Goede informatiehuishouding en informatievoorziening zijn noodzakelijke elementen van onze democratische rechtsstaat. Burgers, bedrijven, NGO’s, het parlement, journalisten en de wetenschap moeten toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben en waar zij recht op hebben. Tijdens en na het maken van beleid en wetgeving worden keuzes gemaakt: die moeten transparant zijn. Correcte en toegankelijke informatie is ook essentieel voor degelijke bedrijfsvoering van de overheid zelf. Informatie is de grondstof waarmee ambtenaren en overheidsorganisaties hun werk doen. Het ministerie van BZK heeft in 2021 het programma BZK Transparant opgestart, met als doel het verbeteren van informatiehuishouding en informatievoorziening en de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Projectteams en informatiespecialisten van BZK Transparant bieden bieden kaders, ontwikkelen nieuwe werkwijzen en ondersteunen de (beleids)onderdelen, agentschappen en uitvoeringsorganisaties van het departement bij de stappen die nodig zijn om deze doelen te behalen.
Verbetering van de informatiehuishouding
In 2022 hebben de verschillende onderdelen van het ministerie van BZK plannen gemaakt voor het versterken van de informatiehuishouding en informatievoorziening en is een start gemaakt met de uitvoering daarvan. Het belang van goed informatiemanagement wordt onderkend. Medewerkers zoeken nog wel vaak hoe ze goed met informatie omgaan. Er is daarom geinvesteerd in factsheets, het geven van workshops en het maken een e-learning over het gebruik van het document management systeem Digidoc. Medewerkers ervaren Digidoc als gebruiksonvriendelijk. Vraagstukken rond emailarchivering en chatberichten blijken complex, iets wat ook andere departementen ervaren. Op het gebied van informatiesystemen is een onderzoek gestart om de kwaliteit van de belangrijkste systemen en koppelingen in beeld te brengen.
Actieve openbaarmaking
De Wet open overheid (Woo) is per 1 mei 2022 van kracht. De Woo is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo heeft ertoe geleid dat het ministerie laagdrempelig te bereiken is via een zogenoemde Woo-contactpersoon. Via dit contactpunt is het ministerie van BZK te benaderen voor informatievragen, zoals een vraag over wetgeving of over informatie die vermeld staat op één van de BZK-websites.
Een andere verplichting vanuit de Woo is om informatiecategorieën zoals convenanten en onderzoeksrapporten openbaar te maken. Vanuit het project openbaarmaking is in 2022 gestart met een inventarisatie naar de huidige processen van deze informatiecategorieën. Naar verwachting wordt in 2023 gestart met het verplicht actief openbaar maken van de eerste categorieën. Daarnaast is aansluiting gemaakt bij de interdepartementale afstemming over de aansluiting naar het rijksbrede platform voor openbare overheidsinformatie (PLOOI).
Een derde verplichting vanuit de Woo bestaat uit een inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. Om hierop in te spelen is in 2022 gewerkt aan de uitvoering van meerdere pilots met het actief openbaar maken van dossiers. Het doel van deze pilots is om in samenwerking met beleidsdirecties kennis en ervaring op te doen in de werkwijze hoe informatie over een bepaald dossier actief openbaar te maken. Het gaat veelal om het verzamelen van de benodigde informatie (uit de verschillende systemen) en het maken van gezamenlijke afwegingen welke informatie relevant is voor openbaarmaking. Dit vereist een multidisciplinaire benadering vanuit beleid, juridische advisering en informatiespecialisten. De verwachting is dat medio 2023 deze pilots zijn afgerond.
Met betrekking tot actieve openbaarmaking is in 2022 gewerkt aan de implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken. Medewerkers zijn geïnformeerd, werkafspraken zijn gemaakt en sommige processen zijn aangepast. Deze implementatie heeft ertoe geleid dat vanuit het ministerie van BZK in de periode van eind september 2022 en eind december 2022 circa 250 beslisnota’s bij Kamerstukken openbaar zijn gemaakt.
Passieve openbaarmaking
Vanuit de directie Constitutionele Zaken en Wetgeving (CZW) en het project Openbaarmaking binnen het ministerie van BZK wordt samengewerkt aan de verbetering van de passieve openbaarmaking, de Woo-verzoeken. Het doel van deze verbetering ligt nadrukkelijk op het inkorten van de huidige afhandeltermijnen. Daartoe worden meerdere wegen bewandeld, waaronder het optimaliseren van het interne proces bij de behandeling van Woo-verzoeken. Sinds medio 2022 wordt meer ingezet op monitoring en periodieke terugkoppeling van de status naar de beleidsonderdelen. Daarnaast is in het najaar van 2022 gestart met een nieuw initiatief, namelijk het meedoen met een rijksbrede pilot. Het doel van deze pilot is om verschillende interventies uit te proberen om Woo-verzoeken te versnellen en te verbeteren. Dit doen we in samenwerking met ministerie van Financiën, SZW en EZK/LNV. De pilot loopt tot juli 2023. Daarna vindt een brede evaluatie plaats en eventuele structurele aanpassing van het proces van Woo-verzoeken.