Goede informatiehuishouding en informatievoorziening is een noodzakelijk element in onze democratische rechtsstaat. Burgers, bedrijven, NGO’s, het parlement, journalisten en de wetenschap dienen toegang te hebben tot de voor hen noodzakelijke informatie. Tijdens en na afloop van het maken van beleid en wetgeving dienen keuzes transparant te zijn. Juiste en toegankelijke informatie is ook nodig voor de degelijke bedrijfsvoering van de overheid zelf. Informatie is tenslotte de grondstof waarmee ambtenaren en overheidsorganisaties hun werk doen.
Binnen het Ministerie van BZK is het programma BZK Transparant in 2021 gestart. Het programma heeft als doel het verbeteren van de informatiehuishouding en informatievoorziening en de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Het programma ondersteunt alle (beleids)onderdelen, agentschappen en uitvoeringsorganisaties van BZK bij de stappen om deze doelen te behalen.
Het programma zet in 2023 dezelfde lijn voort als de in 2021 gestarte initiatieven. Eén van de projecten binnen het programma is het project Openbaarmaking. Vanuit dit project wordt meegewerkt aan een transparanter BZK door middel van het bieden en regelen van kaders, instructies en ondersteuning. Dit project heeft deelresultaten met betrekking tot actieve openbaarmaking, passieve openbaarmaking en de verbetering van de informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
Ten eerste betreft het de implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken. Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming en wetgeving meegestuurd naar de Kamer. Dit wordt in het najaar van 2022 uitgebreid naar Kamerstukken over voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen.
Een tweede implementatie betreft de invoering van de Wet open overheid binnen het ministerie. Zo is sinds 1 mei 2022 het Ministerie van BZK bereikbaar voor informatievragen via de contactpersoon Woo. Ander doel is om de (beleids)directies te ondersteunen in de voorbereidingen op de openbaarmaking van de verplichte openbaar te maken categorieën. Daarnaast zal vanuit dit traject een aansluiting worden gemaakt naar het rijksbrede platform voor openbare overheidsinformatie (PLOOI). Naar verwachting wordt in 2023 gestart met het verplicht actief openbaar maken van de eerste categorieën.
Verder wordt in 2022 gewerkt aan de uitvoering van meerdere pilots met het actief openbaar maken van dossiers. Het doel van deze pilots is om in samenwerking met beleidsdirecties kennis en ervaring op te doen in de werkwijze hoe informatie over een bepaald dossier actief openbaar te maken. Het gaat veelal om het verzamelen van de benodigde informatie (uit de verschillende systemen) en het maken van gezamenlijke afwegingen welke informatie relevant is voor openbaarmaking. Dit vereist een multidisciplinaire benadering vanuit beleid, juridische advisering en informatiespecialisten. De verwachting is dat medio 2023 deze pilots zijn afgerond.
Passieve openbaarmaking
Vanuit de directie CZW en het project Openbaarmaking wordt samengewerkt aan de verbetering van de passieve openbaarmaking. Het doel van deze verbetering ligt nadrukkelijk op het inkorten van de huidige afhandeltermijnen. Daartoe worden meerdere wegen bewandeld, waaronder het optimaliseren van het interne proces bij de behandeling van Woo-verzoeken. Sinds medio 2022 wordt meer ingezet op monitoring en periodieke terugkoppeling van de status naar de beleidsonderdelen. En in het najaar van 2022 wordt gestart met een gewijzigde structuur van besluiten met betrekking tot Woo-verzoeken.
Verbetering van de informatiehuishouding
Wat je niet kunt vinden, kun je ook niet openbaar maken. Een goede informatiehuishouding (IHH) is essentieel hiervoor. In 2022 hebben (bijna) alle onderdelen van BZK een eigen verbeterplan IHH en Informatievoorziening (IV) opgesteld. Deze plannen geven inzicht in de huidige knelpunten per onderdeel en de daaraan gerelateerde verbetermaatregelen die tot en met 2023 worden uitgevoerd. Dit vindt plaats aan de hand van vier actielijnen.
Vanuit de actielijn Informatievolume is in de verbeterplannen onder meer gekeken naar de wijze van samenwerking aan informatie (zoals werkafspraken) en de mate van kennis van de richtlijnen. Het programma BZK Transparant streeft ernaar om de informatie die verspreid staat over diverse opslagbronnen goed doorzoekbaar en makkelijk vindbaar te maken.
Vanuit de actielijn Informatiesystemen wordt onder meer een analyse gemaakt van de huidige informatiesystemen, bij alle onderdelen. Dit als eerste stap naar een meer eenduidig informatielandschap.
Vanuit de actielijn Bestuur/naleving wordt onder meer gewerkt aan het inrichten van een dashboard IHH en IV. Om op die manier de onderdelen een gebruiksvriendelijk en helder sturingsinstrument te bieden.
Vanuit de actielijn Informatieprofessionals wordt de huidige en de benodigde personele capaciteit voor de IHH inzichtelijk gemaakt. Dit betekent ook het inzichtelijk maken wat nodig is om de KWIV-profielen, waarbij KWIV staat voor Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening, te kunnen toepassen binnen de organisatie.