In deze paragraaf komen alleen de ontwikkelingen op het terrein van de integrale bedrijfsvoering aan de orde die van belang zijn in termen van risico’s en daarmee samenhangende beheersmaatregelen.
Personeel
Veiligheid
De prioriteit wordt gelegd bij de zogenaamde hoog risicoposten. Er blijft in een aantal landen en regio’s sprake van een hoog dreigingprofiel voor Nederland. Dit betreft onder andere Irak, Pakistan, Afghanistan, Jemen, Somalië en de Westelijke Sahel. Medewerkers zijn steeds meer werkzaam – uitgezonden of op dienstreis – in een gebied dat kan worden gekwalificeerd als een crisisgebied of een gebied met een verhoogd risico. Dit vergt meer maatregelen op het gebied van preventie (veiligheidsbewustwording, -training, management commitment), maar ook op het gebied van reactief vermogen. De veiligheidsorganisatie van de posten en het bestuursdepartement worden voortdurend versterkt door verbeterde opleidingen en uitrustingen. Het ministerie staat 24 uur per dag klaar om aan de posten ondersteuning te bieden.
Vertrouwensfuncties
Er wordt gewerkt aan het maken van sluitende afspraken met de AIVD, zodat het in principe niet meer nodig is om mensen in afwachting van de uitkomst van de screening alvast te plaatsen in hun functie.
Informatiemanagement
ICT en documentaire informatievoorziening
De informatievoorziening binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt opnieuw ingericht. De belangrijke uitgangspunten die daarbij worden gehanteerd zijn dat vooral de vraag van beleidsdirecties, stafdirecties en posten het aanbod van de informatievoorziening dient te bepalen en beleid en uitvoering zo veel mogelijk worden gescheiden. De CIO-functie wordt bij de plaatsvervangende SG belegd en er wordt een CIO-bureau ingericht dat dicht bij de vraag is gepositioneerd. Dit bureau wordt verantwoordelijk voor de strategie en zal de kaders aangeven voor de complete informatievoorziening van Buitenlandse Zaken. Binnen een nieuw te vormen directie worden digitale diensten en informatieproducten ondergebracht. Verdere digitalisering van het archief maakt daar onderdeel van uit. Het is de bedoeling dat deze multidisciplinaire directie de komende jaren invulling kan geven aan de ambitie van Buitenlandse Zaken om medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk digitaal (samen) te laten werken, waarbij zij kunnen beschikken over alle informatie die voor hun werkzaamheden relevant is.
De samenloop van deze reorganisatie met diverse nu reeds lopende grote trajecten –, de wereldwijde vervanging van de ICT-basisinfrastructuur (Pygmalion III), regionalisering van het postennet, DWR-rijksportaal, www.Rijksoverheid.nl, vervanging van het wereldwijde netwerk (WWAN) en diverse sourcing trajecten – zal het komende jaar de nodige flexibiliteit vragen van de organisatie in zijn geheel.
Archief
Het papieren archief is een aflopende zaak. Buitenlandse Zaken richt zich daarbij op een interdepartementale samenwerking en het wegwerken van de achterstanden. Door het toepassen van een meer risicogeoriënteerd toezicht en een overgang naar een digitale informatiehuishouding zal het archiefbeheer worden vergemakkelijkt. Buiten de bewerking van het semistatische archief door de nieuwe organisatie DocDirekt zullen geen verdere investeringen in het papieren archief worden gedaan.
Organisatie
Kleiner én Beter
Kleiner en beter, dat is de taak die Buitenlandse Zaken is gesteld voor de periode 2008–2011. Kleiner refereert daarbij aan de inkrimping met 391 fte in opdracht van het programma Vernieuwing Rijksdienst. Beter gaat over taken die Buitenlandse Zaken zichzelf heeft gegeven om met minder mensen het werk (beter) te kunnen doen: een betere positionering van Buitenlandse Zaken in Den Haag, een beter en efficiënter postennet en meer aandacht voor kennis.
Kleiner
De taakstelling bij Buitenlandse Zaken in het kader van de Vernieuwing Rijksdienst ligt op schema en wordt in 2011 afgerond. Dit resultaat is mede tot stand gekomen door een groot aantal reorganisaties. De nu lopende herinrichting van de organisatie van de informatievoorziening is de laatste, maar ook de grootste, structuuraanpassing.
BZ in Den Haag
In het kader van de Vernieuwing Rijksdienst werkt Buitenlandse Zaken samen met andere departementen aan versterking van de internationale functie van het Rijk. Deze functie staat voor een doeltreffende en doelmatige samenwerking op de voorbereiding en uitvoering van het Nederlandse buitenlandbeleid tussen Buitenlandse Zaken en de steeds meer internationaliserende vakministeries. Hierbij wordt onder regie van de minister van Buitenlandse Zaken optimaal gebruik gemaakt van het netwerk van posten in het buitenland. Over de voortgang van dit interdepartementale project is de Tweede Kamer recent nog geïnformeerd door middel van de vijfde voortgangsrapportage Vernieuwing Rijksdienst (brief van de minister van Binnenlandse Zaken van 20 mei 2010). Een belangrijke stap vooruit is de invoering van de zgn. strategische CORIA die, als pendant van de Coördinatiecommissie voor Europese Aangelegenheden, voor de overige internationale aangelegenheden de hoofdlijnen van beleid zal formuleren. Deze strategische CORIA is geen nieuw gremium maar een aanvulling van de bestaande CORIA. Hiermee wordt het ambtelijke overleg over deze aangelegenheden gestroomlijnd. Ook wordt zo meer eenheid gebracht in de beleidsmatige aansturing vanuit Den Haag van de posten in het buitenland. Ter ondersteuning van de versterkte beleidsmatige samenwerking wordt gestreefd naar versterking van de personele uitwisseling met andere departementen en een betere samenwerking op de post tussen BZ-medewerkers en de attachés van andere departementen. Uitgangspunten daarbij zijn: één Rijk/ één regeling, één post/ één team onder de integrale leiding van de Chef de Poste.
Postennet
Het aantal taken en eisen op de posten groeit de laatste jaren aanzienlijk. Tegelijkertijd moet dat toenemende werk door de taakstelling gedaan worden met minder mensen. Om dit alles het hoofd te bieden wordt gewerkt aan differentiatie en regionalisering van het postennet.
Het differentiatiemodel is een instrument om te komen tot een beleidsmatige focus op kerntaken en een scherpere verdeling van taken tussen de posten en regiodirecties. Het model gaat uit van differentiatie van posten (onderverdeling in categorieën) en differentiatie in de aansturing van posten. In 2011 zal dit model verder worden ingevuld.
Met betrekking tot regionalisering van het postennet zijn de plannen in een verder gevorderd stadium. De afgelopen twee jaar is in een zevental pilots geëxperimenteerd met het regionaal bundelen in een Regional Support Office (RSO) van de administratieve (de bedrijfsvoering) en consulaire zaken (o.a. verwerking paspoort- en visumaanvragen). Op basis van de ervaringen in deze pilots is een business case Regionalisering ontwikkeld. Deze vormt de basis voor de besluitvorming om regionalisering wereldwijd binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken te implementeren. Regionalisering zal naar verwachting leiden tot kwaliteitsverbetering, efficiencywinst en meer ruimte voor primaire processen/ kerntaken.
Kwaliteitsverbetering treedt op door: het bundelen van kennis en ervaring op één locatie; strakkere procedures m.b.t. de uitvoering van werkzaamheden (beperking foutpercentage); meer uniformiteit in het niveau van dienstverlening; meer continuïteit door betere vervangingsrelaties. Efficiencywinst ontstaat door: meer specialisme in de uit te voeren taken door verhoging van het werkaanbod op één locatie; optimalisatie van (werk)procedures; kennis, ervaring en uitvoering op één locatie; innovatie door technische aanpassingen en digitalisering van processen.
Van pilot naar implementatie
In 2011 zullen de eerste RSO implementatieplannen worden goedgekeurd en zullen de eerste zes RSO’s operationeel worden. De verwachting is dat in 2013 alle RSO’s operationeel zullen zijn en dat in 2015 alle posten zullen zijn aangesloten op een RSO.
Kennis
Buitenlandse Zaken is binnen de Rijksdienst traditioneel de expert op het gebied van buitenlandbeleid, maar die positie is niet meer vanzelfsprekend. Door ontwikkelingen zoals Internet is kennis overal te halen en is de levenscyclus van beleid korter geworden. Het toenemend belang van Europa en internationalisering vraagt ook om andere kennis. Buitenlandse Zaken heeft in 2009 een kennisvisie vastgesteld waarmee een vijftal implementatieteams aan de slag is gegaan om samen met «voorloper» directies en posten oplossingsrichtingen te verkennen op het gebied van kennisontwikkeling, -overdracht en -behoud.
Financieel beheer
Inkoop en aanbesteding
Buitenlandse Zaken sluit zich aan bij de rijksbrede trajecten in het kader van Categoriemanagement en doet een voorstudie naar Categoriemanagement Beveiliging.
In 2011 zullen de actuele milieucriteria worden toegepast bij alle aanbestedingen waarvoor milieucriteria zijn vastgesteld. Zowel voor de eigen aanbestedingen als voor de interdepartementale aanbestedingen die in het kader van Categoriemanagement worden uitgevoerd wordt op deze manier uitvoering gegeven aan de doelstelling om 100% duurzaam in te kopen. Wanneer dat bij een specifieke aanbesteding niet mogelijk is, zal dat worden toegelicht.
In 2011 start Buitenlandse Zaken met de implementatie van elektronisch factureren om aan te sluiten bij de rijksbrede ontwikkeling van EBF (Elektronisch Bestellen en Factureren).
Voorschottenbeheer
De afgelopen jaren is een inspanning verricht om de achterstanden met betrekking tot het voorschottenbeheer in te lopen. Deze inspanningen hebben geleid tot een aanzienlijke actualisering van de voorschottenstand. Desondanks blijft de concerncontroller het toezicht op het voorschottenbeheer intensief uitvoeren. Het toezicht richt zich op een correcte toepassing door budgethouders van het beschikbare instrumentarium, waaronder de juiste uitvoering van het rappel- en sanctiebeleid en de tijdige beoordeling van rapportages.
Bevoorschotting
Uitgangspunt bij de betaling van voorschotten is dat er een liquiditeitbehoefte is bij de ontvangende partij. Dit is gebaseerd op de regeling Verlening voorschotten 2007, die is geschreven met het oog op de Nederlandse situatie en die voor internationale samenwerking in de interne regelgeving nader is uitgewerkt in concrete richtlijnen. Door ontwikkelingen in vooral de ontwikkelingssamenwerking zijn deze interne richtlijnen echter steeds lastiger toepasbaar. Het gaat hier bijvoorbeeld om:
– multidonorfondsen waar volgens de interne procedures nooit sprake is van liquiditeitsbehoefte, maar waar Nederlandse financiering wel wenselijk is; een mogelijke oplossing hiervoor door financiering via promissory notes wordt onderzocht;
– internationale fondsen beheerd door multilaterale organisaties waarbij op grond van hun rules and regulations de bijdragen van de donoren ontvangen dienen te zijn voor zij verplichtingen uit die fondsen kunnen aangaan. Deze wijze van bevoorschotting op basis van aan te gane verplichtingen, of op basis van nader in te vullen projecten, sluit niet aan bij de huidige interne regelgeving van Buitenlandse Zaken;
– bij multi-donor basketfinanciering kan het in het belang van alignment wenselijk zijn dat donoren aan het begin van een begrotingsjaar van het ontvangende land de gelden overmaken waardoor alignment prevaleert boven liquiditeitsbehoefte.
In overleg met het Ministerie van Financiën worden de mogelijkheden bekeken om de interne regelgeving voor bevoorschotting op bepaalde punten aan te passen aan de internationale ontwikkelingen. Daarbij zal ook worden gekeken naar gelijkgezinde donoren zoals Zweden en Noorwegen die eenzelfde bevoorschottingsystematiek hebben. Ook zal afstemming plaatsvinden met de Algemene Rekenkamer.
Huisvesting en Facilitair Management
Thema’s die de aandacht vragen zijn:
– de implementatie van het vernieuwde huisvestingbeleid buitenland waarbij posten meer verantwoordelijkheid hebben gekregen;
– de uitvoering van de werkzaamheden op het gebied van facilitaire dienstverlening en beveiliging in Den Haag door respectievelijk 4 FM en de Rijksbeveiligingsorganisatie (RBO);
– de voorbereiding van de renovatie van het hoofdgebouw.
Het toezicht op het materieel beheer van de posten in het buitenland (waaronder de huisvestingskosten) is vastgelegd in een nota die in 2010 door het Audit Committee van het ministerie is goedgekeurd. In 2011 zal het toezicht verder worden verbeterd zodat naleving van de gemaakte afspraken over de juiste besteding van het huisvestingbudget en het tijdig uitvoeren van onderhoud wordt gewaarborgd.