Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
In 2023 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Het aantal gemeenten dat is aangesloten bij de Nationale ombudsman voor het klachtbehandeling heeft een wettelijke basis. De Nationale ombudsman bewaart de besluiten van gemeenten over de eigen ombudsfunctie in het zaakregistratiesysteem. Dit geeft een overzicht van het aantal gemeenten dat een eigen ombudsfunctie heeft. Het totaal aantal gemeenten is bekend (CBS). Daarmee kan het percentage van de aangesloten gemeenten berekend worden. De Audit Dienst Rijk heeft de totstandkoming van dit proces in 2022 onderzocht.
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Over 2022 heeft de Audit Dienst geen gewogen bevindingen bevonden in het begrotingsbeheer, het financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering. In de interim controle van de ADR zijn vooralsnog geen nieuwe risico’s en ontwikkelingen naar voren gekomen die ultimo 2023 zouden kunnen leiden tot gewogen bevindingen.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
De Nationale ombudsman heeft geen signalen ontvangen van misbruik of oneigenlijk gebruik van middelen.
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
In haar verantwoordingsonderzoek over 2022 concludeert de Algemene Rekenkamer dat de Nationale ombudsman beperkte voortgang heeft laten zien in de informatiebeveiliging. Omdat de risico’s van informatiebeveiliging nog onvoldoende beheerst worden heeft de Rekenkamer in 2022 de onvolkomenheid gehandhaafd.
In 2023 is het risicomanagementproces in het kader van informatiebeveiliging geïmplementeerd, waarbij het risicomanagementbeleid en de risicomanagementcyclus in praktijk zijn gebracht. Het proces voor het uitvoeren van o.a. business impact analyses, risicoanalyses en audits wordt volledig uitgevoerd in een digitale risicomanagementoplossing. Risico’s op informatiebeveiliging zijn hierdoor in beeld en aanvullende beheersmaatregelen zijn geformuleerd. Daarbij zijn de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer uit 2022 opgevolgd.
6. Fraude- en corruptierisico’s
De processen zijn ingericht om fraude en corruptierisico’s te voorkomen. Er wordt een risico analyse uitgevoerd. Gezien de aard van de taken van de Nationale ombudsman en de genomen maatregelen kent de Nationale ombudsman een laag frauderisicoprofiel op het gebied van financieel en materieel beheer. Dit is mede door interne controle, gemonitorde beheersingsmaatregelen en doorgevoerde functiescheiding. Op basis hiervan kan vermeld worden dat er geen sprake is van materiële risico's.
Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Open op orde
In 2023 heeft de Nationale ombudsman uitvoering gegeven aan haar actieplan Open op Orde. Met het in 2021 vastgestelde actieplan sluit de Nationale ombudsman aan bij het Rijksbrede programma ter verbetering van de informatiehuishouding onder regie van BZK. De Nationale ombudsman heeft in 2023 beleid vastgesteld voor emailarchivering en is gestart met het ontwikkelen van faciliteiten voor digitaal samenwerken, waarbij archivering is gewaarborgd en de netwerkschijf wordt opgeruimd. Daarnaast is het beleid over de archivering van chatberichten in ontwikkeling. Voor documenten betreffende het primaire proces van de jaren 1995-2013 is een plan van aanpak en een beslisdocument opgesteld voor overdracht naar het Nationaal Archief.