Paragraaf 1 - Rapportage voor de volgende verplichte onderdelen

1. Rechtmatigheid

In 2023 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Gegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS, RAP en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën producten ontleend aan het programma Decos-Join, waarin alle relevante inkomende en uitgaande stukken waarop een archiveringsverplichting ligt, worden geregistreerd en gedocumenteerd.

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Het Kabinet van de Gouverneur verkrijgt haar middelen uit de Begroting IIB Hoge Colleges van Staat (artikel 6). Dit betreft een meerjarige vastgestelde begroting.

Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordentelijkheid en controleerbaarheid en is zo doelmatig mogelijk ingericht.

Ondanks de intentie van het Kabinet van de Gouverneur om onderhoud en investeringen uit te stellen of te vertragen vanwege de wens voor nieuwe huisvesting, hebben er toch een aantal nodige onderhoudswerkzaamheden en investeringen moeten plaatsvinden. Zo is het kantoor van het Kabinet geschilderd en is vanwege verstoppingen in de afvoer bij Cas Ceremonial een septic-tank geplaatst. Ook is het besluit genomen om bij Cas Ceremonial een generator te laten plaatsen. Alleen het hoognodige onderhoud wordt uitgevoerd en investeringen worden alleen gedaan als de veiligheid of bedrijfsvoering belemmerd wordt. Dit zorgt mede voor het budgetoverschot in 2023.

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba is zich zeer bewust van risico’s ten aanzien van dit onderwerp en hanteert instrumenten om het Kabinet zo goed mogelijk te beschermen. Voordat een lokaal aangestelde werknemer in dienst kan treden dient een VOG overlegd te worden of wordt de werknemer gescreend door de lokale veiligheidsdienst. Voor uitgezonden medewerkers is Verklaring van geen bezwaar van de Nederlandse veiligheidsdienst een vereiste. De werknemer tekent bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring en legt een eed af.

Alle lokale medewerkers zijn in dienst getreden op basis van de ALP (Arbeidvoorwaarden Lokaal Personeel) met onder andere een hoofdstuk disciplinaire straffen waarin maatregelen zijn opgenomen mocht er sprake is van ongewenste gedragingen. De ALP wordt uitgereikt aan iedere werknemer die in dienst treedt. De directeur van het Kabinet is in voorkomende gevallen bevoegd disciplinaire maatregelen te treffen.

Daarnaast hanteert het Kabinet een toegangscontrole en -autorisatie en heeft veiligheidsvoorzieningen genomen door het inzetten van cameramonitoring en inbraak- en brandbeveiliging. Er is tevens beleid bepaald hoe bedrijfsmiddelen moeten worden gebruikt. Werknemers kunnen bovendien in contact treden met een vertrouwenspersoon om verdacht gedrag te melden wanneer zij zich niet vrij voelen om dit bij de leiding te melden. Het Kabinet zorgt voor trainingen om de werknemer bewust te maken van risico’s en situaties om ongewenste gedragingen te kunnen herkennen. In reguliere vergaderingen wordt stil gestaan bij  het onderwerp integriteit en veiligheid.

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Organisatie

Medio augustus 2023 is een nieuwe plaatsvervangend directeur in dienst getreden, als opvolger van zijn per 1 september 2023 vertrokken voorganger. Dit betreft een uitgezonden rijksambtenaar.

Per 1 oktober 2023 is de functie van medewerker consulaire zaken all-round vervuld.

Per 1 december 2023 is de medewerker telefonist/administratie met pensioen gegaan.

Huisvesting

Het Kabinet van de Gouverneur heeft haar wens kenbaar gemaakt te willen verhuizen naar meer geschikte kantoorhuisvesting. Aan de directeur Financieel Economische Zaken is gevraagd hiervoor middelen vrij te maken. Het verzoek is nader onderbouwd  in de onlangs aan de directeur Financieel Economische Zaken gestuurde brief «notitie begrotingsvoorstellen 2024 voorbereiding 2025».

De vertraging in de uitvoering ten aanzien van (vervangings)investeringen welke in 2023 gepland waren, zullen zijn effect hebben op de begroting 2024. Het gaat onder andere om vervanging van ICT hardware, realiseren van veiligheidsvoorzieningen en klein onderhoud gebouwen.

6. Fraude- en corruptierisico’s

In de beschreven/vastgestelde AO/IC (Administratieve Organisatie & Interne Controle) zijn verschillende middelen opgenomen ter dekking van de risico’s van fraude en corruptie die de grootste financiële en/of reputatieschade voor het Kabinet van de Gouverneur zouden kunnen betekenen.

De afdeling consulaire zaken houdt zich bezig met het uitvoeren van regelgeving betreffende het nationaliteitsrecht (de Rijkswet op het Nederlanderschap en de Paspoortwet, alsmede aanverwante regelgeving). Jaarlijks vindt binnen deze afdeling een audit plaats door een door de Gouverneur aangewezen beveiligingsfunctionaris ten aanzien van het verstrekken van reisdocumenten. Deze audit richt zich voornamelijk op de uitvoering van het paspoortafgifteproces. Het door de beveiligingsfunctionaris beschreven beveiligingshandboek wordt ook door de afdeling consulaire zaken gevolgd bij de verstrekking van reisdocumenten, waaronder nationaal paspoorten en nooddocumenten en biedt tevens mede de basis voor de uit te voeren audit. De door het Kabinet van de Gouverneur behandelde dossiers van zowel naturalisatie als opties worden van tijd tot tijd door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) getoetst aan de geldende regelgeving.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Het Kabinet van de Gouverneur is zich bewust van de voortdurende veranderingen van de bedrijfsvoering in reactie op technologische ontwikkelingen en maatschappelijke veranderingen en dat zij hierin moet meebewegen. Met name van belang in het bevorderen van efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid.