Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage

1. Rechtmatigheid

Inhuur ICT-professionals

Met de inwerkingtreding van de Nieuwe Comptabiliteitswet 2016 per 1 januari 2018 is de Kiesraad onderdeel geworden van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten van de Gouverneur, een zogenaamde ZBO zonder rechtspersoon. Tot die tijd viel de Kiesraad onder de volmacht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en was de Kiesraad automatisch deelnemer aan de Rijksbrede Raamovereenkomsten die namens en ten behoeve van het Ministerie van BZK werden uitgevoerd. Dit gold ook voor de destijds bestaande Raamovereenkomsten voor ICT-professionals (met een looptijd van 3 oktober 2016 tot de uiterste expiratiedatum 3 oktober 2020, 101537).

Ten tijde van het opnieuw in de markt zetten van de aanbesteding voor ICT-professionals was onduidelijk dat er een wijziging van de verplichting tot het afgeven van een mandaat/volmacht had plaatsgevonden met het wijzigen van het begrotingshoofdstuk in 2018. Door een abusievelijke administratieve fout is er geen volmacht afgegeven en daardoor zijn er inhuur ICT-professionals formeel onjuist afgenomen onder de raamovereenkomst. Voor de nieuwe raamovereenkomst, ingangsdatum april 2024, heeft de Kiesraad een volmacht afgegeven.

Financiële AdviesdienstenTen tijde van het opnieuw in de markt zetten van de aanbesteding voor inhuur financiële adviesdiensten blijkt dat er door een abusievelijke administratieve fout bij het aangaan van deze aanbesteding er destijds geen volmacht is afgegeven en daardoor is er formeel onjuist afgenomen onder de raamovereenkomst. Voor de nieuwe raamovereenkomst, ingangsdatum 2024/2025, heeft de Kiesraad een volmacht afgegeven.De Kiesraad herziet, in samenwerking met het ministerie van BZK, de processen om deze administratieve omissies in de toekomst te kunnen voorkomen.

IMOA

De aanbesteding van de nieuwe Interim-management en organisatieadvies (IMOA) raamovereenkomst heeft vertraging opgelopen doordat er vanuit marktpartijen bezwaren zijn ingediend. Deze bezwaren zijn door de rechtbank gegrond verklaard, waardoor de aanbesteding opnieuw in de markt gezet wordt. 

Dit raakt de hele Rijksoverheid, en om die reden zijn er overeenkomsten ter overbrugging gemaakt, waar de Kiesraad aan meedoet. Voor de nieuwe raamovereenkomst heeft de Kiesraad ook een volmacht afgegeven.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Op 21 april 2023 heeft de Kiesraad besloten om het contract te ontbinden met de leverancier voor het ontwikkelen van het softwaresysteem Digitaal Hulpmiddel Verkiezingsuitslagen (DHV) omdat is gebleken dat de leverancier niet tijdig en met voldoende kwaliteit de onderdelen van de programmatuur kon opleveren die gesteld waren in de aanbestedingseisen en de overeenkomst. Een bodemprocedure hierover is hiervoor gestart. De Kiesraad heeft de verplichting niet bijgesteld omdat er een rechtszaak loopt. Daarnaast is er ook geen duidelijkheid wanneer deze rechtszaak is afgerond.

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Er zijn geen gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik geweest in 2023.

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

De Kiesraad heeft in 2023 de professionalisering van procesmanagement verder opgepakt. Processen van de Kiesraad zijn uitgewerkt en op papier vastgelegd en worden periodiek geëvalueerd. Medewerkers krijgen training om deze processen in hun werk te kunnen gebruiken.

6. Fraude- en corruptierisico’s

De financiële administratie van de Kiesraad wordt door BZK ondersteund. Daar waar de uitvoering bij de Kiesraad ligt wordt zoveel mogelijk gewerkt volgens het kader van BZK. Gezien de aard van de taken van de Kiesraad en de genomen maatregelen kent de Kiesraad een laag fraude-risicoprofiel op het gebied van financieel en materieel beheer. Dit is mede door de uitgevoerde interen controle, gemonitorde maatregelen en doorgevoerde functiescheiding. Op basis hiervan kan gemeld worden dat er geen materiële risico's zijn.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

In 2023 heeft de Kiesraad stappen ondernomen op het gebied van Informatiehuishouding, als onderdeel van het Rijksbrede programma Open op Orde. Eind 2023 is de één-meting door de Kiesraad uitgevoerd en opgeleverd. Naar aanleiding van het verbeterplan en de één-meting is er eind 2023 een overzicht opgesteld welke onderwerpen in 2024 worden opgepakt en waar mogelijk ook geïmplementeerd.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

In het kader van de transitie naar verkiezingsautoriteit is door de Kiesraad in 2023 gewerkt aan het opstellen van een nieuw organisatie- en formatierapport dat per 1 juli 2023 is vastgesteld. De mandaatregeling is aangepast op de actualiteit van de organisatieontwikkeling. In 2023 is er een commissiestructuur ingevoerd ter versterking van de samenwerking tussen bureau en de raadsleden in de totstandkoming van de adviezen en betrokkenheid van raadsleden bij uitvoerende taken van de Kiesraad en is er voor de Kiesraad een communicatiestrategie ontwikkeld waarin visie en missie zijn vastgesteld. De Kiesraad is overgegaan tot hybride en flexibel werken. Daarnaast heeft de Kiesraad in 2023 een nieuwe huisstijl gekregen. De Kiesraad heeft sinds maart 2023 een Chief Information Security Officer (CISO). In het afgelopen jaar is door de Kiesraad verder ingezet op informatiebeveiliging, zoals de checklist Cloud beveiliging en het uitvoeren van diverse risico’s analyses.