Verslechtering financieel beheer als gevolg van implementatie nieuw systeem
De ingebruikneming van een nieuw financieel-administratief systeem is een gebeurtenis met grote gevolgen voor de organisatie. Hierdoor kan het financieel beheer (tijdelijk) negatief worden beïnvloed. Met het oog daarop is voor een opzet en aansturing gekozen die dit zoveel mogelijk voorkomt. Zo is heel nadrukkelijk gestuurd op risico’s en is de introductie van het nieuwe systeem gefaseerd ingevoerd bij de verschillende organisatieonderdelen. Ondanks deze voorbereiding hebben zich – bij name bij het Bestuursdepartement waar het nieuwe systeem Leonardo op 1 juli 2012 in gebruik is genomen – veel problemen voorgedaan die de ordelijkheid van het financieel beheer ernstig hebben aangetast. Dit uitte zich op verschillende terreinen:
-
• Conversieverschillen: Bij het overzetten van de informatie uit de financiële administratie van het oude systeem Jurist naar het nieuwe systeem Leonardo zijn conversieverschillen ontstaan. Deze zijn na de conversie gecorrigeerd.
-
• Financiële beheersinformatie: De implementatie van het nieuwe systeem heeft invloed gehad op de tijdige en juiste rapportering van financiële beheersinformatie op het gebied van verplichtingen en voorschotten, in het tweede halfjaar van 2012. De belangrijkste financiële stuurinformatie voor het management (de budgetuitputting op basis van kasuitgaven) is niet verslechterd. Het management kon daarvoor in voldoende mate steunen op Leonardo.
-
• Tijdigheid van de registratie van verplichtingen en tijdigheid van het betalen: De tijdigheid van de registratie van verplichtingen in de verplichtingenadministratie en de tijdigheid van het betalingsverkeer bij het Bestuursdepartement stonden onder druk. Eind 2012 is daarom een taskforce betaalgedrag gestart om de problemen aan te pakken. Deze taskforce gaat in 2013 verder met verbeteringen door te voeren in de processen en achterstanden weg te werken.
-
• Vorderingenbeheer: De inning van vorderingen door het Bestuursdepartement is door de invoering van Leonardo enige tijd vertraagd. De inning van boetes door het CJIB heeft geen problemen ondervonden van Leonardo.
-
• Fouten in boekingen: De veranderingen van de werkprocessen, in combinatie met de verandering van de budgetstructuur, de onwennigheid van de medewerkers met het nieuwe systeem en de grote werkdruk, hebben geleid tot boekingsfouten
-
• Autorisaties: Het autorisatiebeheer waarmee de noodzakelijke functiescheiding is geborgd, voldoet in opzet aan de daaraan te stellen wettelijke minimumeisen. In de praktijk is de werking tekort geschoten. De te ruime autorisaties van de medewerkers van de tijdelijke projectorganisatie zijn in 2013 ingetrokken.
-
• Maandafsluitingen: Na de implementatie van Leonardo bij het Bestuursdepartement is de administratie niet elke maand afgesloten door de budgethouders en zijn de verschillen niet tijdig geanalyseerd.
-
• Vertraging oplevering jaarrekening: Bij de totstandkoming van de jaarrekening bleek het noodzakelijk aan de Algemene Rekenkamer en het Ministerie van Financiën uitstel te vragen. De vertraging werd onder andere veroorzaakt door een niet betrouwbare verplichtingenadministratie en voorschottenadministratie. De verplichtingenadministratie is daarom extracomptabel opgesteld. Deze actie is goed afgerond en heeft geleid tot een verplichtingenstand in de saldibalans, die geen materiële fouten bevat. Daarnaast bleek het noodzakelijk om de openstaande posten te schonen en de verschillen op de tussenrekeningen te controleren.
De bovenstaande tekortkomingen hebben slechts in beperkte mate geleid tot onrechtmatigheden. De kwaliteit van de informatievoorziening aan het Parlement in dit jaarverslag is dankzij grote additionele inspanningen voldoende. De tekortkomingen hebben echter wel consequenties gehad voor de betrouwbaarheid van de interne financiële managementinformatie gedurende de tweede helft van 2012 op het terrein van verplichtingen en voorschotten. Hierdoor werd de sturing door de budgethouders bemoeilijkt, echter de belangrijkste financiële stuurinformatie – de budgetuitputting op kasbasis – is geheel 2012 op orde geweest. Tot slot hebben de tekortkomingen geleid tot efficiencyproblemen bij de controles door de Departementale Auditdienst.
Verbeterplan financieel beheer
Om het financieel beheer in 2013 te verbeteren is een verbeterplan opgesteld. Hierin zijn de noodzakelijke en gewenste herstel- en verbeteracties opgenomen. Daarbij gaat het onder andere om het wegwerken van achterstanden, het vereenvoudigen van het betaalproces waardoor facturen sneller worden betaald, het correct vastleggen van verplichtingen, voorschotten en vorderingen, het voorkomen van boekingsfouten, het periodiek afsluiten van de financiële administratie en het verbeteren van managementinformatie. Met het opstellen en invoeren van een interne controle-plan eind 2013 wordt voorzien in waarborgen voor de kwaliteit van de financiële administratie. Daarnaast is er aandacht voor het verzorgen van aanvullende trainingen voor de medewerkers die met het systeem werken en het inperken van autorisaties. Met het totaal van deze verbeteracties wordt beoogd om toekomstige boekingsfouten te vermijden; dit mede omdat het herstellen van fouten veel capaciteit vergt. Specifiek zal worden gestuurd op het proces van periodieke afsluiting van de financiële administratie. Naast de verbeteracties op het financieel systeem worden er ook verbeteringen doorgevoerd in de planning & controlcyclus en in de organisatie van de financiële functie.
Hiermee zal zoveel mogelijk een vertraging in de oplevering van de financiële rapportages worden voorkomen en een bijdrage worden geleverd aan de totstandkoming van betrouwbare management informatie en het departementale jaarverslag.
De voortgang van de verbeteracties zullen periodiek worden besproken in het Audit Committee en de Bestuursraad. Deskundigen van andere departementen en de Algemene Rekenkamer worden betrokken bij het verbeterplan en de verbeteracties.
Tijdigheid van betalen
Het betaalproces van het gehele departement is in 2012 licht verbeterd. In 2012 zijn 84% van de facturen tijdig betaald (2011: 81%), maar de rijksbrede doelstelling om 90% van de facturen tijdig te betalen hebben, is nog niet gerealiseerd. De implementatie van een nieuw systeem voor de financiële bedrijfsvoering heeft een negatieve invloed gehad op het behalen van de betalingstermijn in 2012. Eind 2012 is er daarom een taskforce betaalgedrag gevormd op het Bestuursdepartement om het betaalgedrag te verbeteren en blokkades bij het betalen van facturen te verhelpen. Deze taskforce zal in 2013 verder gaan om de problemen met het betalen van facturen te verhelpen. Het nieuwe systeem kent echter wel betere mogelijkheden om aangegane verplichtingen te monitoren en dat is een belangrijke voorwaarde om in de toekomst te kunnen voldoen aan de gestelde betaaltermijn.
Voorschottenbeheer bij DG Politie
Gedurende het jaar 2011 is het voorschottenbeheer niet op orde geweest, waardoor per eind 2011 initieel geen juiste overzichten met toegekende voorschotten bleken te kunnen worden gemaakt. Pas na aanvullende correcties sloot de voorschotadministratie aan met het grootboek. Dit heeft geleid tot de rapportering door de Algemene Rekenkamer van een onvolkomenheid in het financieel beheer over 2011. In 2012 is er, mede door de overgang naar Leonardo (zie eerder), verscherpte aandacht geweest voor het voorschottenbeheer. Dit heeft echter niet kunnen voorkomen dat per eind 2012 diverse correcties noodzakelijk waren.
Departementale herindeling
De naar aanleiding van de departementale herindeling uit te voeren overdracht van organisatie onderdelen van BZK naar VenJ en de daarmee gepaard gaande aanpassingen in de financiële administratie krijgen in het jaar 2013 hun beslag.
Inkoopbeheer
In 2011 bestempelde de Algemene Rekenkamer het inkoopbeheer bij DJI en het Openbaar Ministerie als een onvolkomenheid. Op basis van de ingezette verbeteringen van het inkoopbeheer in het jaar 2011, is voor 2012 een departementsbrede doelstelling geformuleerd om maximaal € 19,8 miljoen aan onrechtmatigheden te verwezenlijken. In 2012 is een bedrag van circa € 30 miljoen aan onrechtmatige inkoopuitgaven geconstateerd. Daarmee is het streven voor 2012 niet gehaald en heeft zich bovendien een terugval voorgedaan ten opzicht van 2011 (€ 24,8 miljoen aan overschrijdingen). De terugval in het inkoopbeheer is mede veroorzaakt aan een aantal specifieke gevallen zoals (noodzakelijk) onrechtmatige contractverleningen binnen de gezamenlijke politieorganisatie waarin het agentschap KLPD aan deelnam. Ook bij DJI hebben verbeterplannen niet voorkomen dat zich een kleine toename van onregelmatigheden heeft voorgedaan ten opzichte van 2011.
Ondanks de overall toename van onregelmatigheden in het inkoopbeheer heeft de uitvoering van het plan van aanpak Verbetering Inkoopbeheer in de periode 2010–2012 wel degelijk zijn vruchten afgeworpen en tot resultaat geleid. Zo is het inkoopbeheer bij diensten als het Bestuursdepartement, Openbaar Ministerie en Raad voor de Kinderbescherming substantieel verbeterd. Het ministerie heeft zich tevens voor de komende jaren een verdere reductie van het bedrag aan onrechtmatigheden ten doel gesteld, met telkens 20% ten opzichte van het voorgaande jaar. Hiervoor is een actieplan voor een verdere verbetering van het inkoopbeheer opgesteld. Dit plan bevat maatregelen, waaronder het tijdiger signaleren van vertraagde aanbestedingsprocessen, het verbeteren van de informatiewaarde van de maandrapportages en een departementsbreed onderzoek naar het gebruik van inhuurcontracten.