Deze bedrijfsvoeringsparagraaf gaat in op de bedrijfsvoeringsvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar bij VWS hebben voorgedaan. Deze paragraaf heeft het karakter van een uitzonderingsrapportage.
Financieel en materieel beheer
Reviews op controleverklaring specifieke uitkeringen
Uit onderzoek in IODAD-verband naar de werkzaamheden van accountants inzake specifieke uitkeringen bij gemeenten (en provincies) is gebleken dat er een onzekerheid bestaat met betrekking tot de accountantscontrole van de specifieke uitkeringen in de jaarrekeningen 2010 van gemeenten en provincies. Daardoor kan niet in voldoende mate op die accountantscontrole worden gesteund. Voor zover gebruik gemaakt wordt van de SiSa-bijlage is dit voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen. De voorschotten staan los van de SiSa-bijlage en zijn gebaseerd op andere informatie dan in de SiSa-bijlage is vermeld.
Samen met mijn ambtsgenoten van BZK en Financiën worden er maatregelen uitgewerkt die tot verbetering van de werking van de SiSa-systematiek moeten leiden. Deze zijn opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het ministerie van BZK, omdat BZK beleidsverantwoordelijke is voor SiSa.
Subsidiebeheer
In 2011 is door VWS voor circa € 2 miljard aan subsidies besteed. Het totaal bedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden blijft met € 4,0 miljoen respectievelijk € 24,6 miljoen onder de geldende tolerantienormen.
VWS heeft verschillende maatregelen genomen die leiden tot een structurele verbetering van het subsidiebeheer.
Ten aanzien van de kaderregeling VWS-subsidies is besloten dat voortaan een ondergrens van € 125 000 wordt gehanteerd3. Hierdoor vermindert het aantal subsidies binnen de kaderregeling VWS-subsidies in de komende jaren van circa 700 naar circa 400. Dit betekent ook een structurele reductie van beheerslasten.
In 2011 is het verbeterplan subsidiebeheer VWS uitgevoerd. Over dit verbeterplan en de tussentijdse resultaten is de Tweede Kamer op 20 september geïnformeerd4. Het succes van de aanpak is zichtbaar in de interne kwaliteitsmeting en managementinformatie van VWS. Sinds april 2011 is sprake van een trendbreuk. De drie tussentijdse metingen in 2011 van de Rijksauditdienst bevestigen het beeld van een verbeterd beheer. Het aantal geconstateerde onvolkomenheden in de systeemtests is gedurende het jaar gedaald tot onder de interne norm die VWS zich heeft gesteld. Het is van belang dat de ingezette verbetering wordt doorgezet. Het verscherpt toezicht zal daarom in 2012 worden gecontinueerd en VWS voert een nieuwe normatiek in om een goede uitvoering van het subsidieproces te versterken. De Bestuursraad Bedrijfsvoering en het Audit Committee VWS blijven de voortgang van het subsidiebeheer bewaken. Opleidingen zorgen er ook in 2012 voor dat medewerkers op de hoogte zijn en blijven van belangrijke aspecten van het subsidiebeheer. Het subsidiebeheer blijft een structureel onderdeel van de planning en controlcyclus.
Business Proces Analysis
Binnen het ministerie wordt het informatiesysteem Subsidieplein gebruikt voor de beheersing en de uitvoering van het subsidieproces. De Rijksauditdienst heeft in opdracht van VWS een Business Proces Analysis audit uitgevoerd op dit systeem. De audit levert additionele informatie op over de getroffen en mogelijk nog te treffen beheersingsmaatregelen. Conclusie is dat er geen belangrijke knelpunten zijn geconstateerd in de subsidieprocessen van VWS, maar dat er nog wel een aantal verbeteringen mogelijk is. Deze zijn ter hand genomen.
Inkoopbeheer
In 2011 is uitvoering geven aan een veranderplan voor het inkoopbeheer van het kerndepartement. Maatregelen zijn getroffen op de prestatieverklaringen onder de € 1 250, de naleving van de inkoopprocessen, het vastleggen van mondelinge opdrachtverleningen, het opstellen van een inkoopjaarplan Europese aanbestedingen, versterkte periodieke interne controle en voortgangsrapportages. Inkoopbeheer is verder in de planning- en controlcyclus verankerd.
Het op orde krijgen en houden van de inkoopdossiers vergt in 2012 aandacht met name door te sturen op het opbouwen van de inkoopdossiers en het leren van de bevindingen uit de interne controle en de controles door de Rijksauditdienst.
Vervanging financieel informatiesysteem
Per 1 januari 2012 werkt VWS met het interdepartementale financiële 3F-systeem. Dit is een samenwerkingsverband met de ministeries van Financiën en van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In voorbereiding op het nieuwe systeem zijn alle betrokken medewerkers van VWS opgeleid en gecertificeerd. De conversie eind december is zonder noemenswaardige incidenten verlopen. De ervaringen met het nieuwe systeem zijn positief.
Inhuur externen
VWS heeft in 2011 een percentage inhuur externen gerealiseerd van 12,9% (kerndepartement + baten-lastendiensten). Het percentage inhuur externen is ten opzichte van 2010 (17,4%) sterk gedaald en ligt onder de norm van 13% die voor VWS over 2011 geldt. Voor 2012 is de norm voor VWS maximaal 10% aan inhuur. Op realisatie van de norm wordt actief gestuurd in de planning en controlcyclus.
Subsidieregeling Schippersinternaten
In het jaarverslag 2010 heeft VWS aangegeven dat er bij de huidige subsidieregeling schippersinternaten, door de gekozen vorm van subsidiëring, mogelijk sprake was van staatssteun. Na onderzoek is inmiddels duidelijk geworden dat de Nederlandse voorziening geen probleem oplevert ten aanzien van de binnenvaartschippers. Wel is het mogelijk ongeoorloofd omdat de gesubsidieerde instellingen in de regeling bij naam worden genoemd. De regeling wordt in 2012, tijdig vóór de aanvragen 2013, opengesteld voor andere aanbieders die aan vast te stellen kwaliteitsnormen voldoen.
Rechtmatigheid begrotingsuitvoering
Single review
Vastgesteld is dat niet in voldoende mate gesteund kan worden op de accountantscontrole van de SiSa-bijlage van de gemeenten en provincies over het jaar 2010. Het niet kunnen steunen op deze derdengegevens dient aangemerkt te worden als een tekortkoming in de werking van het onderdeel accountantscontrole in het M&O-beleid. Door deze tekortkomingen zijn er onzekerheden over de rechtmatige besteding bij een vijftal specifieke uitkeringen: regeling BOS (€ 2,4 miljoen), regeling heroïnebehandeling (€ 1,5 miljoen), seksualiteitshulpverlening en coördinatie (€ 0,6 miljoen) en de doeluitkeringen maatschappelijke opvang (€ 40,8 miljoen) en vrouwenopvang (€ 9,1 miljoen). De totale onzekerheid in de controle bedraagt € 54,4 miljoen. Het Ministerie van VWS heeft waar nodig bij gemeenten aanvullende informatie opgevraagd; ook heeft de Rijksauditdienst extra werkzaamheden uitgevoerd om het bedrag aan onzekerheden in kaart te brengen.
Hierdoor wordt de artikeltolerantie op artikel 44 Maatschappelijke ondersteuning overschreden. De belangrijkste oorzaak van deze overschrijding is gelegen in onzekerheden met betrekking tot de rechtmatige besteding van de twee hiervoor genoemde doeluitkeringen.
De tolerantiegrenzen op de andere begrotingsartikelen en op het totaalniveau van de begroting van VWS zijn niet overschreden.
Overige bedrijfsvoeringsaspecten
Tijdig betalen
In 2011 heeft de Rijksauditdienst een onderzoek gedaan naar het betaalgedrag van VWS. Het totaalpercentage tijdig betaalde (binnen 30 dagen) facturen voor het kerndepartement komt in dit onderzoek uit op 90,3%. Hiermee is aan de norm, zoals die is verwoord door de minister van Financiën bij de presentatie van de uitkomsten van het onderzoek 2010, voldaan. De getroffen maatregelen hebben effect gehad. Ten opzichte van het jaar 2010 (85,5%) heeft een verbetering plaatsgevonden.
De introductie van het nieuwe financiële 3F-systeem zal in het begin van 2012 mogelijk een tijdelijk negatief effect op het tijdig betalen door het kerndepartement hebben.
Academische functie
Het voorstel voor wijziging van de Wet Marktordening Gezondheidszorg (WMG) is in mei 2010 bij de Tweede Kamer ingediend. De Tweede Kamer heeft de behandeling van het wetsvoorstel toen controversieel verklaard. De wetswijziging is nu in werking getreden per 1 januari 2012. De onvolkomenheid van subsidieverlening academische functie is daarmee voor 2011 nog wel een feit.
Fonds Ziekenhuisopleidingen
Bij de totstandkoming van de subsidieregeling ziekenhuisopleidingen heeft VWS gesignaleerd dat er mogelijk sprake is van ongeoorloofde staatssteun. In mei 2011 heeft er overleg met de Europese Commissie plaatsgevonden over de vraag of het verstrekken van beschikbaarheidsbijdragen in overeenstemming zijn met Europese staatssteunregels. Hieruit blijkt dat voor de opleidingen vallend onder de subsidieregeling ziekenhuisopleidingen geen sprake is van vervalsing van de mededinging en het verzorgen van deze opleidingen niet als «dienst van algemeen economisch belang» (DAEB) kan worden gezien maar als «dienst van algemeen belang» (DAB). De beschikbaarheidsbijdrage hoeft volgens de Commissie formeel ook niet te worden aangemeld als staatssteun. Een belangrijke voorwaarde is dat Nederland de keuzes van de gekozen vorm van steun duidelijk moet onderscheiden en motiveren. VWS heeft het voornemen om deze opleidingen met ingang van 2013 te financieren met behulp van beschikbaarheidsbijdragen.
Informatiebeveiliging (IB) en Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)
Het ministerie van VWS heeft, mede aan de hand van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer, in 2011 geïnvesteerd in het verbeteren van de informatiebeveiliging. Bij alle directies van het VWS-kerndepartement is gewerkt aan actualiseren van de risicoanalyses en de informatiebeveiligingsplannen van de directies. De planning en controlcyclus van VWS is aangepast. De investering zal in 2012 worden voortgezet. Belangrijke onderwerpen daarin zijn: uitrollen van het toetsingskader IB/Wbp, bewustwording beleidsdocument uitvoering IB/Wbp, voorbereiding nieuwe regels uit de Baseline informatiebeveiliging voor het Rijk (BIR), toetsing van de werking van de maatregelen op directie en op centraal niveau en controle verwerkingen persoonsgegevens (bij de directies).
Totstandkoming beleidsinformatie
Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd bij de totstandkoming van de beleidsinformatie. Als onderdeel van het lopende proces Verantwoord Begroten bekijkt VWS alle indicatoren op relevantie en informatiewaarde. Voor de nieuwe set indicatoren zal ook het proces van de totstandkoming van (de waarde van) de indicator worden vastgelegd.