Inleiding

Context 2021

Zoals eerder toegelicht bij de beleidsprioriteiten vroeg de coronacrisis onverminderd de aandacht van de VWS-organisatie in 2021. Het afgelopen jaar werd uitvoering gegeven aan het testen, vaccineren en vele andere maatregelen, waaronder vergaande contact beperkende maatregelen. Dit was noodzakelijk om overbelasting van de zorg te voorkomen, de kwetsbaren in onze samenleving te beschermen, zicht op het virus te houden en de economische en sociale schade zoveel mogelijk te beperken. Nadat de eerste vaccinatie begin januari 2021 werd gezet, bleef Nederland geconfronteerd met golven van hoge besmettingen, resulterend in verhoogde ziekenhuis- en IC-opnames. Ook in 2021 heeft het ministerie van VWS (soms) onder grote tijdsdruk beleid ingezet en gecontinueerd voor de beheersing van het coronavirus. Het vaccineren stond daarbij voorop om mensen te beschermen tegen het coronavirus. Verder werd ingezet op isolatie, thuisblijven en testen bij klachten, regelmatig zelftesten, het opvolgen van de quarantaineadviezen en het gebruik van de CoronaMelder en andere contact beperkende maatregelen. Naast het ministerie van VWS werd door het RIVM, de GGD’en, Stichting projectenbureau GGD GHOR en vele andere (zorg)partijen een belangrijke bijdrage geleverd in de beheersing van het coronavirus.

Voor de beheersing van de coronacrisis werd in 2021, het in 2020 (met spoed) ontwikkelde beleid voortgezet en werd nieuw beleid ontwikkeld. Met meerdere partijen werden snel overeenkomsten gesloten om gericht de samenleving open te kunnen houden en de sociale impact van de beperkende maatregelen te mitigeren, zoals met het testen voor toegang vanuit de Stichting Open Nederland. Tegelijkertijd werd, om zicht op het virus te houden, het gebruik van zelftesten gestimuleerd, onder meer in het onderwijs. Ook de GGD’en hadden vanuit de Wet publieke gezondheid een belangrijke rol. Met de Stichting projectenbureau GGD GHOR, een belangrijke speler bij het vaccineren en het testen, werd de overeenkomst uit 2020 in 2021 voortgezet. Het RIVM ondersteunde onder meer het beleid met prognoses over het virus (verspreiding en ziektebeelden) en onderzoek. Op basis van onder meer die informatie konden het kabinet en het ministerie van VWS maatregelen treffen. Daarnaast speelde het RIVM een belangrijke rol bij de vaccinatie. Uitgangspunt was vertrouwde partijen te vragen de werkzaamheden vanuit 2020 voort te (blijven) zetten om met een zo gering mogelijk risico op continuïteitsproblemen de coronacrisis te blijven beheersen.

Voor het ministerie van VWS betekende de coronacrisis ook in 2021 een blijvende inzet onder grote tijds- en werkdruk, het werken in de uitvoering en daarbij telkens acteren op de complexiteit van de markt in de pandemie. Het virus was en is onvoorspelbaar én er was en is nog geen meerjarig beleid dat zich flexibel kon en kan aanpassen. Dit heeft zich, ondanks extra aandacht voor financieel beheer, vertaald in fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid en het getrouw beeld.

In 2020 en 2021 is, naar aanleiding van de coronacrisis, een aantal omvangrijke subsidieregelingen gerealiseerd om de zorgprofessionals te ondersteunen. Het gaat om regelingen zoals de Bonus zorgprofessionals COVID-19, Opschaling curatieve zorg COVID-19 en Coronabanen in de zorg (COZO). Het is ongebruikelijk om de arbeidsvoorwaarden of de arbeidsomstandigheden direct te subsidiëren vanuit de begroting van het ministerie van VWS. Dit is normaliter een verantwoordelijkheid van de zorgaanbieders die hiervoor via de premies vergoed worden. Bij de vormgeving van deze regelingen zijn zoveel mogelijk de checks and balances in acht genomen, maar maakt de onvoorspelbaarheid van het virus ook dat snelheid geboden was. De voorgeschoten subsidies worden in de komende jaren afgerekend en verantwoord waarbij het ministerie van VWS zorgaanbieders ondersteunt maar ook scherp toeziet op mogelijke onrechtmatigheden. Daar waar signalen zijn van fraude wordt streng opgetreden. Evenwel valt gelet op de aard van de regeling niet uit te sluiten dat bij het afrekenen van deze subsidies fouten en onzekerheden worden geconstateerd.

Cijfermatige duiding

In het Auditrapport 2021 van de ADR komen in omvang grote onrechtmatigheden (fouten en onzekerheden) naar voren. Het ministerie van VWS onderschrijft de ernst van deze fouten en onzekerheden en de aandacht die het aanpakken van deze fouten en onzekerheden in de bedrijfsvoering vereist. Hieronder wordt op hoofdlijnen duiding gegeven aan de cijfers ten opzichte van de totale begroting van het ministerie van VWS om meer context te bieden.

Waar in 2020 € 5,1 miljard werd uitgegeven aan de coronacrisis werd dit in 2021 afgerond € 8,2 miljard. De corona-gerelateerde verplichtingen waren in 2020 € 7,9 miljard en namen in 2021 toe tot afgerond € 9,9 miljard. Het betrof hier uitgaven en verplichtingen die grotendeels niet waren voorzien in de ontwerpbegroting 2021 van het ministerie van VWS en die in 2021 met veertien incidentele suppletoire begrotingen werden toegevoegd aan de VWS-begroting. In totaal waren de corona-gerelateerde uitgaven en verplichtingen respectievelijk 24,8% en 28,4% op de totale uitgaven en verplichtingen van € 33,1 miljard en € 34,9 miljard op de VWS-begroting. De uiteindelijke onrechtmatigheden bestaande uit fouten en onzekerheden in de uitgaven en ontvangsten tellen op tot 5,8% van alle uitgaven op de begroting van het ministerie van VWS, voor de verplichtingen bedragen deze onrechtmatigheden 11,8% van alle verplichtingen op de begroting van het ministerie van VWS. Van deze onrechtmatigheden bij de uitgaven zijn 86,9% corona-gerelateerd, bij de verplichtingen betreft dit 88,5%. De onrechtmatigheden (fouten en onzekerheden) concentreren zich dus voor belangrijke mate op de corona-gerelateerde uitgaven. De cijfermatige duiding is belangrijk om onderscheid te maken tussen de reguliere bedrijfsvoering van het ministerie van VWS in 2021 en de door de crisis gestuurde bedrijfsvoering. Het ministerie van VWS wil zich gedegen verantwoorden over de aanpak van de coronacrisis. Dit gebeurt in deze bedrijfsvoeringsparagraaf onder paragraaf 1.

Het ministerie van VWS heeft in de bedrijfsvoering twee aandachtspunten die in 2021 resulteerde in fouten en onzekerheden en die ook in 2022 verdere aanpak behoeven. Het betreft het financieel en materieel beheer rondom de corona-gerelateerde uitgaven en staatssteunproblematiek bij subsidies. Het financieel beheer stond in 2021 ten aanzien van de corona-gerelateerde uitgaven wederom onder druk. Niet alleen door het volume, maar ook door de complexiteit in de uitvoering en daardoor in de verantwoording. Tegelijkertijd zijn vanaf medio 2021, vanuit het programma ‘Verbetering financieel beheer VWS’, in het proces belangrijke stappen gezet. Het ministerie heeft te maken met beheersvraagstukken die er eerst niet waren. Zo moet er voor de ingekochte goederen (testen, vaccins, beschermingsmiddelen) materieel beheer worden gevoerd. Vanwege pandemische paraatheid zal dit een blijvende verantwoordelijkheid zijn waar het ministerie in 2021 nog onvoldoende op was ingericht. Het ministerie van VWS is gedurende 2021 meer in control gekomen en er zijn belangrijke procesmatige verbeteringen doorgevoerd, maar het ministerie is nog niet compliant. Een voorbeeld hiervan is de benodigde aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Voor de regeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg was misbruik en oneigenlijk gebruik een aandachtspunt, maar vanwege de coronacrisis werd besloten om administratieve lasten te beperken om onnodige druk op de ziekenhuizen te voorkomen. Dit leidde tot een bevinding.

Het tweede aandachtspunt is staatssteun. Sinds 2018 wordt bij nieuwe regelingen altijd een staatssteuntoets uitgevoerd. Nieuwe subsidieregelingen en wijzigingen van bestaande subsidieregelingen zijn de afgelopen jaren getoetst. Voor reeds lopende regelingen is in verbetertraject staatssteuntoetsing afgesproken om deze te toetsen bij herziening of verlenging. Omdat van een aantal lopende regelingen de eerstvolgende verlenging of wijziging pas na enkele jaren gepland stond en het subsidiebedrag dusdanig hoog, is besloten om deze regelingen in 2019 toch versneld te toetsen. Er resteren nog enkele regelingen die, indien ze verlengd worden, nog in 2022 worden getoetst. Dit betekent dat er op het gebied van staatssteun nog financiële onzekerheden over de rechtmatigheid zijn. In de verantwoording 2021 is er in budgettaire zin minder onzekerheid over de rechtmatigheid vanwege staatssteun, maar tegelijkertijd is het verbetertraject nog niet afgerond en zal de aanpak vervolgd worden.

Paragraaf 1 – Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

In de onderstaande tabellen zijn de overschrijdingen van de tolerantiegrenzen betreffende rechtmatigheid opgenomen.

Het totaal aan fouten op de uitgaven en ontvangsten bedraagt over 2021 circa € 218 miljoen en het totaal aan onzekerheden circa € 1,74 miljard. Dit veroorzaakt overschrijdingen van de tolerantiegrenzen op artikel 1 en het totaal van de artikelen op de VWS-begroting. Circa 86,9% daarvan is gerelateerd aan de maatregelen die VWS heeft getroffen voor de aanpak van corona.

Het totaal aan fouten op de verplichtingen bedraagt over 2021 circa € 2,2 miljard en het totaal aan onzekerheden circa € 2 miljard. Dit veroorzaakt overschrijdingen van de tolerantiegrenzen op de artikelen 1, 4, 6, 7 en 10 op de VWS-begroting. Circa 88,5% van de fouten en onzekerheden bij de verplichtingen is gerelateerd aan de maatregelen die VWS heeft getroffen voor de beheersing van corona in 2021.

Toelichting

Hieronder worden de overschrijdingen toegelicht. Dit gebeurt op basis van de grootste posten binnen het desbetreffende artikel of onderdeel. Bij de overschrijdingen op de totaal artikelen van zowel de uitgaven als de verplichtingen is te zien dat deze grotendeels worden bepaald door de overschrijdingen op artikel 1.

Onder artikel 1 is sprake van fouten en onzekerheden gerelateerd aan de corona-gerelateerde verplichtingen van totaal € 3,3 miljard. Voor de uitgaven betreft het een bedrag van € 1,7 miljard op artikel 1. Zoals hierboven reeds benoemd, is in de coronacrisis acuut ingespeeld op wat er nodig was om de crisis te beheersen. In de controle heeft dit geleid tot een fors aantal bevindingen. Dit wil niet zeggen dat de middelen niet aan het beoogde doel zijn besteed. De fouten en onzekerheden ten aanzien van de verplichtingen en uitgaven worden veroorzaakt door een aantal factoren: inkoop (aanbesteding, overig), niet naleven van comptabele regelgeving (tijdig informeren van het parlement cf. 2.27 CW), staatssteun, M&O en overig.

Er is voor de beheersing van de coronacrisis in 2021 een veelheid aan partijen gecontracteerd. Hierbij is door het ministerie van VWS om verschillende redenen een beroep gedaan op dwingende spoed. Niet altijd kon tijdig worden geanticipeerd op de ontwikkeling van het virus. Zo was op voorhand niet te voorzien welke impact de opkomst van de omikronvariant zou hebben. Overeenkomsten waarbij het ministerie van VWS gebruik heeft gemaakt van de uitzonderingsgrond dwingende spoed betreft de overeenkomsten met de Stichting projectenbureau GGD GHOR, de Stichting Open Nederland, laboratoria en leveranciers van antigeentesten en zelftesten. Hoewel de Europese aanbestedingsregels kunnen knellen bij het bestrijden van een crisis erkent het ministerie van VWS het belang ervan. Door de coronacrisis heeft het ministerie van VWS een beroep gedaan op de uitzonderingsgrond dwingende spoed in deze aanbestedingsregels. Het ministerie van VWS heeft daarbij gebruik gemaakt van een afwegingskader en is van oordeel dat juist is gehandeld, en dat terecht een beroep is gedaan op deze uitzonderingsgrond van dwingende spoed. Uitzondering hierop is de overeenkomst met de Stichting Projectenbureau GGD GHOR waarbij onvoldoende stil is gestaan bij het hernieuwd onderbouwen van de uitzonderingsgrond dwingende spoed en dit leidt tot een fout; deze specifieke casus wordt hieronder apart toegelicht. Vanwege het ontbreken van jurisprudentie over de vraag wanneer er sprake is van een onvoorziene omstandigheid maakt dat geen volledige zekerheid kan worden gegeven. Dit maakt dat er sprake is van een fout van € 1,5 miljard en voor € 0,9 miljard dit onzeker is.

Onderdeel van de fout van € 1,5 miljard zijn de overeenkomsten met de Stichting projectenbureau GGD GHOR van € 874 miljoen, die in 2021 zijn verlengd. In 2020 is onder dwingende spoed rechtstreeks de overeenkomst met de Stichting projectenbureau GGD GHOR gesloten zodat zij de landelijke coördinerende taken konden uitvoeren voor onder meer het vaccineren, traceren en testen. In de overeenkomst was opgenomen dat deze tweemaal kon worden verlengd. Echter bij verlengingen had (wederom) een onderbouwing moeten worden opgenomen waarom de uitzonderingsgrond nog steeds van toepassing was. Na de tweede en laatste verlenging is met Stichting projectenbureau GGD GHOR voor 2022 een andere rechtmatige oplossing gezocht om deze taken goed te borgen.

Daarnaast is bij inkoopdossiers ten aanzien van de corona-gerelateerde goederen en diensten gebleken dat deze niet volledig waren. Doordat overeenkomsten soms met grote spoed tot stand kwamen en daarmee niet altijd volledig en controleerbaar zijn vastgelegd, kan de rechtmatigheid niet worden vastgesteld en leidt dit tot een onzekerheid van € 483 miljoen op de verplichtingen op artikel 1.

Normaliter wordt voorafgaand aan het verstrekken van een voorschot hoger dan € 0,5 miljoen aan een derde partij buiten de overheid een bankgarantie gevraagd of kan een verzoek tot ontheffing hiervoor worden gevraagd bij het ministerie van Financiën (Regeling Financieel Beheer Rijk, art. 13). Dit is voor een aantal zakenpartners van het ministerie van VWS niet gebeurd in 2021. Dit leidt tot een onrechtmatigheid van € 191 miljoen in de uitgaven van artikel 1.

Als laatste zijn vanuit inkoop onzekerheden ontstaan doordat de prestatieverklaringen niet kunnen worden vastgesteld voor testbeleid van werkgevers, zelftesten, uitgaven aan de laboratoria en vaccins en de afrekening van de voorschotten van de Stichting projectenbureau GGD GHOR. Dit betekent dat niet objectief en betrouwbaar kan worden vastgesteld dat de goederen en diensten bij de afgenomen aantallen zelf- en sneltesten, laboratoria en vaccins geleverd zijn. In totaal gaat het hier om een bedrag van € 1,5 miljard van de uitgaven op artikel 1.

Het ministerie van VWS is zich bewust van deze onzekerheden en heeft in 2021 inspanningen verricht om meer zekerheid over de geleverde prestaties te verkrijgen en het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik binnen het dossier traceren en testen te minimaliseren. Gedurende het jaar zijn hiertoe ingediende facturen van testaanbieders en partners van VWS gecontroleerd, zijn er afspraken gemaakt over extra beheersmaatregelen en zijn waar nodig accountantsonderzoeken gestart om meer zekerheid te verkrijgen omtrent de geleverde prestatie en de juistheid van ingediende facturen.

Op artikel 1 is sprake van een onrechtmatigheid door het niet naleven van de comptabele regelgeving. Het betreft hier het aangaan van verplichtingen voorafgaand aan het informeren van het parlement (CW 2.27). In 2020 was het parlement voor € 4 miljard niet tijdig geïnformeerd (verplichtingen). In totaal gaat het in 2021 om € 166 miljoen op artikel 1. Ten opzichte van 2020 is hier een aanzienlijke verbetering opgetreden. Dit was een belangrijk speerpunt vanuit het programma «Verbetering financieel beheer VWS» en hier is met het opstellen van incidentele suppletoire begrotingen ook op ingezet. De verplichtingen waarbij het parlement niet tijdig is geïnformeerd betreffen met name verplichtingen die in de eerste helft van 2021 zijn aangegaan voor de Stichting Open Nederland (fase 0-2) waar het parlement wel voorafgaand over is geïnformeerd door middel van een brief, maar waar de incidentele suppletoire begroting pas na het aangaan van de verplichting aan het parlement is verzonden (€ 84 miljoen). Daarnaast betreft het rioolsurveillance om zicht te houden op het virus (€ 45 miljoen) en de aanschaf van antilichamen (€ 23 miljoen) waarover het parlement te laat is geïnformeerd.

Staatsteun leidt op artikel 1 tot € 202 miljoen aan onzekerheden. Het betreft hier met name de regeling publieke gezondheid, voor de griepvaccins en coronavaccins (totaal € 186 miljoen). De griepvaccins waren in 2020 ook onzeker vanwege staatssteun. De totale omvang van de staatssteunproblematiek is afgenomen in 2021 en sluit aan bij het verbetertraject staatssteuntoetsing van het ministerie van VWS.

Voor artikel 2 betreft het afgerond € 166 miljoen aan fouten en onzekerheden ten aanzien van de verplichtingen. Dit is onder de tolerantiegrens van circa € 169 miljoen, echter wordt deze toch hier gerapporteerd wegens een basis onnauwkeurigheid en nauwkeurigheidsverval in de controle. Deze technische marges die worden aangehouden zorgen dat de maximale fout hoger kan zijn dan de tolerantiegrens. De geconstateerde fouten en onzekerheden betreffen voor € 23 miljoen fouten of onzekerheden bij de aanbesteding, voor € 66 miljoen staatssteun en voor € 8 miljoen het niet tijdig informeren van het parlement (CW 2.27). Als laatste valt onder de verplichtingen van artikel 2 een fout ten aanzien van het CIBG. Het CIBG heeft contracten overgenomen van VWS die niet op naam van het CIBG zijn gezet, daarnaast zijn deze contracten onrechtmatig verlengd in 2021. Dit telt op tot een bedrag van € 68 miljoen.

Op artikel 4 zien we in totaal € 133 miljoen aan fouten en onzekerheden ten aanzien van de rechtmatigheid. Onderdeel hiervan is een aangegane verplichting van € 35 miljoen voor de beheersing van het coronavirus in het Caribisch deel van Nederland waar het parlement niet voorafgaand over was geïnformeerd door middel van een incidentele suppletoire begroting. Op artikel 4 is er daarnaast een aantal bestaande regelingen die nog niet volledig zijn getoetst op staatsteun. Het gaat hier om de subsidieregelingen vaccinatie stageplaatsen zorg, stageplaatsen zorg II, ondersteuning van de Stichting Het Potentieel pakken en de instellingssubsidie Stichting Regioplus (totaal € 49 miljoen). Deze regelingen lopen in 2022 af. In lijn met het verbetertraject worden deze regelingen dan opnieuw getoetst. Als laatste was er onvoldoende controle op de SBI-code (overzicht standaard bedrijfsindeling) bij de Corona-banen in de Zorg (COZO) regeling op de peildatum 1 januari, dit resulteert in een onzekerheid van € 30 miljoen bij de verplichtingen op artikel 4.

Voor artikel 6 betreft het in totaal € 279 miljoen aan fouten en onzekerheden, waarvan voor € 151 miljoen voor het ontbreken van een staatssteuntoets voor de specifieke uitkering IJsbanen en Zwembaden. Het gaat daarnaast om € 87 miljoen aan corona-gerelateerde uitgaven waarvan de prestatie niet volledig kan worden vastgesteld waaronder de Tegemoetkoming Verhuurders Sportaccommodaties (TVS) en de Tegemoetkoming Amateursportorganisaties (TASO). Als laatste betreft het op artikel 6 een onzekerheid inzake de specifieke uitkering stimulering sport van € 34 miljoen.

Voor artikel 7 betreft het een onrechtmatigheid door het niet naleven van de comptabele regelgeving. Er is een verplichting van € 182 miljoen aangegaan, voorafgaand aan het informeren van het parlement. Het betreft de verplichting aan de Sociale Verzekeringsbank die de uitvoering voor het ministerie van VWS verzorgt voor de uitkering en pensioenen voor verzetsdeelnemers en oorlogsgetroffenen WO II. In dit specifieke geval is eind 2021 de verplichting voor de uitvoering in 2022 aangegaan, terwijl de totale verplichtingenruimte die door het parlement in 2021 was geaccordeerd hiervoor niet toereikend was.

Voor artikel 10 betreffen de onrechtmatigheden op de verplichtingen € 43 miljoen. Hiervan komt € 10 miljoen voort vanuit de inkopen vanuit Rijksbrede overbruggingsovereenkomsten. Andere posten die onrechtmatig zijn liggen op het vlak van het rechtmatig inhuren van externen en deze tellen op tot € 32 miljoen.

Voor wat betreft de agentschappen wordt er in totaal een onrechtmatigheid van € 37 miljoen geconstateerd. Deze onrechtmatigheid heeft voornamelijk betrekking op twee fouten. Als eerste hebben het RIVM en het CIBG onrechtmatig gebruik gemaakt van de Rijksbrede overbruggingsovereenkomsten IMOA, financieel advies, audit advies en inkoopadvies ter hoogte van € 15 miljoen voor het RIVM en € 2 miljoen voor het CIBG. Ten tweede heeft het CIBG onrechtmatig medicinale cannabis ingekocht voor € 15 miljoen. Dit komt voort uit een onrechtmatige verlening van de bestaande overeenkomst voor levering. Er wordt gewerkt aan een nieuwe aanbesteding om weer te zorgen voor een rechtmatige overeenkomst.

Ten aanzien van de afgerekende voorschotten betreffen de onrechtmatigheden opgeteld € 787 miljoen. Hiervan heeft € 193 miljoen betrekking op de subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg (KiPZ) 2020 ‒ 2022 die aangemerkt is als onzeker. Deze onzekerheid is ontstaan omdat er gekozen is een beoordelingsverklaring te vragen in plaats van een controleverklaring. Dit maakt dat in mindere mate van zekerheid vastgesteld kan worden of de verleende subsidie terecht verleend is. Deze subsidie is bedoeld voor alle activiteiten ten behoeve van het opleiden van medewerkers in ziekenhuizen en klinieken. De uitbraak van corona heeft grote impact op de uitvoering van de opleidingsactiviteiten: veel activiteiten zijn niet doorgegaan of zijn vervangen door alternatieve activiteiten. Begin juli 2020 heeft VWS daarom bestuurlijke afspraken gemaakt met de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) en de Nederlandse Federatie van Universitair Medisch Centra (NFU). De kern van deze afspraken is dat ziekenhuizen zich zo goed als mogelijk volgens de huidige regeling zullen verantwoorden. Gelet op de hoge druk die is ontstaan op de ziekenhuizen is tevens gezocht naar een manier om de administratieve last bij de verantwoording te verminderen voor de duur van de regeling (t/m 2022). Daarbij is gekozen voor een beoordelingsverklaring die minder zekerheid biedt. Naast deze onzekerheid op de KiPZ is ook een afgerekend voorschot van € 167 miljoen met de Stichting Projectenbureau GGD GHOR als onzeker aangemerkt in de controle. De overige bedragen hebben voornamelijk betrekking op een subsidieregeling in de sportsector van € 172 miljoen en de zorgtoeslag € 140 miljoen.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De verzorging en aanlevering van niet-financiële informatie door beleidsdirecties van VWS (die hiervoor primair verantwoordelijk zijn) wordt op een ordelijke en controleerbare wijze uitgevoerd. Er wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de Staat van Volksgezondheid; wanneer dit niet mogelijk is komt de informatie uit andere openbare bronnen. In afwijking van de Rijksbegrotingsvoorschriften is het beleidsverslag langer dan tien pagina's. Dit om recht te doen aan het omvangrijke domein van VWS en om indicatoren op te nemen die een beeld geven van de staat van de zorg in relatie tot het beleid van het ministerie van VWS.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering

Subsidiebeheer

Ten aanzien van het subsidiebeheer bij VWS wordt hierna achtereenvolgens ingegaan op staatssteuntoetsing en het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies.

Staatssteuntoetsing

In het Verantwoordingsonderzoek VWS 2020 van de Algemene Rekenkamer is het ontbreken van de staatssteuntoets op de bestaande subsidieregelingen als bevinding aangemerkt. Eind 2017 is VWS gestart met een verbetertraject ten aanzien van staatssteuntoetsing. Dit is gericht op subsidieregelingen, instellingssubsidies en op projectsubsidies. Eind 2020 is de Tweede Kamer per brief (Kamerstukken II 2020/21, 29 214, nr. 87) geïnformeerd over de voortgang van de staatssteun bij subsidies. Vanaf 2018 worden alle nieuwe regelingen en wijzigingen of herzieningen van bestaande subsidies op staatssteun getoetst. Bestaande subsidieregelingen die nog niet volledig zijn getoetst, worden voor een verlenging of herziening alsnog van een toets voorzien. De jaarlijkse instellingssubsidies en alle nieuwe projectsubsidies dienen vóór verlening op staatssteun te worden getoetst. In 2021 is de voorgaande lijn gevolgd. Voorafgaand aan publicatie en inwerkingtreding, worden alle nieuwe en verlengde subsidieregelingen door het Expertisecentrum Subsidies (ECS) getoetst op rechtmatigheid en uitvoerbaarheid. De staatssteuntoets is hier ook onderdeel van.

Beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies

In 2021 zijn stappen gezet, zowel op het gebied van uitbreiding van de bestaande MenO-registratie als het interdepartementale MenO-register. Om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen houdt het ministerie van VWS een overzicht bij van onregelmatigheden bij subsidies. De MenO-registratie is in april 2021 uitgerold bij ZiNL, ZonMw en RVO. Medio 2021 is op initiatief van het ministerie van Financiën een werkgroep gestart om de interdepartementale handreiking MenO te herschrijven. In Q1 2022 wordt de interdepartementale handreiking MenO naar verwachting vastgesteld.

Overigens is een besluit over een interdepartementaal MenO-register nog niet genomen in 2021. Het vraagstuk ligt nog bij het ministerie van Justitie en Veiligheid en de Autoriteit Persoonsgegevens. Het Ministerie van Financiën wil dit register preventief inzetten om daarmee de belangen van de rijkssubsidies te beschermen. VWS steunt dit perspectief.

Er is daarnaast extra ingezet op kennis en informatie over subsidies en in het bijzonder van MenO door het inrichten van workshops en kennissessies. De directie Kwaliteit, Proces en Advies (KPA) heeft in 2021 een onderzoek naar het MenO gebruik uitgevoerd. Het onderzoek heeft verbeterpunten opgeleverd waarmee VWS aan de slag is gegaan.

Inkoopbeheer

Voor de meeste inkopen en subsidies is er geen discussie over de instrumentkeuze. Ter ondersteuning bleef de ‘beslisboom subsidie of inkoop’ het instrument voor de keuze tussen een inkoop of subsidie. Bij twijfelgevallen kon op verzoek juridisch advies worden ingewonnen bij de directie Wetgeving en Juridische Zaken (WJZ). Voor situaties waarin zowel het instrument subsidie of een inkoop overwogen kan worden, is een afwegingskader opgesteld. Begin 2022 is deze vastgesteld dat, daar waar nodig, vanaf het moment van vaststelling, in de desbetreffende inkoopdossiers de afweging voor het instrument inkoop schriftelijk wordt gemotiveerd en wordt opgenomen in het inkoopdossier.

Om de toetsing van de in de Europese aanbestedingswet genoemde uitzonderingsgrond ‘dwingende spoed’ te verbeteren, is het afwijkingskader uitzonderingen en afwijkingen opgesteld en vastgesteld. Voor nieuwe inkopen wordt het voldoen aan de eisen die de aanbestedingswet stelt, om een rechtmatig gebruik van de uitzonderingsgrond te borgen, schriftelijk gemotiveerd en getoetst door de afdeling juridische zaken. Tevens is de afwijkingsprocedure, waarbij bewust wordt afgeweken van de Europese aanbestedingswetgeving, verder aangescherpt voor wat betreft procedure, registratie en toezicht daarop en is deze aanscherping in het eerste kwartaal van 2022 afgerond.

Om de (tijdige) dossiervorming te verbeteren zijn twee sporen ingezet. Het eerste spoor betreft de overgang naar een specifieke applicatie voor inhuur. VWS heeft per november 2021 de applicatie van het ministerie van BZK hiervoor in gebruik genomen en voert momenteel nog de transitie uit van lopende dossiers. Alle nieuwe inhuur verloopt via de SSC-inhuurdesk van het ministerie van BZK, zodat digitale dossiervorming en ondertekening is geborgd. Het tweede spoor betreft de versterking van de inkoopfunctie in de breedte zodat contractbeheer en de ‘spend-analyses’ verder onder controle komen. In het laatste kwartaal zijn eigen sourcingadviseurs en contractmanagers aangesteld. Ten aanzien van de ICT-inkoopapplicatie is een toetsing op de functionaliteiten uitgevoerd, is een stuurgroep ingericht en wordt momenteel onderzocht of VWS zal aansluiten op initiatieven van andere departementen of toch zelfstandig een applicatie uit de markt aanschaft. Ten slotte is bij Dienst Testen een AO opgesteld waarin onder meer eisen zijn gesteld aan de inkoopdossiervorming inclusief onderbouwing van bepaalde keuzes in het inkoopproces.

Financieel beheer

Omtrent het financieel beheer van de corona-gerelateerde verplichtingen en uitgaven heeft de Algemene Rekenkamer over 2020 geoordeeld dat deze tekort is geschoten. Gegeven de omvang heeft de Algemene Rekenkamer bezwaar gemaakt. Dit bezwaar is opgeheven na het opstellen van een verbeterplan. Met dit verbeterplan is het programma ‘Verbetering financieel beheer VWS’ in het leven geroepen. In mei 2021 is dit programma van start gegaan, waarbij het programmaplan extern is doorgelicht door KPMG. Om de geconstateerde onvolkomenheid van de Algemene Rekenkamer rond het financieel beheer te adresseren is gewerkt vanuit drie sporen: het herstellen van gemaakte fouten in 2020 en 2021, het voorkomen van onrechtmatigheden en het structureel versterken van het financieel beheer binnen VWS.

De verbeteringen vanuit het programma worden in de laatste paragraaf toegelicht. De bevindingen van de Algemene Rekenkamer over 2020 waarop in 2021 beperkt resultaat is geboekt zijn terug te zien in de hierboven geconstateerde onrechtmatigheden. Het gaat hier dan voornamelijk over het deugdelijk onderbouwen van geleverde prestaties of goederen en de onderbouwing van directe gunningen. De absolute omvang van de corona-gerelateerde verplichtingen en uitgaven, die in 2021 groter is geworden ten opzichte van 2020, heeft daar een rol in gespeeld. Daarnaast bleek de problematiek complexer dan van tevoren werd ingeschat. Dit bemoeilijkte de snelheid waarmee de geconstateerde bevindingen adequaat kunnen worden geredresseerd in zichtbare verbeterde resultaten.

Materieel beheer

Gegeven de verantwoordelijkheid vanuit het ministerie van VWS voor het beheer van sinds 2020 een groot aantal ingekochte goederen, denk aan de beschermingsmiddelen, beademingsapparatuur, vaccins, (zelf)testen en dergelijke moest het ministerie van VWS het materieel beheer vormgeven. In 2021 is dit voornamelijk decentraal geregeld met veel verschillende dienstverlenende logistieke partijen. Gezien de gewenste snelheid van inkoop en leveringen van voorraden is hier wegens praktische redenen voor gekozen. Het ministerie van VWS is zich bewust dat het een centrale regierol te vervullen heeft op deze voorraden en dat het materieel beheer een blijvend aandachtspunt is.

Voor het materieel beheer is in 2021 gewerkt aan een aanwijzing die begin 2022 is vastgesteld voor de producten die het ministerie van VWS heeft aangeschaft in de coronacrisis. Met deze aanwijzing kunnen de interne procedures en richtlijnen worden vastgesteld voor het materieel beheer van de verschillende producten. De aanwijzing wordt in 2022 verder uitgewerkt en heeft eveneens als aandachtspunt het inrichten van centrale regie. Daarnaast zal in richtlijnen ook worden vastgesteld hoe het ministerie omgaat met het afstoten van goederen of donaties en schenkingen van goederen aan het buitenland.

Onrechtmatigheden categoriemanagement

In 2021 heeft het ministerie van VWS onrechtmatige uitgaven gedaan voor inkopen onder categoriemanagement. Het ministerie van IenW is categoriemanager van een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. In november 2020 is VWS door het ministerie van IenW geïnformeerd over het oordeel van de ADR dat een viertal overbruggingscontracten onrechtmatig is. Het gaat daarbij om: Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten. Het ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf in haar jaarverslag. Het door het ministerie van IenW voorzien in rechtmatige rijksbrede raamovereenkomsten heeft onvoorziene vertraging opgelopen, waardoor genoemde overbruggingscontracten over geheel 2021 nog van kracht zijn gebleven.

Externe inhuur

Het ministerie van VWS heeft in 2021 24,6% van de personele uitgaven besteed aan de inhuur van externen. Dit is een overschrijding van de norm met 14,6%-punt (de norm bedraagt 10%). Als gevolg van Covid-19 hebben met name het RIVM, CIBG maar ook de VWS-kern te maken gehad met relatief hoge uitgaven voor externe inhuur. In de bijlage Inhuur externen wordt de achtergrond voor deze uitgaven bij de genoemde onderdelen nader toegelicht.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Informatiebeveiliging

In 2021 heeft het ministerie van VWS stappen gezet in de professionalisering van haar informatiebeveiliging. Zo is er een nieuwe Chief Information Security Officer (CISO) Concern aangenomen en is er een ISO Concern positie toegevoegd aan de formatie. De samenwerking tussen de Beveiligingsautoriteit, Functionaris Gegevensbescherming, Integriteitscoördinator Concern, Concern Privacy Officer en CISO Concern is verder geprofessionaliseerd. Hierbij zijn de taken en verantwoordelijkheden nauwgezet op elkaar afgestemd en vindt er een intensieve samenwerking plaats.

Het ministerie van VWS heeft een voortrekkersrol genomen in de kanalisering van informatie over de activiteiten rond kwetsbaarheden in de tool Log4j. Daarbij nam het ministerie van VWS de coördinatie voor de zorgsector op zich. De kwetsbaarheid in Log4j komt in veel verschillende ICT-applicaties voor, waarvoor de potentiële impact van misbruik relatief groot was. De dreiging van een grotere crisis met brede uitval in de zorgsector was reëel. Er is zo breed mogelijk gecommuniceerd in de sector om iedereen te informeren over de dreiging en om handelingsperspectief te bieden. Door preventief handelen kan de impact worden beperkt en verstoring van diensten mogelijk worden voorkomen. Een nieuwe ontwikkeling is de betrokkenheid van het Departementaal Crisis Centrum VWS bij de incidentrespons. Hierdoor kon het ministerie van VWS op een natuurlijke wijze aansluiten op de landelijke crisisstructuur. Op de positieve resultaten van deze samenwerking zal verder worden voortgebouwd, om zowel de concernonderdelen als de bredere zorgsector goed te kunnen bedienen bij een volgend incident of een digitale crisis.

Het ministerie van VWS stuurt op informatiebeveiliging door nauwe samenwerking tussen de concernonderdelen van VWS. Door kennis en ervaringen uit te wisselen op het gebied van informatiebeveiliging wordt de kennis van betrokken organisaties verder verhoogd. Dit stelt organisaties in staat om hun volwassenheidsniveau te verhogen. In 2022 zal VWS met de jaarlijkse In Control Verklaring (ICV) rapporteren over de risico’s op het gebied van informatiebeveiliging aan het ministerie van BZK. Op andere punten waar informatiebeveiliging verbetering behoeft, zijn verbeterplannen aanwezig. Maatregelen die kunnen worden ingezet, zijn bijvoorbeeld het organiseren van een cyberoefening of het formuleren van departement brede uitgangspunten voor risicomanagement.

Lifecycle Management

In het Verantwoordingsonderzoek 2020 van de Algemene Rekenkamer dat zich richtte op de vraag in hoeverre het concern VWS voldoende grip heeft op de lifecycle van haar primaire processen en de risico’s van bestaande ICT-systemen, is het Applicatie Lifecycle Management als onvolkomenheid geregistreerd. Hier heeft de directie Informatiebeleid VWS gehoor aan gegeven. In 2021 heeft de werkgroep Applicatie Lifecycle Management een start gemaakt met het in beeld brengen van de bedrijfskritische applicaties. Ook is gestart met de inrichting van een rapportage die inzicht biedt in de huidige (toe)stand van het applicatielandschap, zodat het onderhoud en de daarbij behorende investering op een gecontroleerde wijze kan worden uitgevoerd en tijdig gestart kan worden met het vervangen of vernieuwen van het applicatielandschap of onderdelen daarvan. De Chief Information Officer (CIO) VWS heeft hiermee een tool in handen, om integraal te kunnen sturen en adviseren over het onderhoud en beheer van alle ICT-applicaties die vallen onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van VWS. Het doel is dat komend jaar (2022) het LCM-register verder wordt doorontwikkeld.

Paragraaf 2 – Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

MenO-beleid

Fraudebestrijding en M&O beleid

Het programma Rechtmatige Zorg 2018-2021 – aanpak van fouten en fraude in de zorg, is in 2021 afgerond. De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) en de Aanpassingswet (A)Wtza zijn per 1 januari 2022 in werking getreden. De acties uit de sectoraanpak zijn voltooid en inmiddels is 65% van de gemeenten aangesloten bij het Informatie Knooppunt Zorgfraude (IKZ). Voor een uitgebreid verslag van de resultaten van het programma wordt verwezen naar de rapportage Rechtmatige Zorg 2018-2021 die de Tweede Kamer begin 2021 heeft ontvangen.

De aanpak van fraude en fouten in de zorg vraagt onverminderd aandacht van alle betrokken partijen en het ministerie van VWS. De uitkomsten van eerdere programma’s moeten hun beslag krijgen in de praktijk. Om malafide zorgaanbieders zoveel mogelijk te weren is er een aantal wetten in voorbereiding, waaronder het wetsvoorstel voor de Wet integere bedrijfsvoering zorgaanbieders. In dit wetsvoorstel worden ook nadere voorwaarden gesteld aan winstuitkering. Voor de opsporing is goede gegevensdeling essentieel. Zoals bekend is, kan een frauderende zorgaanbieder in gemeente A wiens contract beëindigd wordt, zijn praktijken voortzetten in gemeente B zonder dat deze gemeenten daarvan op de hoogte zijn. Om dit knelpunt in de gegevensdeling op te lossen, ligt het Wetsvoorstel bevorderen samenwerking en rechtmatige zorg (Wbsrz) in de Tweede Kamer voor. Verder gaat het in deze fase van de aanpak vooral om het versterken van de uitvoeringspraktijk, zoals het ondersteunen van gemeenten bij succesvolle regionale interventie-aanpakken. Voor de zomer wordt invulling gegeven aan de afspraak uit het coalitieakkoord om niet-integere zorgbestuurders en zorgondernemers aan te pakken.

Ter ondersteuning van de bestrijding van de COVID-19 crisis zijn vanuit het ministerie van VWS verschillende digitale applicaties ontwikkeld. Denk aan CoronaMelder, CoronaCheck en GGD Contact. Bij de ontwikkeling van deze applicaties zijn de hoogste eisen gesteld aan (informatie)beveiliging en gegevensbescherming. Daarnaast wordt vanuit het ministerie van VWS zelf actief het stelsel bewaakt. Dit gebeurt onder andere door vanuit het perspectief van een kwaadwillende naar de eigen systemen te kijken. Daarnaast is de Kwetsbaarheden Analyse Tool (KAT) ontwikkeld, van waaruit de systemen proactief kunnen worden gescand op onveiligheden. Indien uit deze monitoring meldingen volgen van mogelijk misbruik, worden deze signalen nagelopen en hier duiding aan gegeven. Indien hier aanleiding voor is, wordt de melding overgedragen aan de autoriteiten. Dit is in 2021 enkele keren voorgekomen, bijvoorbeeld bij vermeende fraude bij de afgifte van coronatoegangsbewijzen.

Uitvoerings- en privacy risico’s grote lopende ICT-projecten

DUS-I (groot ICT project en tevens benoemd op het Rijks ICT dashboard)

In juli 2018 heeft DUS-I een programma gestart met als doel het realiseren en in gebruik nemen van een nieuw Subsidieplatform, waarmee DUS-I de efficiëntie van haar processen kan optimaliseren en de risico’s op uitval en onrechtmatigheid tot een minimum kan beperken. Deze ontwikkeling is in november 2021 afgesloten met een gefaseerde en beheerste realisatie van het Subsidieplatform door middel van een Agile aanpak. Het eindresultaat is een stabiel werkend en gebruikersvriendelijk Subsidieplatform waarmee een groot deel van het subsidieproces kan worden ondersteund. Met deze nieuwe informatievoorziening is de continuïteit van de subsidie-uitvoering door DUS-I gewaarborgd.

De opgeleverde resultaten bestaan grofweg uit de volgende drie onderdelen: een klantportaal, het behandelportaal en managementinformatie.

Daarmee is de projectfase naar tevredenheid en met akkoord van de opdrachtgever en stuurgroep beëindigd. Verder beheer en doorontwikkeling vinden plaats in de lijnorganisatie die daarvoor is ingericht.

Gebruik open standaarden en open source software

Binnen het concern VWS wordt indien mogelijk gestreefd naar het gebruik van open standaarden. In een aantal gevallen, bijvoorbeeld bedrijfsvoering met gevoelige informatie, of vanwege een andere technische oplossing, is het gebruik van open standaarden niet altijd mogelijk. Dit geldt ook voor functionele inkoop van software binnen het ministerie van VWS. Indien het proces (functioneel, cq. non-functioneel) een dergelijke IV ondersteuning toelaat, hebben open source oplossingen de voorkeur en worden als wens in het programma van eisen opgenomen.

Betaalgedrag

In 2021 heeft VWS een percentage van 94% tijdig betaalde facturen gerealiseerd (facturen betaald binnen 30 dagen). Dit ligt onder de norm van 95%. Een belangrijke oorzaak is het achterblijven van tijdige betalingen bij het RIVM. In de tweede helft van 2021 zijn acties ingezet om de knelpunten in het betaalgedrag bij het RIVM op te lossen. De acties hebben nog niet geleid tot een percentage binnen de norm voor 2021. De verwachting is dat het betaalgedrag in 2022 weer binnen de gestelde norm zal vallen.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee van VWS heeft in 2021 negen keer vergaderd. De frequentie van de bijeenkomsten is verhoogd ten opzichte van voorgaande jaren vanwege de bevindingen over 2020 ten aanzien van het financieel beheer omtrent de corona-gerelateerde uitgaven. Het Audit Committee heeft met name aandacht besteed aan de voortgang van het programma Verbetering financieel beheer VWS (verbeterplan). Daarnaast zijn de gebruikelijke zaken als het jaarverslag VWS 2020, het Auditrapport VWS 2020, het Verantwoordingsonderzoek VWS 2020 en de interim-rapportage van de Auditdienst Rijk 2021 besproken.

Checks and Balances subsidieregelingen

Nieuwe en verlengde subsidieregelingen worden door het Expertisecentrum Subsidies (ECS) getoetst op rechtmatigheid en uitvoerbaarheid. De risicoanalyse die bij elke subsidieregeling verplicht is, vormt daarvoor belangrijke input. Het ECS bestaat uit subsidiespecialisten van de directie Wetgeving en Juridische Zaken, de directie Financieel-Economische Zaken en de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen. Alleen regelingen voorzien van een paraaf van de voorzitter van het Expertisecentrum mogen ter ondertekening worden voorgelegd aan de minister. In 2021 zijn extra overleggen van het Expertisecentrum gevoerd om coronamaatregelen en coronaregelingen te bespreken. De bovenstaande checks and balances zijn zo veel mogelijk gebruikt.

Nationaal Groei Fonds (NGF)

Met het NGF investeert het kabinet de komende jaren in projecten die zorgen voor duurzame economische groei. Het betreft gerichte investeringen op drie terreinen: (1) R&D en innovatie, (2) infrastructuur en (3) kennisontwikkeling. Het fonds wordt beheerd door de ministeries van Economische Zaken en Klimaat en Financiën. Het fonds heeft in 2021 alleen gelden uitgekeerd aan projecten die zijn goedgekeurd in de eerste ronde. In de eerste ronde was het voor het ministerie van VWS nog niet mogelijk om zelf voorstellen in te dienen. Zodoende heeft het ministerie van VWS in 2021 geen gelden vanuit het NGF ontvangen.

Toezicht normenkader financieel beheer

Het ministerie van VWS past in zijn toezicht relaties met de zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak het normenkader financieel beheer waar mogelijk toe. Er hebben zich in 2021 geen beleidsmatige of algemene ontwikkelingen voorgedaan ten aanzien van het toezicht op dit normenkader.

Paragraaf 3 – Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen bedrijfsvoering

Verbetering open bestuurscultuur

Het ministerie van VWS heeft in 2021, mede ter bevordering van een open bestuurscultuur, besloten om zo snel en zorgvuldig mogelijk transparant inzicht te bieden over de aanpak van de coronacrisis. Om dit mogelijk te maken verwerken 100 juristen vanuit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zo’n twee miljoen corona-gerelateerde documenten. Per maand en per categorie worden deelbesluiten genomen jegens in totaal 270 verzoekers. Per deelbesluit zijn gemiddeld genomen zo’n 200 belanghebbenden betrokken. Het vorige kabinet heeft over deze aanpak gerapporteerd (brief van 21 juli 2021). De Raad van State heeft deze aanpak in oktober 2021 aangemerkt als verenigbaar met de Wob. In het vierde kwartaal van 2021 zijn op basis van een kleine 100.000 documenten deelbesluiten genomen. Daarnaast spande de directie Nafase Covid-19 zich in om onderzoeken te begeleiden en documenten en besluiten te archiveren.

Verbeteringen in subsidiebeheer

Het ministerie van VWS is in mei 2021 een programma gestart om het financieel beheer structureel te versterken, waaronder het MenO-beleid bij subsidies. Hiertoe zijn risicoanalyses en uitvoeringstoetsen als voorwaarde voor verstrekking van een subsidie opgenomen. Voorts is het ministerie van VWS in 2021 gestart met de eerste opleidingen rondom het uitvoeren van risicoanalyses, zodat de norm zich ook vertaald naar inzet in de praktijken heeft VWS een aanvang gemaakt om de interne controle meer risicogericht vorm te geven.

Tevens is in oktober het project ‘Monitor Subsidies’ opgestart. Deze monitor helpt het ministerie van VWS bij het inzicht, bewaken en waar nodig tijdig bijsturen van de risico’s van de subsidieregelingen.

Verbetering Financieel Beheer

Het programma ‘Verbetering financieel beheer VWS’ heeft zich in 2021 gericht op de tekortkomingen binnen het financieel beheer van VWS zoals die zijn benoemd in het Auditrapport VWS 2020 van de ADR en het Verantwoordingsonderzoek VWS 2020 van de Algemene Rekenkamer. Het programma heeft risico georiënteerd de focus gelegd op de corona-gerelateerde uitgaven. Onder meer omdat het volume ten opzichte van 2020 in 2021 verder toenam. Naast het budgettaire volume was ook de complexiteit van de onderwerpen groot. Het inzicht in de fouten en onzekerheden in opmaat naar het jaarverslag 2021 is in het proces een belangrijke stap geweest. Het resultaat is uiteindelijk in absolute zin vooralsnog beperkt: de omvang van de fouten en onzekerheden zijn fors. Het programma heeft vanaf medio 2021 beperkt de tijd en daardoor een beperkte impact gehad als het gaat om zichtbare resultaten (minder fouten en onzekerheden) en een volledig getrouw beeld. Er zijn echter wel degelijk zichtbare resultaten behaald om de opgave scherp te krijgen en verder op te pakken in het project ‘Herstel’. Daarnaast zijn potentiële onrechtmatigheden gesignaleerd en zijn daadwerkelijke nieuwe fouten en onzekerheden voorkomen. Het project ‘kraan dicht’ heeft hier een belangrijke bijdrage aan geleverd, tezamen met de betrokken directies. Een belangrijk resultaat is bereikt ten aanzien van het tijdig informeren van het parlement. De omvang van de aangegane begrotingsonrechtmatigheden is ten opzichte van 2020 sterk gereduceerd (van 50% naar 2% onrechtmatigheid bij de corona-gerelateerde uitgaven). In 2021 zijn naast de reguliere begrotingsstukken veertien incidentele suppletoire begrotingen (ISB’s) verstrekt om te voldoen aan de vereisten van de Comptabiliteitswet (inclusief toepassing van artikel 2.27, tweede lid) en is een kader opgesteld hoe omgegaan moet worden met de vereisten van de Comptabiliteitswet.

Intern heeft het ministerie van VWS een aantal procedures veranderd die het financieel beheer ten goede komen, gericht op verbetering op alle niveaus van VWS. Zo worden vanaf juli 2021 geen spoedbetalingen meer verricht. Hierdoor volgen alle betalingen de reguliere processen en de daarbij behorende controles. In het inkoopproces is een afwegingskader voor het gebruik van dwingende spoed opgesteld en gedeeld met de directies die vanwege de corona-gerelateerde uitgaven hiermee te maken hebben. Daarnaast is er een procedurewijziging vormgegeven waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen afwijkingsnota’s waarin voorafgaand toestemming wordt gevraagd voor het aangaan van onrechtmatigheid en afwijkingsnota’s waarin reeds ontstane onrechtmatigheden worden bekrachtigd. Deze procedure is inmiddels in de Bestuursraad van het ministerie van VWS vastgesteld. Beide procedures vragen bovendien een verbeterplan om herhaling van de afwijking te voorkomen. Dit vergroot de bewustwording om afwijkingen te voorkomen en in 2022 wordt dit gemonitord.

In 2021 is een aparte (project)structuur in het administratieve systeem gecreëerd voor corona-gerelateerde uitgaven. Met deze herinrichting kunnen de begroting en realisatie ook voor die uitgaven eenvoudiger worden weergegeven en vraagt dit minder handmatige handelingen. Evenwel is het nog steeds nodig om handmatig de begrotingstanden te koppelen aan de vastgelegde verplichtingen en gerealiseerde uitgaven. Daarnaast is een handleiding externe inhuur gemaakt voor de juiste vastlegging in de administratie van uitgaven aan externe inhuur en hebben hier een tussentijdse controle en correcties plaatsgevonden.

Er zijn in 2021 meer controles uitgevoerd op corona-gerelateerde uitgaven, zowel in de administratie als ten aanzien van de geleverde prestaties en volledigheid van dossiers. Voor wat betreft het eerste konden daarmee (meer) correcties in de financiële administratie onder regie van het ministerie worden uitgevoerd. Daarnaast is voor nog af te rekenen voorschotten in 2022 een overleg gestart met de betrokken partijen. Het ministerie erkent dat in 2022 veel voorschotten nog afgerekend moeten worden. Op die manier wil VWS zich in 2022 ook kunnen verantwoorden over de verleende bijdragen in 2021 voor de corona-gerelateerde uitgaven aan onder meer de GGD’en, de Stichting projectenbureau GGD GHOR en de Stichting Open Nederland. Daarnaast zal de controle voor het vaststellen van de prestaties, worden voortgezet in 2022.

Als laatste verbetering is de financiële kolom van het ministerie versterkt met 20 fte’s in 2021. Het gericht versterken van de financiële functie (1e en 2de lijn) past binnen het structureel borgen van het programma binnen VWS. Verder is de aanschrijving voor de P&C-cyclus eind 2021 opgesteld voor 2022. De structurele borging van het financieel beheer wordt in 2022 voortgezet. Het ministerie van VWS is zich bewust dat de opgave op onderdelen nog fors is.