Inleiding

P-Direkt levert voor circa 138.000 medewerkers en managers, werkzaam binnen de Rijksoverheid, moderne, efficiënte, betrouwbare en direct toegankelijke administratieve dienstverlening voor personeelszaken. De personeelsadministratie, salarisbetaling en informatievoorziening zijn belangrijke eindproducten. Onze dienstverlening wordt gewaardeerd met minimaal een 7.

De kernwaarden van P-Direkt zijn betrouwbaar, efficiënt, klantgericht en innovatief (BEKI). Met elkaar en in deze volgorde geven deze kernwaarden richting aan de ontwikkeling van de dienstverlening van P-Direkt. In het nieuwe masterplan 2020-2025 geeft P-Direkt inzicht hoe de dienstverlening zich in de komende vijf jaar ontwikkelt en hoe P-Direkt in kan spelen op nieuwe ontwikkelingen. Dit alles gebeurt naar aanleiding van de behoefte, in overleg met en in opdracht van de opdrachtgevers en de afnemers en wordt vastgelegd in het periodiek Bestuurlijk Overleg. De hoofdpunten voor 2021 zijn hierna samengevat.

Doorontwikkelen van de huidige dienstverlening

De technologische ontwikkeling gaat snel. Dit opent mogelijkheden om onze bestaande diensten te verbeteren. P-Direkt blijft zich ook in 2021 richten op een moeiteloze zelfservice via een breed palet aan kanalen en een passende informatievoorziening. Daarbij is er specifieke aandacht voor de digi-toegankelijkheid van de groeiende stroom gebruikers met een fysieke beperking. Daarnaast wordt in 2021 een start gemaakt met het vernieuwen van de dashboards en rapporten. Hier is de inzet om meer flexibilteit, snelheid en gebruiksgemak te leveren. Voor informatiespecialisten is het streven om meer zelfservicemogelijkheden te bieden. Met betrekking tot de P-Dossiers werkt P-Direkt aan het verbeteren van de processen rondom dossiervorming, -beheer en –vernietiging.

Verbreden van de dienstverlening

Verdiepen van de dienstverlening

Interne ontwikkelingen

Om de dienstverlening goed te kunnen leveren en om medewerkers een prettige werkomgeving te bieden, werkt P-Direkt aan de eigen organisatie, werkwijzen en ICT.

Door te werken aan de wendbaarheid, continu verbeteren, samenwerking en vakmanschap van medewerkers en managers kan P-Direkt in een steeds sneller veranderende wereld haar kernwaarden waarmaken. Ook in 2021 werkt P-Direkt samen met collega Shared Service-Organisaties (SSO’s) aan een stabiel, transparant en voorspelbaar financieringsklimaat. Afnemers mogen vertrouwen op een redelijke prijs, waarbij geborgd is dat hiermee P-Direkt voldoende inkomsten heeft om de dienstverlening in de afgesproken hoeveelheid en met de afgesproken kwaliteit te leveren Een onmisbare randvoorwaarde voor de dienstverlening van P-Direkt is goed werkende ICT die technologieën als cloudcomputing goed en met oog op de kernwaarden kan omarmen. Het landschap van P-Direkt is complex en vraagt om sterke regie. Regie niet alleen binnen P-Direkt, maar vooral op onze partners en leveranciers. Dit is een zoektocht die P-Direkt de komende jaren samen met de huidige ICT-leverancier aangaat. Er wordt gezocht naar een modus, waarbij samen met de leverancier de basis versterkt kan worden, terwijl klantwensen elders geplaatst worden. Door te werken aan een krachtig fundament kan P-Direkt haar klantbeloftes waarmaken.

Externe ontwikkelingen

Door de situatie rondom corona wordt P-Direkt gevraagd over het realiseren van een 1,5 meter economie. Daarbij hoort dat ook zoveel mogelijk medewerkers thuis moeten kunnen werken. Voor veel administratieve functies is dat mogelijk, maar voor de medewerkers van het contactcenter is de techniek hiervoor nooit ingeregeld. P-Direkt gaat een oplossing bedenken, zodat tijd en plaats onafhankelijk werken mogelijk gemaakt kan worden. Daarbij gaat het dan niet alleen over techniek maar ook over aspecten als proces, cultuur, privacy, security en meetbaarheid van prestaties. In welke vorm en mate dat ook daadwerkelijk gerealiseerd kan worden zal in de loop van 2020 meer duidelijkheid komen.

De situatie rondom corona kan in 2021 invloed hebben op de kwaliteit of de kostprijs van de afgesproken dienstverleningen. Ook hierover zal in de loop van 2020 meer duidelijkheid komen. P-Direkt streeft er naar om het effect op het tarief te minimaliseren en zal daar alsdan passende oplossingen voor aandragen in overleg met eigenaar, opdrachtgevers en afnemers.

Staat van baten en lasten

Toelichting

Baten

Omzet Moederdepartement

De structurele budgettaire reeksen van de ministeries voor de P-Direkt basisdienstverlening zijn overgeheveld naar de begroting van BZK. De ministeries ontvangen geen factuur meer voor de basisdienstverlening. Met het overhevelen van deze budgetten voor P-Direkt naar de begroting van BZK, is de opdrachtgeversrol van de ministeries centraal neergelegd bij de centraal opdrachtgever BZK.

De omzet stijgt in 2021 ten opzichte van 2020 door een stijging van de aantallen medewerkers bij de departementen met ongeveer 6.000 individuele arbeidsrelaties (IAR), uitbreiding van het functioneel en technisch applicatiebeheer voor UBR-Personeel applicaties als de Rijksoverheidswebsites in het kader van mobility en HR en de facilitaire dienstverlening aan UBR-Binnenwerk in het kader van de Rijksbrede archiefwerkzaamheden middels arbeidsparticipanten.

Omzet overige departementen

Dit betreft voornamelijk de doorbelasting van maatwerk dienstverlening bijvoorbeeld rondom het controleprogramma «IC over de keten» en meerwerk zoals dataleveringen en interfaces. Daarnaast betreft het de doorbelasting van rijksbrede ICT-voorzieningen zoals de Rijkspas, Rijks Identity Management (RIdM) en Beheervoorziening Rijks Identificerend Nummer (BvRIN).

Omzet derden

P-Direkt levert dienstverlening aan één ZBO met eigen rechtspersoonlijkheid.

Lasten

Personele kosten

De stijging van de kosten van eigen personeel is het gevolg van benodigde extra capaciteit op het contactcenter in verband met uitbreiding van de dienstverlening in kwantitatieve zin, door de stijging van het aantal departementale werknemers, en in kwalitatieve zin (meer controles op juistheid en volledigheid), om te voldoen aan wet- en regelgeving o.a. bij het digitaal archiveren van documenten (gescheiden vastlegging van belangrijke documenten).

De stijging van de kosten van extern personeel is het gevolg van de uitvoering van het Rijksbrede programma roosterplanning (DOOR). Betreft specialistische expertise die oftewel uniek is en niet te internaliseren dan wel niet structureel noodzakelijk en daarom niet efficiënt om in dienst te nemen.

Materiële kosten – Bijdrage aan SSO’s

Dit betreft voornamelijk de kosten van kantoorautomatisering, ICT-applicatiebeheer en de huisvestingskosten. Ook betreft het inbesteding bij collega SSO’s van werkzaamheden ten behoeve van de Rijksbrede ICT-voorzieningen Rijkspas, RIdM en BvRIN en het IDM-beheer voor het Ministerie van BZK.

Materiële kosten – Apparaat ICT

Dit betreft voornamelijk de kosten van systeemlicenties en uitbestede systeemontwikkeling- en beheer. Ook betreft het de uitbesteding van werkzaamheden ten behoeve van de e stijging wordt veroorzaakt door het in beheer nemen van de Rijksbrede ICT-voorzieningen Rijkspas, RIdM en BvRIN en het IDM-beheer voor het Ministerie van BZK.

Materiële kosten – Overige materiële kosten

Dit betreft bureaukosten en overige personeelskosten zoals de dienstreis- en forensenvergoedingen. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de stijging van het aantal P-Direkt medewerkers.

Afschrijvingskosten

De afschrijvingskosten bestaan uit afschrijvingen van de investeringen in de immateriële en materiële vaste activa. Het betreft onder andere de P-Direkt-systemen Payroll, het Portaal, het HR-registratiesysteem, het elektronisch personeelsarchief en het contactcenter/Optimaal Verbinden. P-Direkt is bezig de systemen te moderniseren.

Kasstroomoverzicht

Toelichting

Operationele kasstroom

In 2021 verwacht P-Direkt een lagere operationele kasstroom door een afloop van de vorderingen en de schuldpost vooruit gefactureerde termijnen ten behoeve van de bouw optimaal verbinden en het programma roosterplanning Rijk (DOOR).

Investeringskasstroom

In 2021 gaat P-Direkt door met de realisatie van de investeringskalender; de vervanging van software die aan het eind van de levensduur is (o.a. HANA transitie en tooling voor Informatievoorziening en advanced analytics) ten bedrage van ongeveer € 4 mln., de verbetering van de efficiency (o.a. integratiesoftware voor verbeteren van de koppelvlakken) ten bedrage van ongeveer € 3 mln. en nieuwe dienstverlening (o.a. E-HRM, mobility) ten bedrage van ongeveer € 2 mln.

Financieringsstroom  

Voor 2021 en volgende jaren wordt een beroep gedaan op de leenfaciliteit voor de financiering van de systeeminvesteringen. De leningen worden bij aanvang van de dienstverlening of bij oplevering van het gerealiseerde actief in vijf jaar afgelost en afgeschreven.

Overzicht doelmatigheidsindicatoren

Toelichting

Algemeen

P-Direkt streeft naar operational excellence waarbij maximaal wordt afgestemd op de behoefte van de gebruiker. P-Direkt zet methodes in als Lean en Agile/Scrum om te zorgen voor een organisatie die in staat is (continue) kort cyclisch verbeteringen (continue) doorvoeren voor onze klant en processen.

P-Direkt werkt met een Producten- en dienstengids (PDG) inclusief servicelevels. In de PDG zijn de verschillende diensten en activiteiten, leveringsvoorwaarden en de kwaliteitsborging vastgelegd die de ministeries van P-Direkt kunnen verwachten.

Kostprijs per productgroep

P-Direkt realiseert in opdracht van de eigenaar jaarlijks goedkopere basisdienstverlening. P-Direkt heeft ook voor 2021 weer afgesproken om minimaal 1% op de totale kosten van de uitvoering te besparen. In het bestuurlijk overleg van mei 2020 is besloten deze efficiencytaakstelling in 2021 niet personeel in te vullen maar daarvoor (een deel van) de structurele besparing op ICT-storage aan te wenden. Dit is 1 van de maatregelen in 2021 om het contactcenter te versterken en de servicelevels te kunnen blijven halen.

We zien dat de verloop tarief indicator onder de 100% blijft hetgeen laat zien dat P-Direkt ondanks jaarlijks stijgende kostprijzen lagere tarieven dan de starttarieven hanteert: een duidelijk bewijs van de doelmatige bedrijfsvoering die P-Direkt jaarlijks weet te realiseren.

Vanaf 2022 is in het bestuurlijk overleg afgesproken dat de 1% efficiency niet wordt teruggeven aan de opdrachtgever middels een korting op het tarief maar wordt ingezet voor het verbeteren en vernieuwen van de dienstverlening.

Fte totaal

De formatie van P-Direkt groeit in verband met het gestegen aantal individuele arbeidsrelaties (IAR's). Daarnaast is er sprake van een toename in aantal fte bij P-direkt door invoering van nieuwe wet- en regelgeving, zoals de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming  (AVG). Dit maakt het werk complexer en uitgebreider, onder andere doordat er meer interne controle moet worden uitgevoerd, en daarvoor is meer capaciteit nodig dan vorigaande jaren.

Specifiek deel ICT diensten

P-Direkt verantwoordt zich naar de centraal opdrachtgever, respectievelijk de achterliggende departementen, door een aantal servicelevels op de dienstverlening en beschikbaarheid/ bereikbaarheid.

Onze servicelevels gelden voor het hele jaar en zijn voor alle klanten hetzelfde. De servicelevels zijn geen doel op zich, maar minimale normen. P-Direkt informeert de stakeholders periodiek over de servicelevels. De behaalde servicelevels worden drie keer per jaar in het bestuurlijk overleg (BO) besproken. Het BO kent naast de directeur P-Direkt (de opdrachtnemer) de volgende deelnemers: de gedelegeerd eigenaar, de centraal opdrachtgever (CO), de financieel deskundige en een vertegenwoordiging van de afnemers.