1. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O)-risico’s en ontwikkelingen betreffende het M&O-beleid Defensie sluiten zich aan bij de centrale verwijsindex om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies tegen te gaan. Daarbij moet worden opgemerkt dat Defensie een stabiele en specifieke subsidieportefeuille kent. De index is een aanvulling op de reeds bestaande departementale M&O-registratie binnen Defensie. Tevens sluit Defensie zich aan bij het in 2020 geactualiseerde interdepartementale Raamwerk Uitvoering Subsidies (RUS). Hier is afgesproken drie uitvoeringsvarianten te hanteren. Naarmate het subsidiebedrag en de complexiteit hoger wordt, is de verantwoordingsplicht van de subsidieontvanger ook hoger.
2. Grote lopende ICT-projecten
In 2020 zijn er geen nieuwe projecten gepubliceerd op het Rijks ICT-dashboard. In 2021 zullen er wel vijf nieuwe projecten gepubliceerd worden over het jaar 2020. Afgelopen jaar is er één Adviescollege ICT-toets (voorheen Bureau ICT-toets) geweest. Het programma GrIT is opnieuw getoetst.
3. Gebruik open standaarden en open source software
Er is in 2020 niet afgeweken van het voorschrift.
4. Betaalgedrag
Defensie heeft over 2020 89,4% van de facturen tijdig betaald. Dat is lager dan de streefnorm waarbij 95% van alle facturen binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur moeten zijn betaald. In 2019 was dit 90,5%. De oorzaak van het lagere percentage voor geheel 2020 ligt in de eerste drie maanden van vorig jaar. Toen schommelde het betaalgedrag rond de 80%. Oorzaak hiervan was de hogere voorraad aan te betalen facturen die al langer dan 30 dagen openstonden bij de jaarovergang van 2019 naar 2020.
Met de nadelige gevolgen van COVID-19 voor het bedrijfsleven is intern FABK besloten om extra capaciteit vrij te maken voor het betalen van inkoopfacturen. Daarnaast is veel aandacht besteed aan het wegwerken van de voorraad facturen > 30 dagen. Het betalen van deze categorie facturen heeft wel negatief effect gehad op het percentage tijdig betaalde facturen. Vanaf april 2020 is de betaalstand boven de 90% gekomen. Tussen mei en december 2020 heeft de betaalstand tussen de 91% en 95% geschommeld. Met deze betaalstanden heeft Defensie niet meer de 80% van het eerste kwartaal kunnen compenseren tot een uiteindelijke betaalstand boven de norm van 95%.
Er zijn verschillende oorzaken voor het niet behalen van de streefnorm van 95% door Defensie. De belangrijkste oorzaak blijft de gecompliceerde keten (van het aanvragen van een bestellling tot betaling) met de vele koppelvlakken tussen inkoop, logistiek en financiën; er is een prestatieverbetering van de gehele keten nodig om het betaalgedrag te verbeteren. De gehele keten kampt echter met een personele ondervulling, ook het FABK. In 2020 is extra aandacht gevraagd binnen de keten voor het betaalproces. Prioritering van dossiers, capaciteitsmanagement inclusief de inzet van inhuurkrachten hebben geleid tot een beter betaalgedrag in de tweede helft van het jaar. Daarnaast wordt er gewerkt aan een handreiking prestatieverklaringen. De handreiking prestatieverklaringen moet de keten handvatten bieden voor het treffen van effectievere beheersmaatregelen voor de juiste en tijdige verstrekking van prestatieverklaringen en (digitale) archivering van bewijsstukken.
De ontwikkelingen binnen FABK zoals het stimuleren van E-facturatie hebben in 2020 bijgedragen aan een beter betaalgedrag na de eerste drie maanden. Het gebruik van E-facturatie is in 2020 iets gestegen ten opzichte van 2019. Defensie voert gesprekken met leveranciers om het gebruik van E-facturatie te stimuleren. De facturen van leveranciers buiten Europa maken geen onderdeel uit van dit proces. De afdeling inkoop is betrokken bij het project E-facturatie voor het verder bevorderen van het gebruik van E-facturatie.
In 2020 zijn verschillende testen uitgevoerd binnen het domein van robotisering. Deze zijn over het algemeen succesvol verlopen en het is de verwachting dat in 2021 verdere stappen op gebied van robotisering worden uitgerold. Dit zal ook ten goede komen aan het betaalgedrag, omdat de inzet van robotisering enerzijds leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de registratie, maar anderzijds ook sneller facturen kunnen worden geregistreerd.
5. Audit Comité
Het Audit Comité (AC) is het adviesorgaan van de SG met betrekking tot audit- en bedrijfsvoeringsaangelegenheden. Het AC is in 2020 zes keer bij elkaar gekomen. Vanwege de COVID-19 pandemie hebben de bijeenkomsten van het AC vanaf maart digitaal plaatsgevonden. De voornaamste agendapunten betroffen de auditprogrammering en de aanpak van de aandachtspunten die door de ADR en AR zijn geconstateerd, het programma GrIT, de Defensievisie 2035 en de evaluatie van het AC. Uit de evaluatie is naar voren gekomen dat de leden de wens hebben uitgesproken zich meer te willen richten op beleidsmatige onderwerpen die de sturing en risico’s van de organisatie raken, naast de kerntaken die zich met name richten op verantwoordingsdocumenten. Zo kan nog meer van de (ervarings)kennis van de externe leden gebruik gemaakt worden, ter advisering aan de Bestuursraad van Defensie.
6. Departementale checks and balances
Binnen de subsidieportefeuille nadrukkelijk toegezien op naleving van de vijfjaarlijkse evaluaties conform Awb art. 4.24. In dit kader is in 2020 gestart met de evaluatie van het Nationaal Comité Herdenking Capitulatie 1945 Wageningen. Onderwerp van onderzoek zijn de doeltreffendheid en de effecten van de subsidie, de doelmatigheid en de vraag of subsidie het juiste instrument is om het defensiebeleid uit te voeren.
7. Normenkader Financieel Beheer
Er hebben in 2020 geen wijzigingen plaatsgevonden.
8. Bedrijfsvoeringsrisico’s en/of problemen als gevolg van COVID-19
De gevolgen van de COVID-19 crisis hebben op grote schaal tot aanpassingen geleid in de bedrijfsvoering en deden een enorm beroep op het adaptief vermogen. De bedrijfsvoering moest flink worden bijgestuurd om een veilige werkomgeving te kunnen garanderen.
De COVID-19 pandemie veroorzaakte een sterke toename van het aantal mensen dat moest thuiswerken. Defensie beschikte al over goedgekeurde middelen voor de ondersteuning van thuiswerken met departementaal vertrouwelijk (DepV) gerubriceerde informatie, maar moest en heeft dit snel opgeschaald (met name de ondersteuning van de Telestick). De mogelijkheden voor videovergaderen (VTC) waren beperkt. Hierdoor ontstond al snel wildgroei in alternatieven die alleen geschikt zijn voor ongerubriceerde en ongevoelige informatie. Inmiddels is er een specifieke Teamsoplossing voor Defensie met een tijdelijke goedkeuring van de Beveiligingsautoriteit voor het delen van DepV audio en video. Documenten moeten nog steeds gedeeld worden via MULAN. Voor interdepartementale afstemming kan gebruik worden gemaakt van een externe applicatie.
Een aanzienlijk deel van de krijgsmacht doet echter geen kantoorwerk en/of werkt met gerubriceerd materiaal, waardoor op afstand werken geen oplossing was. Voor defensiepersoneel dat toch op locatie moest werken zijn diverse maatregelen getroffen om het werken binnen de COVID-19 maatregelen mogelijk te maken. De nieuwe manier van werken vraagt, meer nog dan vroeger, een hoog niveau van cyber-/informatiebeveiligingsbewustzijn bij alle medewerkers op alle niveaus. Dit blijkt niet bij iedereen in voldoende mate aanwezig; met communicatie is hierop ingespeeld.
Daarnaast is gebleken dat initiatieven die intern worden ingebracht met het doel om snel te reageren op COVID-19, zoals meer apps en anomaliedetectie bij thuiswerken niet snel genoeg gerealiseerd konden worden, omdat alles via de geldende procedures moest verlopen. In crisissituaties is dat niet wenselijk.
Ondanks dat het beleid rond tijd- en plaatsonafhankelijk werken (hybride werken) nog in ontwikkeling was, konden medewerkers van Defensie in 2020 al, naast de reeds beschikbare telestick, de meest noodzakelijke voorzieningen (los beeldscherm, bureaustoel, muis en toetsenbord) aanschaffen en de kostenhiervan declareren. Inmiddels zijn ruim 12.000 declaraties voor ARBO-middelen ingediend.
Uit een onderzoek van de afdeling Trends Onderzoek en Statistiek (TOS), afgenomen in augustus 2020, bleek dat bij ruim de helft van de werknemers hun effectiviteit tijdens de COVID-19 periode is verslechterd of dat zij onder de huidige omstandigheden hun werk minder goed kunnen uitvoeren. In totaal gaat het met één op de vijf medewerkers fysiek minder goed dan voor de COVID-19 periode. En één op de vier medewerkers geeft aan zich geestelijk minder goed te voelen dan voorheen. In bijna de helft van de gevallen gaat dit samen: één op de tien voelt zich zowel fysiek als geestelijk minder gezond dan voorheen. Leidinggevende binnen Defensie worden opgeroepen om deze werknemers te ondersteunen en begeleiden. Maar niet op iedereen heeft de COVID-19 periode een negatieve impact. Eén op de vier medewerkers ervaart geen verschil, en één op de zes medewerkers ervaart een verbeterde gezondheid en/of effectiviteit in het werk.