In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Daarom wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie en het financieel – en materieel beheer gericht op het voorschottenbeleid bij activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking.

Rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk over 2015 is gebleken dat er geen fouten en onzekerheden zijn op de artikelen van hoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die gerapporteerd moeten worden.

Totstandkoming van de beleidsinformatie

Met betrekking tot de totstandkoming van de beleidsinformatie hebben zich in 2015 geen bijzonderheden voorgedaan. Hieronder worden de aspecten «verantwoord begroten» en de kwaliteit van beleidsinformatie genoemd.

Verantwoord begroten

Met de invoering van de nieuwe begrotingssystematiek Verantwoord Begroten in 2013 dient voor iedere financiële verplichting het financiële instrument op een correcte wijze te worden vastgelegd in het financiële administratiesysteem. In 2014 bleek dat vastlegging van de financiële instrumenten niet altijd of niet juist heeft plaatsgevonden. In 2015 is dit onderwerp twee keer onderzocht. Het doorvoeren van correcties bleek nodig voor een juiste verantwoording aan het parlement. Ondanks dat wederom een aantal correcties nodig is gebleken, is er wel sprake van een verbetering op dit onderwerp. Om bewustwording van de juiste registratie van financiële instrumenten te bevorderen is dit in 2015 nogmaals onder de aandacht gebracht.

Kwaliteit van de beleidsinformatie

Om de kwaliteit van de beoordeling vooraf van grote financieringen te verbeteren en meer inzicht te krijgen in de realisatie van de beleidsprioriteiten is in 2014 voor ontwikkelingssamenwerking het Quality at Entry (Q@E) proces gestart. Na de positieve ervaringen in 2014 en op basis van een evaluatie en advies van de Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie wordt de beoordeling door een commissie vanaf 1 januari 2015 ook toegepast op twee posten. De portfolioschouw voor deze posten is een beoordeling van het gehele portfolio van het Directoraat-generaal internationale Samenwerking (DGIS) voor een bepaald land of een regio. In 2016 evalueert de Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie (IOB) het instrument en wordt de portfolioschouw uitgerold voor twee aanvullende posten en voor grensoverschrijdende projecten in de Grote Meren regio.

Financieel en materieel beheer

Misbruik en oneigenlijk gebruik/fraude

Het ministerie besteedt bij bijeenkomsten voor verschillende doelgroepen (ambassadeurs, controllers van posten en directies) regelmatig aandacht aan zowel integriteit van de eigen medewerkers (interne aangelegenheden) als malversaties door derden (externe aangelegenheden) en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren.

Op het Rijksportaal is een integriteitsportaal ingericht waar medewerkers in Den Haag en op de posten toegang toe hebben. Naast de BZ gedragscode zijn op het portaal diverse documenten beschikbaar om het integriteitsbewustzijn van medewerkers te bevorderen. Handreikingen zijn beschikbaar in Duits, Spaans, Engels en Frans. Op het portaal staan ook de contactgegevens van de vertrouwenspersonen en waar fraude of andere integriteitsschendingen kunnen worden gemeld.

In 2015 is een document opgesteld waarin geleerde lessen met betrekking misbruik en oneigenlijk gebruik zijn toegelicht. Conclusie is dat uitbreiding van bestaande procedures en richtlijnen ter preventie en detectie van fraude niet nodig zijn. Wel behoeft de toepassing aanscherping. Het document is vertaald in een aantal acties op het gebied van bewustwording, productverbetering en kennisontwikkeling.

Daarnaast is het afgelopen jaar het Rijksbrede onderzoek «mogelijke frauderisico’s met Rijkssubsidies» afgerond. Het Ministerie van V&J heeft een rapport opgesteld met hierin aanbevelingen die door de verschillende ministeries moeten worden geïmplementeerd. Na aanleiding van dit rapport is een plan van aanpak opgesteld om alle aanbevelingen in 2016 te kunnen realiseren. Het ministerie monitort of het sanctiebeleid tot het beoogde resultaat leidt.

In de bijlage bij het jaarverslag van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is een overzicht met bewezen gevallen van malversaties opgenomen.

Nieuw voorschottenbeleid activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking

De contractpartners waarmee BZ een verbintenis heeft in het kader van ontwikkelingssamenwerking ontvangen middelen als een voorschot. De verantwoording van de uitgaven wordt achteraf vastgesteld met behulp van financiële en inhoudelijke verantwoordingsrapportages. Om de beheerslast voor activiteiten voor ontwikkelingssamenwerking te verminderen is in 2015 binnen BZ een vernieuwd voorschottenbeleid ingevoerd. De twee belangrijkste wijzigingen betreffen het jaarlijks, in plaats van halfjaarlijks betalen van activiteiten bij de contractpartners en het niet meer tussentijds verantwoorden en afboeken van de verrichte uitgaven in de administratie. Om vast te stellen dat het nieuwe voorschottenbeleid wordt nageleefd heeft het ministerie in 2015 aanvullende controles verricht. Met de controles is ten eerste vastgesteld of niet onterechte tussentijdse verantwoordingen waren geboekt in de administratie en ten tweede is de wijze van de tussentijdse monitoring van activiteiten onder de nieuwe verantwoordingssystematiek beoordeeld. De conclusies zijn dat het nieuwe voorschottenbeleid goed wordt nageleefd. Wel blijkt dat de tussentijdse monitoring van de activiteiten niet uniform wordt ingevuld. De werking van het nieuwe voorschottenbeleid is onderzocht door de Auditdienst Rijk. De uitkomsten van de eigen controles en van het onderzoek van de Auditdienst Rijk kunnen aanleiding zijn om het beleid op het punt van het niet tussentijds afboeken van voorschotten te herzien.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt gebruik van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent overige aspecten van de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.