Inleiding

P-Direkt levert voor circa 150.000 medewerkers en managers, werkzaam binnen de Rijksoverheid, moderne, efficiënte, betrouwbare en direct toegankelijke administratieve dienstverlening voor personeelszaken. De diensten zijn gericht op eigen verantwoordelijkheid, vertrouwen en zelfbediening. De salarisbetaling en informatievoorziening zijn belangrijke eindproducten.

P-Direkt hanteert daarbij de volgende kernwaarden: Betrouwbaar, Efficiënt, Klantgericht en Innovatief (BEKI).

Ontwikkelingen 2022

Doorontwikkeling van de huidige dienstverlening

De nieuwe CAO, met o.a. een nieuwe inrichting voor ondersteuning van het hybride werken en de wet ouderschapsverlof, is succesvol geïmplementeerd. Er zijn veel portaalaanpassingen gedaan voor o.a. het mogelijk maken van interdepartementaal detacheren (1e fase), een nieuw proces ter ondersteuning van werk naar werk, een verbeterde salarisstrook en nieuwe functionaliteit mbt het achteraf beoordelen van declaraties door de manager.

Er zijn nieuwe rapportages ontwikkeld voor de diensten Bedrijfszorg en Loopbaan en Talentontwikkeling van UBR-Personeel, waarvoor P-Direkt de applicaties in beheer heeft.

Het verbreden van de dienstverlening

Na de aansluiting in 2021 van de eerste gebruikers op de Rijksbrede roosterapplicatie (RRA), voor de ambtelijke medewerkers in roosterdiensten, zijn in 2022 meer gebruikers succesvol aangesloten. In 2022 is P-Direkt doorgegaan met de integratie van deze dienst op de processen verlof en verzuim. Ook zijn nieuwe koppelvlakken met de dienstverlening ontwikkeld zoals de gegevenslevering ICTU, ten behoeve van medewerker-onderzoeken zoals de Exit-monitor.

Het verdiepen van de dienstverlening

P-Direkt heeft deelgenomen aan de aanbesteding van de nieuwe mobiliteitskaart om een goede aansluiting met en verwerking binnen de P-Direkt dienstverlening te kunnen garanderen. Ook doet P-Direkt mee aan de ontwikkeling van een generiek koppelvlak voor aansluiting van het P-Direkt portaal op o.a. onboarding- en ATS-sytemen. In 2022 zijn diverse uitvoeringstoetsen uitgevoerd op mogelijke uitbreiding van dienstverlening.

Interne ontwikkelingen

Eind 2021 zijn alle databases van de P-Direkt Sap systemen gemigreerd van Oracle naar SAP HANA. Hiervoor werd ook alle hardware vervangen. Met dit project zorgden we voor meer performancesnelheid en dat P-Direkt weer actueel is met de juiste SAP databases voor support in de toekomst. Dit heeft in 2022 ook geleid tot een besparing van € 1,3 mln. op de kosten van datastorage.

Klanten vragen in toenemende mate om aantoonbare beheersing van security- en privacyaspecten. We hebben een traject ingezet waarbij we voor al onze (kern)systemen en processen een specifiek Base Informatiebeveiliging Overheid (BIO) overeenstemmings verklaring en een Privacy Impact Assessment (PIA) hebben. Dit traject is meerjarig.

Externe ontwikkelingen

De oorlog in Oekraine heeft in 2022 gezorgd voor onverwachte kostenstijging. In 2022 heeft P-Direkt daar nog niet heel veel last van gehad omdat veel dienstverlening vooraf wordt ingekocht en afgesproken. Bij de inhuur van externe ICT-deskundigen was dit prijseffect in 2022 al wel merkbaar maar heeft niet geleid tot een negatieve exploitatie.

Staat van baten en lasten

Toelichting

Baten

Omzet

Omzetrealisatie

Omzet moederdepartement

De gerealiseerde baten zijn ongeveer € 1 mln. lager dan hetgeen was begroot. Dat wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere doorbelasting aan UBR Binnenwerk in verband met het organiseren van de afgesproken dienstverlening op locatie van UBR zelf. De verdere uitbreiden van de gezamenlijke dienstverlening in het kader van de werving en selectie bedrijfsprocessen van UBR-Personeel vindt, voor het functioneel applicatiebeheer van de systemen, dekking binnen de P-Direkt basis dienstverlening. Dit is gebeurd in afstemming met de centraal opdrachtgever. P-Direkt heeft geen bijdrage ontvangen zonder dat daar dienstverlening tegenover stond.

Omzet overige departementen

De gerealiseerde baten zijn ongeveer gelijk aan hetgeen was begroot.

Omzet derden

P-Direkt levert basis dienstverlening aan twee zelfstandige bestuursorganen met eigen rechtspersoonlijkheid en de dienst Rijkspas aan de Nationale Politie. De hogere baten hebben te maken met de aansluitkosten van de Nationale Politie op de dienst Rijkspas.

Rentebaten

Over het in 2022 aangehouden tegoed op de rekening-courant bij de Rijkshoofdboekhouding (RHB) is in 2022 een bedrag van € 96.000 aan rente uitgekeerd.

Vrijval voorzieningen

P-Direkt heeft in 2021 een voorziening gevormd in verband met onzekerheid over de mogelijke invordering van openstaande debiteuren. Doordat in 2022 toch nog betalingen zijn binnengekomen is in 2022 een deel van deze voorziening vrijgevallen.

Bijzondere baten

P-Direkt heeft in 2022 een aantal kostenreserveringen, die niet meer zullen worden aangesproken, laten vrijvallen.

Lasten

Apparaat

Personele kosten

Eigen personeel

De gerealiseerde kosten van intern personeel zijn lager dan de begroting. Er is sprake van lagere kosten als gevolg van een lagere gerealiseerde personele bezetting in verhouding tot de formatie. De afgelopen jaren is de formatie van P-Direkt uitgebreid met ICT-specialisten voor kort cyclische verbetering op de systemen, maar het is nog niet gelukt deze werkplekken helemaal te vullen met ambtelijk personeel.

Inhuur externen

De kosten van extern personeel waren hoger hetgeen is veroorzaakt doordat er extra is ingehuurd om de openstaande formatieplaatsen op te vullen en de implementatie van de nieuwe dienstverlening Rijks Rooster Applicatie bij nieuwe aansluiters te realiseren.

Overige personele kosten

De overige personeelskosten zijn hoger dan begroot, onder andere doordat er geen rekening gehouden was met werkplekkosten thuis en een weer stijgend bedrag aan forensenkosten en een deel van de begroting bij overige materiële kosten is opgenomen.

Materiële kosten

Apparaat ICT

Dit betreft voornamelijk de kosten van systeemlicenties voor de P-Direkt basis dienstverlening en uitbesteed systeembeheer- en ontwikkeling voor de Rijkspas dienstverlening.

Bijdrage aan SSO's

Dit betreft voornamelijk de kosten van kantoorautomatisering en housing en hosting van de P-Direkt systemen door SSC-ICT en de huisvestingskosten bij FMH en het Rijksvastgoedbedrijf. De lagere realisatie wordt voornamelijk veroorzaakt door lagere ICT kosten voor de basis dienstverlening als gevolg van de overgang naar een andere database omgeving.

Overige materiële kosten

Dit betreft bureaukosten, advies met resultaatverplichting en HRM ondersteuning vanuit het moederdepartement. De lagere realisatie wordt voornamelijk veroorzaakt doordat bepaalde overige personele kosten in de begroting abusievelijk in de post overige materiële kosten zijn opgenomen. 

Rentelasten

In 2021 zijn de laatste rentedragende leningen afgelost.

Afschrijvingskosten

Apparaat ICT

Dit betreft voornamelijk P-Direkt specifieke apparatuur die niet door de ICT dienstverlener geleverd kunnen worden.

Overige materiële kosten

Vanaf 2021 heeft P-Direkt deze kosten niet meer in verband met overdracht van de inventaris naar de facilitair dienstverlener.

Immaterieel

De geplande investeringen in het verbeteren van de bestaande dienstverleningssystemen zijn in de praktijk voornamelijk gerealiseerd middels korte scrum projecten binnen de huidige formatie en niet middels grootschalige (vervangende) bouw. Dit resulteert in een lagere realisatie dan begroot.

Overige lasten

Dotaties voorzieningen

P-Direkt heeft in 2022 een toevoeging gedaan aan de voorziening dubieuze debiteuren in verband met openstaande debiteuren waarvan de betaling onzeker is. Daartegenover staat de vrijval van deze voorziening 2021 voor het deel waarvoor alsnog betaling is binnengekomen.

Tevens is een dotatie van € 0,2 mln. gedaan aan de Overige voorzieningen in verband met een verlieslatend contract 2023.

Bijzondere lasten

P-Direkt heeft in 2022 geen bijzondere lasten.

Saldo van baten en lasten

Het positieve resultaat van € 2,9 mln. is een resultante van diverse ontwikkelingen maar worden voornamelijk veroorzaakt door lagere storagekosten doorbelast vanuit SSC-ICT als gevolg van de SAP HANA transitie, de bijzondere baten en de onderbezetting op de formatie ambtelijk personeel.

Balans

Toelichting

Activa

Vaste activa

Materiële vaste activa

Overige materiële vaste activa

De hardware en software van de kantoorautomatisering worden via het standaardpakket van SSC-ICT afgenomen. Specifieke zaken die niet in het standaardpakket zitten schaft P-Direkt zelf aan. De investering in Hardware betreft onder andere Webex schermen in vergaderzalen en speciale laptops voor de App-ontwikkeling en data-analyse.

Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa betreffen de aanschaf van systeemlicenties en de bouw van de P-Direkt systemen zoals het P-Direkt portaal en de Payrol-applicatie.

De kosten van de samenwerking met SSC-ICT in het kader van de overgang naar SAP-HANA zijn geactiveerd onder de post immateriële vaste activa in ontwikkeling. Eind 2021 is de decharge verleend waarna het actief primo 2022 is overgeboekt naar de post Immateriele vaste activa en in 5 jaar wordt afgeschreven.

Vlottende activa

Debiteuren en Overige vorderingen en overlopende activa

P-Direkt heeft in 2021 een voorziening getroffen ter dekking van waarschijnlijk oninbare vorderingen. In 2022 heeft een afboeking van € 144.000 plaatsgevonden ten laste van de voorziening: een bedrag van € 29.000 is alsnog binnengekomen en dat deel van de voorziening kon derhalve vrijvallen ten gunste van het resultaat 2022. Daartegenover staat een dotatie aan de voorziening van € 110.000.

De post debiteuren betreft de gefactureerde en nog te ontvangen bedragen voor verrichte diensten en leveringen.

De post overige vorderingen en overlopende activa betreft voornamelijk vooruitbetaalde onderhoudskosten 2023 van licenties en nog te factureren dienstverlening 2022.

Liquide middelen

Alle tegoeden van P-Direkt aangehouden bij de Rijkshoofdboekhouding.

Passiva

Eigen vermogen

Exploitatiereserve en Onverdeeld resultaat

De Regeling Agentschappen stelt dat het een baten-lastenagentschap is toegestaan om reserves tot een bedrag van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaren aan te houden.

Het maximaal eigen vermogen ultimo 2022 bedraagt € 5,3 mln. Met het resultaat van 2022 wordt deze maximaal toegestane reserve met € 2,8 mln. overschreden. Dit bedrag zal in 2023 aan het moederdepartement worden overgedragen

Voorzieningen

In 2021 is een reorganisatievoorziening getroffen ter dekking van extra personele kosten in de jaren 2022 en 2023 in het kader van de samenvoeging van P-Direkt met UBR-Personeel en UBR-Binnenwerk.

In 2022 is deze reorganisatievoorziening aangewend ter dekking van de betreffende extra kosten.

n 2022 is een dotatie gedaan aan de voorziening verlieslatende contracten. Het betreft het op non actief zetten van een bedrijfsvoeringsapplicatie.

Aangezien de kosten in verband met het uitkeren van jubileumuitkeringen een jaarlijks gelijkmatig verloop hebben heeft P-Direkt om doelmatigheidsredenen geen voorziening voor jubileumuitkeringen getroffen.

Langlopende schulden

Schulden bij het Ministerie van Financiën

In 2022 is geen lening afgeroepen ter financiering van de investeringen in immateriële vaste activa. De investeringen van € 0,2 mln. konden uit eigen liquide middelen worden gefinancierd. De aflossingsverplichtingen van de leningen voor het jaar 2022 zijn opgenomen onder de kortlopende schulden.

Kortlopende schulden

De facturen die zijn opgenomen onder de post crediteuren per ultimo 2022 zijn nagenoeg allemaal in de eerste weken van 2023 betaald.

Onder de post overige schulden zijn opgenomen de vooruitontvangen omzet 2023 en volgende jaren, de nog te betalen kosten 2022 aan interne en externe dienstverleners en de schuld aan het personeel. Deze verplichting is qua premies verantwoord onder de post Belastingen en Premies.

Kasstroomoverzicht

Toelichting

Operationele Kasstroom

De hogere operationele kasstroom wordt naast het resultaat voornamelijk veroorzaakt door een lagere debiteurenpositie en een hogere crediteurenpositie. Daar tegenover stond een daling van de schuldenpositie op de post nog te ontvangen facturen.

Investeringskasstroom

De investeringen betreffen ICT-middelen voor het apparaat. De in 2022 geplande investeringen in het verbeteren van de bestaande dienstverleningssystemen zijn voornamelijk in eigen beheer gerealiseerd, middels kortdurende scrumtrajecten door eigen en extern personeel die niet worden geactiveerd.

Financieringskasstroom

De investeringen in de verbetering van de bestaande dienstverleningssystemen konden in 2022 worden gerealiseerd vanuit de exploitatiegelden. Een beroep op de leenfaciliteit was daarom in 2022 niet noodzakelijk.

Doelmatigheidsindicatoren

Toelichting

Generiek deel

Kostprijzen per product

P-Direkt realiseert in opdracht van de eigenaar jaarlijks een efficiencydoelstelling van 1%. Ondanks de jaarlijkse prijsindexering is er sprake van een dalende trend. De gerealiseerde kostprijs is tevens lager doordat in 2022 ongeveer 5.500 meer departementale medewerkers dan geprognosticeerd zijn bediend.

Fte-totaal

Omdat er tegelijkertijd sprake is van nieuwe dienstverlening en toename van de basis dienstverlening en de intensivering van onderhoud, beheer en ontwikkeling door ambtelijk personeel is er sprake van groei van de personele formatie. De werving van IT-personeel is moeilijk omdat, gegeven de situatie op dit gebied van beperkt aanbod en grote vraag, het functiegebouw Rijk niet aansluit op de marktsituatie.

Specifiek deel

Gebruikerstevredenheid

Met een klanttevredenheid van 7,6 haalt P-Direkt de norm in 2022.

Tijdige afhandeling vragen, klachten, wijzigingen en documenten

P-Direkt realiseert in 2022 vijf van de acht service levels op voldoende niveau. De wachttijden bij de telefoon zijn nog veel te hoog. Door CAO-wijzigingen bijv. inzake de PAS-regeling zijn er wel veel meer gesprekken gevoerd en was ook de afhandeltijd langer in verband met meer complexiteit. Dat en een tekort aan medewerkers, ondanks veel wervingsinspanningen, liggen daar aan ten grondslag. P-Direkt is in 2022 een onderzoek gestart naar de processen en het gebruik en inzet van data om dit op te lossen.

Eind 2022 lag de focus op het tijdig afhandelen van vragen en klachten waardoor de tijdige afhandeling van wijzigingen niet op afgesproken niveau was. Door toename van het aantal documenten, slechte aanlevering en oplopend verzuim werd ook bij het archiveren in de personeelsdossiers het afgesproken service level niet gehaald. P-Direkt gaat in gesprek met de verschillende zorgdragers afspraken maken over de voorspelbaarheid en kwaliteit van aanlevering.