Voor OCW zijn het afgelopen jaar, wat betreft het financieel- en materieel beheer, de onderstaande onderwerpen aan de orde gekomen. Tevens zijn deze onderwerpen opgenomen in het verantwoordingsonderzoek over 2011 van de Algemene Rekenkamer (AR). Het gaat hierbij om:
-
• Inkoopbeheer;
-
• Subsidiebeheer;
-
• Informatiebeveiliging.
Inkoopbeheer
De AR constateerde dat, mede doordat de verbetermaatregelen te laat waren gestart, er ten aanzien van het inkoopbeheer onvoldoende verbeterd is in 2011. Het gaat met name om de volledigheid van de aanbestedingsdossiers en het voldoen aan de Europese aanbestedingsregels.
In 2012 heeft OCW diverse verbetermaatregelen getroffen. Zo zijn door onder meer een verbeterd centraal toezicht aanzienlijk minder rechtmatigheidsfouten ontstaan. Tevens heeft OCW contracten die door de ADR en de AD als onrechtmatig werden beoordeeld versneld afgebouwd. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de onrechtmatigheden van formele aard waren: OCW heeft in alle gevallen een marktconforme tegenprestatie ontvangen. Ook zijn verbeteringen in de contractregisters aangebracht. Over 2011 is de tolerantiegrens voor baten- lastendiensten overschreden, in 2012 is dat mede door bovenstaande maatregelen niet het geval. De laatste verbetermaatregelen worden, gelijktijdig met de invoering van de nieuwe aanbestedingswet, in het tweede kwartaal van 2013 doorgevoerd.
Subsidiebeheer
Doordat het subsidievaststellingsproces niet voldoende heeft gefunctioneerd, is onder andere het aantal administratief af te handelen openstaande voorschotten hoog. In 2012 heeft DUO daartoe twee beheersmaatregelen getroffen:
-
• De voorraad openstaande voorschotten wordt op een verantwoorde wijze projectmatig versneld afgehandeld. Dit proces loopt door in 2013.
-
• In een interdepartementale werkgroep worden maatregelen getroffen om nieuwe beschikkingen kwalitatief te verbeteren. Zodoende ontstaan minder nieuwe problemen bij de afhandeling. Het zwaartepunt hiervan ligt in 2013.
In 2013 zal voortvarend verder worden gegaan met het oplossen van de problematiek omtrent het subsidiebeheer. De in paragraaf 2 genoemde diverse fouten op artikel 4 zullen in dit verbeterproces nadrukkelijk worden betrokken.
Informatiebeveiliging
De AR heeft over 2011 onvolkomenheden geconstateerd met betrekking tot informatiebeveiliging. Hiervan zijn de belangrijkste twee:
-
• Bij de informatiesystemen worden de veiligheidsrisico's onvoldoende in beeld gebracht en worden hierop onvoldoende maatregelen getroffen
-
• Voor een aantal systemen hebben de verantwoordelijke lijnmanagers de veiligheidsrisico's niet volledig in beeld.
OCW/kerndepartement heeft in 2012 additionele kwetsbaarheidsanalyses op geautomatiseerde systemen uitgevoerd en de uitkomsten daarvan met de AR gedeeld. Bij DUO zal het informatiebeveiligingsbeleid volgens planning in 2013 op orde zijn gebracht.