In de kabinetsreactie op het rapport ‘Ongekend onrecht’ heeft het kabinet onder andere maatregelen aangekondigd gericht op actieve openbaarmaking van informatie en op verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries (‘Open op orde’). Ook het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt aan een continue verbetering van de informatiehuishouding. Dit door een grotere transparantie van overheidsinformatie richting burger en parlement. Alle activiteiten worden uitgevoerd als onderdeel van het ‘Programmaplan Informatiehuishouding BZ’.
Het programmaplan wordt, conform generieke afspraken, uitgevoerd binnen vier actielijnen die zich richten op 1) versterking van professionele ondersteuning binnen de informatiehuishouding (actielijn Informatieprofessionals), 2) het meer onder controle brengen van de informatiestromen (actielijn volume en aard van informatie), 3) verbetering van de informatiesystemen (actielijn informatiesystemen) en 4) verbetering van sturing en naleving (actielijn sturing en naleving).
In het kader van actielijn 1 is het cluster Informatiemanagement geherstructureerd en uitgebreid met nieuwe functies ter ondersteuning van BZ-medewerkers op het gebied van Informatiehuishouding. Volgens het Financiële voortgangsrapportage spoor IHH 2023 was het toegerekende budget voor alle 4 de actielijnen in totaal EUR 2.906.000 waarbij EUR 2.630.000 structureel was en EUR 276.000 additioneel. In 2023 zijn 7 van de 15 nieuwe Functionarissen Informatiehuishouding gestart. Deze cijfers zijn terug te vinden in het Reorganisatieplan 2022 van IDI/IM waarin opgenomen staat dat IM uitgebreid zou worden met 15 functionarissen. De werving loopt door in 2024, maar wordt bemoeilijkt door de krapte op de arbeidsmarkt voor dit vakgebied. Als onderdeel van Actielijn 2 is in 2023 de BZ-selectielijst afgerond en vastgesteld. Andere deelactiviteiten van Actielijn 2 zijn e-mailarchivering, chatarchivering en actieve openbaarmaking. Deze deelactiviteiten zijn terug te vinden in het Programmaplan Verbetering Informatiehuishouding 2023-2024. Voor de trajecten e-mailarchivering en chatarchivering lopen rijksbrede trajecten waarbij BZ is aangesloten. De hier op te leveren resultaten zullen binnen de BZ-organisatie worden geïmplementeerd. De activiteit ‘Actieve openbaarmaking’ zorgt dat de verplichte informatiecategorieën actief openbaar wordt gemaakt en ontsloten via de rijksbrede verwijsindex in tegenstelling tot passieve openbaarmaking wat refereert naar het door de overheid op verzoek van burgers en bedrijven openbaar maken van informatie.
Als onderdeel van actielijn 3 is de nieuwe SharePoint-omgeving als basisvoorziening voor de informatiehuishouding van BZ gerealiseerd. Deze omgeving wordt in 2024 in gebruik genomen. Als onderdeel van actielijn 4 is de Beheersregeling informatiemanagement BZ vastgesteld en gepubliceerd.