Inleiding

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is een samenvoeging per 1 januari 2023 van de shared service organisatie P-Direkt en de onderdelen UBR-Personeel en UBR-Binnenwerk van de shared service organisatie UBR.

De transitiefase werd officieel afgerond in juli 2023 en heeft geleid tot een nieuwe visie: «Wij willen ambtenaren optimaal laten werken zodat zij zich elke dag opnieuw kunnen inzetten voor een beter Nederland."

In het kader van de meer integrale aanpak als O&P Rijk zijn in 2023 de volgende prioriteiten geformuleerd: de vorming van de nieuwe organisatieonderdelen Informatievoorziening, Informatietechnologie en klant- en relatiemanagement, de organisatiefunctie corporate branding en marketing en de ontwikkeling van een robuust, stabiel en toekomstgericht dienstverleningsportfolio.

Als nieuwe organisatie en opdrachtnemer is het onze verantwoordelijkheid om helderheid te geven over wat we kunnen bieden (producten, diensten) en hoe we dat doen (met welke kwaliteit). Dat is inclusief het agenderen van nieuwe ontwikkelingen bij de klant (bijvoorbeeld digitalisering, AI, data) voor de toekomstige opgaven voor het O&P-domein.

Terugkijkend op 2023 heeft O&P belangrijke stappen gezet door het investeren in gesprekken met onze stakeholders om gezamenlijk koers te bepalen en als gelijkwaardige partners te werken aan emancipatie van de uitvoering.

Alle business units benadrukken een versterkte verbinding met de rijksbrede opgaves en de prioriteiten van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR), de Interdepartementale Commissie Organisatie en Personeelsbeleid (ICOP) en de Directie Ambtenaar en Organisatie (DGDOO), in plaats van individuele producten. Dankzij deze verbeterde multidisciplinaire samenwerking is O&P Rijk beter gepositioneerd om integraal aan de behoeften van de klant te voldoen.

Binnenwerk creëerde in 2023 samen met partnerorganisaties 180 extra duurzame, structurele banen in teamverband voor mensen met een doelgroep-indicatie binnen het Rijk. Zo leverde Binnenwerk als gemandateerd werkgever een grote bijdrage aan de realisatie van de Banenafspraak.

P-Direkt leverde gestandaardiseerde en geüniformeerde ondersteunende HR- en organisatie-dienstverlening, zoals een goede en tijdige salaris- en HR-administratie, duidelijke HR-informatievoorziening en een helder ingericht personeelsdossier voor ongeveer 150.000 medewerkers, managers en beleidsmakers;

Organisatieadvies leverde advies, onderzoek, implementatie en begeleiding bij alle aspecten voor de inrichting van een moderne Rijksdienst. Zowel bij organisatieinrichting, organisatieonderzoek, instrumentontwikkeling, flexibele organisaties, evaluatie als kennisdeling;

Advocaten en Adviseurs Arbeidsrecht gaf management en P&O-professionals juridisch advies en bijstand en adviseerde over beleidsvorming;

Diversiteit & Inclusie ondersteunde het Rijk bij het bevorderen van divers en inclusief denken en handelen op de werkvloer. Inclusiviteit gaf advies, trainingen en colleges, wierf, bemiddelde en begeleidde;

Arbeidsmarkt zorgde voor de juiste kandidaat, op de juiste plek, op het juiste moment: zowel vast als tijdelijk. Nieuw was de Rijksbrede aanpak voor Jobmarketing waarmee O&P Rijk de regie op lastig te vervullen vacatures neemt;

Loopbaan- en Talentontwikkeling versterkte management en medewerkers bij talentontwikkeling en het vormgeven van de loopbaan. Een Rijksbrede werving- en selectietool is bij de eerste deelnemende ministeries OCW en Financien geϊmplementeerd;

Bedrijfszorg adviseerde over gezonde organisaties en gezond werken binnen het Rijk en zette zich in om de duurzame inzetbaarheid en het werkplezier van medewerkers binnen het Rijk te vergroten. In 2023 is een nieuw verzuimmanagementsysteem aangeschaft dat in 2024 gefaseerd zal worden geϊmplementeerd.

Staat van baten en lasten

Op de volgende pagina is de begroting baten-lastenagentschap voor het jaar 2023 weergegeven na de mutaties eerste suppletoire begroting. Hierin zijn dan ook O&P Rijk Personeel en Binnenwerk opgenomen.

Toelichting

Baten

Omzet

De omzet is hoger dan de geautoriseerde begroting door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk en mutaties als gevolg van prijs- en productieafspraken eind 2022 voor het jaar 2023.

De omzet is lager dan de gezamenlijke begroting, voornamelijk door een tragere banengroei bij Binnenwerk. Het creëren van banen bij de partnerorganisaties duurt van idee tot invulling minimaal een half jaar.

Rentebaten

Als gevolg van de positieve ontwikkeling van de rekening courant verhouding van O&P Rijk met Ministerie van Financiën heeft O&P Rijk een rentebate van € 1,3 mln.

Vrijval voorzieningen

De toelichting op de vrijval en dotatie voorziening is weergegeven bij de toelichting op de balanspost voorzieningen.

Lasten

Apparaat

Personele kosten

Eigen personeel

De personele kosten zijn hoger dan de geautoriseerde begroting door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk en mutaties als gevolg van prijs- en productieafspraken eind 2022 voor het jaar 2023.

De personele kosten zijn lager dan de gezamenlijke begroting, voornamelijk door een tragere banengroei bij Binnenwerk waardoor het geplande quotum arbeidsparticipanten binnen het Rijk niet is gerealiseerd. Daarnaast is het, door krapte op de arbeidsmarkt van ICT- en Arbospecialisten, nog niet gelukt deze formatieplaatsen volledig te vullen met ambtelijk personeel.

Inhuur externen

De kosten van inhuur zijn hoger dan de geautoriseerde begroting in tabel 28 door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk en mutaties als gevolg van prijs- en productieafspraken eind 2022 voor het jaar 2023.

De kosten van inhuur waren ook hoger dan de gezamenlijke begroting, voornamelijk door extra inhuur om de openstaande formatieplaatsen op te vullen, de implementatie van de nieuwe dienstverlening Rijks Rooster Applicatie en de hogere vraag naar Arbo- en Arbeidsmarktspecialisten als gevolg van hogere verzorgden aantallen bij de departementen.    

Materiële kosten

Apparaat ICT

De kosten van inhuur zijn hoger dan de geautoriseerde begroting in tabel 28 door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk. Het betreft voornamelijk de kosten van systeemlicenties voor de O&P Rijk dienstverleningen en uitbesteed systeembeheer- en ontwikkeling voor de Rijkspas dienstverlening.

De kosten van systeemlicenties waren hoger dan de gezamenlijke begroting, voornamelijk door uitbreiding van de dienstverlening werving en selectie met de dienst talentmanagement.

Bijdrage aan SSO's

De kosten van inhuur zijn hoger dan de geautoriseerde begroting in tabel 28 door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk. Het betreft voornamelijk de kosten van kantoorautomatisering en housing en hosting van de O&P Rijk systemen door Sharedservicecenter-ICT BZK en het Overheidsdatacenter Noord, de huisvestingskosten bij Facilitair Management Haaglanden en het Rijksvastgoedbedrijf en de financiële dienstverlening door de Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën van DGVBR.

De kosten van SSO's waren lager dan de gezamenlijke begroting, door in eigen beheer nemen van voorheen (binnen UBR) doorbelaste dienstverlening en eliminatie van intercompany dienstverlening van de onderdelen.

Overige materiele kosten

De kosten van inhuur zijn hoger dan de geautoriseerde begroting in tabel 28 door het samengaan met UBR Personeel en UBR Binnenwerk. Het betreft voornamelijk de uitbesteding van Arbo-dienstverlening en uitbestede werkzaamheden in het kader van arbeidsmarktcommunicatie.

De kosten waren hoger dan de gezamenlijke begroting door de hogere vraag naar Arbo-specialisten als gevolg van hogere verzorgden aantallen bij de departementen.

Afschrijvingskosten

Apparaat ICT

Dit betreft voornamelijk specifieke apparatuur die niet door de ICT dienstverlener geleverd kunnen worden.

Immaterieel

De geplande investeringen in het verbeteren van de bestaande dienstverleningssystemen zijn in de praktijk voornamelijk gerealiseerd middels korte scrum projecten binnen de huidige formatie en niet middels grootschalige (vervangende) bouw. Dit resulteert in een lagere realisatie dan begroot.

Dotaties voorzieningen

De toelichting op de dotatie voorziening is weergegeven bij de toelichting op de balanspost voorzieningen.

Saldo van baten en lasten

Het positieve saldo van baten en lasten 2023 van € 13,7 mln. is ten gunste van de balanspost ‘onverdeeld resultaat’ gebracht.

Balans

Toelichting

De balanscijfers 2022 zijn gebaseerd op de P-Direkt cijfers 2022.

Activa

Vaste activa

Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa betreffen de aanschaf van systeemlicenties en de bouw van de O&P Rijksystemen zoals het HRportaal, de Payrolapplicatie en de Werving- en Selectieapplicatie.

Materiële vaste activa

De hardware en software van de kantoorautomatisering worden via het standaardpakket van SSC-ICT afgenomen. Specifieke zaken die niet in het standaardpakket zitten schaft P-Direkt zelf aan. De investering in Hardware betreft onder andere Webex schermen in vergaderzalen en speciale laptops voor de App-ontwikkeling en data-analyse.

Overige materiële vaste activa

Vlottende activa

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit het: moederdepartement van BZK € 3,9 mln., overige departementen € 3,7 mln. en overige debiteuren € 0,5 mln.

Per 1 januari 2023 zijn O&P Rijk Personeel en O&P Rijk Binnenwerk samengegaan met O&P Rijk P Direkt. Dit verklaart de toename in debiteurensaldo.

Voor 3 verkoopfacturen is een voorziening gevormd in verband met het risico van oninbaarheid, totaal € 0,1 mln.

Overige vorderingen en overlopende activa

De vorderingen bestaan voornamelijk uit € 12,3 mln. nog te factureren termijnen en vooruitbetaalde kosten van € 3,9 mln.

Het aandeel van het moederdepartement ministerie van BZK bedraagt € 4,7 mln., het aandeel overige departementen € 9,7 mln. en het aandeel derden € 2,1 mln.

Liquide middelen

Alle tegoeden van O&P Rijk worden aangehouden bij de Rijkshoofdboekhouding.

Passiva

Eigen vermogen

Exploitatiereserve en Onverdeeld resultaat

Na verwerking van het eigen vermogen UBR Personeel van € 3,0 mln. en het resultaat 2023 resteert een positief eigen vermogen van € 22,1 mln. O&P Rijk heeft haar maximaal eigen vermogen bereikt van € 13,0 mln. De maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet wordt, omdat O&P Rijk pas één jaar bestaat, berekend over deze kortere periode.

Het overschot aan eigen vermogen van € 9,1 mln. wordt conform artikel 25 van de regeling Agentschappen, in 2024 ter beschikking gesteld aan het moederdepartement.

Voorzieningen

In 2021 is een reorganisatievoorziening getroffen ter dekking van extra personele kosten in de jaren 2022 en 2023 in het kader van de samenvoeging van P-Direkt met UBR-Personeel en UBR-Binnenwerk. In 2023 is de laatste tranche aangewend ter dekking van de betreffende extra kosten.

In 2022 is een dotatie gedaan aan de voorziening verlieslatende contracten. Het betreft het op non actief zetten van een bedrijfsvoeringsapplicatie. In 2023 is deze voorziening aangewend ter dekking van de betreffende extra kosten.

In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van voorheen UBR hebben in 2014 medewerkers de Van Werk naar Werk (VWNW)-status gekregen en zijn met medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. De vrijval voorziening sanering betreft vrijval van de voorziening voor VWNW- kandidaten welke inmiddels uit dienst zijn getreden of een andere baan hebben gevonden binnen de Rijksoverheid.

De voorziening juridische geschillen betreft het voor 2023 ingeschatte fiscale risico voortvloeiend uit de wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) voor extern personeel bij Bedrijfszorg.

In 2023 is door het moederdepartement met de belastingdienst overeenstemming bereikt over het afzien van vrijwillige correctie waardoor er geen noodzaak meer is voor het aanhouden van de voorziening. Deze is in 2023 vrijgevallen.

O&P Rijk neemt voor debiteuren ouder dan 1 jaar een voorziening op in verband met klaarblijkelijke invorderingsproblematiek: in 2023 is daarvoor een dotatie aan de voorziening gedaan ten bedrage van € 102.000. Debiteuren ouder dan 2 jaar worden afgeboekt ten laste van de voorziening: in 2023 voor een bedrag van € 61.000. In 2023 is alsnog € 49.000 binnengekomen en derhalve kan dat deel van de betreffende voorziening vrijvallen ten gunste van het resultaat 2023.

Aangezien de kosten in verband met het uitkeren van jubileumuitkeringen een jaarlijks gelijkmatig verloop hebben heeft P-Direkt om doelmatigheidsredenen geen voorziening voor jubileumuitkeringen getroffen.

Kortlopende schulden

Crediteuren

Van het crediteuren bedrag heeft € 0,4 mln. betrekking op derden.

Belastingen en premies sociale lasten

De post af te dragen sociale lasten betreft de sociale lasten die berekend zijn over de verlofreservering (€ 3,1 mln.)

De post af te dragen BTW betreft de afdracht van het 4e kwartaal 2023 (€ 0,1 mln.).

Overige schulden en overlopende passiva

De overige schulden en overlopende passiva bestaan uit € 19,5 mln. nog te betalen kosten, € 5,3 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 11,2 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 1,0 mln. nog te besteden gelden en € 15,6 mln. overige schulden.

Kasstroomoverzicht

Toelichting

Operationele Kasstroom

De hogere operationele kasstroom wordt naast het positieve resultaat voornamelijk veroorzaakt doordat UBR Personeel en UBR Binnenwerk per 1 januari 2023 zijn samengevoegd met P-Direkt tot O&P Rijk.

Investeringskasstroom

De investeringen betreffen ICT-middelen voor het apparaat. De in 2023 geplande investeringen in het verbeteren van de bestaande dienstverleningssystemen zijn voornamelijk in eigen beheer gerealiseerd, middels kortdurende scrumtrajecten door eigen en extern personeel die niet worden geactiveerd.

Financieringskasstroom

De investeringen in de verbetering van de bestaande dienstverleningssystemen konden in 2023 worden gerealiseerd vanuit de exploitatiegelden. Een beroep op de leenfaciliteit was daarom in 2023 niet noodzakelijk. De exploitatiereserve van O&P Rijk is in 2023 aangevuld met circa 3,0 mln.. Dit is het UBR-Personeel deel uit de verdeling van het eigen vermogen van UBR. Daarnaast heeft O&P Rijk een bedrag van circa 2,8 mln. betaald aan moederdepartement in verband met overschrijding van toegestane reserve in 2022.

Doelmatigheidsindicatoren

O&P Rijk | Dienstverlening P-Direkt werkt met een Producten- en dienstengids (PDG) inclusief servicelevels. In de PDG zijn de verschillende diensten en activiteiten, leveringsvoorwaarden en de kwaliteitsborging vastgelegd die de ministeries van O&P Rijk | Dienstverlening P-Direkt kunnen verwachten.

Toelichting

Generiek deel

Kostprijzen per product

O&P  Rijk maakt jaarlijks met de eigenaar afspraken over te behalen efficiency. De gerealiseerde kostprijs is lager doordat in 2023 9.245 meer departementale medewerkers dan geprognosticeerd zijn bediend.  

Fte-totaal

Het gerapporteerde Fte-aantal betreft de P-Direkt dienstverlening. Heel O&P Rijk waren er in 2023 ongeveer 1.735 Fte.

Specifiek deel

Gebruikerstevredenheid

Met een klanttevredenheid van 7,8 haalt O&P Rijk | Dienstverlening P-Direkt de norm in 2023.

Tijdige afhandeling vragen, klachten, wijzigingen en documenten

O&P Rijk | Dienstverlening P-Direkt realiseert in 2023 vijf van de acht service levels op voldoende niveau. De wachttijden bij de telefoon zijn nog te hoog. In 2023 is de wachttijd wel aanzienlijk gedaald ten opzichte van de voorgaande jaren.

In 2023 is meer focus gelegd op de tijdige afhandeling van wijzigingen zodat het service level wel is verbeterd maar nog niet op afgesproken niveau. Door toename van het aantal documenten, slechte aanlevering en oplopend verzuim werd ook bij het archiveren in de personeelsdossiers het afgesproken service level niet gehaald. P-Direkt gaat in gesprek met de verschillende zorgdragers afspraken maken over de voorspelbaarheid en kwaliteit van aanlevering.