Dit is de openbaarheidsparagraaf van het Ministerie van EZK en de bijbehorende dienstonderdelen. De paragraaf komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie, de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding bij de ministeries en artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo).
Context
De kinderopvangtoeslagaffaire heeft veel schade berokkend en een vergrootglas gelegd op het tanende vertrouwen in de overheid. Ook het achterstallig onderhoud op het gebied van informatiehuishouding en transparantie werd hierdoor duidelijk zichtbaar. De thema’s blijven om die redenen onderwerp van gesprek in de samenleving, media en politiek.
Als belangrijke stap in het herstel van het vertrouwen wordt ingezet op openbaarheid. Een goede informatiehuishouding is hierin een essentiële randvoorwaarde. We werken hieraan op basis van de Wet Open Overheid, de Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s en de interdepartementale programma’s Open op Orde en Werk aan Uitvoering.
Deze openbaarheidsparagraaf beschrijft op hoofdlijnen de activiteiten die in 2023 worden uitgevoerd op de thema’s 1) de verbetering van de informatiehuishouding; 2) actieve openbaarmaking en 3) passieve openbaarmaking. Het geheel van deze activiteiten is erop gericht om de omslag te maken naar een meer open departement dat zo veel mogelijk transparantie biedt in het handelen, de besluitvorming en de verantwoording. Deze omslag is een lang traject, wat continu in ontwikkeling blijft.
Verbetering informatiehuishouding
De versnelde inhaalslag om de informatiehuishouding op orde te brengen is een stap in de juiste richting. Het Departementaal Actieplan Informatiehuishouding vormt het kader voor deze inhaalslag, waarin de belangrijkste doelstellingen zijn opgenomen. Relevante kaders zijn daarnaast: de I-Strategie EZK/LNV, Versnelling Digitale Agenda onder programma Werk aan uitvoering, het CIO-kader en de routekaarten voor de informatievoorziening.
In 2023 ligt de focus op de volgende activiteiten:
– Berichtenapparchivering. Er worden strakkere richtlijnen doorgevoerd voor het archiveren en verwijderen van berichtenapps. Hiervoor wordt een campagne opgezet binnen de organisatie.
– E-mailarchivering. Met de implementatie van de nieuwe richtlijn e-mailarchivering wordt een volgende stap gemaakt in het eenvoudiger ontsluiten en in context bewaren van e-mails.
– Webarchivering. Binnen het concern worden vervolgstappen ondernomen voor de verdere inbedding van het websitebeheer volgens de juridische eisen.
– Nieuwe Archiefwet. Met de nieuwe archiefwet wordt de overbrengingstermijn teruggebracht van 20 naar 10 jaar voor gericht en eenduidig archiveringsbeleid.
– Implementatie en ontwikkeling Informatiesysteem. Eind 2022/begin 2023 zal het informatiesysteem SIRIS worden geïmplementeerd en verder worden ontwikkeld om sneller, gerichter en gebruiksvriendelijker informatie te kunnen opslaan, verwerken en terugvinden.
– Aansluiting Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Binnen het concern wordt verder gewerkt aan de technische aansluiting van PLOOI voor het actief openbaar maken van informatie onder de Woo. In een later stadium geldt deze technische aansluiting ook voor de openbaarmaking van alle overheidsinformatie.
– Intuïtieve tooling. Er wordt extra ingezet op het gebruik van intuïtieve tooling om sneller en gebruiksvriendelijker te werken met informatie. Een prioriteit hierin is het breed implementeren van Woo-tooling.
– Data en Algoritme. Op verschillende plekken in de organisatie wordt in samenwerking gekeken hoe data en algoritme op een veilige en verantwoorde manier kunnen bijdragen aan betere beleidsvorming en dienstverlening.
– Risicodossiers. Risicodossiers zijn dossiers waarbij we op voorhand veel aandacht vanuit politiek en samenleving verwachten. Voor passieve openbaarmaking rondom deze dossiers werken we aan een aanpak, waarbij voor geselecteerde risicodossiers de basis op orde wordt gebracht. Zodat er sneller gehandeld wordt bij informatieverzoeken op deze dossiers.
Actieve openbaarmaking
Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid uit eigen beweging informatie openbaar maakt voor de samenleving en politiek. Dit is een thema dat in ontwikkeling is en waarbij we zo goed mogelijk willen aansluiten op de behoefte van samenleving, politiek en media.
In 2023 ligt de focus op de volgende activiteiten:
– Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s. Vanaf september 2022 gaat een nieuwe fase in en wordt bij alle Kamerstukken een beslisnota meegestuurd aan de Eerste en Tweede Kamer. In 2023 ligt de focus op het begeleiden van medewerkers bij het schrijven van beslisnota’s, het evalueren en waar nodig bijstellen van de werkwijze en instructies. Aandachtspunt blijft dat de beslisnota’s ook daadwerkelijk meer inzicht bieden in het handelen van het ministerie. Hier wordt interdepartementaal actief op ingezet.
– Actieve openbaarmaking onder de Woo. Belangrijk onderdeel van de Woo is de actieve openbaarmaking van diverse categorieën informatie. De categorieën zijn opgenomen in de wet, waarbij per Koninklijk Besluit de fasering voor de openbaarmaking wordt beslist. Afhankelijk van de exacte fasering wordt gewerkt aan de openbaarmaking van nieuwe categorieën.
– Fundamenteel andere aanpak openbaarmaking. Naast de verplichtingen op openbaarmaking vanuit de Woo en de Beleidslijn Actieve Openbaarmaking Beslisnota’s, verkennen we ook andere manieren van openbaarmaking. Op basis van pilots en een verkenning naar best practices, werken we toe naar nieuw beleid in 2023.
– Agenda’s en bestuurskosten bewindspersonen. Van de bewindspersonen worden de wekelijkse agenda’s en bestuurskosten actief openbaar gemaakt.
– Het gesprek met media en burger. In 2023 zetten we verder in op het gesprek met de media en burger over de informatievoorziening vanuit de overheid.
Passieve Openbaarmaking
Passieve openbaarmaking is openbaarmaking van informatie op verzoek. Dit kan een specifieke vraag naar informatie zijn via Burgercorrespondentie of een verzoek om informatie in documenten op basis van de Woo, een Woo-verzoek.
In 2023 ligt de focus op de volgende activiteiten:
– Terugbrengen afhandeltermijnen Woo-verzoek. Het niet halen van de afhandeltermijnen van de Woo-verzoeken is een groot aandachtspunt. Voortbouwend op de optimalisatieslag op het proces voor de afhandeling van Woo-verzoeken in 2022, wordt ook in 2023 gewerkt aan het beter en sneller afhandelen van de Woo-verzoeken. Dit gebeurt door en extra capaciteit, ondersteunende tooling, een sneller proces met duidelijke taakverdeling, meer contact met de verzoeker, meer sturing op managementniveau en het op orde brengen van de informatiehuishouding.
– Contactpersoon Woo. In 2022 is voor iedere organisatie binnen het concern een contactpersoon Woo georganiseerd, zoals dat verplicht is gesteld. In 2023 bouwen wij hier op voort, zodat burgers en media sneller van informatie worden voorzien.
Overkoepelende inspanningen
Naast bovenstaande activiteiten op de drie onderdelen werken we overkoepelend aan:
– Inzet extra capaciteit. De inspanningen op informatiehuishouding en openbaarheid vragen veel tijd en energie van medewerkers. Met een integrale aanpak op capaciteit zorgen we voor extra ondersteuning in de organisatie in samenhang met betere informatiehuishouding, optimalisatie van processen en tooling.
– Communicatie en Begeleiding. We zetten in op het goed informeren en begeleiden van medewerkers door gerichte communicatie, het ontwikkelen van instructies en het organiseren van trainingen en opleidingen op de verschillende onderdelen. Zo zorgen we dat elke professional in het bezit is van de juiste kennis en competenties.
Financiële toelichting
De activiteiten op het gebied van openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding worden deels gefinancierd uit de POK-gelden (vanaf 2021) en Woo-gelden (vanaf 2022) en deels uit eigen middelen van het departement.
De Woo-gelden zijn reeds meerjarig toegekend. De vaststelling en toekenning van de POK-gelden voor 2023 vindt in het najaar van 2022 plaats. Er is een Planning, Monitoring & Control-cyclus ontwikkeld voor de interne allocatie van POK- en Woo-gelden richting dienstonderdelen en afzonderlijke directies binnen het kerndepartement. Onderdeel hiervan is de monitoring en verantwoording op inhoudelijke en financiële voortgang.
In samenhang met de POK- en Woo-gelden worden voor 2023 door dienstonderdelen van EZK bestedingsplannen ontwikkeld voor het thema Versnelling Digitale Agenda binnen de WAU.
De activiteiten op deze thema’s worden bij de ministeries EZK en LNV in samenwerking uitgevoerd door stafdirecties, beleidsdirecties, dienstonderdelen en de programma’s Informatiehuishouding van de Toekomst en Programma Transparantie in Informatie.