Met ingang van 1 januari 2010 hanteert de Huurcommissie een baten-lastenadministratie. Als onderdeel daarvan wordt in deze begroting de openingsbalans van de Huurcommissie gepresenteerd.
Activa | bedragen in € | Passiva | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
Vaste Activa | Eigen vermogen | |||||
Immateriële activa | Exploitatiereserve | – 1 786 118,46 | ||||
Software Pakketten | 120 177,96 | Wettelijke reserve | 1 786 118,46 | |||
Themis | 1 665 940,50 | |||||
Voorzieningen | ||||||
Materiële activa | Herplaatsers | 740 000,00 | ||||
Installaties en inventaris | 395 649,64 | Maatwerkafspraken | 1 431 277,00 | |||
Hardware | 309 656,02 | |||||
Langlopende schulden | ||||||
Vlottende activa | Initiële lening MvF | 2 491 424,12 | ||||
Onderhanden werk | 4 909 450,00 | |||||
Vorderingen | Kortlopende schulden | |||||
Nog te ontvangen leges | 2 064,00 | Crediteuren | 0,00 | |||
Voorschotten en leningen personeel | 2 681,00 | Nog te ontvangen facturen (kosten) | 1 862 691,37 | |||
Overige vorderingen | 6 785,90 | Verplichtingen vakantiedagen | 185 247,00 | |||
Vorderingen op VROM | 4 592 347,47 | Verplichtingen vakantiegeld | 290 414,36 | |||
Verplichtingen eindejaarsuitkering | 40 293,64 | |||||
Liquide middelen | Ontvangen leges op lopende zaken (depot) | 53 955,00 | ||||
Rekening courant bij financiën | 0,00 | Vooruitontvangen vergoedingen VROM | 4 909 450,00 | |||
Betaalrekening | 0,00 | Overige schulden belastingen en premies | 0,00 | |||
Legesrekening | 0,00 | |||||
12 004 752,49 | 12 004 752,49 | |||||
Toelichting op de openingsbalans per 1 januari 2010
Inleiding
De openingsbalans 2010 van de baten/lastendienst Huurcommissie is opgesteld conform het voorgeschreven model van het ministerie van Financiën.
De uitgangspunten en randvoorwaarden voor het opstellen van de openingsbalans
1. De balans wordt gemaakt voor de baten/lastendienst Huurcommissie.
2. De van toepassing zijnde wet- en regelgeving dient te worden gevolgd, in het bijzonder de Regeling baten-lastendiensten 2007, onderdeel van de Comptabiliteitswet.
3. De IT-gerelateerde investeringen zullen in de toekomst waarde genereren voor de Huurcommissie. Volgens dit beginsel moeten deze investeringen worden geactiveerd op de openingsbalans, de investerings- en exploitatiebegroting.
4. Afschrijvingen op bestaande en in de toekomst aan te schaffen activa en afspraken met het ministerie voor WWI over betalingen/ financiering m.b.t. die activa hebben effect op de tarieven. Deze tarieven zullen jaarlijks na vaststelling ter goedkeuring worden voorgelegd aan het ministerie voor WWI. Het kostprijsmodel 2010 is gehanteerd ter bepaling van de waarde van het onderhanden werk.
Activa
Grondslagen voor activa
In de balans van de Huurcommissie zijn 4 soorten activa onderscheiden. Immateriële vaste activa, materiële vaste activa, vlottende activa en liquide middelen. De in de balans opgenomen waarde van deze activa is gebaseerd op historische kostprijzen minus een lineaire afschrijving. De restwaarde van alle vaste activa wordt geschat op nul. De vaste activa zijn geheel gefinancierd met een initiële lening bij het Ministerie van Financiën.
Voor afschrijvingen op vaste activa worden de volgende termijnen gehanteerd: verbouwingen 10 jaar, inventaris 5 jaar, hardware, installaties en software 3 jaar. Voor het bedrijfssoftwarepakket Themis zal gezien de forse investeringen en geschatte gebruiksduur een afschrijvingstermijn van 5 jaar worden gehanteerd.
De vlottende activa, behoudens de onderhanden werk positie die is gewaardeerd tegen kostprijzen 2010, worden alle geactiveerd tegen nominale waarden. De vlottende activa bestaan uit nog te ontvangen bedragen (leges en het ministerie van VROM/voor WWI) en een post voorschotten en leningen aan het personeel.
Immateriële vaste activa
De immateriële activa bestaan uit het Themis bedrijfssoftware pakket dat in opdracht van de Huurcommissie door derden wordt ontwikkeld. Het Themis pakket is op dit moment in ontwikkeling. Het implementatietraject is gepland tot ultimo 2010 en zal in 2011 verder uitontwikkeld worden.
Bedragen die op dit moment op de balans staan voor Themis zijn gebaseerd op de in 2009 werkelijk betaalde kosten. Op bedragen van de post Themis zal worden afgeschreven vanaf het moment van ingebruikname, najaar 2010.
Materiële vaste activa
De materiële vaste activa bestaan uit inventaris, hardware, installaties en verbouwingen die in de afgelopen jaren zijn gedaan aan het kantoor Den Haag van de Huurcommissie. De Huurcommissie huurt haar kantoorruimten, deze panden staan daarom niet op de balans als activa. Zoals eerder vermeld zijn de materiële vaste activa gewaardeerd tegen historische kostprijs.
De exacte kostprijs van het inbouwpakket van kantoor Den Haag is echter niet te achterhalen. Dit inbouwpakket is volgens de Rijksgebouwendienst in opdracht van het ministerie van VROM begin 2000 geplaatst. VROM heeft het pakket betaald en om niet aan de Huurcommissie overgedragen. Op basis van een taxatierapportage van de Rijksgebouwendienst is uitgegaan van de vervangingswaarde (ca. € 2,7 mln).
De materiële vaste activa zijn getoetst op volledigheid (steekproef op een verdieping). Daarnaast is er gekeken of de aanschafprijzen redelijk zijn en de aantallen in overeenstemming met grootte van het personeelsbestand zijn.
Het grootste deel van de activa is begin deze eeuw aangeschaft waardoor de restwaarde beperkt is. Veel activa worden nog gebruikt terwijl ze inmiddels afgeschreven zijn.
Onderhanden werk
Onderhanden werk geeft de positie weer van kosten die zijn gemaakt voor het behandelen van zaken die nog niet in rekening zijn gebracht bij de opdrachtgever. Voor de komende jaren worden schommelingen in het aantal zaken verwacht. De onderhanden werk positie helpt met het kunnen koppelen van kosten aan opbrengsten, waardoor er beter kan worden gestuurd op kosten en de kostprijzen beter kunnen worden bepaald.
Tot 2010 was er nog geen sprake van een baten-lastensituatie. De onderhanden werk positie zal voortdurend onderhevig zijn aan fluctuaties.
Omdat de kosten van het onderhanden werk in de huidige situatie reeds vergoed zijn is de post onderhanden werk gecorrigeerd met de post «vooruit ontvangen vergoedingen» onder de passiva. De hoogte van de post is op dit moment geacht op € 4,89 mln. (op basis van 6.272 zaken waarvan de waarde is bepaald naar gelang de uitvoeringsfase waarin deze zich bevinden).
Nog te ontvangen leges
De nog te ontvangen leges is een vorderingen post. Zodra de Huurcommissie een rekening uitstuurt voor leges ontstaat deze vordering. Nog te ontvangen leges worden tegen nominale waarde opgenomen in de balans. Vorderingen van vóór 1 december 2009 zijn hier niet meer in meegenomen vanwege de geringe kans dat deze nog geïnd worden.
Voorschotten en leningen personeel
De voorschotten en leningen aan personeel betreffen vooral voorschotten op te maken onkosten. De post wordt tegen nominale waarde opgenomen in de balans.
Overige vorderingen
Dit betreft door de Huurcommissie betaalde rekeningen voor studiekosten van werknemers die nog in rekening gebracht moeten worden bij derden.
Vorderingen op VROM
De post Vorderingen op VROM is een saldopost waarin vorderingen op en schulden aan VROM zijn gesaldeerd. Dit betreft alleen zaken die voor rekening van VROM komen.
Liquide middelen
De liquide middelen worden gevormd door de rekening courant bij het Ministerie van Financiën en twee bankrekeningen te weten een betaalrekening t.b.v. het betalen van crediteuren en een legesrekening waar alle transacties m.b.t. legesinning en restitutie op worden afgewikkeld. Beide rekeningen worden dagelijks afgeroomd en staan daarom op nul. In de loop van 2010 zal er wel een rekening courant verhouding met het Ministerie van Financiën ontstaan ter hoogte van die afgeroomde bedragen.
Passiva
Eigen vermogen
Het eigen vermogen wordt gevormd door enerzijds de exploitatiereserve en anderzijds een wettelijke reserve. Op de Wettelijke reserve dient volgens de regeling baten/lastendiensten 2007 een bedrag opgenomen te worden ter grootte van de immateriële activa. Het gaat hier feitelijk om een administratieve vastlegging want de tegenboeking hiervan staat op de Exploitatiereserve en zorgt er dus voor dat het Eigen vermogen per saldo nul blijft. Het saldo op deze rekeningen zal recht evenredig afnemen met de afschrijvingen op de Immateriële activa.
Daarnaast is de Exploitatiereserve de feitelijke «overloop» van de resultatenrekening. Winsten en verliezen worden met deze post verrekend. Bij enige omvang van de exploitatiereserve is er sprake van een buffer. Er is voor gekozen om bij aanvang van de baten/lastendienst het Eigen vermogen op nul te stellen. Het saldo op de Exploitatiereserve dient daarom alleen als tegenboeking voor de Wettelijke reserve.
Herplaatsers
De voorziening die op de openingsbalans staat betreft herplaatsingskosten. Deze is berekend aan de hand van de te verwachten loonkosten van betreffende medewerkers in 2010 uitgaande van de ingangsdatum 1-7-2009 van de herplaatsingsperiode.
Maatwerkafspraken
De maatwerkafspraken betreft kosten voor een aantal personeelsleden die in het kader van de reorganisatie vervroegd zijn uitgetreden. Deze afspraken liggen volledig vast. Uitbetaling van de deze regeling zal tot en met 2012 plaatsvinden.
Langlopende schulden
Deze post bestaat uit de initiële lening bij het Ministerie van Financiën. De balans is een overzicht van bezittingen en hoe deze gefinancierd zijn (alle schulden). De Regeling batenlastendiensten 2007 schrijft voor, dat activa alleen mogen worden gefinancierd met een lening bij het Ministerie van Financiën.
De Initiële lening zal wijzigen als gevolg van de afbetaling van de lening voor bestaande activa. Deze afbetaling loopt gelijk op met de afschrijvingen op diezelfde activa. Daarnaast zal er voor nieuwe investeringen een nieuw bedrag moeten worden geleend.
Kortlopende schulden
De kortlopende schulden betreffen crediteuren (saldo per 1 januari 2010 is nul) en verplichtingen aan het personeel en overige schulden. De volgende posten worden nog eens nader benoemd:
Nog te ontvangen facturen
De nog te ontvangen facturen vormen een grote post met voornamelijk de te verwachten kosten over 2009 voor ingehuurd personeel en overige materiële kosten. Deze kosten komen ten laste van VROM. Het bedrag van deze toezegging is verwerkt in de saldo post «Vorderingen op VROM».
Het saldo bestaat uit nog te verwachten kosten op basis van onderliggende contracten en/of overeenkomsten waarvoor nog geen factuur is ontvangen en uit in 2010 ontvangen facturen voor gemaakte kosten die betrekking hebben op 2009.
In deze post zijn een aantal nog te ontvangen facturen van VROM opgenomen waarvan het niet duidelijk is of die nog aan de Huurcommissie in rekening worden gebracht. Het betreft facturen voor ingeleende medewerkers (Interim Managementpool VROM) en geleverde diensten door post haal-/brengservice, schoonmaak en mobiele telefonie. Mocht blijken dat de Huurcommissie deze kosten niet meer in rekening gebracht krijgt dan wordt de balanspost Nog te ontvangen facturen dienovereenkomstig verlaagd met als tegenrekening de «Vorderingen op Vrom».
Verplichting vakantiedagen
Hierbij zijn de positieve vakantieurensaldo's van de vaste medewerkers omgerekend met het op 31 december geldende uurtarief van die medewerkers.
Verplichting vakantiegeld
Dit betreft de maandelijkse reservering voor het in de maand mei uit te betalen vakantiegeld. De kosten hiervan worden daardoor geleidelijk over het jaar verdeeld.
Verplichtingen eindejaarsuitkering
Ook voor de eindejaarsuitkering zal er maandelijks een bedrag gereserveerd gaan worden. Uitkering hiervan vindt plaats in de maand november. In december wordt begonnen met de reservering voor de uitkering volgend jaar.
Ontvangen leges
Ontvangen leges over lopende zaken vormen een schuld omdat de kans bestaat dat de Huurcommissie deze leges moet terugbetalen indien de uitspraak van de zaak daartoe aanleiding geeft.
Vooruitontvangen vergoedingen VROM
Vooruitontvangen vergoedingen VROM wordt geheel gevormd als tegenpost voor onderhanden werk. Zie ook de toelichting op de post onderhanden werk. Vanaf 2010 zal VROM voorschotten voor afgewikkelde zaken aan de Huurcommissie gaan betalen die dan onder deze noemer worden opgenomen.
Overige schulden
De overige schulden bestaan voornamelijk uit belastingen en (pensioen)premies over de uitbetaalde salarissen in december. Omdat de salarisverwerking en de financiële afhandeling daarvan geheel door P-Direkt, het shared service center voor personeelsregistratie en salarisadministratie binnen de rijksdienst, wordt gedaan zal hier de schuld aan deze organisatie worden opgenomen indien nog geen verrekening heeft plaatsgevonden.