Subsidiebeheer
Het subsidiebeheer VWS is in 2012 verder verbeterd. VWS heeft van hoog tot laag in het departement veel energie gestoken in het op orde brengen van dit beheer hetgeen tot resultaat heeft geleid. Naar het oordeel van de Auditdienst Rijk is de bevinding ten aanzien van het subsidiebeheer opgelost. In 2011 was de sturing op het subsidiebeheer al ingrijpend aangepast en zijn maatregelen genomen om het subsidiebeheer structureel te verbeteren, onder andere door het instellen van verscherpt toezicht, het geven van opleidingen en het betrekken van de gehele organisatie bij dit onderdeel van de bedrijfsvoering. Sinds 2011 is sprake van een trendbreuk die zich in 2012 heeft doorgezet. De verbetering van het subsidiebeheer is gedurende het jaar beter zichtbaar gemaakt door de uitvoering van een nieuwe normatiek subsidiebeheer. De Auditdienst Rijk concludeert dat evenals vorig jaar het subsidiebeheer in opzet op orde is. De gegevens uit de controles tonen aan dat het beheer in de praktijk minder en minder ernstige tekortkomingen laat zien en dat er nagenoeg geen rechtmatigheidsfouten zijn geconstateerd. Door de metingen subsidiebeheer worden er gedurende het jaar meer fouten vroegtijdig hersteld en kan er worden bijgestuurd indien dat nodig is. Daarbij kan worden gefocust op de verschillende subsidieregelingen, de aard van de bevindingen en de directies waar relatief veel bevindingen worden geconstateerd.
Inkoopbeheer
De verbijzonderde interne controle van het RIVM en de controles van de Auditdienst Rijk hebben vastgesteld dat het inkoopbeheer van het RIVM in 2012 nog niet aan de daaraan te stellen eisen voldoet, aangezien:
-
– De registraties van de contracten niet geheel up to date zijn;
-
– Het uitvoeren van minicompetitie bij raamovereenkomsten met meerdere leveranciers niet afdoende geborgd is;
-
– De aanbestedingskalender niet volledig is;
-
– De spendanalyses geen analyses bevatten op de naleving van de EU-aanbestedingsregels;
-
– Uit de dossiercontroles diverse rechtmatigheidsfouten zijn gebleken zoals het ten onrechte niet Europees aanbesteden, het voortzetten van een Europees aanbestedingscontract waarvan de einddatum was verstreken en het niet of niet correct uitvoeren van minicompetities.
Het RIVM heeft eind 2012 een verbeterplan opgesteld, waarbij nadrukkelijk rekening is gehouden met de zogeheten «key controls». Het RIVM heeft begin 2013 reeds de nodige verbetermaatregelen getroffen. Ook zal in 2013 de verbijzonderde interne controle op het inkoopbeheer gehandhaafd blijven.
Financieel informatiesysteem 3F
Op 1 januari 2012 is VWS overgegaan van het maatwerkpakket IFIS op een SAP ERP systeem voor de financiële administratie. Het SAP ERP systeem heeft de naam 3F meegekregen.
De ministeries van VWS, Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) maken gebruik van het 3F systeem. Omdat dit 3F systeem is gebaseerd op de processen van en werking binnen SZW, heeft VWS zich hieraan moeten aanpassen. Deze aanpassing heeft intensieve aandacht gevraagd van het management van VWS. Met inzet van tijdelijke expertise – zowel adviserend als in de uitvoering – is de kwaliteit van de financiële uitvoering op adequaat niveau gebracht. De totstandkoming van het financieel jaarverslag is met een lichte vertraging, op een goede manier met het nieuwe systeem uitgevoerd. In de loop van 2013 zal het gebruik van 3F verder worden geoptimaliseerd, door onder meer het harmoniseren van processen met de ministeries van SZW en Financiën. Om de kennis over de jaarafsluiting binnen het departement te verankeren wordt het draaiboek op basis van de recente ervaringen aangepast en zal komende zomer een proefafsluiting worden uitgevoerd.
Inhuur externen
VWS heeft in 2012 een percentage inhuur externen gerealiseerd van 7,8% (kerndepartement + baten-lastendiensten). Het percentage inhuur externen is ten opzichte van 2011 (12,9%) wederom gedaald en ligt onder de norm van 10% die voor VWS over 2012 geldt.
Open standaarden
Er is niet afgeweken van de in de bijlage van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT-producten, bij artikel 3 lid 1 genoemde uitgangspunten.
Rechtmatigheid begrotingsuitvoering
Overschrijding tolerantiegrens baten- lastendiensten
De tolerantiegrens van € 15 miljoen rechtmatigheidsfouten voor de samenvattende verantwoordingsstaat baten-lastendiensten is overschreden. De Auditdienst Rijk heeft voor € 18,7 miljoen aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd en € 3,0 miljoen aan onzekerheden. De overschrijding wordt grotendeels veroorzaakt door het niet voldoen aan de gestelde regels voor aanbesteding bij het RIVM.
Overige bedrijfsvoeringsaspecten
Beheer en controle Caribisch Nederland
In 2012 is gewerkt aan de totstandkoming van een controleprotocol en is een externe accountant van het Zorgverzekeringskantoor Caribisch Nederland benoemd. Omdat er nog geen jaarverantwoordingen over 2011 en 2012 zijn ontvangen, heeft VWS de openstaande voorschotten nog niet kunnen afrekenen. In 2013 loopt de voorschottenstand (€ 152,8 miljoen) dermate op dat deze het in omvang gedaalde beleidsartikel dreigt te overstijgen. Er zijn acties in gang gezet om de verantwoordingen over 2011 en 2012 te ontvangen en om het beheer in 2013 te verbeteren.
Toezicht op indicatiestelling CIZ
De Algemene Rekenkamer heeft bij gelegenheid van het Rapport bij het Jaarverslag van VWS 2011 geconstateerd dat toezicht door het ministerie van VWS ontbreekt op de kwaliteit van de indicatiestellingen door het CIZ. In haar reactie op het Rapport heeft de minister van VWS aangegeven dat zij zich op het standpunt stelt dat het CIZ op uitgebreide wijze kwaliteitstoezicht uitoefent op de indicatiestelling. Daarbij is geconstateerd dat de minister van VWS zich daarvan periodiek op de hoogte zal laten brengen. Sinds medio 2012 maakt het door het CIZ gevoerde interne kwaliteitstoezicht vast onderdeel uit van de periodieke overleggen die het CIZ en VWS met elkaar voeren. Het CIZ doet verslag van zijn bevindingen ten aanzien van de kwaliteit van de indicatiestellingen in kwantitatieve kwartaalrapportages. Ook in 2013 zal het CIZ in de kwartaalrapportages expliciet aandacht blijven schenken aan het kwaliteitstoezicht in kwantitatief en inhoudelijk en operationeel opzicht.
Informatiebeveiliging en de Wet bescherming persoonsgegevens
Het ministerie van VWS heeft, mede aan de hand van de bevindingen van de Algemene Rekenkamer, in 2012 verder geïnvesteerd in het verbeteren van de informatiebeveiliging. Eind 2012 is het project informatiebeveiliging VWS met succes afgerond. In 2012 is eveneens het Bureau Integrale Veiligheid (BIV) ingericht en operationeel geworden. Hiermee is het ontbreken van de tactische beveiligingsorganisatie opgelost en is een permanente ondersteuning van de directies en borging van de inzet en naleving van beveiligingsmaatregelen vorm gegeven. De planning en controlcyclus van VWS is hierop aangepast.
Nederlands Vaccin Instituut
Eind mei 2012 zijn de bedrijfsmiddelen van de productiefaciliteiten van het Nederlands Vaccin Instituut (NVI) ingebracht in een Staat BV, die vervolgens in juli 2012 is verkocht aan een buitenlandse partij. Per 1 januari 2013 is de baten-lastendienst NVI opgeheven. De na de privatisering van de productie nog resterende activiteiten van het NVI zijn inmiddels ondergebracht bij het kerndepartement VWS.
Specifieke uitkeringen
De uitkomsten van de single review door de Auditdienst Rijk van de SiSa-bijlage 2011 hebben voor VWS niet geleid tot aanvullende werkzaamheden voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen aan gemeenten en provincies. Alle specifieke uitkeringen (heroïnebestrijding) met betrekking tot 2010 zijn in 2012 vastgesteld. In 2012 is in opdracht van VWS een deskreview uitgevoerd bij de grootste ontvangers. Hierbij zijn geen bijzonderheden geconstateerd. In 2012 resteert er voor de kleinere ontvangers een onzekerheid van € 2,5 miljoen.
In 2012 is door VWS voor de regeling Vrouwenopvang en Maatschappelijke ondersteuning (artikel 44) een totaalbedrag van € 7,6 miljoen vastgesteld op basis van de SiSa-bijlage 2010, zonder dat er compenserende maatregelen mogelijk waren. Dit bedrag is derhalve onzeker.
Voor de doeluitkering Centra voor Jeugd en Gezin zijn in de SiSa-bijlage 2012 indicatoren opgenomen waarmee een hernieuwde uitvraag wordt gedaan voor de doeluitkering voor de jaren 2008–2011. In de Nota Verwachtingen Accountantscontrole 2012 van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is nader uitgewerkt wat er van de accountant in dit kader specifiek wordt verwacht.
Betaaltermijnen
Het totaalpercentage tijdig betaalde facturen (binnen 30 dagen van ontvangstdatum) voor het kerndepartement komt uit op 87,4%. Voor het RIVM komt het percentage uit op 96,3%. Het kerndepartement voldoet in 2012 niet aan de rijksbrede norm van ten miste 90% tijdig betaalde facturen. Ten opzichte van het jaar 2011 (90,3%) is er een lichte verslechtering. De introductie van het nieuwe 3F-systeem heeft in het begin van het jaar 2012 een tijdelijk negatief effect gehad op het tijdig betalen door het kerndepartement. Vervolgens is een knelpuntanalyse uitgevoerd op het factuur- en betaalproces. De op basis hiervan getroffen maatregelen, waaronder het doorvoeren van een aantal procesoptimalisaties, actieve sturing op het proces en vastlegging van processen, werkafspraken en werkinstructies, hebben een positieve bijdrage geleverd aan het sneller betalen van facturen door het VWS-kerndepartement.
Totstandkoming beleidsinformatie
Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd bij de totstandkoming van de beleidsinformatie.