In deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt ingegaan op de elementen die op basis van de RBV 2020 nadere aandacht vergen dan wel daarin verplicht zijn voorgeschreven.

6.1 - Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de overschrijdingen van de tolerantiegrenzen betreffende rechtmatigheid.

Het totaal aan fouten op de verplichtingen bedraagt over 2019 circa € 101 mln. en het totaal aan onzekerheden circa € 696 miljoen. Dit veroorzaakt overschrijdingen van de tolerantiegrenzen op de artikelen 1, 5 en 6 en het totaal van de artikelen op de VWS-begroting. Het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden is afgelopen jaar ten opzichte van 2018 met circa 10% gedaald. Deze fouten en onzekerheden betreffen overwegend doorwerking van subsidieregelingen die vóór 2019 al van kracht zijn geworden en activiteiten en instellingen die al vóór 2019 werden gesubsidieerd. Bij verlenging van subsidieregelingen en bij nieuwe subsidies vindt vanaf 2019 de staatssteuntoets vooraf plaats.

Circa 80% van de fouten en onzekerheden in bovenstaande tabel houdt verband met Europese regelgeving op het gebied van staatssteun. Bij het opmaken van het jaarverslag is de meest strikte interpretatie ten aanzien van deze regelgeving gevolgd. Bestaande subsidieregelingen zullen bij een herziening nader worden getoetst. Een voorbeeld hiervan is de regeling Publieke Gezondheid (waaronder griepvaccinatie en bevolkingsonderzoeken vallen) die voor circa € 200 miljoen onzeker is en die in 2020 en 2021 doorloopt. Het is nu niet mogelijk deze regeling volledig staatssteunbestendig te krijgen. In algemene zin kan worden opgemerkt dat VWS beleidsmatige overwegingen soms bewust laat prevaleren, ook omdat Europese regelgeving op het gebied van staatssteun daarvoor ruimte biedt.

De cijfers in bovenstaande tabel hebben betrekking op het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen, het Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg en het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu.

In deze bedrijfsvoeringsparagraaf wordt bij het onderdeel Begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering ingegaan op de maatregelen die afgelopen jaar getroffen zijn om het subsidiebeheer binnen VWS te versterken.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De verzorging en aanlevering van niet-financiële informatie door beleidsdirecties van VWS (die hier primair voor verantwoordelijk zijn) wordt op een ordelijke en controleerbare wijze uitgevoerd. In afwijking op de Rijksbegrotingsvoorschriften is het beleidsverslag langer dan acht pagina's. Dit om recht te doen aan het omvangrijke domein van VWS en tegemoet te komen aan de wens van de Tweede Kamer om meer indicatoren en kengetallen in het jaarverslag te zien.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering

Subsidiebeheer

Hierna wordt op beide onderwerpen nader ingegaan.

Staatssteuntoetsing

Eind 2017 is VWS gestart met een verbetertraject staatssteuntoetsing. Dit is gericht op subsidieregelingen, instellings- en projectsubsidies. Nieuwe subsidieregelingen, instellingssubsidies en projectsubsidies zijn getoetst op staatssteun. Het toetsen op staatssteun is onderdeel uit gaan maken van het standaard subsidieproces en de kennis hierover is verhoogd en verbreed. Om de resultaten te bestendigen en – indien nodig – te verbeteren zal ook in 2020 e.v. de nodige aandacht aan het onderwerp staatssteun worden gegeven. Bestaande subsidieregelingen die nog niet volledig zijn getoetst worden voor een verlenging of herziening alsnog van een toets voorzien. Omdat een aantal bestaande regelingen nog niet wordt herzien leidt dat tot onzekerheden. Voor drie grote regelingen heeft VWS inzichtelijk gemaakt wat de risico’s op staatssteun zijn.

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

VWS heeft een centraal MenO-beleid dat breed gedeeld is binnen de organisatie. In 2019 zijn de afspraken over de registratie van sancties herzien. Als gevolg daarvan verloopt de vastlegging van toegepaste sancties vanaf eind 2019 via twee sporen. Het eerste spoor ziet op de registratie van de verplichte gevallen in het departementale MenO-register conform de Rijksbrede richtlijnen voor verplichte registratie. Samengevat komt dat neer op registratie in situaties waarbij aangifte is gedaan bij het Openbaar Ministerie, een bestuurlijke boete is opgelegd en/of het subsidiebedrag voor 50% of meer is gekort. Deze registratie wordt ook doorgegeven voor opname in de Interdepartementale Verwijsindex. Het tweede spoor ziet op alle overige gevallen waar sancties zijn toegepast (de niet-verplichte gevallen). Deze overige gevallen komen op een lijst. Deze lijst heeft tot doel analyses uit te voeren gericht op de verbetering van het subsidiebeheer binnen VWS, onder meer ten aanzien van het sanctiebeleid. Ook kan de lijst gebruikt worden voor bijvoorbeeld de evaluatie van beleid en risicoanalyse van nieuwe en gewijzigde regelingen. Ook is de afspraak gemaakt dat herhaaldelijke registratie wordt gemeld aan de betrokken beleidsdirecties van VWS.

Reviewbeleid

Naar aanleiding van de MenO-bevindingen van de Algemene Rekenkamer zijn er in 2018 en 2019 verschillende trajecten gestart ter verbetering van het subsidiebeheer van VWS. In dat kader is ook het reviewbeleid van VWS aangescherpt en in juli 2019 vastgesteld. Dit aangescherpte beleid bevat onder meer wijzigingen in het proces en de verantwoordelijkheden van de verschillende stakeholders in het proces. Daarnaast is een afwegingskader gemaakt voor de selectie van te reviewen objecten. In 2018 is het reviewbeleid in aangescherpte vorm in gebruik genomen.

Zorgverzekeringskantoor Caribisch Nederland

In het verantwoordingsonderzoek 2018 heeft de Algemene Rekenkamer de minister van VWS geadviseerd strakker regie te voeren op het Zorgverzekeringskantoor BES (ZVK) om de problemen met de rechtmatigheid van de zorguitgaven op te lossen. De Rekenkamer gaf hierbij de mogelijkheid aan om ZVK te beschouwen als een onderdeel van een reguliere directie en deze volledig mee te laten lopen in de departementale planning- en controlcyclus. In september 2019 is ZVK geïntegreerd in een programmadirectie die zich volledig richt op zorg en jeugd in Caribisch Nederland. Per 1 januari 2020 is deze directie, de programmadirectie Zorg en Jeugd Caribisch Nederland, formeel opgericht. De zorguitgaven op Caribisch Nederland zijn onderdeel van de controle op het VWS jaarverslag door de Auditdienst Rijk (ADR). De ADR concludeert in haar Auditrapport onder meer dat afgelopen jaar belangrijke stappen zijn gezet bij het beheer en de verantwoording van de zorgkosten Caribisch Nederland, waarmee is bereikt dat ultimo 2019 meer zekerheid bestaat over de verplichtingen- en voorschottenstand en de openstaande vorderingen.

Externe inhuur

VWS heeft in 2019 de norm voor de maximale inhuur van externen overschreden (norm bedraagt 10%). Met name bij het CIBG en DUS-I was sprake van relatief hoge uitgaven voor externe inhuur. In de bijlage Inhuur externen wordt de achtergrond voor deze uitgaven bij de genoemde onderdelen nader toegelicht.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

VWS heeft in 2019 de inrichting van de beveiligingsorganisatie definitief ingericht om effectiever te kunnen sturen op informatiebeveiliging. Daarbij zijn centrale functies nu ingevuld met eigen personeel, zoals de BVA, de concern Privacy Officer, de concern CISO en de CISO van het kerndepartement. Tevens is de samenwerking tussen concernonderdelen en in het IBX1 verder gegroeid, onder andere door een jaarlijkse opleiding te faciliteren en een bedrijfslidmaatschap in te kopen voor het «Platform voor Informatiebeveiliging». Daarmee is een belangrijke stap gezet in het professionaliseren van de informatiebeveiliging.

In februari 2020 heeft VWS een In Control Verklaring (ICV) afgegeven aan het ministerie van BZK over de informatiebeveiliging. VWS heeft een managementsysteem om op basis van risicomanagement te sturen op informatiebeveiliging. Hierbij wordt nauw samengewerkt tussen de concernonderdelen van VWS en concernonderdelen hebben een tussentijdse ICV opgeleverd. Daarnaast zijn er ‘site visits’ bij concernonderdelen afgelegd. Daar waar de inrichting van processen en informatiesystemen bij concernonderdelen nog verbetering behoeft, zijn verbeterplannen aanwezig om de benodigde maatregelen in te voeren.

6.2 – Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

MenO-beleid

Fraudebestrijding

VWS heeft in nauw overleg met zorgaanbieders, zorgverzekeraars, handhavingspartners en organisaties van patiënten en cliënten het programmaplan «Rechtmatige Zorg 2018-2021 – aanpak van fouten en fraude in de zorg» (TK 28 828, nr. 108) opgesteld dat op 19 april 2018 aan de Tweede Kamer is aangeboden. Dit programmaplan heeft als doel een forse vermindering van onrechtmatig­heden in de zorg. Dit doen wij op drie manieren: (i) we zetten sterk in op het voorkomen van fouten en fraude, (ii) we focussen ons op vijf specifieke zorgsectoren en (iii) via wetgevingstrajecten bouwen we de juiste randvoorwaarden om fouten en fraude te voorkomen en te bestrijden.

In de tweede voortgangsrapportage Rechtmatige Zorg 2018-2021, die op 26 september 2019 aan de Tweede Kamer is aangeboden (TK 28 828, nr. 113), zijn de activiteiten en behaalde resultaten ten aanzien van de versterking van rechtmatige zorg over de eerste zes maanden van 2019 nader toegelicht. Het gaat hierbij onder andere om het aanpakken van excessieve winsten van zorgaanbieders en het aanpassen van de software om de meest voorkomende declaratiefouten in de ggz te voorkomen. Verder is het wetsvoorstel Bevorderen samenwerking en rechtmatige zorg ter advisering aangeboden aan de Raad van State. Dit wetsvoorstel heeft tot doel de samen­werking tussen verschillende instanties bij het aanpakken van zorgfraude te verbeteren. In het najaar van 2020 ontvangt de Tweede Kamer de derde voortgangsrapportage Rechtmatige Zorg 2018-2021 waarin onder meer wordt ingegaan op de activiteiten en behaalde resultaten van het tweede halfjaar van 2019 en eerste half jaar van 2020.

Uitvoerings- en privacyrisico’s grote lopende ICT-projecten

In 2019 had VWS één project met een meerjarenbegroting boven de € 5 miljoen dat is geclassificeerd als een ‘Groot ICT-project’. Het betreft het project Informatievoorziening van Morgen (IVvM). Het project IVvM heeft ten doel een werkend informatiesysteem (een zaaksysteem en een Document Management Systeem) op te leveren dat het primaire (toezichts)proces van de IGJ ondersteunt. Door middel van het Rijks ICT-Dashboard is het lopende project aan de Tweede Kamer gerapporteerd (https://www.rijksictdashboard.nl/projecten/469342). In 2017 heeft een PIA (Privacy Impact Assessment) plaatsgevonden. De CIO VWS heeft in 2019 een derde CIO-oordeel uitgebracht over het project en een aantal aanbevelingen meegegeven om de uitvoeringsrisico’s verder te mitigeren.

Gebruik open standaarden en open source software

Er zijn geen gevallen bekend binnen het concern VWS waarbij is afgeweken van het gebruik van open standaarden. Bij een functionele inkoop uitvraag van software binnen VWS hebben open source oplossingen de voorkeur en worden als wens in het programma van eisen opgenomen.

Betaalgedrag

In 2019 heeft VWS een percentage van 96% tijdig betaalde facturen gerealiseerd (facturen betaald binnen 30 dagen). Dit ligt boven de norm van 95%.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee (AC) van VWS is in 2019 vier keer bijeen geweest. De reguliere producten uit de jaarlijkse verantwoording van VWS en controles zijn geagendeerd en besproken. Wat de verdere agendering betreft heeft het AC de lijn van afgelopen jaren doorgetrokken door te praten over strategische risico’s en onderwerpen zoals het arbeidsmarkt- en continuïteitsbeleid en de organiseerbaarheid van de zorg. Daarnaast heeft het AC in 2019 een zelfevaluatie uitgevoerd.

Checks and Balances subsidieregelingen

Voorafgaand aan publicatie en inwerkingtreding, worden alle subsidieregelingen door het Expertisecentrum Subsidies getoetst op rechtmatigheid en uitvoerbaarheid. De risicoanalyse, die bij elke subsidieregeling verplicht is, vormt daarvoor belangrijke input. Deze risico-analyse is in 2019 aangescherpt. Het Expertisecentrum Subsidies bestaat uit subsidiespecialisten van de directie Wetgeving en Juridische Zaken, de directie Financieel-Economische Zaken en de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen. De Auditdienst Rijk heeft in de loop van 2019 besloten niet meer deel te nemen aan het Expertisecentrum. Alleen regelingen voorzien van een paraaf van de voorzitter van het Expertisecentrum mogen ter ondertekening worden voorgelegd aan de Minister.

Toezicht normenkader financieel beheer

Er hebben zich in 2019 geen beleidsmatige of algemene ontwikkelingen voorgedaan ten aanzien van het toezicht op het normenkader financieel beheer.

6.3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen bedrijfsvoering

Verbeteringen in subsidiebeheer

In het kader van het project Verbetering Subsidiebeheer VWS zijn in 2019 vervolgacties uitgevoerd. Het gaat hierbij onder andere om het aanscherpen en operationaliseren van het centrale (MenO-)beleid, door een vertaling hiervan naar praktische handreikingen en procesbeschrijvingen. Daarnaast is de interne controle ten aanzien van het subsidiebeheer versterkt door de inzet van risicogerichte onderzoeken. Hiertoe is begin 2019 een risico-analyse uitgevoerd die is gebruikt om de controles en onderzoeken naar het beheer te richten op de belangrijkste risico’s. Deze werkwijze wordt in 2020 gecontinueerd.