Inleiding

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Op basis van de bestuurlijke informatievoorziening uit het management control systeem, waaronder de begroting- en jaarplancyclus en de managementactiepuntenlijst, wordt bewaakt of de doelstellingen op doelmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is.

Toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer, naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2011, maken integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoeringparagraaf.

Rechtmatigheid

Op artikel 1 «Versterkte rechtsorde en eerbiediging van mensenrechten» is de geconstateerde fout EUR 8,2 miljoen. Dit is lager dan de rapporteringstolerantie (EUR 9,5 miljoen). De werkelijke fout kan echter niet doelmatig met zekerheid worden vastgesteld. Wel is zeker dat de maximale fout niet groter is dan EUR 14,9 mln. Op artikel 8 «Versterkt cultureel profiel en positieve beeldvorming in en buiten Nederland» doet zich hetzelfde voor. De geconstateerde fout is EUR 5,1 miljoen, terwijl de rapporteringstolerantie EUR 7,7 miljoen bedraagt. De maximale fout is theoretisch EUR 11,8 miljoen. De geconstateerde fouten houden alle verband met de vanuit beheersmatig oogpunt relatief foutgevoelige kleine programmafondsen.

Totstandkoming van de beleidsinformatie

Als gevolg van de introductie van de nieuwe begrotingspresentatie « Verantwoord begroten» in de MvT 2012 worden alleen bij doelen waarbij de minister resultaatverantwoordelijkheid draagt indicatoren opgenomen. Dit is voor wat betreft de MvT 2012 uitsluitend het geval bij artikel 7 «Welzijn en veiligheid van Nederlanders in het buitenland en regulering van het personenverkeer». Het proces van de totstandkoming van de beleidsinformatie is voor het jaarverslag 2012 herzien. Om de transparantie te bevorderen is het totstandkomingsproces vastgelegd in een procesbeschrijving, waarin onder meer de rollen en verantwoordelijkheden zijn verduidelijkt. Doordat de totstandkoming van de beleidsinformatie op onderdelen niet geheel conform de beschrijving tot stand is gekomen, voldoet het proces niet geheel aan de eisen van de Regeling Periodiek Evaluatieonderzoek 2006 (RPE). De regie op het proces zal komend jaar worden versterkt.

Financieel en materieel beheer

Toezicht

Regeling Audit Committees 2012

Naar aanleiding van de kaderstelling door het Ministerie van Financiën in de Regeling Audit Committees die op 1 mei 2012 in werking is getreden, zijn met ingang van 1 november 2012 externe leden tot het Audit Committee van BZ toegetreden. BZ heeft de bepalingen over taken en samenstelling van de AC uit de Regeling Audit Committees 2012 aangegrepen om de AC-bijeenkomsten voor deelnemers zo efficiënt mogelijk te organiseren en in te vullen. Dit heeft geresulteerd in een onderscheid tussen strategische en operationele bijeenkomsten met vaste leden (in- en extern), deskundigen, agendaleden en genodigden. BZ heeft goede ervaringen met de monitoringrol van het Audit Committee en wil deze behouden met het operationele AC in beperkte samenstelling. In het strategisch AC worden grote thema’s besproken om risico’s te borgen. De opzet en werkwijze van het AC is in een Huishoudelijk Reglement bestendigd.

Toezicht op subsidieorganisaties

Medio 2012 heeft het ministerie de aanbeveling van de AR opgevolgd en een visie geformuleerd op het toezicht op subsidieontvangers. In opdracht van het Directoraat Generaal Internationale Samenwerking is de ADR gestart met een beschrijvend onderzoek bij themadirecties naar de stand van zaken rond scheiding van beleid, uitvoering en toezicht. De resultaten van dit onderzoek worden voorjaar 2013 verwacht. De directie Financieel Economische Zaken is gestart met een themacontrole op de kwaliteit van het toezicht. Hiermee versterkt het ministerie het tweedelijnstoezicht.

Toezicht postennetwerk en regionalisering

Met het bundelen van de bedrijfsvoering in regionale service organisaties (RSO’s) zet het ministerie een belangrijke stap in het behoud en bevorderen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering voor alle posten, ondanks de teruglopende capaciteit. De visie op het toezicht op het postennet is geactualiseerd en het functionele toezicht is opnieuw georganiseerd. Het toezicht op de bedrijfsvoering van posten wordt belegd bij de RSO’s. Risicoanalyse- en monitoringinstrumenten zijn en worden uitgewerkt voor RSO’s om de bedrijfsvoeringprocessen te beheersen. Omdat de RSO’s in verschillende stadia van ontwikkeling zijn en niet alle posten al geregionaliseerd zijn, is nog geen sprake van een eenduidig ingericht toezicht. De centrale bedrijfsvoeringdirecties houden toezicht op de nog niet geregionaliseerde posten. Het transitieproces wordt bewaakt door het Opdrachtgeversoverleg onder leiding van de plaatsvervangend Secretaris-generaal. Deze wordt daarbij ondersteund door de projectorganisatie regionalisering en FEZ.

Voor de consulaire processen heeft het ministerie de gevolgen van regionalisering eind 2012 in kaart gebracht. De rolverdeling tussen beleidsdirectie, RSO’s en de posten wordt anders. Directie Consulaire zaken en Migratie (DCM) wordt omgevormd in een beleidsvormende, kader stellende en toetsende organisatie. Veel van de operationele en postgerichte adviserings- en monitoringtaken worden overgeheveld naar de RSO’s. Om de toezichthoudende rol van DCM te versterken, steviger op kwaliteit te sturen en beter verantwoording af te leggen is in 2012 een informatieplan vastgesteld. Dit plan voorziet in het introduceren van (samenhangende) systemen voor actuele en betrouwbare informatie.

Beleidscontrol

Quality at Entry (Q@E)

Binnen de beleidscyclus geeft de activiteitencyclus uitvoering aan het geformuleerde beleid. DGIS hecht belang aan optimalisering van de activiteitencyclus en heeft in september 2012 een plan van aanpak opgesteld om de kwaliteit van het opstarten en beoordelen van activiteiten, ook wel aangeduid als Quality at Entry (Q@E), te verbeteren. Uitgangspunt van het Q@E proces is te zorgen dat er een goede vertaling is van het beleid in activiteiten zodat de uitvoering, monitoring, de evaluatie en verslaggeving aan derden (inclusief parlement) beter en efficiënter verloopt. Tijdens het Q@E stadium wordt daarbij zoveel mogelijk gebruik gemaakt van interne en externe expertise op zodanige wijze dat er toetsing en validatie van het geformuleerde beleid plaatsvindt. Eind 2012 is gestart met een een-jarige pilot, met als doel voldoende kritische massa te verkrijgen om na afloop van de pilot, mede op basis van een IOB evaluatie, besluiten te kunnen nemen over een procedurele vastlegging van Q@E.

Integraal Afwegingskader

Beleidsontwikkeling is een continu cyclisch proces. Met het aantreden van het kabinet Rutte/Asscher is er een nieuw momentum voor de ontwikkeling van beleid op het terrein van Buitenlandse Zaken en Handel en Ontwikkelingssamenwerking. In 2012 heeft FEZ dit momentum aangegrepen om onderzoek te doen naar de kwaliteit en inhoud van een tiental beleidsnotities door deze langs de lat van het Integraal Afwegingskader (IAK) te leggen. De bevindingen tonen aan dat verbeteringen van toekomstige beleidsnotities vooral liggen op het terrein van informatie over instrumentkeuze en de gevolgen van beleid maar ook op het terrein van transparantie van het proces van de totstandkoming van beleid.

Beheer vastgoed

In 2012 is een business case opgesteld voor de implementatie van een geïntegreerd Real Estate Managementinformatiesysteem (REMIS) die het mogelijk maakt om proactief vastgoedbeleid vorm te geven. Daarbij draait het om het vertalen van de notitie «Moderne Diplomatie» in een integraal afwegingskader voor vastgoedkeuzes over de gehele levenscyclus. Een belangrijk element daarin, het pandpaspoort, is al gerealiseerd. Door de complexiteit heeft het opzetten van REMIS meer tijd gekost dan gepland. De verwachting is dat BZ in de loop van 2013 beschikt over een REMIS.

Aanschaf ICT

De aanschaf van ICT-diensten en -producten was in 2012 conform de Instructie Rijksdienst, dat het gebruik van open standaarden van de lijst van het College Standaardisatie voorschrijft. Bij BZ is dit opgenomen in de procedures. Bij het opstellen van een project start architectuur (PSA) wordt aangegeven of open standaarden worden gebruikt of waarom dit eventueel niet gebeurt. Daarnaast worden bij een aanbesteding de ARVODI-contracten gebruikt, waarin de vraag naar gebruik van open standaarden is opgenomen in het sjabloon.

Elektronisch bestellen en factureren

In 2012 zijn de voorbereidingen getroffen om de uitrol van het digitaal inkoopproces en het digitaal verwerken van facturen in 2013 op het departement te starten. Hierna zal de uitrol per RSO plaatsvinden.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Compacte Rijksdienst/ BZ in 2015

SSO 3W

Per 1 april 2012 is de kwartiermakers organisatie gestart met voorbereidingen voor de implementatie van de shared service organisatie 3W (WereldWijd Werken). Met de voorziene oprichting van 3W per 15 april 2013 wordt een eerste stap gezet in de richting van één rijksbrede leverancier van diensten ter ondersteuning van de internationale functie van het Rijk.

In november 2012 heeft de Stuurgroep de Producten- en Dienstencatalogus (PDC), het besturingsmodel, het bekostigingsmodel en de communicatiestrategie van 3W vastgesteld.

P-Direkt

P-Direkt is de shared service organisatie die rijksbreed de salarisadministratie en -verwerking verzorgt. BZ neemt tot op heden slechts een deel van het dienstenpakket van P-Direkt af. In oktober 2012 is de business case aansluiting P-Direkt goedgekeurd. Daarmee streeft BZ naar afname van het volledige dienstenpakket met ingang van 1 januari 2014.

Regionalisering

In 2012 zijn de regionale service organisaties (RSO’s) Noord-Amerika en Caribisch gebied, Zuidelijk Afrika, China, Azië, Zuid- en Midden-Amerika en West-Europa formeel van start gegaan. In november 2012 is besloten de RSO’s van China en Azië samen te voegen. De implementatieplannen van de resterende RSO’s zijn gereed en na de besluitvormingsprocedure kunnen de RSO’s Noord Afrika, Midden-Oosten en Oost-Europa in het eerste kwartaal van 2013 eveneens van start gaan.

Op basis van de negen implementatieplannen wordt de realisatie van de financiële doelstelling van regionalisering geraamd op 11,4 mln. euro. Dit ligt 2,8 mln. euro boven de herijkte business case. De hogere raming wordt vooral veroorzaakt doordat meer uitgezonden functies komen te vervallen en door besparing op huisvesting. Slechts drie RSO’s investeren in zelfstandige huisvesting.

Postennet

Door de personele en financiële bezuinigingsplannen van het kabinet Rutte/Verhagen en de regionalisering van de consulaire en ondersteunende diensten worden veel posten kleiner. In 2012 zijn de gevolgen van de bezuinigingen van het kabinet Rutte/Asscher voor het postennet nog niet uitgewerkt. In maart 2012 heeft BZ een «Notitie kleine posten» uitgebracht waarin een groot aantal maatregelen is aangekondigd om het werk op kleine posten te ont-bureaucratiseren en te verlichten. Een kleine post is een post waar maximaal twee uitgezonden BZ-beleidsmedewerkers en maximaal twee vak-attachés werkzaam zijn, met in totaal niet meer dan 17 lokale en uitgezonden medewerkers. Op grond van de bezuinigingen van Rutte/Verhagen zal in 2015 een belangrijk deel van het postennet bestaan uit kleine posten. Op dit moment wordt bezien welke maatregelen uit de notitie ook op grotere posten kunnen worden toegepast. Tenslotte is naast deze notitie een proces in werking gezet om ook op beleidsterrein te komen tot een per kleine post op maat gesneden takenpakket.

Directie Bedrijfsvoering

Door de ontwikkelingen in het kader van de Compacte Rijksdienst zal BZ de uitvoering van ondersteunende taken overdragen naar rijksbrede Shared Service Organisaties (SSO’s), onder meer op het vlak van ICT, facilitaire diensten, (personeels)administratie en inkoop. De overdracht van taken naar uitvoeringsorganisaties heeft een grote impact op de formatie en de rol van de centrale bedrijfsvoeringdirecties binnen BZ. Thans wordt uitgewerkt welke taken in een directie bedrijfsvoering belegd moeten worden en hoe deze directie eruit zal kunnen komen te zien. Na besluitvorming en eventuele bijsturing door het SG/DG-beraad begin 2013 zal verdere uitwerking van het voorstel plaatsvinden. Uitgangspunt is dat de regie in huis – voorafgaand aan het overdragen van uitvoeringstaken – helder belegd en goed geregeld is.

ADR

Per 1 mei 2012 is de departementale auditdienst van BZ overgegaan naar de ADR. Tussen FEZ en ADR zijn aanvullende dienstverleningsafspraken overeengekomen met betrekking tot vraag gestuurde opdrachten en communicatie.

Documentatie en informatievoorziening

Archief en dossierbeheer op de posten

Op het terrein van archief- en dossierbeheer zijn in 2012 goede vorderingen gemaakt. Conform de toezegging van de minister aan de Algemene Rekenkamer is er in 2012 een managementinformatiesysteem opgezet waarmee het departement een goede, transparante en oplossingsgerichte toezichtfunctie kan uitoefenen en correctieve acties richting de posten kan uitvoeren. Door dit verbeterde toezicht is het percentage posten waar het archiefbeheer als voldoende gekwalificeerd wordt gestegen van 80% in het eerste kwartaal (nulmeting) naar 93% in het vierde kwartaal. Deze systematiek van beheersing van het archief- en dossierbeheer zal worden gehandhaafd tot het proces van digitalisering is afgerond en is ingebed in de organisatie.

Regie en toezicht op informatiebeveiliging en Wpb

In 2012 is gewerkt aan een verbeterde verankering van de regie op informatiebeveiliging door het ontwikkelen van diverse instrumenten. Dit heeft echter nog niet geleid tot een structurele verbetering. Het instrumentarium ter ondersteuning van de uitvoering van de informatiebeveiliging is complex, onvoldoende toegankelijk en versnipperd. Hierdoor is het voor betrokken functionarissen lastig om volledig te voldoen aan de voorschriften van informatiebeveiliging en Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Ook is het regieproces nog niet toegerust op het opvragen en beoordelen van verantwoording van externe dienstverleners. De ADR heeft aanbevelingen gedaan om de regie op informatiebeveiliging en Wbp te versterken. Aan de opvolging van deze aanbevelingen zal het ministerie in 2013 prioriteit geven.

Digitalisering

Betaalgedrag

Het betaalgedrag van BZ is traditioneel goed en krijgt veel aandacht. In 2012 is BZ erin geslaagd deze positieve lijn voort te zetten. Gemiddeld 92,6% van het aantal facturen is in 2012 binnen 30 dagen betaald (Rijksbrede norm is minimaal 90%). Ter vergelijking: in 2011 was dit percentage 91,5 en in 2010, 90,9. In 2012 zijn naast de reguliere taken, voorbereidingen getroffen om in 2013 over te gaan op elektronisch factureren.