Bedrijfsvoeringsparagraaf Eerste Kamer
Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage voor de vier verplichte onderdelen
Rechtmatigheid
De geconstateerde onrechtmatigheden zijn beperkt en blijven binnen de vastgestelde grenzen.
Totstandkoming niet-financiele verantwoordingsinformatie
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Over 2019 heeft de AR de aanbevelingen gedaan om meer aandacht te besteden aan het boeken van verplichtingen, het onderbouwen van de prestatieverklaringen en aan de volledigheid van de inkoopdossiers.
In 2020 is gekeken wat er nodig is, om naast de verbeterpunten van de AR, de uitvoering van de financiële administratie te professionaliseren. Er ligt nu een plan klaar om dit te realiseren. Eind 2020 is de bezetting op de financiële functie uitgebreid. De verbeteringen worden in 2021 zichtbaar.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
M&O-risico’s en M&O-beleid
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan.
Grote lopende ICT-projecten
Er lopen binnen de Eerste Kamer geen ICT-projecten boven de 5 mln. euro.
Betaalgedrag
Het betaalgedrag van de Eerste Kamer was onvoldoende. 13% van de facturen zijn niet binnen 30 dagen betaald. Dit percentage is inclusief de dispuutfacturen en verwerking van creditnota’s.
Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Informatiebeveiliging
Ook al is het geen verplichting om aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) te voldoen, heeft de Eerste Kamer wel de ambitie om hier aan te voldoen. In 2020 is extra capaciteit ingezet om hierin verbetering in aan te brengen.
In 2020 zijn verbeteringen doorgevoerd, deze hebben met name betrekking op de technische maatregelen om te voldoen aan de BIO. De organisatie is nog niet in control. In 2021 wordt dit verder opgepakt.
Bedrijfsvoeringsparagraaf Tweede Kamer
Paragraaf 1. Uitzonderingsrapportage
Rechtmatigheid
In 2020 geeft het rapport van de Auditdienst Rijk geen aanleiding tot opmerkingen. De tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid zijn niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
Totstandkoming niet-financiele verantwoordingsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Het financieel en materieel beheer is op orde en geeft geen aanleiding tot opmerkingen. De Tweede Kamer heeft in 2020 aanpassingen aangebracht in de financiële systemen waardoor de prestatieverklaring direct zichtbaar is en daarmee de aantoonbaarheid sterk is verbeterd. Voor het borgen van het tijdig vastleggen van verplichtingen en het tijdig verlengen van contracten is enerzijds de capaciteit van de sector Inkoop uitgebreid en anderzijds is de organisatie daarop extra geattendeerd. De tijdigheid is door deze acties voldoende opgelost.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
In het kader van de algemene IT-beheersmaatregelen en de informatiebeveiliging is extra aandacht gegeven aan het aantoonbaar maken de beheersmaatregelen. Op de onderdelen wijzigingsbeheer en wachtwoordbeheer zijn adequate stappen gezet. Voor de onderdelen gebruikersbeheer en beveiliging van IT-componenten zijn in 2021 nog verdere stappen te zetten.
In 2020 heeft een upgrade van de financiële Oracle-database plaatsgevonden zodat de ondersteuning (support) daarop is gewaarborgd. In 2021 vindt migratie plaats naar een hoger niveau van de applicatie. Tevens wordt in 2021 aandacht besteed aan de mogelijkheden van het inrichten van systeemtechnische controles in de applicatie, zoals drieweg-matchen.
Paragraaf 2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
De Tweede Kamer hecht grote waarde aan het op tijd betalen van de facturen aan haar leveranciers. In 2020 is de monitoring en sturing op het betaalproces aangescherpt om de betaaltermijn van 30 dagen te realiseren.
Het Audit Committee is in 2020 vanwege Covid-19 tweemaal via video conference bijeengekomen. De samenstelling is in 2020 gewijzigd vanwege het vertrek van interne en externe leden.
Paragraaf 3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er geen bijzonderheden te melden.