Inleiding

1. Rapportage voor verplichte onderdelen

a. Rechtmatigheid

Vanuit de bij het Ministerie van LNV bekende informatie zijn de onderstaande fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie te rapporteren.

Overschrijding op de afgerekende voorschotten

Bij de afgerekende voorschotten is sprake van een rechtmatigheidsfout van € 26,5 mln. Dit vanwege het afwijken van de Subsidieregeling instituten voor toegepast onderzoek (TO2-regeling) bij de subsidievaststelling over 2021 aan Wageningen Research (WR). Meer in het bijzonder gaat het om de toepassing van artikel 43 van de TO2-regeling die het mogelijk maakt om onder voorwaarden een overschot van maximaal 5% van de verleende subsidie jaarlijks mee te nemen ter besteding in het volgende jaar. In 2021 is gebleken dat bij de subsidievaststellingen over 2019 en 2020 de overschotten boven het maximum van 5% kwamen. In afwijking van de TO2-regeling heeft het ministerie besloten deze bedragen niet te korten op de nieuwe subsidieverleningen en als onrechtmatigheid aan te merken. Op basis van de beginselen van behoorlijk bestuur is daarbij besloten tot een overgangsperiode tot het boekjaar 2024 om een nieuwe werkwijze te implementeren. Hierbij wordt voor meerjarige thematische onderzoeksprogramma’s zoveel mogelijk met meerjarige verplichtingen gewerkt en zal voor onderzoeksprogramma’s waar dit niet goed uitvoerbaar is de jaarlijkse vaststelling op basis van werkelijke realisatie plaatsvinden. Op deze manier zal er in de toekomst geen sprake meer zijn van overschotten. In 2022 is de werkwijze verder vormgegeven en zijn afspraken met WR gemaakt over de wijze van meerjarig subsidiëren en verantwoording. Voor het boekjaar 2023 zijn voor meerdere programma’s meerjarige subsidieverzoeken ingediend. Dit wordt vanaf 2024 verder uitgebreid.

Andere geconstateerde fouten hebben betrekking op het onjuist omgaan met controleverklaringen en verplichte verklaringen door de subsidieontvanger om te komen tot vaststelling van de subsidie (€ 20,8 mln). Door bovenstaande fouten, totaal € 47,3 mln, is sprake van een overschrijding van de rapporteringstolerantie bij de afgerekende voorschotten.Overschrijding op het totaalniveau artikelen verplichtingenBij de verplichtingen zijn fouten geconstateerd van in totaal € 32,3 mln. Een van de fouten wordt veroorzaakt door het niet Europees aanbesteden van de inzet van zaakbegeleiders in het kader van piekbelasters (€ 9,5 mln). De Stikstofaanpak staat hoog op de politieke agenda, waaronder de aanpak piekbelasters in de landbouw. Hierom heeft LNV in juni 2023 de Tweede Kamer toegezegd dat per 12 juni 2023 zaakbegeleiders vanuit het ministerie van LNV beschikbaar zijn om, met boeren die piekbelaster zijn, het gesprek aan te kunnen gaan over verschillende regelingen. Deze korte termijn liet het niet toe om het reguliere Europese aanbestedingsproces te volgen.

Een andere fout betreft inzet van inhuur (€ 9 mln). Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is categoriemanager van een aantal rijksbrede raamovereenkomsten, waarvan er drie (Interim Management & Organisatieadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten) in dit verslagjaar nog steeds waren verlengd middels overbruggingsovereenkomsten. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. De raamovereenkomsten voor Financiële Adviesdiensten zijn per 3 april 2023 gereedgekomen en hebben tot rechtmatige contracten geleid. De her-aanbestedingen voor de overige raamovereenkomsten zijn vertraagd, als gevolg van juridische bezwaren en rechtszaken door inschrijvers. Voor Organisatieadvies verwacht het Ministerie van IenW dat daarvoor eind februari 2024 de nieuwe contracten beschikbaar komen. Voor Interim Management is de lopende aanbesteding definitief ingetrokken en wordt met de nu ingezette maatregelen een rechtmatige oplossing medio 2024 voorzien.Verder is een fout veroorzaakt door WR toestemming te verlenen om de komende jaren hogere tarieven te betalen aan partners bij samenwerkingsprojecten (€ 7 mln).

Onderstaande tabel geeft inzicht in de overschrijdingen van de rijksbrede rapporteringstoleranties.

*) Doordat bij de controle gebruik is gemaakt van steekproeven is de maximale fout groter dan de tolerantie. Omdat het bedrag aan fouten onzekerheden onder de tolerantie ligt, wordt conform het voorschrift in de RBV geen percentage opgenomen.

b. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden.

c. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Opvolging aanbevelingen Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer (AR) heeft in haar verantwoordingsonderzoek 2022 LNV geconcludeerd dat het jaarverslag LNV 2022 aan de gestelde eisen voldoet, met uitzondering van twee onvolkomenheden in de bedrijfsvoering. Dit betreft het autorisatiebeheer van het financieel systeem Oracle EBS (toegang tot systemen van dienstonderdelen) en het inkoopbeheer.

Op de eerstgenoemde onvolkomenheid inzake het autorisatiebeheer zijn in de afgelopen drie jaar verbeteracties uitgezet. Onder andere door het in overleg met dienstonderdelen implementeren van procedures om het risico van ongewenste toegangsrechten en functievermenging in het financiële systeem beter te beheersen. Hiermee is de langdurige bevinding van de ADR opgelost. De ADR heeft in 2023 wel geconstateerd dat voor het beheer van rechten geregeld sprake is van te ruime autorisaties waarop onvoldoende monitoring plaatsvindt. Dit heeft de ADR als een lichte bevinding aangemerkt.

Naar aanleiding van eerdere AR-aanbevelingen in 2021 en 2022 ten aanzien van inkoop is in 2023 een plan van aanpak opgesteld om op basis daarvan de volgende stappen te zetten in het inkoopbeheer. Het betreft het opvolging geven aan analyses van spendrapportages, het analyseren van escalatie- en voldongen feitendossiers, het afronden van de analyse voor leverancierskeuze alsmede het verbreden van de interne controle in de tweede lijn. De spendanalyse voor de inkopen die via het systeem BAS worden geadministreerd is, ondanks de aanpassingen, nog niet mogelijk. Aangezien hiervan al meerdere jaren sprake is, heeft de ADR een lichte bevinding toegekend.

Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer

Het Ministerie van LNV verantwoordt zich met de bijlage «Verantwoording EU-middelen in gedeeld beheer» over de rechtmatigheid en het functioneren van de beheer- en controlesystemen voor de inzet van middelen uit de Europese Fondsen.

Over het Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO) heeft de ADR een goedkeurende verklaring met toelichtende paragraaf verstrekt. De maximaal toegestane foutenmarge van 2% is (licht) overschreden voor het niet-grondgebonden deel van het ELFPO. De overschrijding wordt veroorzaakt door een bekende fout die bestaat uit een bevinding over de totstandkoming van de vereenvoudigde kostenopties (VKO) in de regeling pilots nieuw GLB. De conformiteitsprocedure over de afhandeling van deze bevinding is momenteel in de eindfase.

Corona regelingen

Voor het reviewbeleid heeft het ministerie enkele accountantsproducten, die zijn ontvangen bij de Regeling subsidie financiering ongedekte vaste kosten land- en tuinbouwbedrijven COVID-19 (OVK-regeling), door de Auditdienst Rijk laten reviewen in 2022. Hierbij is gebleken dat onduidelijkheid bestaat over de vaste kostencategorieën en dat deze in enkele gevallen ook foutief zijn toegepast. In 2023 heeft RVO, als uitvoerder van deze regeling, op verzoek van LNV nader onderzoek uitgevoerd. Hieruit bleek dat de toepassing van de vaste kostencategorieën vaker tot interpretatieverschillen heeft geleid. Naar aanleiding van de uitkomsten zijn maatregelen getroffen en vindt er een vervolgonderzoek plaats.

d. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het ministerie van LNV beschikt over een toereikend beleid om de risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) van subsidies door begunstigden zo veel mogelijk te beperken. Bestaande maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidies door begunstigden te bestrijden zijn onder andere: de tijdige opstelling van risicoanalyses met beheersmaatregelen ter bestrijding van M&O, het opvragen van gegevens zoals die bekend zijn bij andere departementen, het in voorkomende gevallen opvragen van accountantsproducten bij subsidieverantwoordingen en het via de fraudecoördinator van RVO melden van vermoedens van fraude bij het OM en het goed informeren van de Tweede Kamer.

Bij de regeling Landelijke beëindigingsregeling veehouderijlocaties (Lbv) zijn bepaalde elementen moeilijk toetsbaar, waardoor er een risico ten aanzien van de rechtmatigheid van de vaststellingen is. Hierbij valt te denken aan de oppervlakte en de datum van ingebruikname van de stal en de monitoring na de sluiting van de (stikstofdepositie van) andere activiteiten.

e. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Er zijn geen bijzonderheden te vermelden.

f. Fraude- en corruptierisico’s

In 2023 zijn geen materiële interne fraudes en/of corrupties aan het licht getreden die in de bedrijfsvoeringsparagraaf moeten worden vermeld.

LNV en EZK hebben in 2023 een frauderisicoanalyse bij de kerndepartementen uitgevoerd. De uitkomsten zijn opgenomen in een nota Frauderisicoanalyse en bevat op hoofdlijnen een beschrijving van de meest voorkomende frauderisico’s met bestaande maatregelen om die risico’s te beheersen.

LNV geeft veel aandacht aan het voorkomen en opsporen van interne fraude en/of corruptie. Zo beschikt LNV over een vastgesteld integriteitsbeleid, een Beveiligingsautoriteit zoals bedoeld in artikel 3 van het Besluit BVA-stelsel Rijksdienst 2021 en een BVA-team. Het BVA-team geeft advies, houdt toezicht op de integrale beveiliging en laat analyses en audits uitvoeren. Dienstonderdelen geven met een jaarlijks geactualiseerde risicoparagraaf in het werkplan aan welke grote risico’s ze voorzien en hoe ze deze risico’s beheersen. Risicomanagement is hiermee verankerd in de management control-cyclus. Met periodieke managementverificaties en het toepassen van controle technisch functiescheiding en verbijzonderde interne controle bij financiële transacties wordt het risico van interne fraude, en daarmee onbetrouwbare informatievoorziening vanuit de administraties van LNV, voldoende beheerst. Daarnaast beschikt LNV over een vastgesteld beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen door derden. Eventuele signalen van mogelijke fraude worden altijd opgevolgd voor nader onderzoek. Middels een jaarlijkse managementverklaring bevestigen hoofden van dienst dat geconstateerde interne fraudes en/of corruptie zijn gemeld bij de directeur FEZ, de SG en de ADR.

Onderdeel van het integriteitsbeleid is voorts het moeten voldoen aan de normen en regels ter voorkoming van eventuele belangenverstrengeling dat kan leiden tot of als doel kan hebben misbruik of oneigenlijk gebruik van (koersgevoelige) informatie door medewerkers en daarmee reputatieschade voor LNV en/of persoonlijke verrijking. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat LNV en zijn medewerkers niet bevooroordeeld of partijdig zijn.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Herstel- en VeerkrachtplanIn de zomer van 2020 besloten de EU-lidstaten tot een aanpak om te herstellen van de coronacrisis. In februari 2021 is daarom de Herstel- en Veerkrachtfaciliteit opgericht. Dit is een tijdelijk middel waarmee de EU subsidies en leningen aan EU-landen kan geven om te investeren in hervorming. EU-lidstaten moeten een Herstel- en Veerkrachtplan (HVP) opstellen, waarin staat naar welke hervormingen en investeringen het geld gaat. De EU heeft het Nederlands HVP in oktober 2022 goedgekeurd.

In het Nederlandse HVP zijn 53 maatregelen opgenomen (25 hervormingen en 28 investeringen). Het kabinet gebruikt bijna de helft (54,9%) van de middelen voor de groene transitie en 25,6% voor de digitalisering. LNV heeft twee maatregelen in dit programma t.w. Programma Natuur en Saneringsregeling Varkenshouderijen.

Het Ministerie van Financiën zal conform het HVP vanaf 2024 tot en met 2026 twee maal per jaar een onderbouwd betalingsverzoek bij de Europese Commissie (EC) indienen. Voor LNV zal er bij het tweede betaalverzoek (mei 2024) een claim voor de Saneringsregeling Varkenshouderijen worden ingediend en voor Programma Natuur zal dit in het vijfde betaalverzoek plaatsvinden. Het financieel belang van het HVP op basis van deze twee regelingen is circa € 1 mld.

De verantwoordingseisen van het HVP leveren bij departementen uitdagingen op. Tot op heden is het LNV gelukt om volledig en tijdig de artikel 22 gegevens (de eindontvangers en eindbegunstigden van HVP-middelen) aan te leveren.

Voor de Saneringsregeling Varkenshouderijen is de verwachting dat LNV voldoet aan alle mijlpalen en doelstellingen. Doordat de jaarlijkse voortgangsrapportages pas per 1 mei aangeleverd dienen te worden door provincies en Rijkswaterstaat bij LNV zal voor Programma Natuur de komende maanden inzichtelijk worden of LNV kan voldoen aan de gestelde mijlpalen en doelstellingen.

Grote lopende ICT-projecten

Het ministerie van BZK informeert de Tweede Kamer periodiek over departementale grote ICT-projecten. Deze projecten worden op het Rijks-ICT-dashboard openbaar gemaakt en minimaal éénmaal per jaar geactualiseerd. Deze rapportageplicht geldt voor alle ICT-projecten waarvan de kosten tenminste € 5 mln. bedragen.

Betaalgedrag

Het streefcijfer van het kabinet voor tijdig betalen is dat 95% van alle handelsfacturen binnen 30 dagen na datum van ontvangst van de factuur zijn betaald. LNV heeft over het jaar 93% van de handelsfacturen binnen 30 dagen betaald. Hiermee voldoet LNV niet aan de streefwaarde. Er zijn maatregelen getroffen om dit percentage te kunnen verhogen.

Evaluatie Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering, het auditbeleid en het risicomanagement. In 2023 heeft een zelfevaluatie van het AC plaatsgevonden. Enkele aandachtspunten uit de evaluatie zijn het verder brengen van risicomanagement, het op tafel krijgen van de ‘juiste’ strategische onderwerpen, het scherp neerzetten van de adviesvraag of het dilemma voor het goede gesprek alsmede het meer verbinden van de Bestuursraad en het AC.

Departementale checks and balances subsidieregelingen

Om de kwaliteit van subsidie-instrumenten te bewaken en te verbeteren leggen beleidsdirecties voorstellen voor nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten ter beoordeling voor aan de Monitorcommissie (MC). De Monitorcommissie is ingesteld door de gezamenlijke Bestuursraad van EZK en LNV en heeft als doel in een vroegtijdig stadium te reflecteren op doelmatigheid en doeltreffendheid van voorstellen die aan haar worden voorgelegd. De MC kijkt kritisch naar nut, noodzaak en vormgeving van nieuwe of gewijzigde subsidie-instrumenten. Om een onafhankelijke toetsing te borgen zijn zowel FEZ als WJZ lid van deze commissie, evenals een aantal beleidsdirecteuren, externe hoogleraren en RVO als uitvoerende dienst. Bij de beoordeling worden uitkomsten van uitgevoerde evaluaties betrokken die conform de regelgeving voor subsidies eens in de 5 jaar plaatsvinden. Daarnaast toetst FEZ alle nieuwe subsidie-instrumenten op financiële gevolgen, doelmatigheid en doeltreffendheid. De directeur FEZ van EZK is daarnaast voorzitter van de departementale Beleidskwaliteit en -Evaluatiecommissie (BEC) waar met behulp van externe onafhankelijke deskundigen van planbureaus en universiteiten advies wordt gegeven over evaluatieopzetten. Beide commissies werken zowel voor EZK als LNV, waardoor expertise en ervaringen effectief worden gedeeld.

Normenkader financieel beheer: verhoging (onder)mandaten

In 2023 is het Kader voor financiële ondermandatering van de kerndepartementen LNV en EZK geactualiseerd. De ondermandaten waren de afgelopen 10 jaar niet gewijzigd, terwijl de inflatie de afgelopen jaren sterk is gestegen, de begrotingen zijn gegroeid en de werkdruk bij (onder)mandaathouders is toegenomen. 

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Risicomanagement

Om risicomanagement op langere termijn minder vrijblijvend te maken is het continu aanjagen en borgen relevant (spoor 1). Daarom treedt een DG op als sponsor voor risicomanagement. Ook wordt een riskfacilitator aangesteld. Daarnaast is het risicomanagementbeleid verankerd in de departementale managementcyclus (spoor 2).

Transitiefonds

In december 2022 is het wetsvoorstel tot oprichting van het Transitiefonds als een begrotingsfonds, zoals bedoeld in artikel 2.11 van de CW, ingediend bij de Staten-Generaal. Met dit Transitiefonds worden maatregelen bekostigd die nodig zijn om de stikstofbelasting van de natuur terug te dringen, evenals de emissies van broeikasgassen door landbouw en landgebruik. Daarnaast worden hieruit maatregelen gefinancierd die bijdragen aan het beschermen en ontwikkelen van de natuur en het tijdig voldoen aan de Kaderrichtlijn water en maatregelen die bijdragen aan de verduurzaming van de landbouw. Het voorstel wijst de Minister voor Natuur en Stikstof als fondsbeheerder aan.

De Tweede Kamer heeft 23 mei 2023 ingestemd met de Tijdelijke wet Transitiefonds landelijk gebied en natuur (TWT). Het wetsvoorstel van de TWT is aangeboden aan de Eerste Kamer (EK), maar 3 oktober 2023 controversieel verklaard. De inwerkingtreding van de wet is voorwaardelijk voor een eerste Fondsbegroting. Transitiefondsmiddelen zullen in 2024, net als eerdere jaren, via de LNV-begroting lopen. In afwachting van de behandeling van de TWT in de EK, staat de inrichting van de fondsadministratie ‘on hold’.

Verduurzaming LNV - organisatie LNV en EZK publiceren sinds vier jaar hun gezamenlijk verslag over de duurzaamheid van de eigen organisaties. Het duurzaamheidsverslag geeft inzicht in de verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en ketenverduurzaming bij beide ministeries en hun diensten en agentschappen zoals de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI, voorheen Agentschap Telecom), etc. Bij het opstellen van het duurzaamheidsverslag worden de rapportagestandaarden van het Global Reporting Initiative (GRI) in beschouwing genomen. De verwachting is dat in mei 2024 het duurzaamheidsverslag 2023 wordt gepubliceerd op rijksoverheid.nl. Daarin zal onder meer worden ingegaan op het Manifest verduurzaming bedrijfsvoering EZK & LNV 2.0 dat in september 2023 is vastgesteld.