5.2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de Rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 (cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Toelichting

Bij het opstellen van voorliggende begroting is het nog niet duidelijk welke consequenties de Coronacrisis heeft voor de werkzaamheden van het Nationaal Archief. Ook de impact op doelmatigheid en de indicatoren is nog niet bekend.

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom). 

De bijdrage 2021 van het moederdepartement is ten opzichte van 2020 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie en een nieuwe systematiek voor de bijdragen aan projectkosten en -investeringen. Tot 2021 werden investeringsbijdragen in de balans opgenomen. Vanaf 2021 zijn de investeringsbijdragen vervangen door leningen en worden de bijdragen voor de afschrijvingen op investeringen via de omzet ontvangen. Het gaat met name om de bijdragen voor het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en het masterplan Concentratie Archiefdepot.

Sinds 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2021 bedraagt € 1,93 miljoen.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.

Mutatie projectgelden

Vanaf 2021 zijn, in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften, de bijdragen voor investeringen en projectgelden in de omzet opgenomen. Daardoor staan er vanaf 2021 geen mutatie projectgelden meer in de begroting.

Lasten

Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van ca. 200–210 FTE. In 2021 tot en met 2025 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.

Materiële kosten

Dit betreffen onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. De materiële kosten laten een daling zien, zodat de totale lasten aansluiten bij de teruglopende baten.

De bijdrage aan Shared Service Organisaties (SSO’s) stijgt ten opzichte van de realisatie in 2019 vanwege de kosten van de nieuwe opslaglocatie in Emmen die gedurende 2019 gebruik is genomen en vanaf 2020 het hele jaar operationeel is.

Afschrijvingskosten

Forse nieuwe investeringen in het fysieke depot en e-Depot zijn de komende jaren niet te verwachten, omdat deze investeringen recent zijn gedaan en er geen investeringen verwacht worden op basis van de huidige prognose van de datagroei. Er zijn wel vervangingsinvesteringen in met name de ICT hardware gepland in de periode 2021 ‒ 2025.

Rentelasten

De rentelasten dalen de komende jaren vanwege de aflossing op bestaande leningen. Over de nieuwe leningen is als gevolg van de zeer lage rentestanden een rente van 0.0% verschuldigd.

Toelichting

De operationele kasstroom in 2021 is positief vanwege de bijdrage van het moederdepartement voor de afschrijving van nieuwe investeringen en bestaande activa die voorheen met investeringsbijdragen van het Ministerie van OCW waren gefinancierd.

Onder de financieringskasstroom staat de eenmalige uitkering aan het moederdepartement vanwege terugbetaling van de projectgelden en de investeringsbijdragen. Voor de investeringen wordt een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën. De financieringskasstroom betreft verder de aflossing op leningen die zijn aangegaan ten behoeve financiering van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.

Kapitaaluitgaven

Toelichting

De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn vanaf 2021 meegenomen in de kostprijs berekening voor papieren archieven.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden dat inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In de tabel benoemde prijs / Tb digitaal archief is gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2020.