Voor u ligt de vierde voortgangsrapportage van het VenJ verandert programma. Met deze rapportage wordt teruggekeken op de periode augustus 2017 – februari 2018. De vorige rapportage heeft u ontvangen bij de vaststelling van de begrotingsstaten52.
Hoofdlijnen van het veranderprogramma
Het Ministerie staat voor een goed werkende rechtsstaat, een veilig Nederland en een rechtvaardig migratiebeleid; maatschappij en politiek stellen hier terecht hoge eisen aan. De samenleving verandert en ontwikkelingen hebben implicaties voor zowel de missie en doelen, de werkwijze en werkcultuur en de wijze van organiseren van het ministerie. Reden voor de toenmalige Minister om eind 2015 de opdracht te geven om een meerjarig veranderprogramma uit te voeren; «VenJ Verandert».
Het veranderprogramma heeft als doelstelling: «VenJ is een betrouwbare partner voor burger, bedrijf, bestuur en media, die resultaat levert in een veranderende samenleving».
Op basis van deze doelstelling zijn zes programmalijnen vastgesteld en in maart 2016 met uw Kamer gedeeld53;
-
1. Het ministerie informeert en communiceert meer, proactief en open en transparant, zodat politiek en samenleving vroegtijdig weten wat er speelt op het terrein van VenJ.
-
2. Het ministerie wordt een continu lerende organisatie, zodat waar mogelijk verbeteringen in het werk worden aangebracht.
-
3. Het ministerie investeert in mensen en gedrag, zodat professionals ruimte kunnen nemen en aangesproken worden op resultaat.
-
4. Het ministerie heeft een lange termijn visie en strategie, zodat er een leidraad is op basis waarvan keuzes worden gemaakt.
-
5. Het ministerie zorgt voor regie en een sterk intern netwerk, zodat complexe maatschappelijke vraagstukken worden aangepakt over bestaande organisatieonderdelen en structuren heen.
-
6. Het ministerie werkt in nauwe samenwerking met «buiten», zodat maatschappelijk resultaat wordt vergroot en snel kan worden ingespeeld op nieuwe maatschappelijke vragen.
Langs de weg van de programmalijnen bepaalt het ministerie een met binnen en buiten gedeelde koers, professionaliseert het ministerie haar onze werkwijze en werkcultuur en brengt het ministerie de daarvoor benodigde organisatiestructuur en -processen op orde.
Twee keer per jaar wordt uw Kamer geïnformeerd over de voortgang van het programma. In 2016 is het programma geconcretiseerd en is de start gemaakt. Het jaar 2017 stond in het teken van het bestendigen en tastbaar maken van de eerste veranderingen, gericht op het vernieuwen van de strategie, organisatie, werkwijzen, werkcultuur en de ondersteunende systemen van het ministerie. Voor het jaar 2018 is de ambitie om de ingezette weg vast te houden, te laten beklijven en verder te ontwikkelen waar nodig, in onze werkwijze en in onze cultuur, zodat onze inspanningen een merkbaar maatschappelijk effect hebben.
Deze rapportage is opgebouwd in drie thema’s die de rode draden van het veranderprogramma vormen voor Veiligheid en Justitie: herkenbare strategie, professionele werkwijze en cultuur en processen op orde.
Herkenbare strategie
Begin januari 2018 is de strategische agenda voor het ministerie gepresenteerd als uitwerking van de vierde programmalijn. De strategische agenda («Samen werken aan Recht en Veiligheid») verwoordt de gemeenschappelijke koers en de visie voor de langere termijn van VenJ. Dit gedeelde besef van de hoofdrichting van de inspanningen in beleid en uitvoering vormt, in lijn met de keuzes in het Regeerakkoord, een belangrijke voorwaarde voor het gezamenlijk werken aan recht en veiligheid. De agenda maakt, op basis van een omgevingsanalyse, de vijf uitdagingen voor het ministerie zichtbaar: de justice-, de veerkracht-, de «smart»-, de globaliserings- en de governance-uitdaging. Ook beschrijft de agenda de vijf strategische opgaven op de kerndomeinen van het ministerie.
De strategische agenda wordt breed gedeeld met samenwerkingspartners en met de gesprekspartners die aan de vorming ervan hebben bijgedragen. Zo is de agenda, behalve als brochure, ook digitaal gepubliceerd op Rijksoverheid.nl.54 De agenda wordt ingezet bij strategische workshops met medewerkers binnen het ministerie, in het strategisch ontwikkelprogramma voor leidinggevenden, tijdens een brede netwerkbijeenkomst met stakeholders in maart, en in toekomstig te organiseren dialoogbijeenkomsten met partners. Ook bij het versterken van de signalerings- en kennisfunctie van het ministerie speelt de agenda een belangrijke rol, in samenhang met de eerder in 2017 vastgestelde strategische kennis- en innovatieagenda (SKIA), die richting geeft aan kennisontwikkeling en innovatie vanuit strategische prioriteiten. De eveneens in 2017 ontwikkelde technologiescan (in antwoord op de smart-uitdaging) geeft in de breedte en diepte inzicht in technologische ontwikkelingen en hun betekenis (als kans of risico) op het VenJ-terrein. De doorwerking en uitvoering van de technologiescan is de afgelopen periode in gang gezet. Zo is er VenJ-brede samenwerking gestart op een aantal technologische onderwerpen als blokchain en satelliettoepassingen voor Veiligheid en Justitie.
Professionele werkwijze en werkcultuur
Uitgangspunt voor de professionele werkwijze en werkcultuur is de focus op het maatschappelijk vraagstuk. Wat zijn de grote opgaven op het gebied van Veiligheid en Justitie en hoe kunnen die het beste worden aangepakt. Sinds de instelling van de brede Bestuursraad wordt in de top van het ministerie intensiever samengewerkt aan onderwerpen zoals de begroting en de domeinoverstijgende thema’s uit het regeerakkoord; experimenten met wietteelt, ondermijning, cybercrime etc. Daarnaast werkt het ministerie met startups in het Startup in Residence (SiR) programma om tot innovatieve oplossingen te komen. Het concept opgavegericht werken is hierbij leidend en per opgave wordt bepaald op welke wijze het ministerie haar rol vervult. Dit vraagt ook een andere wijze van organiseren van het ministerie en een andere manier van werken. Om hier invulling aan te geven zijn een aantal instrumenten ingezet.
Het strategisch ontwikkelprogramma Columbus voor leidinggevenden is gestart en biedt een leeromgeving waarin de top 300 leidinggevenden reflecteert op en oefent met het overheidshandelen in een veranderende samenleving. De ontwikkelopgave richt zich op de vertaling van de VenJ ambitie naar de praktijk: wat betekent dit voor de rol van de leidinggevende en die van de medewerker.
Waar in de managementconferentie van mei 2017 is gesproken over een ander sturingsmodel binnen het ministerie en het centraal zetten van het concept van opgavegericht werken, zijn in de tweede managementconferentie in oktober 2017 ervaringen en dilemma’s gedeeld over de dagelijkse praktijk en de veranderingen die de organisatie ondergaat. In de volgende managementconferentie is het thema een «veilige, open en integere cultuur» leidend.
Naast leidinggevenden delen medewerkers informatie, doen zij inspiratie op en benoemen zij de barrières waar zij tegen aanlopen om opgavegericht te kunnen handelen. In de afgelopen periode is via werksessies, stages, een digitaal platform en de Tour van de Verandering de verbinding versterkt tussen medewerkers van het bestuursdepartement en de uitvoeringsorganisaties in het land.
Een professionele organisatie leert van wat er gebeurt. In de afgelopen periode is geïnvesteerd in een professionele werkomgeving. Zo heb ik, mede naar aanleiding van het debat over de onafhankelijkheid van het Wetenschappelijk Onderzoek- en Documentatiecentrum (WODC) op 23 januari 2018 aangegeven dat ik sta voor een open cultuur waarin een veilige werkomgeving voor de medewerkers bestaat en men zich vrij voelt ook moeilijke kwesties en mogelijke misstanden aan de orde te stellen. Die openheid is iets waar ik mij de komende tijd ook persoonlijk voor zal inzetten.
De rol van het toezicht in de beleidscyclus wordt versterkt. Toezicht is een onmisbare schakel in de beleidscyclus. De koers van de Inspectie van Justitie en Veiligheid is in november 2017 gepresenteerd langs vier hoofdlijnen; toezicht gericht op ketens en netwerken, periodieke rapportages over de staat van het toezichtveld, een heldere rol bij incidenten en een focus op het lerend vermogen van instellingen en ketens.
Processen op orde
Uitvoering is gegeven aan het gewijzigde sturingsmodel waarin conform de regeling agentschappen en de kaderwet ZBO de sturing door opdrachtgever en de sturing door eigenaar zijn gesplist. Dit draagt bij aan betere checks and balances tussen de aandacht voor de beleidsopdracht en aandacht voor de continuïteit van de uitvoeringsorganisaties. De eindverantwoordelijkheid voor de (financieel)beheersmatige sturing van de uitvoeringsorganisaties (eigenaarsrol) is belegd bij de secretaris-generaal(SG). De SG wordt hierbij ondersteund door de nieuwe directie Eigenaarsadvisering(DEA).
Ook de overheveling van de controlfunctie van directoraten-generaal met betrekking tot de uitvoeringsorganisaties naar de directie Financieel Economische Zaken, maakt onderdeel uit van het nieuwe sturingsmodel. Dit zorgt voor een duidelijkere en sterkere verbinding tussen de concerncontrol en de uitvoeringsorganisaties.
Met het nieuwe sturingsmodel is tevens een start gemaakt met een Strategisch Bestuurlijk Beraad, waarin SG en plaatsvervangend SG overleggen met de algemene leiding van de uitvoeringsorganisaties die onder het nieuwe sturingsmodel vallen.
Het nieuwe sturingsmodel is eind 2017 middels een gatewayreview geëvalueerd. Deze geeft een positieve ontwikkeling aan. De organisatorische veranderingen zijn doorgevoerd, processen zijn ingericht en medewerkers werken vanuit hun nieuwe positie en verantwoordelijkheden.
De visie op de bedrijfsvoering die in juni 2017 is vastgesteld door de brede Bestuursraad wordt geïmplementeerd. De speerpunten voor de bedrijfsvoering zijn; kwaliteit voor het primaire proces als inrichtingsprincipe, het benutten van het collectief en het versterken van de governance van de bedrijfsvoering. Om hier uitvoering aan te geven nemen de uitvoeringsorganisaties nu ook deel aan de
Strategische Bedrijfsvoeringraad; het overleg van de pSG met directeuren bedrijfsvoering. Periodiek worden Bestuursraad en Audit Committee van VenJ over de voortgang geïnformeerd.
De in de vorige rapportage genoemde integriteitsinstrumenten55 voor het melden en afhandelen van vermoedens van misstanden, integriteitsschendingen en ongewenste omgangsvormen worden of zijn momenteel bij ieder dienstonderdeel van mijn ministerie geïmplementeerd. De invoering bij het bestuursdepartement is op 1 augustus 2017 gerealiseerd.
Op 28 september 2017 is de derde (halfjaarlijks) netwerkbijeenkomst voor Vertrouwenspersonen bij het ministerie gehouden. Doel van deze bijeenkomsten is om Vertrouwenspersonen bij het ministerie in staat te stellen elkaar te ontmoeten en kennis en expertise te delen.
Op 1 januari 2018 is de Tijdelijke adviescommissie afdoening integriteitsinbreuken van start gegaan. Het gaat hier om een proef van een jaar om te bezien of dit instrument uniformiteit in de afdoening van integriteitsincidenten – en daarmee rechtszekerheid voor medewerkers – helpt bevorderen. De proef houdt in dat een voornemen om een medewerker een disciplinaire straf op te leggen om advies wordt voorgelegd aan deze commissie. De commissie adviseert vervolgens over de proportionaliteit van de voorgenomen straf aan het bevoegd gezag.
Tot slot
De afgelopen periode is met veel energie uitvoering gegeven aan het meerjarig programma van VenJ Verandert. De komende periode zal dit onverminderd worden voortgezet, samen met de medewerkers en onze stakeholders van buiten het ministerie zodat onze inspanningen een merkbaar effect hebben voor burger, bedrijf, bestuur en media. Uw Kamer wordt over de voortgang – conform toezegging – bij de indiening van de begroting voor het jaar 2019 geïnformeerd.