Dit is de openbaarheidsparagraaf bij de begroting voor 2024 van het Ministerie van EZK en de bijbehorende dienstonderdelen.20 De paragraaf komt voort uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie, de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding en artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo). We beschrijven de actuele ontwikkelingen rondom openbaarheid en informatiehuishouding en de bijbehorende inspanningen van het ministerie om toe te werken naar een meer transparante overheid.

Context

Informatiehuishouding en openbaarmaking staan onverminderd in de aandacht. Voorbeelden zijn de kabinetsreactie over chatberichten-archivering en het rapport Matglas van de Open State Foundation. Het interdepartementale programma Open Overheid en de departementale programma’s zijn nu twee jaar onderweg. De quick wins zijn verzilverd en de eerste acties zijn afgerond (zie eerdere openbaarheidsparagrafen).

Een belangrijke inzicht dat nog scherper is geworden betreft de inherente samenhang tussen informatiehuishouding en openbaarheid. We verwerken een grote hoeveelheid digitale informatie. Een goede informatiehuishouding is randvoorwaardelijk om grip te houden op deze informatiestroom en te voldoen aan onze verantwoordingsplicht naar samenleving en politiek. Dit betekent dat informatie niet alleen beschikbaar moet zijn, maar ook snel vindbaar voor openbaarmaking. Juist op dit punt is de integraliteit tussen informatiehuishouding en openbaarmaking extra zichtbaar geworden de afgelopen periode en met name bij Woo-verzoeken. Rijksbreed zijn de afhandeltermijnen langer dan wenselijk. Hierin wordt duidelijk dat ondanks de grote betrokkenheid en inzet van medewerkers om Woo-verzoeken tijdig af te handelen, er meerdere onderliggende vraagstukken liggen op het gebied van informatiesystemen, techniek, proces en organisatie. Vooruitgang op de thema’s informatiehuishouding en openbaarheid vraagt daarom echt om een integrale aanpak. Alleen op die integrale wijze kunnen we onze veranderopgave daadwerkelijk realiseren.

Effect op EZK

Binnen EZK bouwen we voort op deze inzichten en zetten we in op integrale en systemische maatregelen. Hieronder beschrijven we de belangrijkste interventies.

a. Impuls Informatiehuishouding en tooling

We zetten erop in dat eind 2024 bij alle directies een heldere informatiehuishouding-structuur aanwezig is, die ook wordt gehanteerd. We streven naar een volwassenheidsniveau van 2,5 (op een schaal van 1 tot 4) bij de jaarlijkse N-meting. Dit betekent dat medewerkers zich bewust zijn van het belang van informatiehuishouding en dat zij werken volgens bijbehorende kaders en richtlijnen. Ook geven we een boost aan de inzet van tooling (geen alomvattende oplossing) om het werken met informatie te automatiseren en versnellen. Denk aan het zoeken en vinden van e-mails en documenten en het ontdubbelen en lakken van informatie.

b. Masterplan Woo

Vanaf 2024 zetten we in op een integraal plan, dat op basis van een duidelijke stip op de horizon werkt aan een set van samenhangende maatregelen om de versnelling van de afhandeling van Woo-verzoeken te realiseren. De uitkomsten van de deelname aan de interdepartementale Woo-pilot worden hierin meegenomen.

c. Experimenteren met openbaarheid

Transparantie richting de samenleving is essentieel. Maar welke informatie is relevant en helpt mensen bij het inzicht krijgen in beleid en beslissingen? In 2024 gaan we door met het opdoen van ervaringen met proactieve openbaarmaking (het uit eigen beweging openbaar maken van informatie). We experimenteren met de eerste proactieve openbaarheidsadviezen voor directies. Daarbij onderzoeken we welke informatie ook echt meerwaarde heeft voor de samenleving. We werken toe naar een departementale richtlijn voor het proactief openbaar maken van informatie, zodat zo veel mogelijk relevante informatie tijdig en helder voor de samenleving beschikbaar is.

Selectie van aanvullende activiteiten en maatregelen

Verbeteren Informatiehuishouding

• – Vanuit de afspraken in het departementale actieplan Informatiehuishouding wordt samen met de dienstonderdelen gewerkt aan het juist naleven van de richtlijnen voor archiveren en het verbeteren van de vindbaarheid, leesbaarheid, beschikbaarheid en betrouwbaarheid van informatie.

• – Er is specifiek aandacht voor de archivering van berichtenapps en e-mails. De nieuwe rijksbrede richtlijn voor het archiveren van chatberichten wordt begin 2024 verwacht, waarna implementatie volgt. We zetten in op het sneller en beter opslaan van e-mails. Denk aan automatische opslag, directe opslag bij dossiers en het werken met automatisch taggen van e-mails. Er start een campagne om medewerkers goed te begeleiden bij het archiveren volgens deze nieuwe richtlijnen.

• – Naar verwachting wordt de Archiefwet in 2024 ingevoerd met bijbehorend Archiefbesluit en Archiefregeling. Hiervoor worden in 2023 een uitvoerbaar- en handbaarheidstoets uitgevoerd. Bij EZK wordt gestart met de implementatie, bijvoorbeeld rondom de aanpassing van selectielijsten.

• – De implementatie van het nieuwe informatiesysteem heeft in 2023 voor vertraging en knelpunten gezorgd in de informatiehuishouding. In 2024 gaan we door met de ontwikkeling van dit systeem zodat het daadwerkelijk het werken met informatie gaat ondersteunen en versterken. Ook kijken we breder naar de doelarchitectuur van diverse systemen en applicaties.

Openbaarmaking – passief, actief en proactief

• – We geven vervolg aan de verplichte actieve openbaarmaking van de 17 informatiecategorieën onder de Woo via de Woo-index. Daartoe onderzoeken we welk platform bruikbaar is voor de publicatie van verplichte en proactief openbaargemaakte informatie voor politiek en samenleving.

• – Verplichte actieve openbaarmaking geldt ook voor beslisnota’s bij Kamerstukken. Op basis van de evaluatie op de werkwijze in 2023 zal deze worden aangescherpt, gericht op het versterken van transparantie, uniformiteit en uitvoerbaarheid van de beleidslijn over beslisnota’s.

• – We verkennen de optie om uitgebreider te werken met integrale inzage van documenten voor historisch, statistisch, wetenschappelijk of journalistiek onderzoek conform artikel 5.7 van de Woo.

Overkoepelende activiteiten

• – In 2024 investeren we in betere sturing en sturingsinformatie op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Het ontwikkelde departementale Woo-dashboard zal hier een kwalitatieve en kwantitatieve impuls aangeven.

• – Op basis van huidige ervaringen wordt verder gewerkt aan bewustwording en de nieuwe manier van denken en werken passend bij onze informatiesamenleving, waarbij informatie en openbaarheid meer centraal staan.

• – We zetten blijvend in op het begeleiden van medewerkers door gerichte communicatie, instructies en het organiseren van trainingen en opleidingen op de verschillende onderdelen.

• – De integrale aanpak capaciteit, die geleid heeft tot de inzet van 41 fte extra capaciteit binnen beleidsdirecties op de thema’s informatiehuishouding en openbaarmaking, ronden we af. Op basis van de opgedane ervaringen en inzichten worden de fte’s verder ingevuld binnen de organisatie.

• – Het netwerk voor informatiehuishouding en openbaarheid wordt verder ontwikkeld om collega’s die werken aan de thema’s informatiehuishouding en openbaarheid gerichter met elkaar te verbinden, kennis en ervaring uit te wisselen en op te leiden.

Financiële toelichting

Bovenstaande activiteiten worden gefinancierd uit deels de POK-gelden (vanaf 2021) en Woo-gelden (vanaf 2022). Naast deze gelden zijn er eigen/reguliere middelen en capaciteit vanuit de lijnorganisatie en ICT-investeringen. Het totale budget aan POK- en Woo-gelden voor 2024 bedraagt € 21,1 mln, waarvan € 10,9 mln voor de dienstonderdelen.

De gelden zijn meerjarige toegekend door BZK en worden beheerd door het Programma Transparantie in Informatie (TiI). Als randvoorwaarde zijn basisafspraken opgesteld met diensten en directies waarin de kaders van de financiering zijn vastgelegd. Hieraan liggen inhoudelijke plannen ten grondslag.

Het Programma TiI heeft een monitorende rol met betrekking tot de doelmatige inzet van de financiële middelen, de inhoudelijke voortgang en financiële uitputting. Op basis van een afgestemde P&C-cyclus stuurt het programma TiI bij indien nodig.