Inleiding
Ik ben van mening dat, over het geheel genomen, de kwaliteit van de financiële bedrijfsvoering ook in 2012 op een kwalitatief voldoende hoog niveau was. Er zijn geen structurele tekortkomingen meer, de nog resterende tekortkomingen beschouw ik als incidenteel van aard. Deze zijn voor het merendeel te kwalificeren als niet onder alle omstandigheden te voorkomen «bedrijfsongevallen». Het spreekt vanzelf dat de aandacht wel blijft gericht op het vasthouden en waar mogelijk verder verbeteren van de nu bereikte resultaten.
De Algemene Rekenkamer stelde in haar Rapport bij het Jaarverslag van SZW over 2011 vast dat de enige en laatste resterende «onvolkomenheid», de kwaliteit van het contractbeheer, in 2011 nog onvoldoende was verbeterd. De Algemene Rekenkamer handhaafde om die reden voor het jaar 2011 de kwalificatie «onvolkomenheid» voor dit onderdeel van de financiële bedrijfsvoering. De Algemene Rekenkamer vond dat bij de inkoopfunctie vooral de controlrol (verder) diende te worden aangescherpt, en vroeg om door te gaan met de lopende verbetermaatregelen.
Hoewel ik van mening was – en dat heb ik ook in het voorjaar van 2012 aangegeven in mijn reactie aan de Algemene Rekenkamer – dat het contractbeheer op dat moment kwalitatief van voldoende niveau was, heb ik in 2012 toch nog veel aandacht geschonken aan verdere verbetering. In het bijzonder de organisatie van de (centrale) inkoopfunctie is verder op orde gebracht, en ook zijn nieuwe afspraken gemaakt over de organisatie en werkwijze van de resterende decentrale inkoop voor kleinere bedragen en voor het inkopen van beleidsonderzoek. Dat leidde ertoe dat in 2012 het aantal fouten op het gebied van het contractbeheer en Europese aanbestedingen, en het financieel belang daarvan, weer verder daalden. Daarnaast is energie gestoken in de voorbereiding van de overgang van de centrale inkoop naar de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS) per 1 januari 2013. De geschetste tendens zal zich naar mijn overtuiging na de overgang van de inkoopfunctie naar de HIS verder voortzetten. Inmiddels is ook de inkoop van beleidsonderzoek geheel gecentraliseerd bij de HIS.
Rechtmatigheid
In 2012 (€ 2,9 miljoen) zijn de rechtmatigheidfouten in de aangegane verplichtingen bij inkopen ten opzichte van 2011 (€ 8,3 miljoen) meer dan gehalveerd. Er deden zich geen rechtmatigheidproblemen voor die uitgaan boven de tolerantiegrenzen. Vastgesteld is dat niet in voldoende mate gesteund kan worden op de accountantscontrole van de SiSa-bijlage van de gemeenten en provincies over het jaar 2010. Het niet kunnen steunen op deze derdengegevens dient aangemerkt te worden als een tekortkoming in het M&O-beleid. Als gevolg daarvan resteert een onzekerheid van € 1,1 miljard over de rechtmatige besteding door gemeenten van de in 2012 vastgestelde specifieke uitkeringen over 2010. Ik beschik niet over doelmatig in te zetten mogelijkheden om deze onzekerheid met aanvullende werkzaamheden weg te nemen. Ik heb op grond van de geldende wet- en regelgeving de specifieke uitkeringen moeten vaststellen ondanks de onzekerheid over de rechtmatige besteding. Deze onzekerheid overschrijdt de artikeltolerantie en de tolerantie van de financiële verantwoording als geheel. Door gerealiseerde aanpassingen in de SiSa controle en reviewaanpak zijn er geen belangrijke resterende tekortkomingen in de controle en daaruit voortvloeiende onzekerheid bij de van gemeenten ontvangen SiSa-bijlagen 2011 te verwachten.
Totstandkoming beleidsinformatie
Het is van belang dat de Kamer juiste en goede informatie ontvangt over de ontwikkeling van de indicatoren en kengetallen in de begroting en het jaarverslag. Daarom moet ook de niet-financiële informatie van goede kwaliteit zijn. In het jaarverslag zijn alle indicatoren en kengetallen voorzien van een eenduidige bronvermelding en voorts wordt in kwaliteitsdocumenten beschreven hoe de niet-financiële informatie tot stand is gekomen. Hiermee is de ordelijkheid, controleerbaarheid en deugdelijkheid van de informatie geborgd en is ook duidelijk waar nog verbeteringen mogelijk zijn.
Financieel beheer
Het financieel beheer van SZW is op orde. Vermeldenswaard is een incident met betrekking tot de afdracht van BTW. In de jaren 2007 tot en met 2011 heeft SZW ten onrechte geen BTW afgedragen over onder meer leveringen vanuit het buitenland. SZW heeft dit zelf aan de Belastingdienst gemeld. De kwestie is in 2012 met de Belastingdienst geschikt voor een bedrag van ongeveer € 1,3 miljoen. Er zijn zowel technische als organisatorische voorzieningen getroffen om herhaling te voorkomen.
De tijdigheid van betalingen (binnen 30 dagen) is in 2012 stabiel gebleven op bijna 95% op basis van de ontvangstdatum. Ik ben tevreden met deze uitkomst en zal in het kader van beheersing van de administratieve lasten geen verdere acties meer ondernemen om deze uitkomst verder te verbeteren.
Materieel beheer
Het materieel beheer wordt grotendeels uitgevoerd door de facilitair dienstverlener FM Haaglanden. Bij het materieel beheer deden zich geen substantiële kwaliteitsproblemen voor.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Subsidiebeheer
Bij het subsidiebeheer deden zich geen relevante kwaliteitsproblemen voor.
Informatiebeveiliging
In 2012 is veel tijd en aandacht besteed aan het verder borgen van informatiebeveiliging. Op enkele onderdelen voldeed de organisatie niet geheel aan het Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (VIR) 2007, o.a. doordat de departementale informatiebeveiligingskaders nog niet waren geactualiseerd, doordat voor enkele systemen met bedrijfskritische informatie geen actuele afhankelijkheids- en kwetsbaarheidsanalyses aanwezig waren, en doordat enkele incidenten niet werden gemeld. Ook waren het wachtwoordbeleid, de autorisaties en de logging voor enkele systemen voor verbetering vatbaar. Vanuit de afdeling Veiligheid, Integriteit en Crisismanagement is aan alle directies in het najaar van 2012 gevraagd om door middel van een «zelfevaluatie informatiebeveiliging en privacy» de inzichten, ervaringen en eventuele tekortkomingen van de directie zelf met de Informatiebeveiligingsambtenaar te delen. Mede op basis van de uitkomsten hiervan worden nog (aanvullende) maatregelen genomen. Voor 2013 zullen deze zaken actief worden opgepakt. Daarnaast zal in 2013 een project worden gestart voor de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst. Ten slotte kreeg informatiebeveiliging door uiteenlopende bewustwordingsactiviteiten in 2012 de nodige aandacht, o.a. door de campagne «Veilig werken begint bij jezelf».
Kinderopvangtoeslag en Wet op het kindgebonden budget
Bij de uitvoering van de Kinderopvangtoeslag en de Wet op het kindgebonden budget, die namens SZW worden uitgevoerd door de Belastingdienst onder de verantwoordelijkheid van de minister van Financiën, hebben geen onrechtmatigheden plaatsgevonden die de tolerantiegrens overschrijden.
Reviews op controleverklaring specifieke uitkeringen
Begin 2012 kwamen de uitkomsten van de reviews door de Auditdienst Rijk (ADR) op de accountantscontrole van de SiSa verantwoordingen 2010 beschikbaar. Samen met de reactie van de Algemene Rekenkamer daarop, vormde dit voor de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de aanleiding om een plan van aanpak ter verbetering van het SiSa-systeem aan de Tweede Kamer te sturen. Uit de reviews over 2011 bleek dat nog onvoldoende verbetering was opgetreden om zonder meer op het systeem te kunnen bouwen. Dit was aanleiding om de controlerende accountants in de gelegenheid te stellen herstelwerkzaamheden uit te voeren. De ADR heeft de herstelwerkzaamheden beoordeeld en over de uitkomsten gerapporteerd aan BZK. Op basis hiervan heeft BZK aan de departementen aangegeven dat voor de vaststellingen 2011 gesteund kan worden op de uitgevoerde accountantscontrole op de SiSa-verantwoordingen. SZW heeft wettelijk geen andere mogelijkheid dan vast te stellen op basis van de SiSa-verklaringen, maar heeft de vaststellingen wel uitgesteld in afwachting van de uitkomsten van die beoordeling van de herstelwerkzaamheden.
ICT-diensten en open standaarden
In 2012 is een aantal ICT-producten en -diensten van boven de € 50.000 ingekocht of aanbesteed. Procedureel is in die gevallen in het inkoop- en aanbestedingsproces geborgd dat wordt voldaan aan de eis van voldoen aan de open-standaarden volgens het pas-toe-of-leg-uit-principe. In 2012 was er geen aanleiding om af te wijken van de lijst met verplichte open standaarden.
Caribisch Nederland
Sinds 10 oktober 2010 is SZW verantwoordelijk voor het verstrekken van uitkeringen in Caribisch Nederland. Voorheen lag deze verantwoordelijkheid bij de Sociale Verzekeringsbank Nederlandse Antillen en bij de eilandgebieden. In 2011 is onzekerheid over de rechtmatigheid van deze uitkeringen gerapporteerd. De verstrekte uitkeringen kunnen feitelijk rechtmatig zijn, maar wegens het ontbreken van complete bewijsstukken is dit niet goed op dossierniveau vast te stellen. In 2012 zijn dan ook maatregelen genomen om de formele gebreken te herstellen. Voor alle regelingen is een standaard dossierindeling met inhoudsopgave opgesteld. Ontbrekende documenten zijn in de dossiers aangevuld conform de standaardinhoudsopgave. Voor een aantal dossiers is de verbeteractie nog gaande (beoogd zomer 2013 gereed). Deze materie heeft ook de aandacht bij de implementatie van de werkinstructies. Het streven van de unit Sociale Zaken van de Rijksdienst Caribisch Nederland, die namens SZW de uitkeringen verstrekt, is er nadrukkelijk op gericht dat een vervolgaudit op die van 2011 – die nu in de tweede helft van 2013 is voorzien – tot een positief oordeel over de rechtmatigheid zal leiden. Voorgaande problematiek laat het nauwgezet handhaven van de rechten en plichten onverlet. Bij de uitvoering van de Onderstand impliceert dit onder meer periodieke herbeoordeling en het oproepen van gerechtigden.