In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Om deze reden wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude, het begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering gericht op risico’s bij activiteiten en staatssteun.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

De controle van de uitgaven door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2020 op artikel 5 Mulitilaterale samenwerking en overige inzet hoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is gebaseerd op een statistische steekproef. Uit de evaluatie van deze steekproef blijkt dat voor dit artikel de maximale fout de tolerantie overschrijdt.

De tolerantie bedraagt EUR 25 mln. De meest waarschijnlijke fout is EUR 12,2 mln. en de maximale fout bedraagt EUR 32,8 mln. De overschrijding is met name veroorzaakt door één transactie waarbij de liquiditeitsbehoefte van de ontvangende partij de betaling niet rechtvaardigde.

Deze transactie was onderdeel van de steekproef en is volledig als fout aangemerkt.

Bij de verantwoordingen op hoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking is tevens sprake van overschrijdingen, samenhangende met de statistische steekproef. De tolerantie bedraagt EUR 78,3 mln. De meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden zijn EUR 33,6 mln. en de maximale fouten en onzekerheden zijn EUR 80,2 mln. De overschrijding is veroorzaakt door meerdere transacties met verschillende oorzaken, zoals afgeboekt zonder de vereiste rapportages.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Kwaliteit van de beleidsinformatie

Als onderdeel van het programma Resultaatgericht Werken zijn in 2020 het meten en registeren van de resultaten van activiteiten in het kader van ontwikkelingssamenwerking als standaard werkzaamheden verder ingebed. Medewerkers werden ondersteund in het werken met de resultatenkaders en de resultatenapplicatie. Echter, op de posten waren trainingen door de COVID-19 pandemie beperkt en virtueel. De resultatenapplicatie is stapsgewijs en op basis van gebruikerservaringen verder verbeterd. Via het project Modernisering Activiteitencyclus wordt onder meer aan een nieuwe resultatenapplicatie gewerkt, die het gebruik van resultaatinformatie verder integreert in het beleidsuitvoeringsproces. Naast de geboden ondersteuning is ook een kwaliteitsslag ingezet op monitoring, evaluatie en leren (MEL). Extra MEL formatieruimte is gecreëerd en MEL experts zijn bij de themadirecties aangetreden. MEL richtlijnen zijn ontwikkeld en bekend gesteld.

De resultaten van de afgelopen verslagperiode zijn beschikbaar op de website van de OS-resultatenrapportage. Daarnaast is een start gemaakt met het ontwerp en de inrichting van de nieuwe website: een verbeterd en uitgebreider «OS-portaal». Realisatiecijfers voor de 17 indicatoren, die in de begroting van 2020 zijn genoemd, zijn te vinden in dit jaarverslag bij de beleidsprioriteiten.

Deze organisatieontwikkelingen liggen in lijn met de Rijksbrede operatie «Inzicht in Kwaliteit». Deze heeft als doel om meer inzicht te krijgen in de resultaten van beleid en dat inzicht te gebruiken in de beleidsuitvoering.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het financieel beheer gericht op het activiteitenbeheer en staatssteun is in paragraaf 1 van dit jaarverslag toegelicht. Voor een nadere toelichting omtrent de overige aspecten van het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Risicoanalyses activiteitenbeheer 

In het verantwoordingsonderzoek over 2019 hebben de Algemene Rekenkamer (AR) en Auditdienst Rijk (ADR) geconcludeerd dat de risicoanalyses voorafgaand aan het financieren van activiteiten van onvoldoende niveau zijn. Omdat sprake was van een terugkomende bevinding, is in 2020 een apart project gestart om de kwaliteit van de risicoanalyses te verbeteren en te borgen. Hiervoor zijn risicomanagers aangesteld binnen de grote ODA-directies en op de posten van de focuslanden. Voorafgaand toezicht door de concerncontroller werd ingesteld. In dat kader zijn 211 risicoanalyses beoordeeld. Deze beoordelingen zijn teruggekoppeld naar de risicomanagers en beleidsmedewerkers om zo de kwaliteit van de risicoanalyses te verhogen en bij te dragen aan een lerende organisatie. Verschillende bijeenkomsten zijn in 2020 georganiseerd om het belang van de vastlegging van de fraude- en corruptierisico’s in beoordelingsmemoranda van activiteiten te benadrukken. In 2021 wordt een opleidingsmodule rondom risicoanalyses ontwikkeld. De conclusie is dat de kwaliteit van de risicoanalyses voorafgaand aan financieringen is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren, echter verdere kwaliteitsborging blijft noodzakelijk.

Staatssteun 

In 2020 is de werkwijze rondom de toetsing van BZ- en BHOS-activiteiten op mogelijke verlening van ongeoorloofde staatssteun verder verfijnd. De interne beoordelingssjablonen zijn verbeterd. Hierdoor worden de juiste medewerkers tijdig betrokken in de advisering rondom staatssteun.

De uitvoering van de staatssteuntoets is nader door de concerncontroller gecontroleerd. Hieruit blijkt dat het risico op het verlenen van ongeoorloofde staatssteun nog steeds laag is. De kwaliteit van de risicoanalyses rondom staatssteun, en dan met name de diepgang van de analyse, is echter enigszins afgenomen ten opzichte van 2019. Het ministerie beziet aanvullende maatregelen om de kwaliteit van de uitvoering van deze toets weer op het gewenste niveau te krijgen.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Activiteitenbeheer

De activiteitencyclus is een standaard proces voor beleidsuitvoering voor alle gefinancierde activiteiten van BZ en van BHOS. In 2019 is gestart met een project wat erop is gericht het beleidsuitvoeringsproces te optimaliseren en om het toezicht te moderniseren. In 2020 is een projectorganisatie ingericht. Het project heeft een beoogde doorlooptijd tot in 2023. Procesoptimalisatie, het uitrollen van een gebruikersvriendelijke applicatie, het vaardig maken van gebruikers door het geven van opleidingen alsook het creëren van draagvlak zijn onderdeel van het organisatie-brede verandertraject.

De COVID-19 pandemie had in 2020 invloed op het activiteitenbeheer. Zo konden activiteiten in sommige gevallen niet meer worden verricht volgens de contractafspraken die waren gemaakt voor de financieringen van BZ en BHOS. Met name accountantscontroles zijn uitgesteld. Hierdoor waren monitoringsactiviteiten beperkter. Dit kan verhoogde risico’s op fraude meebrengen. Er is echter niet geconstateerd dat dit verhoogde risico zich ook heeft voorgedaan. Binnen de wettelijke kaders zijn - waar wenselijk en nodig - tijdelijke procedures ontwikkeld om herziening van contractafspraken mogelijk te maken. Zo was het mogelijk om een deel van de bestaande activiteitenportefeuille in te zetten om de gevolgen van de COVID-19 pandemie te bestrijden. Deze activiteiten zijn apart geadministreerd.

Er konden geen reviews plaatsvinden op de controledossiers van accountants van financieringen van BZ en BHOS. Organisatieonderdelen hebben daarom de activiteitenportefeuille kritisch doorgelicht. Bij twijfel over de kwaliteit van de accountantscontrole is de financiering niet verantwoord. Van deze activiteiten wordt in 2021 bezien in hoeverre alsnog een review op de accountantscontrole kan worden verricht zodat verantwoording wel kan plaatsvinden.

Digitale ondersteuning waarborgde de doorgang van de processen op afstand. Toch was het noodzakelijk om als gevolg van de COVID-19 pandemie, op basis van een risicoafweging, keuzes te maken in de activiteiten met betrekking tot het financieel en materieel beheer, waaronder de activiteitencyclus.

Voor BZ en BHOS worden alle meldingen rondom grensoverschrijdend gedrag bij partnerorganisaties geregistreerd. Het principe zero-tolerance for not acting staat voorop. Dit betekent dat een partnerorganisatie zelf verantwoordelijk is voor opvolging van de betreffende melding en BZ daarover informeert. In 2020 is BZ in totaal 37 keer over een integriteitskwestie bij een partnerorganisatie geïnformeerd. In 18 gevallen is de casus afgerond en 19 staan nog open, doordat de betreffende partnerorganisatie nog bezig is met de opvolging van de melding. In geen enkel geval was er aanleiding voor het ministerie om over te gaan tot financiële sancties.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude

In 2020 heeft het Expertisecentrum Malversaties een aantal acties op het gebied van bewustwording, productverbetering en kennisontwikkeling verricht. Doel van deze werkzaamheden was de kwaliteit van advisering en de ondersteuning bij vermoedens van malversaties te verhogen. Hiervoor is een aantal bijeenkomsten voor medewerkers georganiseerd over fraude- en corruptierisico’s binnen het activiteitenbeheer en hoe deze te vertalen naar bijvoorbeeld de risicoparagraaf. Daarnaast is een informatieve video ontwikkeld die laat zien welke fraude- en corruptie risico’s kunnen optreden in de uitvoering van activiteiten. Ook wijst deze video op de rol van het Expertisecentrum Malversaties en op welke manier zij ondersteuning kan bieden.

Verder heeft het Expertisecentrum Malversaties in het begin van de COVID-19 crisis middels een nieuwsbrief aandacht gevraagd binnen het departement voor het alert zijn op de met de pandemie gepaarde risico’s in de uitvoering van de activiteiten. Door deze gerichte acties is het belang van een gedegen risicoanalyse bij activiteiten benadrukt. Voor nadere toelichting rondom het activiteitenbeheer wordt verwezen naar paragraaf 1 waarin ook de opvolging van de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer is opgenomen.

Het ministerie monitort of het sanctiebeleid bij vermoedens en bewezen malversaties tot resultaat leidt. In de bijlage bij het jaarverslag van BHOS is een overzicht met de bewezen gevallen van malversaties opgenomen.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

BHOS maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting omtrent de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken.