Dit is de openbaarheidsparagraaf van het Ministerie van LNV en de bijbehorende dienstonderdelen4. De verplichting voor het schrijven van de paragraaf, om inzicht te bieden in de inspanningen rondom informatiehuishouding en openbaarmaking, komt voort uit artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo).
Context
Het verminderde vertrouwen in de overheid blijft onderwerp van gesprek in de samenleving, media en politiek. Transparantie speelt hierin een belangrijke rol. In 2022 stond die transparantie opnieuw in de schijnwerpers met onder andere het gebrek aan archivering van chatberichten en het niet halen van de afhandelingstermijnen van de Woo. Vanuit deze ontwikkelingen en de reeds gestelde kaders (Wet Open Overheid, de Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s en het interdepartementaal programma Open op Orde) is ook in 2022 gewerkt aan de vraagstukken op het gebied van informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Hiermee willen we bijdragen aan het herstel van het verminderde vertrouwen.
Deze openbaarheidsparagraaf beschrijft op hoofdlijnen de activiteiten die in 2022 zijn gerealiseerd op de thema’s 1) verbetering van de informatiehuishouding; 2) actieve openbaarmaking en 3) passieve openbaarmaking.5 Het geheel van deze activiteiten is erop gericht om de omslag te maken naar een meer open departement dat zo veel mogelijk transparantie biedt in handelen, besluitvorming en verantwoording. Deze omslag is een lang traject, wat continu in ontwikkeling blijft.
Verbetering van de informatiehuishouding
De inhaalslag om de informatiehuishouding op orde te brengen is een stap in de juiste richting. Het Departementaal Actieplan Informatiehuishouding vormt het kader voor deze inhaalslag, waarin de belangrijkste doelstellingen zijn opgenomen. Relevante kaders zijn daarnaast: het generieke actieplan Open op Orde, de Kaderbrief Open op Orde, het Informatieplan van LNV en de I-strategie.
In 2022 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
• Basis op Orde. Er zijn voorbereidingen getroffen voor het begeleiden van beleidsdirecties bij het kerndepartement voor het op orde krijgen en houden van hun informatiehuishouding en bijbehorende openbaarmaking. Gevoelige en actuele dossiers krijgen hierin prioriteit. Een eerste stap hierin is de Factsheet Open op Orde voor concrete handvatten voor elke directie.
• · Berichtenapp-archivering. Er is naar aanleiding van een geïntensiveerde politieke dynamiek gewerkt aan bredere bewustwording. Daarnaast zijn de bewindspersonen geadviseerd om geen appberichten te verwijderen in afwachting van de nieuwe rijksbrede richtlijn die in 2023 wordt verwacht.
• · Emailarchivering. Er is gewerkt aan een technische oplossing voor het veiligstellen van e-mails.
• · Web-archivering. De archivering van websites is bij het merendeel van de organisaties afgerond. Er is gewerkt aan het optimaliseren van de beheerfase.
• Ontwikkeling Informatiesysteem. Er is bij het kerndepartement toegewerkt naar de invoering van het nieuwe documentinformatiesysteem SIRIS op 4 januari 2023.
• Aansluiting Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Naar aanleiding van de resultaten uit de AC-ICT toets is door het Rijksbrede programma PLOOI opnieuw gekeken naar de generieke digitale infrastructuur. AC-ICT adviseert het programma om te werken aan een minimale variant. LNV heeft op basis van dit advies gewerkt aan een impactanalyse van de invoering van PLOOI voor het departement.
• Intuïtieve tooling. Er is gestart met het gebruik van de tool Octobox en er zijn eerste ervaringen opgedaan met de tool Zoek&Vind. Beide dragen bij aan het eenvoudiger lakken, ontdubbelen en zoeken van informatie.
• Data en Algoritme. Om in beeld te brengen hoe data efficiënt en veilig kan worden ingezet bij maatschappelijke opgaven, zijn datastrategieën ontwikkeld en is gewerkt aan bewustwording. N.a.v. Motie 21 Marijnissen is er onderzoek uitgevoerd naar gebruik van afkomst gerelateerde gegevens. De eindrapportage van dit onderzoek wordt naar verwachting in het eerste kwartaal in 2023 met de Tweede Kamer gedeeld.
• Ontwikkeling dashboards. Er zijn eerste stappen gezet voor de bouw van een Woo-dashboard om kwantitatieve data over Woo-verzoeken inzichtelijk te maken en hierop te kunnen sturen.
• N-meting. Uit de jaarlijkse meting van de staat van de informatiehuishouding bij LNV blijkt dat er progressie is geboekt ten opzichte van de vorige meting. De resultaten zijn verwerkt in een rapportage die in 2023 openbaar wordt gemaakt.
Actieve openbaarmaking
Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid uit eigen beweging informatie openbaar maakt voor de samenleving en politiek. Dit is een thema dat in ontwikkeling is en waarbij we zo goed mogelijk willen aansluiten op de behoefte van samenleving, politiek en media.
In 2022 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
• Uitbreiding actieve openbaarmaking beslisnota’s. De uitbreiding van actieve openbaarmaking van beslisnota’s is volledig geïmplementeerd waardoor nu bij alle categorieën Kamerstukken de bijbehorende beslisnota openbaar wordt gemaakt.
• Actieve openbaarmaking van 17 categorieën onder de Woo. Er is een analyse gedaan naar de status van de eerste 4 categorieën die verplicht openbaar gemaakt moeten worden vanaf 2023. En wat hierin nog nodig is qua proces voor openbaarmaking.
• Eerste ervaringen en verkenning proactieve openbaarmaking. Vanuit het DG-overleg Stikstof zijn stukken die zijn gebruikt voor besluitvorming proactief openbaar gemaakt. Er worden evaluaties uitgevoerd naar de interne en externe impact van deze manier van openbaarmaking. Vanuit deze ervaringen en de geluiden uit politiek en samenleving voor meer openbaarmaking, zijn eerste verkenningen gestart voor het meer proactief openbaar maken van informatie vanuit LNV.
• Kamerstukkenmodule. Sinds februari 2022 wordt gebruik gemaakt van de kamerstukkenmodule om Kamerbrieven en beslisnota’s naar de Eerste Kamer en Tweede Kamer te sturen en tegelijkertijd naar Rijksoverheid.nl. LNV en EZK zijn de meest geavanceerde gebruikers van dit systeem.
Passieve openbaarmaking
Passieve openbaarmaking is openbaarmaking van informatie naar aanleiding van een verzoek6. Het Woo-verzoek is hierin de meest bekende vorm. Vanuit een integrale aanpak lag in 2022 de focus op het terugdringen van de afhandelingstermijn van Woo-verzoeken.
In 2022 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
• · Terugbrengen afhandeltermijn bij Woo-verzoeken. Door middel van een integraal optimalisatietraject is gewerkt aan procesoptimalisaties, ondersteunende tooling (zie hierboven) en extra capaciteit (zie hieronder). Om accurate informatie op te halen over de knelpunten in het proces bij het afhandelen van Woo-verzoeken zijn workshops georganiseerd met een brede vertegenwoordiging. Hieruit zijn 7 verbeterthema’s gedefinieerd waar we in 2023 vervolg aan geven.
• Inzage op basis van artikel 5.7. Onder strikte voorwaarden mogen journalisten en wetenschappers inzage krijgen in (ongelakte) documenten. Dit jaar heeft inzage plaatsgevonden in een pilot-opzet bij het Kwantum dossier met journalisten van Follow-the-Money. De bevindingen vormen input voor het ontwikkelen van beleid op de uitvoering van dit artikel.
• Contactpersoon Woo. De eerste ervaringen met de contactpersoon Woo zijn opgedaan voor laagdrempelig contact met burgers en journalisten voor overheidsinformatie. Op basis hiervan kijken we hoe de rol van de contactpersoon Woo nader vorm te geven in onze organisatie.
Overkoepelende inspanningen
Naast bovenstaande activiteiten werken we overkoepelend aan:
• Integrale aanpak capaciteit. Met een integrale aanpak op capaciteit zorgen we voor extra ondersteuning in de organisatie voor ondersteuning op openbaarheid in samenhang met betere informatiehuishouding, optimalisatie van processen en tooling. Vanuit deze aanpak met Woo-gelden is er in 2022 bij het kerndepartement (LNV en EZK) 25 fte extra capaciteit aangenomen.
• Ontwikkeling platform informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. Dit jaar is gestart met de ontwikkeling van een platform om nieuwe en bestaande collega’s op de thema’s informatiehuishouding, Woo, openbaarmaking en transparantie met elkaar te verbinden en training, ontwikkeling, communicatie en kennisdeling te faciliteren.
• Communicatie en begeleiding. Er zijn diverse handleidingen, instructies en publicaties ontwikkeld voor het informeren en ondersteunen van medewerkers en management. Ook is er een reeks Open Gesprekken georganiseerd om dilemma’s over openbaarmaking te bespreken met medewerkers.
Financiële toelichting
De activiteiten op het gebied van openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding worden deels gefinancierd uit de POK-gelden (vanaf 2021) en Woo-gelden (vanaf 2022) en deels uit eigen middelen van het departement. De POK- en Woo-gelden zijn meerjarig toegekend door het ministerie van BZK. In 2022 was er vanuit POK- en Woo-gelden een totaalbudget van ruim 17 miljoen voor EZK en LNV. Hiervan is ruim 10 miljoen gealloceerd aan dienstonderdelen.
Ten aanzien van de besteding van deze budgetten geldt voor 2022:
• De Rijksbrede prioriteiten van Open op Orde zijn in 2022 conform budget uitgenut.
• Het budget voor de POK-gelden is geheel uitgenut. Onderdeel hiervan is dat bij de Najaarsnota de verwachtte onderuitnutting van 300K is teruggegeven aan BZK voor interdepartementale trajecten.
• Op het budget van de Woo is in 2022 circa 2 M€ onderuitnutting ontstaan. Deze is vooral veroorzaakt door temporisering van enkele deeltrajecten, vertraging in het aannemen van personeel als gevolg van de moeilijke arbeidsmarkt en doordat bepaalde deelprojecten voor minder geld konden worden gerealiseerd.
• Om de onderuitnutting te beperken zijn in de zomer van 2022 extra impulsen gegeven aan diverse projecten zoals het inzetten van extra capaciteit en ondersteuning van projecten bij de diensten.
• Aandachtspunt bij de Woo is het feit dat in 2022 de nieuwe wet pas is ingevoerd en dit ook het eerste jaar was dat de Woo-budgetten beschikbaar waren. Op basis van deze eerste ervaringen zijn voor 2023 meer concrete plannen gemaakt om de budgetten zo optimaal mogelijk te benutten.