In de samenleving en binnen het Rijk groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie actief openbaar te maken, krijgt de samenleving beter zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Ook is er bij een open overheid meer ruimte om samen met burgers beleid te maken. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoor­ waarde.

Binnen het ministerie van VWS lopen meerdere trajecten in het kader van een open overheid.

Directie Wetgeving en Juridische zaken (WJZ) behandelt alle reguliere Wet open overheid (Woo) verzoeken van VWS (met uitzondering van coronagerelateerde verzoeken). WJZ heeft een intern LEAN-traject ingezet om Woo-verzoeken sneller te kunnen afhandelen. Daarnaast wordt er samen met de Programmadirectie Openbaarheid (PDO) opgetrokken om een zaakvolgsysteem te bouwen ter ondersteuning van het Woo- én Bezwaar en Beroepsproces. De samenwerking met de directie PDO is verstevigd en er wordt ingezet om Woo-verzoeken via het eigen publicatie platform Open.minvws.nl te gaan publiceren. Ook wordt er eind 2024 aangesloten op het rijksbrede dashboard waarop vanaf 2025 diverse Woo-kengetallen openbaar vindbaar zijn van alle ministeries.

De directie PDO draagt zorg voor de afhandeling van Wob/Woo-verzoeken die betrekking hebben op de COVID-19 periode. Waar oorspronkelijk het idee was om alle informatie over deze periode actief/ongevraagd openbaar te maken, bleek dat hiermee niet kon worden volstaan. De hoeveelheid documenten is te groot en te veel verzoekers wachtten te lang op de informatie die zij hebben opgevraagd. Omdat de verzoeken veel overlap vertonen en omvangrijk zijn, wordt de behandeling van deze verzoeken zo veel mogelijk geclusterd opgepakt. Op deze manier kunnen meerdere verzoeken per besluit worden afgedaan.

Ten behoeve van de publicatie van daarmee samenhangende besluiten en documenten is in 2023 een voor ieder toegankelijk publicatie­ platform ontwikkeld en in gebruik genomen; Open.minvws.nl. Dit publicatieplatform is doorontwikkeld voor publicatie van Woo-besluiten voor WJZ. Tevens is het platform voor VWS-Kern en voor de VWS-concernonderdelen inzetbaar gemaakt zodat ook actief openbaar te maken stukken erop kunnen worden geplaatst.

Inmiddels is bekend geworden dat de Parlementaire Enquête Corona doorgaat. Een team is gestart met het opleveren van de gevraagde informatieverzoeken. Dit team is ondergebracht bij de Programmadirecte Openbaarheid.

De contactpersoon Woo biedt hulp bij vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Voor VWS-Kern is deze rol ondergebracht bij de directie organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP). Hier zit ook een team met informatiespecialisten die WJZ cluster Open Overheid ondersteunen bij het Woo-proces (zoeken van documenten en ondersteuning bij de lak-tooling).

De bestuursraad heeft op 26 april besloten dat de losse onderdelen binnen VWS die zich bezighouden met openbaarheid in 2025 worden ondergebracht in een nieuwe centrale directie Openbaarheid. Het gaat dan om de afhandeling van reguliere Woo verzoeken, de afhandeling van corona Woo-verzoeken (PDO), de uitvoering van de Parlementaire Enquête (PE), de afhandeling van bezwaren en beroepen op het gebied van de Woo, IV specialisten en de Woo-contactpersoon en er komt een lak-unit die ondersteunt bij het lakken en publiceren van actief openbaar te maken documenten. Intentie is om deze nieuwe directie op te richten per april 2025.

De komende jaren loopt ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026) door. Dit programma richt zich op advies en steun bieden bij het op orde krijgen van de informatiehuishouding binnen VWS. Een goede informatiehuishouding is randvoorwaardelijk voor het succes van openbaarmaking van documenten binnen overheidsorganisaties. De programma’s Implementatie Woo en Open op Orde hebben de samenwerking opgezocht en zetten de komende tijd in op een gezamenlijke informatiecampagne om medewerkers mee te nemen in de veranderingen om informatie digitaal te ontsluiten en te (laten) publiceren voor zover dit nog niet gebeurt.

Het programma Implementatie Woo is eind 2021 gestart en heeft in eerste instantie de focus op de implementatie van de verplichte actief openbaar te maken informatiecategorieën gelegd, de zogenaamd actieve openbaarheid. Mede ingegeven door het Woo-budget wat specifiek voor de implementatie van de actieve openbaarheid door het ministerie van Binnenlandse Zaken hiervoor beschikbaar is gesteld. Echter door aanhoudende druk op directies door Woo-verzoeken, de zogenaamde passieve openbaarheid, heeft VWS eind 2023 besloten om een nieuw programma Implementatie Woo VWS-Kern in te richten om de passieve én actieve openbaarheid voor VWS-Kern te versterken. Dit onder aansturing van een nieuwe stuurgroep. Het oorspronkelijke programma Implemen­tatie Woo is vervolgens ondergebracht in het programma Open op Orde en blijft zich richten op ondersteuning van actieve openbaarmaking bij de concernonderdelen van VWS.

Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming en wetgeving meegestuurd naar de Kamer. Met ingang van Prinsjesdag 2022 is dit uitgebreid naar alle Kamerstukken over voortgang, kennis­deling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen. Het programma VWS Open op Orde heeft beleidsdirecties ondersteund in de voorbereidingen op het openbaar maken van de beslisnota’s zodat dit op een eenduidige manier gebeurt.

Verbetering van de informatiehuishouding

In 2024 is door VWS (kern en concernonderdelen) in kader van het programma Open op Orde ingezet op het verhogen van het volwassenheidsniveau van alle actielijnen.

De door VWS ingezette verbeteracties en -trajecten op het terrein van de informatiehuishouding zijn een verzameling van kleine en grote stappen die er in gezamenlijkheid moeten zorgen voor een structurele verbetering die zich met name in de toekomst gaat uitbetalen.

Actielijn 1 Professionals

De informatieprofessional en de medewerker.

We zien dat alle organisatieonderdelen van VWS hier acties in hebben ondernomen, door bijvoorbeeld hun informatiespecialisten en reguliere medewerkers te trainen. Ook zijn de eerste stappen gezet om dit structureel in te bedden en wordt er gewerkt aan strategische opleidingsplannen. Dit is een beoogde vervolgstap.

Onder deze actielijn valt ook de implementatie van functie/rolprofielen van het Kwaliteitsraamwerk IV (KWIV). Diverse organisatieonderdelen van VWS hebben deze of afgeleide profielen (KWIV geldt niet voor ZBO’s) in 2023 geïmplementeerd. Hiermee is een goede basis neergezet voor het ontwikkelen van een adequaat personeelsbestand en -beleid op het gebied van informatiehuishouding. VWS heeft ook nieuwe informatiespecialisten aangetrokken. Bij diverse organisatieonderdelen van VWS is echter nog onvoldoende duidelijkheid over benodigde mensen of is het door krapte op de arbeidsmarkt moeilijk om werknemers te vinden.

Naast de acties gericht op informatieprofessionals richt deze actielijn zich ook op alle medewerkers, zij zijn immers degene die de informatie creëren en verwerken. In dit kader wordt er in veel concernonderdelen gewerkt aan de bewustwording en kennis over de omgang met informatie middels communicatie campagnes. Tevens wordt er geïnvesteerd om nieuwe medewerkers direct bekend te maken met de juiste wijze van omgang met informatie.

Actielijn 2 Volume en de aard van informatie

Mate van overzicht en duurzaam beheer van alle typen informatie, inclusief nieuwe media.

De organisatieonderdelen van VWS hebben aan deze actielijn het afgelopen jaar prioriteit gegeven. De producten en methoden die voor de uitvoering van deze actielijn nodig zijn, zijn nog in ontwikkeling. Daarnaast is VWS voor een deel afhankelijk van rijksbrede ontwikkelingen. Zo wachten we op dit moment onder andere op een technische oplossing vanuit SSC-ICT voor de automatisch bewaarde e-mail.

Door aan de slag te gaan met o.a. informatiebeheerplannen en architectuurplaten krijgen organisatieonderdelen van VWS inzicht en overzicht in hun informatie. Zo wordt duidelijk welke informatie een concernorganisatie onder zich heeft, waar deze informatie wordt opgeslagen, wie de eigenaar van de informatie is en hoelang de informatie bewaard moet worden.

Diverse organisatieonderdelen van VWS hebben het afgelopen jaar stappen gezet om een dergelijk overzicht op te stellen.

Verder is afgelopen jaar onderzocht welke tools en werkwijzen het terugvinden van informatie vergemakkelijken. Binnen diverse organisatie­ onderdelen van VWS wordt geëxperimenteerd met de rijkstool «Zoek en Vind», met de «WOO hulptooling» en ook met BI Tooling om overzichten en analyses te genereren. VWS beoogt deze methoden verder te onderzoeken en door te ontwikkelen om uiteindelijk breed te gebruiken.

Emailarchivering

De implementatie van de Handreiking voor emailarchivering brengt zeer grote uitdagingen met zich mee. Niet alleen de omvang en toegankelijkheid van de vele e-mails is hier debet aan, maar VWS wacht ook op de technische oplossing vanuit SSC-ICT. Daarnaast is een betere toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van e-mails dringend gewenst in het kader van de vele en omvangrijke Wob-Woo-verzoeken in kader van COVID-19. In 2023 vond veel handmatig onderzoek plaats, wat een groot beslag legt op de capaciteit. Over (het uitblijven van) de technische oplossing vanuit SSC-ICT heeft VWS het afgelopen jaar intensieve gesprekken gevoerd met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en andere departementen. Deze technische oplossing is nodig om de selectielijst van VWS voor e- mailarchivering effectief te kunnen implementeren. Aan deze selectielijst is in 2023 de hand gelegd.

Archivering berichtenapps

In 2023 is gestart met het 6-wekelijks uitlezen en archiveren van chatberichten voor de Bewindspersonen en leden van de Bestuursraad conform de Beleidslijn Berichtenverkeer VWS. Het uitlezen en archiveren is een volledig handmatig proces, dat veel inspanning en kosten met zich meebrengt.

Op interdepartementaal niveau brengt VWS haar expertise en ervaringen in t.b.v. het ontwikkelen van rijksbreed beleid en t.b.v. een rijksbrede voorziening voor het geautomatiseerd uitlezen van chatberichten.

Actielijn 3 Informatiesystemen

De duurzame toegankelijkheid van informatie die wordt beheerd binnen de huidige I-systemen.

De meeste organisatieonderdelen van VWS zijn bezig met de verbetering of vervanging van hun document(management)systemen. Daarbij brengen zij ook de benodigde gebruikseisen en/of -beleid hiervan in kaart. Een belangrijk traject is de mogelijke realisatie van een ‘content services platform’ dat VWS-Kern verkent samen met andere ministeries in het traject Beter Samen Werken.

Wat betreft bestaande applicaties en systemen, hebben enkele organisatie­ onderdelen van VWS hun architectuur beschreven, alsook de principes van ‘archiveren by design’ geïntegreerd bij systeemontwikkeling en -aanschaf. Dit is een belangrijke stap, omdat daarmee informatie in allerlei applicaties beter kan worden beheerd.

Actielijn 4 Bestuur en naleving

Mate van sturing op informatiehuishouding en prioritering door ambtelijke/ politieke leiding.

Op deze actielijn zijn eerder al goede stappen gezet. Alle organisatieonderdelen van VWS geven aan dat het Open op Orde programma van VWS voor meer bewustzijn heeft gezorgd bij de bestuurlijke top en het lijnmanagement. De uitvoering van de betreffende verbeterprojecten zorgt voor betrokkenheid van het management. Ook het uitvoeren van de volwassenheidsmetingen heeft daaraan bijgedragen. De vervolgstap die in 2024 is gezet bij veel concernonderdelen is om de inbedding in de organisatie van informatiehuishoudingsprojecten en werkzaamheden te ontwikkelen en daarbij een passende governance vorm te geven

Verder is in 2024 bij het Kerndepartement de in 2023 vastgestelde visie op de informatiehuis­houding (IHH) nader uitgewerkt in een uitvoeringskader.