Departementale checks and balances bij inzet subsidies

Om de kwaliteit van subsidie-instrumenten te bewaken en te verbeteren leggen beleidsdirecties alle voorstellen voor nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten ter beoordeling voor aan de Monitorcommissie (MC) onder leiding van de Chief Economist. De MC kijkt kritisch naar nut, noodzaak en vormgeving van nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten. Om een onafhankelijke toetsing te borgen zijn de directeuren FEZ en de directeur Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ) lid van deze commissie evenals een aantal beleidsdirecteuren en RVO.nl als uitvoerende dienst. Bij de beoordeling worden uitkomsten van uitgevoerde evaluaties betrokken die conform de regelgeving voor subsidies eens in de 5 jaar plaatsvinden. Daarnaast toetst FEZ alle nieuwe subsidie-instrumenten op financiële gevolgen, doelmatigheid en doeltreffendheid. De directeur FEZ van EZK is daarnaast voorzitter van de departementale Beleidskwaliteit en -Evaluatiecommissie (BEC) waar met behulp van externe onafhankelijke deskundigen van planbureaus en universiteiten advies wordt gegeven over evaluatieopzetten. Beide commissies werken zowel voor EZK als LNV waardoor expertise en ervaringen effectief worden gedeeld.

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

RVO.nl is de uitvoerder van subsidieregelingen van EZK en LNV voor bedrijven. Uit actuele risicoanalyses blijkt dat voor alle subsidieregelingen opgenomen in de Regeling nationale EZ-subsidies het (rest)risico van misbruik- of oneigenlijk gebruik door begunstigden als laag/aanvaardbaar is gekwalificeerd. Bestaande maatregelen om subsidiefraude te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden, het in voorkomende gevallen opvragen van controleverklaringen bij subsidieverantwoordingen, het bijhouden van een register van ernstige onregelmatigheden en het via de fraudecoördinator van RVO.nl melden van vermoedens van fraude bij het OM.

Grote ICT projecten

Het Ministerie van BZK informeert de Tweede Kamer periodiek over departementale grote ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks ICT-dashboard openbaargemaakt en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Deze rapportageplicht geldt voor alle ICT-projecten waarvan de kosten tenminste € 5 mln bedragen. In 2018 zijn binnen EZK en LNV:

Externe inhuur

Het kabinet hanteert, naar aanleiding van de motie Roemer, een norm voor externe inhuur van 10% van de personeelskosten. Het inhuurpercentage van EZK en LNV komt uit op 19,9% (2017: 19,6%). De overschrijding van de norm is het gevolg van inhuur bij DICTU en RVO.nl. In geval van DICTU is de aanleiding met name de behoefte aan specifieke (ICT-) expertise, deels samenhangend met bovengenoemde ICT-projecten. Zelf alle kennis in huis hebben is dikwijls niet mogelijk en ook lang niet altijd zinvol, gezien de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied en de wisselende expertise die dit vraagt. Daarnaast bemoeilijkt de krappe arbeidsmarkt voor ICT-ers de werving van eigen ICT-personeel. In geval van RVO.nl is de aanleiding met name de «flexibele schil», zodat ingespeeld kan worden op fluctuaties in het gevarieerde opdrachtenpakket dat RVO.nl uitvoert en waarvoor gespecialiseerde kennis nodig is (opdrachten van diverse ministeries gericht op ondernemend Nederland bij duurzaam, agrarisch, innovatief, internationaal ondernemen en de afhandeling van schadeloosstellingsdossiers Groningen). Het inzetten van externe inhuur biedt de flexibiliteit om kostenefficiënt met dit spanningsveld tussen vraag en aanbod om te gaan.

Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering waaronder het auditbeleid. Het AC bestond in 2018 uit de secretaris-generaal (voorzitter), de plaatsvervangend SG, twee directeuren-generaal en twee externe leden, met ondersteuning van de directeuren Financieel-Economische Zaken (FEZ) en ADR. Onderwerpen van overleg waren risicomanagement, de auditplanning en controle-aanpak 2018 door de ADR, toezichtrapportages van FEZ over het financieel en materieel beheer, uitkomsten van ADR- en AR-controles en Europese audits over 2017, voortgangsrapportage controlebezoeken door de Europese Commissie (EC) en 5 strategische onderwerpen: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Cloud Werkplek, Tenders Wind op zee, Shared Service organisaties (SSO’s) en Digitale dienstverlening.