers is ontvangen. Er is geen volledige registratie van de gevorderde wettelijke rente.