In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’).Verder schrijft artikel 3.5 van de Wet open overheid voor dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en in de jaarlijkse verantwoording verslag doet van de uitvoering ervan (de openbaarheidsparagraaf). Het doel van de Woo is een open overheid, die zorgdraagt voor een adequate en toegankelijke informatievoorziening op basis van een ordentelijke informatiehuishouding. De uitdagingen op het vlak van informatiehuishouding binnen JenV zijn omvangrijk en divers van aard en over een periode van jaren ontstaan. Redenen hiervoor zijn onder meer een explosieve groei van data en informatie, het sterk toegenomen gebruik ervan, personele krapte en complexe wet- en beleidsstelsels die met deze informatie uitgevoerd en ondersteund moeten worden. De veelheid en verscheidenheid aan deelnemende JenV-onderdelen en organisaties, die ook nauw samenwerken in ketens zoals bijvoorbeeld de strafrechtketen en de migratieketen, kennen onderlinge afhankelijkheden en maken het tot een zeer uitdagend geheel. Het programma Open op Orde werkt samen met de lijnorganisaties aan de meerjarige (2021-2026) veranderopgave. De Nationale Politie en Rechtspraak hebben o.b.v. hun rechtstatelijke positie een eigen actieplan ingediend en ook eigen budget toegekend gekregen. Hierover vindt separaat verslaglegging plaats. Inhoudelijk wordt daar waar kan samengewerkt als één JenV.
Het programma Open op Orde JenV hanteert een portfolio, ingedeeld in drie prioritaire categorieën:
1. Prioriteiten regeringscommissaris: Deze prioriteiten kenmerken zich door een centraal kader vanuit Bureau Regeringscommissaris (BRC), waarbij de basis is gezamenlijke, uniforme oplossingen voor alle deelnemende departementen te bewerkstelligen. In deze categorie ontzorgt het programma de organisaties in het voldoen aan en aansluiten op de ontwikkelde oplossingen.
2. JenV brede prioriteiten: Dit zijn papier uit de ketens, digitalisering van de werkprocessen en het verbeteren van de datakwaliteit (in de keten). Aan deze prioriteiten wordt door taskforces gewerkt aan de hand van een centrale JenV aanpak, waarbij iedere organisatie vanuit het programma ontzorgd wordt om invulling te geven aan deze 3 prioriteiten. Eén gezamenlijke werkwijze, herhaalbare processtappen en één gezamenlijke oplossing per prioriteit zijn hiervoor gehanteerde sleutelbegrippen.
3. Prioriteiten uitvoeringsorganisaties: In deze categorie wordt door (individuele) organisaties gewerkt aan specifieke initiatieven die een directe bijdrage leveren aan de doelen van Open op Orde en niet in de eerder genoemde categorieën vallen. Deze projecten worden (deels) gefinancierd vanuit de POK/IHH-gelden (POK/IHH staat voor Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag/Informatiehuishouding) . Het programma ondersteunt en helpt de uitvoeringsorganisaties bij het aanscherpen van de planvorming en waar gewenst de uitvoering.
Aangezien de vraag de beschikbare middelen overstijgt, is het maken van transparante keuzes onontbeerlijk. In het keuzeproces is de maatschappelijke behoefte centraal gesteld en daarmee de impact die (op termijn) bereikt gaat worden. Aan die impact is een strategisch doel gekoppeld. Burgers, pers, historici en leden van het parlement moeten kunnen beschikken over informatie die juist, volledig, betrouwbaar en toegankelijk is. Hiervoor wordt het door JenV ontwikkelde afwegingskader gehanteerd, met daarin de volgende aspecten:
– Wettelijk, er is een wettelijke plicht om het initiatief op te pakken (bijvoorbeeld de Archiefwet).
– Kabinetsprioriteit, initiatieven die door het Kabinet als (maatschappelijk) urgent en prioritair zijn aangemerkt.
– Samenleving, aantoonbare verbetering van de manier waarop de Rijksoverheid haar werk doet voor de samenleving.
– Parlement, aantoonbare verbetering van de manier waarop het parlement van informatie wordt voorzien.
– Ketensamenwerking, draagt bij aan een verbeterde bedrijfsvoering van meerdere organisaties in de keten.
– Eigen bedrijfsvoering, draagt bij aan een verbeterde bedrijfsvoering binnen de eigen uitvoeringsorganisatie.
– Mede financiering, de uitvoeringsorganisatie draagt zelf bij aan de benodigde middelen (eigen begroting).
Op voorhand worden uitsluitingscriteria toegepast zoals bijvoorbeeld ‘of elders ook financiering is gevraagd’ of ‘betreft het uitsluitend een vraag om mensen zonder dat daar resultaat aan gekoppeld is’. Wat overblijft zijn de initiatieven die deel uitmaken van het programmaportfolio Open op Orde.
Omdat veel initiatieven grote investeringen vragen en daarmee vaak ook een lange doorlooptijd kennen, worden de initiatieven uitgewerkt in kleinere werkpakketten. De werkpakketten kennen een doorlooptijd van normaliter 3 tot 5 maanden en vertegenwoordigen een waarde van ongeveer € 250.000,-. Op deze manier blijft het programma wendbaar en is eventueel bijsturen en/of herprioriteren tijdig mogelijk.
Ook deze werkpakketten worden geordend. Dit gebeurt op basis van hun bijdrage aan kritieke succesfactoren in de Informatiehuishouding. Voor elk initiatief wordt bepaald wat de meest waardevolle werkpakketten zijn die als eerste opgepakt worden. Er is dus niet alleen sprake van het prioriteren van initiatieven maar er van het ordenen van werkpakketten binnen een initiatief. De ordening van werkpakketten vindt plaatst binnen de backlog van elke afzonderlijke prioritaire categorie.
JenV heeft dit geconcretiseerd in het volgende schema, van Input naar Impact.
De ordening gebeurt op basis van de bijdrage van het werkpakket aan vijf kritieke succesfactoren voor het verbeteren van de informatiehuishouding: «waar we beter in moeten worden»:Verbeterde duurzame toegankelijkheid, het vermogen dat aanwezige en gebruikte gegevens (incl. documenten en content) leesbaar en in de oorspronkelijke vorm beschikbaar blijven gedurende de wettelijke termijn.Verbeterde traceerbaarheid van processtappen, het vermogen om de wijze waarop een resultaat tot stand is gebracht te reconstrueren op basis van de doorlopen stappen die tot dit resultaat hebben geleid.Vergrote betrouwbaarheid van gegevens, het vermogen om de waarde (data) van een gegeven (betekenis) op een juiste manier te kunnen duiden in termen van betekenis, authentiek, controleerbaar, correcte substitutie.Vergrote kenbaarheid van de datacontext, het vermogen om de juiste context van de beschikbare data (waardes) te interpreteren (transitie van ‘data’ naar 'informatie'). Om juist gebruik van data te verhogen is het noodzakelijk om de betekenis (zie 'betrouwbaarheid gegevens') en de context te weten waarin de data is ontstaanVerbeterde beschikbaarheid en juiste IHH kennis en kunde, de vaardigheden van medewerkers vormen een belangrijke component om het gestelde doel te behalen. Zowel in termen van communicatie met de maatschappelijke doelgroepen als het beheren en (door)ontwikkelen van de benodigde oplossingen.
De initiatieven en de daaruit afgeleide werkpakketten vallen allen onder ééń van de gedefinieerde actielijnen.
Actielijn 1: Informatieprofessionals:
JenV heeft besloten om het budget van 2022 en 2023 beschikbaar te houden om veranderingen door te kunnen voeren. JenV verhoogt de capaciteit van IHH door de bestaande populatie bij of om te scholen door het actief aanbieden van trainingen en opleidingen. Daar waar noodzakelijk wordt de formatie uitgebreid met nieuw personeel. Voor werving en ambtelijk vakmanschap is een proeftuin gestart. Voor HRM-IHH is een community opgericht welke bijdraagt aan de noodzakelijke dialoog tussen HRM en IHH.
Actielijn 2: Volume en aard van de informatie:
Implementatie handreiking emailarchivering als onderdeel van passieve openbaarmakingVoor het BD wordt de e-mail veiliggesteld. Uit de rapportage over een uitgevoerde Proof of Concept van een technische oplossing blijkt een aantal risico's voor de continuïteit van de bedrijfsvoering van JenV. Ook zijn er vraagtekens bij de reikwijdte van de voorgestelde e-mailarchivering. JenV heeft, in afwachting van antwoorden op deze vraagstukken, onder voorbehoud ingestemd met de door BRC voorgestelde oplossing voor e-mailarchivering. Gesprekken over de toepasbaarheid van de geboden functionaliteit en mogelijke performance issues lopen nog. Afhankelijk van de uitkomsten wordt duidelijk of JenV kan aansluiten bij de voorgestelde oplossing.
Implementatie beleidslijn berichtenapps als onderdeel van passieve openbaarmakingVoor de implementatie van de beleidslijn voor berichtenapps geldt dat bij JenV het berichtenverkeer van de bewindspersonen wordt veiliggesteld. Het voornemen is dat het Dienstencentrum ook het berichtenverkeer van de leden van de Kleine Bestuursraad gaat veiligstellen. Dit wordt in 2023 nader uitgewerkt en gerealiseerd.
Implementatie web archivering als onderdeel van actieve openbaarmakingAlle websites van JenV worden inmiddels gearchiveerd. Deels door vanuit het BD aan te sluiten op de overeenkomst met GW Crossmedia en deels doordat organisaties rechtstreeks een contract hebben afgesloten onder de mantelvoorwaarden met GW Crossmedia.
Implementatie Werkwijze openbaarmaking Beslisnota's / Kamerstukken als onderdeel van actieve openbaarmakingJenV maakt de beslisnota's en kamerstukken openbaar op haar websites, in afwachting van een centrale voorziening dan wel een nog te maken verwijs index zoals bijvoorbeeld algoritmes.overheid.nl.
Aansluiting op PLOOI als onderdeel van actieve openbaarmakingDe reden waarom er nog geen aansluiting op Plooi heeft plaatsgevonden is bekend. Daar waar JenV actief openbaar moet maken gebeurt dat op de websites van de desbetreffende organisaties van JenV.
Eigen activiteiten
In aanvulling op de bovengenoemde BRC-prioriteiten identificeerde JenV - in lijn met de doelstellingen van Open op Orde - twee aanvullende prioritaire categorieën. JenV brede prioriteiten en uitvoeringsorganisatie specifieke prioriteiten. Van de drie eerder genoemde taskforces werken twee daarvan aan de JenV brede prioriteiten. Dit zijn papier uit de ketens en het verbeteren van de datakwaliteit (in de keten).
Taskforce Papier uit de ketens als onderdeel van passieve openbaarmakingDoor papieren dossiers digitaal toegankelijk te maken kunnen eventuele Woo verzoeken in de toekomst sneller en beter afgehandeld worden. Dit draagt bij aan de doelstelling van de Woo. De Taskforce ondersteunt de uitvoeringsorganisaties met advies over papieren dossiers, hulp bij de inventarisatie ervan, het opstellen van archiefbewerkingsplannen (ABP's) en het regisseren van het bewerkingsproces (digitalisering, overdracht naar het NA en vernietiging). Er ligt een belangrijk synergie voordeel door het meervoudig en efficiënt uitvoeren van vergelijkbare taken. De justitiële ketens kennen een werkvoorraad papieren dossiers (excl. Rechtspraak en Politie) waarvan bij de taskforce een groot deel in beeld is. Inventarisatie vindt plaats door toepassing van de JenV selectielijst. De actieve dossiers worden gedigitaliseerd. De dossiers die daarvoor in aanmerking komen worden overgebracht naar het NA. Het overige deel komt in aanmerking om te vernietigen. Slechts een zeer beperkt deel van de papieren dossiers is vooralsnog aangemerkt om te vernietigen.
Voor het versnellen van de digitaliseringsslag is door tussenkomst van het programma een additionele scanstraat met 2 hoog volume scanners ingericht bij de Justitiële Informatiedienst als uitbreiding op de bestaande scancapaciteit.
Voorbeelden van geboekte resultaten zijn:
• eén kilometer gedigitaliseerd voor o.a. COA en de IND en zijn de voorbereidingen voor digitalisering gestart bij Justis en RvdK;
• overeenkomst ten aanzien van de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (arbeidsbeperkten, FTA's);
• afspraken gemaakt met uitvoeringsorganisaties over de verdeling van de capaciteit van de centrale scanfaciliteit bij Justid in de periode 2023-2026;
• lokale scanfaciliteit ingericht bij NFI (met inzet FTA’s) inclusief aansluiting op CDD+;
• A0 scanvoorziening ingericht bij Justid t.b.v. COA;
• schouw en ABP's opgesteld voor RvdK (kind- en gezinsdossiers), Inspectie JenV, DGRR (o.a. notariële akten), Justis (naamswijzigingen en gratiedossiers) en NIPV;
• voorbereiding getroffen voor overdracht naar het NA voor o.a. RvdK (adoptiedossiers), DGRR (nalatenschap en notariële akten) en Justis (naamswijzigingen <2005);
• archief van Inspectie JenV overgedragen aan Nationaal Archief (NA).
• vernietiging eerste secundaire dossiers RvdK;
• financiering van de overbrenging van 53 m staatsgeheime dossiers van de NCTV naar NA
Taskforce Datakwaliteit (in de ketens) als onderdeel van passieve openbaarmakingJenV is van mening dat indien data juist, tijdig en gestructureerd volgens het federatief datastelsel beschikbaar is, er sneller kan worden voldaan aan verzoeken uit de Woo. De taskforce datakwaliteit werkt daarom nauw samen met de aangestelde CDO van JenV. De CDO hanteert een data-agenda en samen met het programma wordt gekeken waar de taskforce datakwaliteit invulling kan geven aan onderdelen van die agenda. Inhoudelijk kijkt de taskforce samen met de uitvoeringsorganisaties naar de inrichting van het data management en naar het oplossen van problemen met betrekking tot datakwaliteit. Het opzetten van het data management en de data governance gebeurt aan de hand van de richtlijnen van de CDO, gezamenlijk met de uitvoeringsorganisaties. Methodes die gebruikt worden zijn o.a. DAMA-DMBOK en wetsanalyse voor de data waarop de wetten betrekking hebben. In combinatie met de taskforce digitalisering worden processen waar nodig opnieuw gedefinieerd.
Doordat de taskforce datakwaliteit kijkt naar de hele keten, waarbij getracht wordt om sub-optimalisatie te voorkomen, heeft dit impact op de snelheid van implementatie. Niet alleen heeft elke organisatie in de keten haar eigen bedrijfsvoering maar sluiten zij aan op voor- en achterliggende partijen in de keten die in het kader van wetgeving op gebied van bijvoorbeeld privacy en security te maken hebben met wat men wel en niet mag delen. Ten aanzien van datakwaliteit zijn de volgende resultaten behaald:
• analyse uitgevoerd bij de Justitiële Informatie Organisatie (JIO) en is een plan van aanpak opgesteld;
• logisch gegevensmodel en datakwaliteit dashboard ontwikkeld voor DI&I;
• opdrachtformulering afgerond voor verbeteren datakwaliteit in de migratieketen;
• gestart met analyse-vraagstukken m.b.t. executiedashboard;
• aanpak uitgewerkt voor de CDO JenV over samenwerking in het kader van het federatief datastelsel/data boekhouding voor 2023 en volgende jaren.
Uitvoeringsorganisatie specifieke initiatieven, veelal als onderdeel van passieve openbaarmakingDaar waar de taskforces zich kenmerken door een gemeenschappelijk inhoudelijk karakter en herhaalbaarheid, kent JenV ook middelen toe ter verbetering van uitvoeringsorganisatie specifieke verbetertrajecten. In 2022 is hiervoor onder meer bijgedragen aan:
• de ontwikkeling AI-data trainingsets in overleg met en onder verantwoording van de CDO;
• het onderzoek naar en verbetering van de datakwaliteit Justitiabelen bij DJI;
• het actualiseren van het CJIB visiedocument;
• het opnemen van IHH in hun jaarplannen en P&C cycli bij verschillende organisaties;
• het opstellen van project- en programmaplannen bij meerdere organisaties;
• de programma start van P&O m.b.t. het op orde brengen van de IHH;
• de oprichting van het Landelijk Expertise Bureau Informatiebeheer (LEBI) van de Rechtspraak.
Actielijn 3: Informatiesystemen
Randvoorwaardelijk voor het ontplooien van activiteiten binnen deze actielijn is een solide (informatie)architectuur. Hier is in 2021 reeds gestart met het vervolmaken van de (informatie-) architecturen om goed onderbouwd te kunnen starten wanneer aanpassingen nodig blijken te zijn. Behalve de centraal te ontwikkelen platformen kent JenV eigen reeds bestaande systemen waarbij aansluiting gezocht kan worden.
Taskforce Digitalisering Werkprocessen veelal als onderdeel van passieve openbaarmaking
De taskforce digitalisering werkprocessen kijkt met oog voor zowel kwaliteits- als het veranderkundige aspecten van de digitale transformatie samen met de uitvoeringsorganisaties naar mogelijkheden om processen te optimaliseren en waar mogelijk te digitaliseren. Het credo is «niet harder, maar slimmer werken» waarbij de burger centraal staat. Methodes die worden toegepast zijn onder andere het 9-vlaksmodel van Maes, Lean / Six Sigma en design thinking.
De taskforce is onder meer actief bij de migratieketen (DG Migratie, COA, IND en DT&V) voor de optimalisatie van het vreemdelingenbeeld en het vreemdelingenportaal. Ook ondersteunt de taskforce de Raad voor de Kinderbescherming bij het digitaliseren van haar processen. Bij de RvR (Raad voor Rechtsbijstand) is gestart met de fit-gap analyse van de digitale transformatie en het onderzoek en advies met betrekking tot het ‘Generieke aanvraagproces rechtsondersteuning burger’ dat in wording is. Bij NFI wordt gezocht naar oplossingen voor dossiers waarop verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn. De RvdK, NFI en COA worden aangesloten op CDD+ / DMS. Voor CDD+ vindt uitbreiding van de functionaliteit plaats op gebied van zoekfunctionaliteit en toegang derden.
Actielijn 4: Bestuur en naleving:
In het kader van actielijn 4 heeft JenV gewerkt aan de inrichting van de governance, het inrichten en operationaliseren van de portfoliowerkwijze en de uitvoering van de nul- / een-metingen.
Geactualiseerd Programmaplan 2022
Het geactualiseerde programmaplan (AP2.0) is ingeleverd en bestaat uit initiatieven die niet zijn afgevallen na het toepassen van de genoemde uitsluitingscriteria. De overgebleven initiatieven zijn getoetst op het vastgestelde afwegingskader. De initiatieven die de meeste waarde opleveren zijn als hoogste gerangschikt. Om niet al het geld direct voor 1 initiatief te reserveren is besloten om met werkpakketten te werken die een afgerond geheel vormen, zodat meer organisaties geholpen kunnen worden.
Inrichting governance IHH, incl. P&C cyclus
De governance voor het programma is ingericht en zal zolang als nodig bestaan. Aan alle JenV onderdelen is gevraagd om een IHH paragraaf in de reguliere jaarplannen op te nemen zodat structurele aandacht voor IHH geborgd is.
1-meting Afgerond en gedeeld met POoO
Voor alle organisaties waar vorig jaar de nulmeting is uitgevoerd is in 2022 een 1-meting uitgevoerd. Hierover is separaat verantwoording afgelegd. Naast de reeds eerder uitgevoerde nulmetingen is ook een 0-meting uitgevoerd bij DG Ondermijning en DG Oekraïne.
Haalbaarheidstoets uitgevoerd op eigen actieplan
In het actieplan staat dat er per initiatief / werkpakket een haalbaarheidstoets is, daarin wordt gekeken naar uitvoerbaarheid, beoogd resultaat en bijdrage aan burger, samenleving en parlement. Wekelijks beoordeelt een team de ingediende werkpakketten en als het werkpakket akkoord is, wordt gestart met de werkzaamheden. Er is een maandelijkse rapportage op gebied van voortgang, resultaat en ingezette resources (mensen en middelen).
Toelichting acties n.a.v. nulmeting
Alle acties (over de actielijnen heen) zijn erop gericht om organisatieonderdelen te laten groeien in volwassenheid. De resultaten van de 1 meting worden gebruikt om te kijken of een verschuiving in prioriteit gewenst is. Aangezien binnen JenV 24 organisaties deelnemen aan Open op Orde (exclusief Rechtspraak en NP) zijn de nul- en 1-meting op organisatieniveau uitgevoerd. Een collectieve nul- of 1-meting voor JenV is niet zinvol, omdat de onder JenV ressorterende organisaties te uiteenlopend zijn qua primair proces, omvang, volwassenheid enzovoort.