2.1. Algemene toelichting
Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.
De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door:
inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.
Nationaal Archief en Regionale Historische Centra
Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.
| Slotwet 2015 | Vastgestelde begroting 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Baten | |||||||||
| Omzet moederdepartement | 42.045 | 39.400 | 36.314 | 36.105 | 36.105 | 34.954 | 34.529 | ||
| Omzet mede overheden | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | 400 | ||
| Omzet derden | 1.191 | 414 | 219 | 219 | 219 | 219 | 219 | ||
| Rentebaten | 5 | 10 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Mutatie projectgelden | – 8.870 | 848 | 10.284 | 1.802 | 627 | 460 | 401 | ||
| Vrijval voorzieningen | 14 | 0 | 116 | 74 | 26 | 26 | 26 | ||
| Bijzondere baten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| Totaal baten | 34.785 | 41.072 | 47.333 | 38.600 | 37.377 | 36.059 | 35.575 | ||
| Lasten | |||||||||
| Apparaatskosten | 33.227 | 40.167 | 45.713 | 36.842 | 35.761 | 34.557 | 34.080 | ||
| – | personele kosten | 16.556 | 16.500 | 16.443 | 16.626 | 16.436 | 16.436 | 16.404 | |
| – | waarvan eigen personeel | 12.601 | 13.200 | 14.625 | 14.808 | 14.618 | 14.618 | 14.618 | |
| – | waarvan externe inhuur | 3.216 | 3.300 | 958 | 958 | 958 | 958 | 933 | |
| – | waarvan overige personele kosten | 739 | 0 | 860 | 860 | 860 | 860 | 853 | |
| – | materiële kosten | 16.671 | 23.667 | 29.270 | 20.216 | 19.325 | 18.121 | 17.676 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 668 | 600 | 1.062 | 1.062 | 1.062 | 1.062 | 1.062 | |
| – | waarvan bijdrage aan SSO's | 672 | 300 | 325 | 450 | 500 | 500 | 500 | |
| Rentelasten | 20 | 17 | 12 | 10 | 8 | 6 | 1 | ||
| Afschrijvingskosten | 1.235 | 888 | 1.608 | 1.748 | 1.608 | 1.496 | 1.494 | ||
| – | materieel | 1.235 | 888 | 1.608 | 1.748 | 1.608 | 1.496 | 1.494 | |
| – | waarvan apparaat ICT | 0 | 150 | 141 | 101 | 68 | 63 | 63 | |
| – | immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Overige kosten | 244 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
| – | dotaties voorzieningen | 244 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| – | bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Totaal lasten | 34.726 | 41.072 | 47.333 | 38.600 | 37.377 | 36.059 | 35.575 | ||
| Saldo van baten en lasten | 59 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||
Toelichting baten en lasten:
Baten
De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).
Vanaf 2017 is aan het Nationaal Archief een bedrag van € 15,9 miljoen oplopend tot € 17,5 miljoen vanaf 2020 structureel beschikbaar gesteld voor het uitvoeren van de digitale taken t.a.v. de rijksarchieven. Met ingang van 2017 worden de 2e geldstroomproject DWR-Archief, DTR en Archief 2020 afgebouwd. Verder wordt vanaf 2017 gerekend met de opening (in exploitatie nemen) van de nieuwe opslaglocatie in Emmen.
Vanaf 2012 verloopt de subsidie van OCW aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) via het begrotingsartikel van het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie (doorgeven van gelden) waardoor per saldo in termen van baten en lasten geen sprake is resultaateffect. De subsidie bedraagt € 1,77 miljoen en is buiten de cijfers voor baten en lasten gehouden.
Omzet overige departementen
Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.
Omzet derden
De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten).
Mutatie projectgelden
Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR, het masterplan Concentratie Archiefdepot en de renovatie van de hal van Nationaal Archief.
Vrijval voorzieningen
Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.
Lasten
Apparaatskosten
– Personele kosten
De personele kosten zijn gebaseerd op een bezetting van ca. 200 fte. In 2017 tot en met 2021 blijven de personele kosten stabiel vanwege de ontvangen structurele bijdrage voor de digitale taken. Met de invulling van de vaste formatie zal naar verwachting de extern inhuur dalen.
– Materiële kosten
Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten.
Rentelasten
De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013 en 2016.
Afschrijvingskosten
De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware.
| Omschrijving | Slotwet 2015 | Vastgestelde begroting 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2017 + depositorekeningen | 23.052 | 12.698 | 18.599 | 4.138 | 2.580 | 2.588 | 2.443 |
| +/+ totaal ontvangen operationele kasstroom | 43.075 | 0 | 36.933 | 36.724 | 36.724 | 35.573 | 35.148 | |
| – /– totaal uitgaven operationele kasstroom | – 32.242 | 0 | – 45.725 | – 36.852 | – 35.768 | – 34.562 | – 34.081 | |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 10.833 | 0 | – 8.792 | – 128 | 956 | 1.011 | 1.067 |
| – /– totaal investeringen | – 1.553 | 0 | – 5.202 | – 1.259 | – 777 | – 985 | – 504 | |
| +/+ totaal boekwaarde desinvesteringen | ||||||||
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 1.553 | 0 | – 5.202 | – 1.259 | – 777 | – 985 | – 504 |
| – /– eenmalige uitkering aan moederdepartement | 0 | 0 | ||||||
| +/+ eenmalige storting door het moederdepartement | 0 | 0 | ||||||
| – /– aflossingen op leningen | – 360 | – 360 | – 467 | – 171 | – 171 | – 171 | – 171 | |
| +/+ beroep op leenfaciliteit | ||||||||
| 4. | Totaal financieringskasstroom | – 360 | – 360 | – 467 | – 171 | – 171 | – 171 | – 171 |
| 5. | Rekening courant RHB 31 december 2017 = stand depositorekeningen (=1+2+3+4) | 31.972 | 12.379 | 4.138 | 2.580 | 2.588 | 2.443 | 2.835 |
Toelichting kasstroomoverzicht:
De operationele kasstroom in 2017 is negatief vanwege uitgaven aan projecten. Omdat deze uitgaven gedekt worden uit vooruitontvangen projectgelden, wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat.
De investeringskasstroom betreft vooral de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot. De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, investeringen in kantoormeubilair en aanpassingen van het interieur.
Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2017 ten opzichten van de vastgestelde begroting 2016 wordt met name veroorzaakt door vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots in 2015 en 2016.
Doelmatigheid
| Slotwet 2015 | Vastgestelde begroting 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Generiek deel | |||||||||
| Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep | |||||||||
| – | de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit) | 14.350 | 13.350 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | 12.960 | |
| – | de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief | – | 1.311 | 1.297 | 1.278 | 1.253 | 1.219 | 1.219 | |
| Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel | |||||||||
| – | primaire taken – activiteiten | 47,8 | 47,8 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | 51,0 | |
| – | programma's en projecten 2e en 3e geldstromen | 49,8 | 49,8 | 58,0 | 58,0 | 58,0 | 58,0 | 58,0 | |
| Aantal fte | |||||||||
| – | formatie op lumpsum en projecten | 151,5 | 151,5 | 200–205 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | 200–210 | |
| – | formatie Programma Digitale Taken rijksarchieven | 45,3 | 46,7 | ||||||
| Saldo baten en lasten | 59.000 | – | – | – | – | ||||
| Ontwikkeling aantallen bezoekers | |||||||||
| – | bezoekers | 20.000 | 20.000 | 20.000 | 22.500 | 25.000 | 25.000 | 25.000 | |
| – | onderwijs | 5.000 | 7.500 | 10.000 | 15.000 | 15.000 | 15.000 | 15.000 | |
| – | studiezaal – bezoekers | 13.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | 12.000 | |
| – | studiezaal – raadplegingen archiefstukken | 100.000 | 105.000 | 105.000 | 100.000 | 100.000 | 90.000 | 90.000 | |
| – | Website GaHetNa | 1.200.000 | 1.300.000 | 1.400.000 | 1.500.000 | 1.600.000 | 1.600.000 | 1.600.000 | |
| Cijfer bezoeker tevredenheid | 7,2 | 7,3 | 7,4 | ||||||
| Voldoen aan webrichtlijnen Rijk | |||||||||
| Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie | |||||||||
| fysieke dienstverlening; geopend: | |||||||||
| – | informatiecentrum en studiezaal | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | di t/m vr | |
| – | tentoonstelling | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | di t/m zo | |
| – | ontvangst schoolgroepen | ma | ma | ma | ma | ma | ma | ma | |
| – | Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening) | ||||||||
| – | helpdesk openingstijden op werkdagen | nvt | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | 8:30–17:00 | |
Uitgaande van de kosten / beschikbare capaciteit. Consequenties uitbreiding depotcapaciteit locatie «Emmen» zijn niet doorberekend (in 2e helft 2016 wordt het kostprijsmodel herzien met inbegrip van de locatie Emmen).
Gebaseerd op kostprijsmodel 2014. In 2e helft 2016 wordt kostprijsmodel geactualiseerd en aangepast naar een integrale opzet.
Toelichting:
In de berekening van de gemiddelde kostprijs per kilometer fysiek archief is geen rekening gehouden met de capaciteitsuitbreiding van het depot door indikking van de archiefopslag. De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn niet doorgerekend vanwege het ontbreken van voldoende kerncijfers. In het 3e en 4e kwartaal 2016 wordt het kostprijsmodel geactualiseerd. Dit moet leiden tot een geactualiseerd inzicht in de kosten per kilometer fysiek archief. Zo mogelijk worden kosten die samenhangen met de capaciteitsuitbreiding depot Emmen meegenomen (het project voor de bouw-verbouw moet nog starten).
Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. In de eerste fase richt de Serviceorganisatie zich op dienstverlening aan de RHC’s voor overgebracht archiefmateriaal. Deze dienstverlening is gestart met ingang van 2016. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs / Tb digitaal archief is gebaseerd op kostprijsmodel 2014. Inmiddels is een start gemaakt met de actualisatie van dit kostprijsmodel. De actualisatie wordt in het 3e en 4e kwartaal van 2016 afgerond. De uitkomsten daarvan leiden tot aanpassing van de doelmatigheidsindicatoren.
Het Nationaal Archief werkt aan de opdracht om de maatschappelijke zichtbaarheid te vergroten als publiekscentrum: i.c. de verbetering van de toegankelijkheid van archieven als geheugen van de samenleving (tentoonstellingen, publiekseducatie, studiezalen, faciliteren onderzoeken archiefprofessionals). Dit leidde met ingang van 2014 tot het toenemen van bezoekersaantallen.
De gemiddeld gewogen uurtarieven zijn gebaseerd op de realisatiecijfers van het Nationaal Archief in de jaarrekening 2015.
Bezoekerstevredenheid: Om de twee jaren wordt door de branchevereniging een landelijk onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de dienstverlening.
Webrichtijnen: Het Waarmerk drempelvrij.nl is het Nederlandse kwaliteitsmerk voor toegankelijke websites. Als een website toegankelijk is, kan deze door alle bezoekers goed worden gebruikt. Ook is de website dan beter vindbaar in zoekmachines. De toekenning geschiedt op basis van een jaarlijks onderzoek en wordt toegekend in de vorm van een certificaat. De score wordt toegekend in aantal sterren (*) met als maximaal toe te kennen score drie sterren (***).