De Justitiële ICT Organisatie is vanaf 1 januari 2022 een zelfstandig baten-lastenagentschap en ontvlochten uit de financiële boekhouding van DJI.

In de ontwerpbegroting 2022 is een indicatieve openingsbalans opgenomen. De hieronder gepresenteerde balans met toelichting is de definitieve openingsbalans welke is voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring van de Accountantsdienst Rijk.

Afwijkingen groter dan 10% zijn toegelicht.

Waarderingsgrondslagen van de balans

De openingsbalans wordt opgesteld op basis van de Regeling agentschappen, Rijksbegrotingsvoorschriften, Nederlands Recht (Burgerlijk Wetboek 2) en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.

Immateriële vaste activa

De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen bestede kosten, verminderd met cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen.

In de regel wordt de volgende afschrijvingstermijn gehanteerd:Programmatuur (inclusief licenties): 20% (maximaal 5 jaren)

Materiële vaste activa

De materiële vaste activa worden gewaardeerd op verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waarderverminderingen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs of vervaardigingskosten, rekening houdend met een residuwaarde van € 0. Er wordt lineair afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Bij de waardering van materiële vaste activa wordt rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. Indien er aanwijzingen zijn dat een actief aan een bijzondere waardevermindering onderhevig is, dan wordt de realiseerbare waarde ten behoeve van de waardering van het actief geschat. Een bijzonder waardeverminderingsverlies wordt direct als een last verwerkt in de staat van baten en lasten. Terugnemingen van waardeverminderingen worden op dezelfde wijze verwerkt als de waardeverminderingen waarop deze betrekking hebben. Ingeval van een impairment zal dit ook afzonderlijk in de staat van baten en lasten worden gepresenteerd.

Voor installaties en gebouwelijke voorzieningen wordt de componentenbenadering gehanteerd. Deze materiële vaste activa worden regelmatig vervangen. De gezamenlijke waarde is van ondergeschikte betekenis ten opzichte van het actief waartoe het behoort. Deze componenten worden tegen vaste waarde en hoeveelheid opgenomen en afgeschreven volgens de verwachte toekomstige gebruiksduur.

Vorderingen (debiteuren)

De vorderingen zijn opgenomen tegen nominale waarde. Waardering van de vorderingen geschiedt voor zover van toepassing onder aftrek van een voorziening wegens oninbaarheid, gebaseerd op individuele beoordeling van de vordering.

Liquide middelen

De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikking van de organisatie.

Exploitatiereserve

In overeenstemming met artikel 27 lid 4 van de regeling agentschappen is het mogelijk een exploitatiereserve te vormen. Een positief resultaat wordt aan deze reserve toegevoegd en mag bestaan uit maximaal 5% van de omzet over de afgelopen drie jaren.

Langlopende schulden (leningen bij Ministerie van Financiën)1

De langlopende schulden betreffen leningen met een looptijd van langer dan één jaar bij het ministerie van Financiën. Het gedeelte van de leningen dat wordt afgelost in het komend boekjaar, is opgenomen onder de kortlopende schulden. Langlopende leningen worden bij eerste verwerking opgenomen tegen reële waarde en vervolgens gewaardeerd tegen geamortiseerde kostprijs.

Voorzieningen

Voorzieningen worden gewaardeerd tegen nominale waarde, behalve voorzieningen overgangsregelingen medewerkers. Deze laatste is gewaardeerd tegen contante waarde.

Kortlopende schulden

De kortlopende schulden betreffen de schulden met een looptijd van korter dan één jaar. Deze worden, voor zover niet anders vermeld, gewaardeerd tegen nominale waarde.

Toelichting op de balans

De beginbalans van de Justitiële ICT Organisatie per 1-1-2022 is gelijk aan de eindbalans per 31-12-2021 van de subadministratie bij de Dienst Justitiële Inrichting.

Immateriële vaste activa [1]

Het verloop van de immateriële vaste activa wordt als volgt weergeven:

Bij de indicatieve openingsbalans is het bedrag aan immateriële vaste activa opgeteld bij de materiële vaste activa.

Materiële vaste activa [2]

Het verloop van de materiële vaste activa wordt als volgt weergegeven:

Bij de indicatieve openingsbalans is uitgegaan van een hoger bedrag aan investeringen. De investeringen in PDC-A producten waren minder dan begroot.

Vorderingen [3]

Het opgenomen bedrag vorderingen heeft betrekking op verzonden en nog niet betaalde facturen voor verrichte dienstverlening door de Justitiële ICT Organisatie aan diverse klanten, waaronder IND, RvdK, Belastingdienst, en ministeries. In verband met de ontvlechting uit DJI zijn de facturen aan DJI over 2021 verrekend en maken deze geen onderdeel uit van de debiteuren. Een voorziening voor oninbare debiteuren wordt niet noodzakelijk geacht.

Bij de indicatieve openingsbalans was geen rekening gehouden met de verrekening met DJI.

Nog te ontvangen [4]

Onder nog te ontvangen zijn de nog te versturen facturen voor verrichte prestaties in 2021, voorschotten en de vooruitbetaalde onderhoudskosten opgenomen die worden betaald voor IT-beheercontracten. Tevens wordt hier de overlopende kosten voor de verrekening Microsoft opgenomen (wordt middels een verrekenstuk aan JenV betaald).

De indicatieve openingsbalans heeft de nog te ontvangen bedrag vanuit de initiële lening niet meegenomen. In de indicatieve openingsbalans is uitgegaan dat per 1-1-2022 het geld op de rekening courant zou staan bij de start van de Justitiële ICT Organisatie. Dat is niet het geval.

Liquide middelen [5]

In de schatkist van het Rijk worden de liquide middelen in de vorm van een rekening-courant aangehouden en een kas.

Bij de indicatieve openingsbalans is geen rekening gehouden met kortlopende schulden en vlottende activa die zijn overgenomen van Dienst Justitiële Inrichting op naam van de Justitiële ICT Organisatie (voorheen SSC-I). Voor de circa 9,2 miljoen euro negatief werkkapitaal wordt liquide middelen beschikbaar gesteld om de facturen en overige kortlopende verplichtingen te kunnen betalen. Echter op 1-1-2022 is deze nog niet ontvangen, zie post <nog te ontvangen [4]>.

Exploitatiereserve [6]

De exploitatiereserve dient voor het opvangen van de algemene bedrijfsrisico's. De exploitatiereserve kan, op grond van de regeling agentschappen van het ministerie van Financiën, niet hoger zijn dan 5% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie jaren. Bij de start van de Justitiële ICT Organisatie is geen eigen vermogen beschikbaar.

Leningen bij het ministerie van Financiën [7]

Voor het overnemen van de (im)materiële vaste activa wordt een vergoeding betaald aan Dienst Justitiële Inrichting. Voor het financieren van deze vergoeding wordt een initiële lening aangegaan bij het ministerie van Financiën. De initiële lening is gelijk aan de totale waarde van de (im)materiële vaste activa conform artikel 23 Regeling agentschappen, bestaande uit een kortlopend deel en een langlopend deel.

Bij de indicatieve openingsbalans is uitgegaan van het investeringsplan 2021 inclusief bestaande activa. De lening is gelijk aan deze waarde. De realisatie van het investeringsplan 2021 is circa € 6 mln. lager uitgevallen. Dit verschil wordt niet doorgeschoven naar het investeringsplan 2022. Voor 2022 en verder worden nieuwe investeringsafspraken gemaakt met afnemers.

Voorzieningen [8]

Onder de voorzieningen zijn verplichtingen/afspraken in het kader van Van Werk Naar Werk vergoeding, salarissuppletie en vaststellingsovereenkomsten opgenomen.

Bij de indicatieve openingsbalans is inschatting gemaakt op basis van de stand per 31-12-2020 voor het deel voorzieningen van adminstratie van de Justitiële ICT Organisatie. In de definitieve openingsbalans is de actuele waarde per 31-12-2021 berekend voor de Justitiële ICT Organisatie.

Per 1 mei 2022 is een reorganisatie binnen de Justitiële ICT Organisatie doorgevoerd voor onder andere kostenplaatsenstructuur en andere aangelegenheden. Deze reorganisatie heeft geen financiële gevolgen. Derhalve is geen voorziening getroffen.

Crediteuren [9]

De post crediteuren betreft verplichtingen aan leveranciers, die met een factuur in rekening zijn gebracht. De looptijd is korter dan een jaar.

Bij de indicatieve openingsbalans is nog niet uitgegaan om de crediteurensaldo naar 0 euro te brengen om te voldoen aan de betalingstermijn van facturen.

Nog te betalen [10]

Onder de post nog te betalen zijn nog te leveren prestaties van het eerste kwartaal 2022 aan Dienst Justitiële Inrichtingen (PDC-A & PDC-B), nog te betalen verlofdagen aan personeel en overige nog te betalen posten opgenomen.

De indicatieve openingsbalans wijkt af van de definitieve openingsbalans, doordat er meer kortlopende schulden zijn overgenomen van Dienst Justitiële Inrichtingen op naam van de Justitiële ICT Organisatie (voormalig SSC-I) dan aanvankelijk was verwacht.

Niet uit de balans blijkende verplichting [11]

De Justitiële ICT Organisatie zal naar verwachting over twee tot drie jaar verhuizen uit kantoor Stavorenweg 3 Gouda naar Herman Gorterstraat 5 Utrecht. De huurverplichting aan de Stavorenweg 3 is berekend met einddatum 1-1-2050.