Verbetering financieel beheer

2012: ernstige onvolkomenheid financieel beheer

In 2012 is een nieuw financieel en inkoopsysteem Leonardo in gebruik genomen. Dit ging gepaard met implementatie- en conversieproblemen die de ordelijkheid van het financieel beheer van met name het bestuursdepartement ernstig hebben aangetast. Als gevolg hiervan heeft de toenmalige Departementale Auditdienst geconcludeerd dat het departement in 2012 onvoldoende grip had op de kwaliteit van het financieel beheer en de kwaliteit van de financiële en niet-financiële informatie. Op 2 april 2013 heeft de Algemene Rekenkamer (AR) besloten bezwaar te maken tegen het financieel beheer bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Voornaamste reden hiervoor was dat het Ministerie niet in staat was om tijdig, betrouwbaar en volledig inzicht te geven in haar financiële huishouding.

Verbeterplan financieel beheer

Om het financieel beheer te verbeteren is het programma Verbetering Financieel Beheer gestart. Het verbeterplan beschrijft de probleemgebieden, de bijbehorende verbeterdoelen en -acties en de organisatie ten aanzien van de verbetering van de kwaliteit en de efficiency van het financieel beheer. Na beoordeling van het verbeterplan heeft de AR het bezwaar ingetrokken.

Fase 1: betrouwbaar en geschoond systeem

De benodigde verbeteracties zijn verdeeld in twee fasen. In de eerste fase lag de focus op het realiseren van een betrouwbaar en geschoond financieel systeem, dat bijdraagt aan een kwalitatief goed verantwoordingsproces bij de jaarafsluiting 2013. Dit doel is gehaald. Het systeem is betrouwbaar, de achterstanden en de «vervuiling» zijn in 2013 weggewerkt, en de jaarafsluiting en het opstellen van de jaarrekening 2013 zijn conform planning verlopen.

De belangrijkste activiteiten in 2013 waren:

• – Het realiseren van een betrouwbaar financieel systeem voor de verplichtingen-kas-organisatieonderdelen. Het maatwerk voor het registreren en rapporteren over de verplichtingen en kasramingen is aangepast. Deze wijzigingen zijn gecontroleerd doorgevoerd. De resultaten van een systeem-audit bevestigen de juistheid en betrouwbaarheid van de gerealiseerde verbeteringen. De rapportages maken het mogelijk om te sturen op verplichtingen en voorschotten;

• – Het corrigeren van foutieve of ontbrekende verplichtingenboekingen. De belangrijkste correcties betroffen de onvolledige conversie van verplichtingen van juli 2012 bij het bestuursdepartement, Dienst Justis en de Hoge Raad. Deze conversie is gecorrigeerd. Daarnaast zijn ontbrekende verplichtingen alsnog in het boekjaar 2012 ingevoerd. Het systeem toont nu de juiste verplichtingeneindstand voor het jaar 2012 toen deze extracomptabel is opgesteld. Andere boekingsfouten uit 2012 en 2013 zijn met behulp van zogenoemde query’s opgespoord en hersteld;

• – De openstaande voorschotten bij het bestuursdepartement zijn geanalyseerd en waar mogelijk vastgesteld. Eind december waren alle openstaande voorschotten geanalyseerd. 98% van de onderzochte voorschotten was toen vastgesteld en afgerekend of stond nog terecht open;

• – Het betaalgedrag in het laatste kwartaal (89,3% van facturen tijdig betaald58) is verbeterd ten opzichte van het eerste kwartaal van 2013 (70% van de facturen tijdig betaald). Gemiddeld over 2013 is 82% van de facturen binnen 30 dagen betaald;

• – Voorschriften zijn opgesteld voor het op uniforme wijze registreren van verplichtingen en het verstrekken van voorschotten. Deze voorschriften gelden voor alle VenJ organisaties. Dit heeft geleid tot een meer uniforme en eenduidige wijze van registreren van verplichtingen en voorschotten, wat de kwaliteit van de financiële informatie heeft verbeterd;

• – Directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) heeft de concerncontrolrol op het financieel beheer versterkt. Alle uitvoeringsorganisaties hebben een eigen verbeterplan opgesteld waarin sectorspecifieke verbeteracties zijn opgenomen. FEZ heeft als concerncontroller gestuurd en toezicht gehouden op het realiseren van deze verbeteringen door de sectoren;

• – Naast procesdocumentatie van de belangrijkste financiële processen zijn er ook instructies en checklisten opgesteld voor maand- en periode-afsluitingen. De resultaten van deze afsluitingen worden door de concerncontroller beoordeeld en besproken met de organisatieonderdelen. De geconstateerde aandachtspunten en administratieve achterstanden zijn bewaakt op voortgang;

• – Niet actieve gebruikersaccounts voor Leonardo zijn beëindigd (ruim 2.000 accounts). Deze accounts werden zelden of nooit gebruikt. Voordeel is dat deze met Leonardo relatief onbekende gebruikers geen fouten meer kunnen maken. Het aantal conflicterende autorisaties is in 2013 fors verminderd. In 2014 wordt het beheer aangescherpt en zal een nieuw autorisatieconcept worden geïmplementeerd;

• – Er zijn diverse cursussen gegeven en e-learning modules beschikbaar gekomen. De capaciteit en kennis van het gebruik van het systeem en het financieel beheer is bij gebruikers verhoogd;

• – Ter voorkoming van het ontstaan van onjuiste boekingscoderingen zijn hulpmiddelen ontwikkeld die medewerkers helpen met het kiezen van de correcte kostensoort en budgetcode en er zijn beveiligingsregels die boekingsfouten in het systeem blokkeren;

• – In 2013 heb ik de control en de governance op de bedrijfsvoering versterkt. De 5- en 12-maandsrapportage in het kader van de planning- en control-cyclus zijn vervangen door maandelijkse rapportages aan de DG’en en 3-maandsrapportages van de DG aan de SG. Daarnaast zijn vier externe leden toegetreden tot het Audit Committee, dat zolang als nodig maandelijks bijeen komt om de verbeteringen nauwlettend te monitoren;

• – Het opstellen van de departementale jaarrekening 2013 is conform planning gelopen. Wel zijn via twee correctiemomenten in januari en begin februari 2014 nog veel correcties uitgevoerd in verband met foutieve of ontbrekende verplichtingenboekingen in de jaren 2012 en 2013. In 2013 worden binnen het Rijk de uitgaven en ontvangsten via de presentatiewijze van «verantwoord begroten» verantwoord. Veel uitgaven zijn met name in het eerste halfjaar in 2013 nog niet conform «verantwoord begroten» geboekt. Dit heeft geleid tot veel correctieboekingen tussen kostensoorten en tussen artikelonderdelen. Hierdoor zijn eindejaarcontroles van de Auditdienst Rijk vertraagd.

Fase 2: duurzame verbetering financieel beheer

In 2013 is een betrouwbaar en een geschoond systeem gerealiseerd en zijn de achterstanden weggewerkt. In 2014 wordt verder gewerkt aan het duurzaam verbeteren van het financieel beheer binnen VenJ en de professionalisering van de controlfunctie. Op deze wijze ontstaat een goede basis om het financieel beheer structureel op orde te brengen en te behouden.

In 2014 wordt conform mijn toezegging onderzoek gedaan naar de vormgeving en invulling van de controlfunctie bij VenJ.

Inkoopbeheer

Voor 2013 heeft VenJ de doelstelling voor het maximale bedrag aan onrechtmatigheden gesteld op € 19,8 mln. Om deze doelstelling te realiseren is mede een actieplan voor een verdere verbetering van het inkoopbeheer opgesteld. Dit plan bevat maatregelen, waaronder het tijdiger signaleren van vertraagde aanbestedingsprocessen, het verbeteren van de informatiewaarde van de maandrapportages en een departementsbreed onderzoek naar het gebruik van inhuurcontracten.

Dit heeft tot het volgende geleid:

1. Geheel VenJ

In 2013 is bij de onderdelen van VenJ een bedrag van circa € 31,6 miljoen aan onrechtmatige inkoopuitgaven geconstateerd. Dit is inclusief een uit bedrijfsvoeringsoverwegingen aangegane onrechtmatigheid van € 4,9 miljoen voor de aanschaf van softwarelicenties en inclusief een onrechtmatigheid van € 6,5 miljoen als gevolg van de overheveling van softwarelicenties van de Nationale Politie naar het departement. Over de rechtmatigheid van deze overheveling is een juridische second opinion gevraagd bij de Landsadvocaat. Zonder deze twee bijzondere posten komt het totaal uit op € 20,3 miljoen. Dit is een daling ten opzichte van 2012 (€ 31,5 miljoen aan onrechtmatigheden).

2. Bestuursdepartement

Binnen het bestuursdepartement is met behulp van speciale rapportages in 2013 veel aandacht besteed aan de voorkoming van situaties waarbij goederen of diensten worden ingekocht zonder daarbij vooraf de inkoopfunctie te consulteren. Bij geconstateerde inkoop zonder voorafgaande consultatie zijn betrokken functionarissen gewezen op de risico’s en de voorgeschreven procedures.

Het totale bedrag aan onrechtmatigheden van het bestuursdepartement bedroeg over 2013 € 6,9 miljoen (exclusief bovengenoemde licenties) t.o.v € 6,7 miljoen in 2012. Het bedrag aan onrechtmatigheden van het bestuursdepartement is inclusief een aantal diensten zonder zelfstandig aanbestedende status doch met een eigen operationele inkoopfunctie zoals GDI (€ 0,9 mln.), Justid (€ 0,8 mln.) en bijzondere colleges zoals CBP en CRM (gezamenlijk € 0,2 mln.).

3. DJI

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) heeft in 2013 het eigen project verbetering inkoopbeheer afgerond. Het totaalbedrag aan onrechtmatigheden daalde van € 13,9 miljoen in 2012 tot circa € 9,6 miljoen in 2013. Hoewel zeker binnen een grote organisatie als DJI voortdurende aandacht voor de kwaliteit van de processennoodzakelijk is, kan worden gesteld dat de maatregelen die de afgelopen jaren zijn genomen hun vruchten beginnen af te werpen

Signaleren en aanpakken van M&O/frauderisico’s

Open source en standaarden

Naar aanleiding van bevindingen van de Algemene Rekenkamer in 2012

Prestaties in de strafketen

Voortgang Nationale Politie

In 2013 is uitvoering gegeven aan de beheersing van de door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde aandachtspunten. De openingsbalans van politie, waarin de vermogenspositie van de politie is opgenomen, is in 2013 vastgesteld. In 2013 is verder gewerkt aan de beheersing van de financiële rechtmatigheid bij de inkoop door de politie aan de hand van het meerjarige integraal verbeterplan inkoopfunctie. Verder zijn het treasurystatuut en het controleprotocol in 2013 gereed gekomen en zal de Commissie van Toezicht op het Beheer in het eerste kwartaal van 2014 van start gaan.

IND

Sinds begin 2013 is INDiGO het primaire systeem van de IND voor de registratie en het behandelen van vreemdelingendossiers. Gedurende de overgang naar dit nieuwe systeem was de gegevenslevering alleen op hoofdlijnen mogelijk. Inmiddels is de standaard gegevenslevering weer hervat en kan de informatie worden verstrekt zoals dit voorafgaand aan de conversie in 2012 het geval was.

Subsidiebeheer

Naar aanleiding van bevindingen van de Algemene Rekenkamer over 2012 is in 2013 in het kader van de verbetering van het financieel beheer een aantal subsidie-instrumenten herzien en ontwikkeld waarmee het subsidiebeheer in opzet is verbeterd zoals: geactualiseerde beschrijvingen van de administratieve organisatie (AO), checklist (waaronder risicoanalyse), dossiergeleidelijst, modelbrieven, ed. In 2014 worden deze instrumenten geïmplementeerd.