Aanleiding
Tijdens het Wetgevingsoverleg over het Jaarverslag en de Slotwet 2015 op 23 juni 2016 is de motie Van Nispen-Swinkels ingediend. Deze door de Kamer aangenomen motie verzoekt de regering een verbeterplan op te stellen en de Kamer bij de begrotingsstukken over de voortgang te informeren. In deze bijlage wordt verslag gedaan van de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan over de onvolkomenheden 2016. Indien de Algemene Rekenkamer in het jaarlijkse Verantwoordingsonderzoek geen ernstige onvolkomenheden meer constateert in de bedrijfsvoering van VenJ, wordt de Kamer in de bestuurlijke reactie op dit rapport van de Rekenkamer geïnformeerd over de aanpak van eventuele andere onvolkomenheden en niet tussentijds bij de ontwerpbegroting.
Onvolkomenheden
In het Verantwoordingsonderzoek over 2016 heeft de Algemene Rekenkamer vijf onvolkomenheden in de bedrijfsvoering geconstateerd. In 2016 zijn de onvolkomenheden voor inkoopbeheer DJI en personeelsbeheer opgelost. Ten aanzien van financieel beheer/controlfunctie geldt dat deze geen ernstige onvolkomenheid meer is. In de motie Van Nispen-Swinkels heeft de Kamer specifiek gevraagd naar de voortgang van de verbeterplannen met betrekking tot het financieel beheer. Deze bijlage gaat in op de stand van zaken van de verbeterplannen die in gang zijn gezet op alle onderdelen van de bedrijfsvoering waar de Algemene Rekenkamer onvolkomenheden heeft gesignaleerd.
De Algemene Rekenkamer heeft over 2016 de volgende onvolkomenheden in de bedrijfsvoering benoemd:
-
• Financieel beheer/Controlfunctie;
-
• Subsidie- en bijdragebeheer;
-
• Inkoopbeheer Bestuursdepartement;
-
• Financieel beheer Nederlands Forensisch Instituut;
-
• Informatiebeveiliging.
Stand van zaken
Al deze door de Algemene Rekenkamer genoemde onvolkomenheden zijn in het in 2015 gestarte verbetertraject opgenomen. Het doel is om op gestructureerde wijze de onvolkomenheden op te lossen. Hierna wordt een overzicht gegeven van de stand van zaken per onvolkomenheid.
Financieel beheer/Controlfunctie
Aanbeveling Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer constateert een verbeterde werking van de controlfunctie, maar is van mening dat deze nog niet voldoende is geborgd. De structuurverandering in de controlfunctie door invoering van een tweelaags controlmodel is in april 2017 van start gegaan. Vooruitlopend hierop zijn in 2016 de werkwijzen voor zover mogelijk al aangepast zoals bijvoorbeeld het begrotingsproces. Dit heeft naar de mening van de Algemene Rekenkamer reeds concrete resultaten opgeleverd op het gebied van samenwerking, betrokkenheid van de uitvoeringsorganisaties en transparantie bij de ambtelijke leiding. De Algemene Rekenkamer beveelt de Minister van VenJ aan om na de formele start van de herinrichting van de controlfunctie en het herbeleggen van het eigenaarschap de resterende verbetermaatregelen uit te voeren. Daarnaast is het naar de mening van de Algemene Rekenkamer noodzakelijk om actief aandacht te blijven geven aan samenwerking en transparantie binnen het ministerie en in de keten. [Onderzoek naar cultuur en gedrag kan helpen om inzicht te krijgen in de mogelijke barrières en knelpunten die samenwerking en transparantie in de weg staan.]
Toezegging Minister
De Minister van VenJ onderschrijft dat blijvend actief aandacht noodzakelijk is voor samenwerking en transparantie zowel binnen het ministerie als in de ketens. Tegen de achtergrond van de voortgang die bij de aanpak van deze specifieke onvolkomenheid in 2016 is geboekt, heeft de Minister van VenJ er veel vertrouwen in dat hier in 2017 finale stappen kunnen worden gezet.
Stand van zaken
Na de start in april 2017 is in het vervolg van het jaar ervaring opgedaan met de uitvoering van de heringerichte controlfunctie. Op grond van deze ervaring kunnen nog geen definitieve conclusies worden getrokken over de nieuwe werkwijze. Wel is het zo dat de nieuwe werkwijze ten aanzien van het interne begrotingsproces in 2017 bestendigd is. Tegenover tijdige informatie-uitwisseling tussen de verschillende financiële onderdelen van het departement en grotere aandacht voor keteneffecten, kan op een aantal punten de nieuwe taak- en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de financiële functie nader worden verhelderd. Daar wordt in de tweede helft van 2017 uitwerking aan gegeven. Voorts wordt door de directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) als concerncontroller in 2017 veel energie gestoken in cultuur- en gedragaspecten van control, reflectie en intervisie op welke wijze (beleids)control invulling te geven, alsook het over VenJ-ketens heen vormgeven van control. Het meerjarig veranderprogramma «VenJ verandert» evenals de herinrichting van het eigenaarschap binnen VenJ zullen bijdragen aan het verder brengen van de door de ARK noodzakelijk geachte ontkokering en grotere mate van transparantie bij de ambtelijke leiding en breder in de organisatie door te laten dringen.
Subsidie- en bijdragebeheer
Aanbeveling Algemene Rekenkamer
Wij bevelen de Minister aan de ingezette verbeteringen te continueren en te werken aan de structurele borging van het (toezicht op het) subsidie- en bijdragenbeheer.
Toezegging Minister
Bij het subsidie- en bijdragenbeheer is naar de mening van de Algemene Rekenkamer sprake van verbetering maar vragen specifieke onderdelen zoals bijvoorbeeld de risico analyses nog aandacht. In 2016 is fors geïnvesteerd in controle, voorafgaand toezicht op alle subsidiebeschikkingen van een aantal dienstonderdelen en advies over verbeteringen in het subsidie- en bijdragenbeheer. Mede op basis van een evaluatie van het subsidiebeheer medio 2017 worden bezien met welke andere, aanvullende maatregelen het subsidiebeheer, waaronder kwaliteit en actualiteit van risicoanalyses, verbeterd kan worden. Op deze manier wordt opvolging gegeven aan de aanbeveling om te werken aan de structurele borging van het (toezicht op het) subsidie- en bijdragenbeheer.
Stand van zaken
De volgende werkzaamheden in 2017 worden uitgevoerd c.q. zijn voorgenomen gericht op het wegwerken van de onvolkomenheden:
Kaderstelling bijdragen en accountantsprotocollen
Het toezicht op de semi-publieke sector is met het Financieel Economisch Toezichtstatuut en het Voorschrift vastgesteld. Als vervolg daarop worden de vier toezichtsinstrumenten (risicoanalyse, accountantsprotocol, informatieprotocol en toezichtsarrangement) geactualiseerd.
Actualiseren accountantsprotocollen
De huidige accountantsprotocollen voor de controle door de externe accountant worden daar waar nodig opgesteld of geactualiseerd. In het 1e kwartaal van 2017 is hierover met de toezichthouders bij de directoraten-generaal gesproken en toegelicht welke actualisering moet plaatsvinden voor de bijdrageverstrekking 2018.
Aanwezigheid risicoanalyse en inbedden in P&C cyclus
De aanwezigheid van actuele en tijdige risicoanalyses vragen nog aandacht voorafgaand aan het verstrekken van bijdragen. Bij de bijdragen heeft de Algemene Rekenkamer geconstateerd dat over 2016 risicoanalyses te laat zijn opgesteld, nog een kwaliteitsverbetering noodzakelijk is en in een enkel ontbreken. Met behulp van een risicoanalyse wordt bepaald of een subsidie/bijdrage wordt verstrekt en onder welke (aanvullende) voorwaarden. Medio 2016 is het instrument risicoanalyse ontwikkeld en VenJ breed ingevoerd voor de bijdrageverstrekking 2017. Voor het verstrekken van bijdrage voor 2018 worden risicoanalyses opgesteld waarbij gebruik wordt gemaakt van de uitkomsten en ervaringen van de risicoanalyses voor de bijdrage 2017. In 2017 wordt duidelijk gemaakt dat de risicoanalyse onderdeel uitmaakt van de planning- en controlcyclus voor het onderdeel subsidie- en bijdrageverstrekking.
Stand van zaken subsidiebeheer
Het risicobewustzijn bij het verstrekken van subsidies is een continu punt van aandacht in de uitvoering. De risicoafweging maakt vast onderdeel uit van de subsidietoekenning en wordt voorafgaand aan iedere subsidietoekenning vastgelegd.
Het intern bij VenJ ingestelde Voorafgaand Toezicht op alle subsidiebeschikkingen en onderliggende dossiers is in de eerste vier maanden van 2017 gecontinueerd. Om te waarborgen dat het subsidiebeheer, waaronder de risicoanalyses, juist en volledig wordt uitgevoerd, worden tevens steekproefsgewijze controles uitgevoerd. Om het subsidiebeheer verder te versterken, wordt op basis van de uitkomsten van de steekproefsgewijze controles en evaluatie van het subsidiebeheer bezien welke aanvullende maatregelen, zoals het opstellen van een uitvoeringskader dat meer duidelijkheid en uniformiteit biedt voor de uitvoering van het subsidiebeheer, noodzakelijk zijn.
Mede op basis van de risicoanalyses wordt geïnventariseerd bij welke subsidies een review nodig is. Met de ADR worden afspraken gemaakt over de daartoe benodigde capaciteit en de prioritering van de reviews.
Inkoopbeheer Bestuursdepartement
Aanbeveling Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer adviseert extra te investeren in het inkoopbeheer bij het bestuursdepartement door de (rechtmatigheids)rapportages verder te uniformeren en harmoniseren en de controlerende rol van de Directie Informatisering & Inkoop (DI&I) te versterken. Daarnaast adviseert de Algemene Rekenkamer het in 2016 opgestarte Dynamisch aankoopsysteem zodanig aan te passen dat wordt voldaan aan de geldende procedures en onrechtmatigheden worden voorkomen.
Toezegging Minister
In 2016 is reeds een project gestart ter verbetering van de uniformering en kwaliteit van de rechtmatigheidsrapportages. In aanvulling op dit project worden controles ingericht die de kwaliteit van de rapportages te ondersteunen.
De bevindingen over de rechtmatigheid van het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) worden niet gedeeld. Het DAS zoals ingericht bij VenJ, voldoet aan de aanbestedingswet waardoor vooralsnog geen reden wordt gezien om de inzet van het DAS te stoppen of fundamenteel te wijzigen.
Stand van zaken
Met de grote Inkoopuitvoeringscentra (IUC) is een pilot gestart die de rechtmatigheidsrapportages harmoniseert. Met respect voor de verschillende stelsels en mate van zelfstandigheid wordt het proces van de totstandkoming van de rapportages geharmoniseerd. In aansluiting hierop is de inkoop controlfunctie bij DI&I uitgebreid en versterkt ten aanzien van de controlerende rol. In de tweede helft van 2017 zijn de controles ingevoerd en wordt op structurele basis door DI&I uitgevoerd.
Financieel beheer Nederlands Forensisch Instituut
Aanbeveling Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer heeft in 2016 geconstateerd dat het financieel beheer bij het NFI niet op orde is. Er zijn tekortkomingen in het inkoopbeheer en de financiële administratie.
De Algemene Rekenkamer beveelt de Minister aan erop toe te zien dat het financieel beheer bij het NFI structureel wordt verbeterd.
Toezegging Minister
Het NFI zet op volle kracht het ingezette verbeterprogramma voort.
Maandelijks rapporteert het NFI aan het departement over de voortgang van de verbeteracties. Gelet op de toekomstbestendigheid en de borging van de ingezette verbeteringen binnen de organisatie is een intensivering in de bedrijfsvoering noodzakelijk. Op de structurele verbetering van het financieel beheer blijft het departement in lijn met de aanbeveling van de Algemene Rekenkamer scherp toezien.
Stand van zaken
Het NFI heeft een aanvullend verbeterplan inkoopbeheer en financiële administratie opgesteld om het financieel beheer te verbeteren. De verbetermaatregelen lopen minimaal door tot eind 2017. Inmiddels zijn operationele achterstanden weggewerkt en zijn zaken op orde gebracht, zoals de personele bezetting, autorisatiebeheer en inkoopachterstanden. Nu komt de daadwerkelijke verbetering en borging daarvan aan de orde. Binnen de organisatie zijn inkooptrainingen gegeven en worden onrechtmatige contracten geïnventariseerd zodat deze kunnen worden beëindigd en vervangen door rechtmatige contracten.
Met het IUC-V&J en het IUC-RIVM wordt gesproken over samenwerking op het gebied van inkoop. Met Het SSC-DJI wordt gewerkt aan een meer robuuste administratieve processen. Daarnaast wordt gewerkt aan scherp inzicht financiële geldstromen, op basis waarvan goede afspraken en plannen voor 2018 kunnen worden gemaakt.
Informatiebeveiliging
Aanbeveling Algemene Rekenkamer
De Algemene Rekenkamer heeft de sturing op informatiebeveiliging en de beveiligingsmaatregelen bij twee kritieke systemen binnen VenJ onderzocht. Op basis van dit onderzoek heeft zij een onvolkomenheid in de informatiebeveiliging toegekend. De AR constateert dat «het ministerie op centraal niveau niet beschikt over voldoende informatie over de maatregelen van informatiebeveiliging om goed te kunnen (bij)sturen. Ook heeft het ministerie onvoldoende controleerbare informatiebeveiligingsmaatregelen getroffen met betrekking tot de kritieke systemen. Wij adviseren de Minister de sturing op de informatiebeveiliging te intensiveren en de noodzakelijke informatiebeveiligingsmaatregelen voor de kritieke systemen toe te passen.»
Toezegging Minister
De verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging is binnen VenJ decentraal belegd. De onderdelen beschikken over voldoende kennis en informatie over hun beveiligingsmaatregelen om zelf te kunnen sturen. De status van deze maatregelen wordt gerapporteerd en op centraal niveau vastgelegd. Op centraal niveau worden eveneens advies en ondersteuning geleverd. Mede naar aanleiding van deze onvolkomenheid zijn vijf maatregelen in gang gezet:
-
• Versterken van de centrale controlfunctie van informatiebeveiliging;
-
• Onderbrengen van informatiebeveiliging in de reguliere planning- en controlcyclus;
-
• Plannen en uitvoeren van risicogerichte controlemaatregelen;
-
• Het controlmodel voor informatievoorziening is vereenvoudigd door de overgang van een drielaags naar een tweelaags controlmodel;
-
• Voor de implementatie van de AVG vindt binnen VenJ centrale coördinatie plaats. Een centrale ondersteuningsteam, een virtuele privacy community en best practices staan tot de beschikking van de onderdelen van VenJ.
Stand van zaken
De kaders en rapportages betreffende informatiebeveiliging maken sinds kort deel uit van de planning- en controlcyclus, met name voor de jaarplannen en viermaandsrapportages. De viermaandsrapportages over de periode januari tot en met april 2017 zijn onlangs hierop beoordeeld.