MenO-risico’s en ontwikkelingen betreffende het MenO-beleid
Risico’s financiële integriteitsschendingen
Met ontvangsten uit boeten, transacties, leges en uitgaven aan subsidies, bijdragen en inkopen en interne betalingen (personeel, declaraties, etc.) kent VenJ diverse terreinen die gevoeliger zijn voor vormen van misbruik of oneigenlijk gebruik (waaronder fraude) door interne en externe partijen. De voor MenO gevoelige terreinen zijn systematisch voorzien van personele maatregelen zoals kaders, richtlijnen, protocollen, controle en toezicht om misbruik tegen te gaan of zo snel mogelijk te kunnen ontdekken en aanpakken. Het restrisico is moeilijk te duiden, omdat het bij VenJ in de meeste gevallen om maatwerkafspraken gaat met partijen waar al langer zaken mee wordt gedaan en waar qua beheersing maatwerk tegen aan wordt gezet. Ook in de betreffende informatie verwerkende (financiële) systemen zijn technische maatregelen ingebouwd die misbruik moeten voorkomen. Wanneer er fraude in een systeem wordt ontdekt, wordt onderzoek gedaan en worden zo snel mogelijk indien van toepassing systeemtechnische maatregelen doorgevoerd in het financiële systeem.
Grote lopende ICT-projecten
Het ministerie heeft een actuele lijst met lopende grote projecten opgesteld. Conform het Handboek Portfoliomanagement Rijk rapporteert het ministerie over deze projecten via het Rijks ICT-Dashboard en de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk van BZK aan de Tweede Kamer. Alle startende projecten met een ICT-aandeel van meer dan € 5 mln. worden aangemeld bij het BIT (Bureau ICT Toetsing van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties).
De control op grote ICT-projecten is verder versterkt door middel van het opstellen van CIO-oordelen, het bespreken van CIO-oordelen (en de reactie van de opdrachtgever van een groot ICT-project daarop) met de CIO VenJ en het uitvoeren van BIT-toetsen. Verder maakt signalering van risico’s en advisering over maatregelen onderdeel uit van concerncontrol in de reguliere planning en controlcyclus. De versterking van de concern I-control op grote ICT-projecten loopt in 2018 door.
Het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) moet zorgen voor een versnelling, vereenvoudiging, uniformering en digitalisering van procedures. Zoals opgenomen in het beleidsverslag is KEI ingevoerd bij de Hoge Raad voor civiele handelszaken en voor asiel- en bewaringszaken waarbij het verplicht is om digitaal te procederen. Ook is er bij de Rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland een (verplichte) pilot met digitaal procederen in handelszaken met advocaat gestart. Tegelijk vergt de totstandkoming van KEI meer tijd en meer middelen dan voorzien, terwijl baten langer uitblijven. Begin 2018 heeft de Raad voor de rechtspraak, die verantwoordelijk is voor de invoering van KEI, bekend gemaakt dat herziening van de IT-productkeuze en architectuur nodig is om tot duurzaam betrouwbare, onderhoudbare en schaalbare systemen te komen. De Raad werkt hiertoe aan een nieuw basisplan voor het vervolg op de digitalisering.
Audit Committee
Het Audit Committee (AC) heeft in 2017 conform de taakomschrijving de departementsleiding geadviseerd over het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering, risicomanagement en het auditbeleid. Op 30 juni heeft één extern lid afscheid genomen. Per 8 september 2017 is een nieuw extern lid benoemd. Het AC is zeven keer bijeengekomen, waarvan twee werkbezoeken zijn afgelegd bij respectievelijk de Raad voor de Kinderbescherming en de Dienst Justitiële Inrichtingen. De tweejaarlijkse zelfevaluatie is in 2017 uitgevoerd en op 8 december 2017 door het AC vastgesteld. De hoofdlijn daarbij is dat er de wens is om ten eerste meer strategische onderwerpen te agenderen en te bespreken en ten tweede het bespreken van actuele ontwikkelingen. In 2017 heeft het Audit Committee geadviseerd over de AVG, is de visie op de Bedrijfsvoering besproken en is stilgestaan bij het meerjarig veranderprogramma «VenJ Verandert». Daarnaast zijn het jaarverslag 2016 en de bedrijfsvoeringsparagraaf 2016 vastgesteld.