Op 14 februari 2011 is de Tweede Kamer geïnformeerd over het uitvoeringsprogramma «Compacte Rijksdienst» (BZK, 2011) en op Verantwoordingsdag ontvangt de Tweede Kamer voor het eerst de «Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk».Beide ontwikkelingen zijn van belang voor (de verbetering van) de bedrijfsvoering van het Rijk. Hierna formuleren wij onze aandachtspunten bij deze ontwikkelingen.

Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst

Het kabinet heeft de ambitie om te komen tot een krachtige, kleine en dienstverlenende overheid. In het regeerakkoord is in het kader van het streven naar een kleinere overheid een structurele ombuiging van € 6,6 miljard opgenomen. Onderdeel hiervan is een taakstelling van € 1,8 miljard structureel voor de rijksoverheid. In dit verband is het uitvoeringsprogramma «Compacte Rijksdienst» opgesteld, dat kaderstellend is voor de departementen om te komen tot een ombuiging van ongeveer € 800 miljoen. Hoe het resterende deel van de taakstelling voor de rijksoverheid moet worden ingevuld wordt nog door de departementen uitgewerkt. Het programma «Compacte Rijksdienst» beoogt bedrijfsvoering, uitvoering en toezicht van de rijksoverheid op veel terreinen te concentreren en te clusteren, onder andere door het (verder) opzetten van shared service centers.

Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk

De Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk wordt op Verantwoordingsdag 2011 voor het eerst uitgebracht, en heeft als doel om de informatievoorziening over de organisatie en de bedrijfsvoering van het Rijk te kanaliseren en samenhangend in beeld te brengen. Veel periodieke rapportages aan de Tweede Kamer over afzonderlijke bedrijfsvoeringsaspecten zullen hiermee vervallen. In de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk wordt ook over de voortgang van het programma Compacte Rijksdienst gerapporteerd.

Wij zien het als een positieve ontwikkeling dat dit kabinet in deze mate aandacht heeft voor de bedrijfsvoering van de rijksoverheid en de mogelijkheden onderzoekt om doelmatiger te werken. Wij reiken op basis van eerder onderzoek enkele aandachtspunten aan om een bijdrage te leveren aan deze ontwikkeling.

Aandachtspunten uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst

• • Verantwoordelijkheid. Vakministers zijn en blijven verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering, ook wanneer delen van die bedrijfsvoering worden uitgevoerd door een centrale organisatie die beheersmatig is ondergebracht bij een ander departement. Vakministers moeten afspraken maken met de uitvoerder die waarborgen dat de uitvoering van de bedrijfsvoeringsprocessen beheerst, ordelijk en controleerbaar verloopt.

• • (Interne) controle. Bij initiatieven waarbij delen van bedrijfsvoeringsprocessen van departementen worden geclusterd of gecentraliseerd, dient sprake te zijn van een sluitend stelsel van sturing, beheersing en (interne) controlemaatregelen, zodat een goede verantwoording door zowel de uitvoerende organisatie als de individuele vakministers mogelijk is en de rechtmatigheid van uitgaven, verplichtingen en ontvangsten gewaarborgd is. Zie ook deel B, § 4.5.1. Bij de ontwikkeling van initiatieven tot clustering en centralisatie is het nodig hier in de ontwerpfase rekening mee te houden.

• • Draagvlak en prikkels. Eén van de succesfactoren voor initiatieven tot clustering en centralisatie is het creëren van draagvlak bij de betrokken departementen. Hier moet al in een vroeg stadium aan worden gewerkt. Bij het creëren van draagvlak is volgens ons het zorgen voor de juiste prikkels van belang. Deze prikkels moeten zo worden ingericht dat het shared service centre kwalitatief hoogwaardige diensten biedt tegen een zo laag mogelijke prijs. Daarbij moet van geval tot geval worden overwogen in hoeverre al dan niet sprake moet zijn van gedwongen winkelnering.

• • Reikwijdte en schaalgrootte. Het zijn de vakdepartementen die de kennis hebben van de specifieke bedrijfsprocessen van de eigen organisatie. De mate waarin departementspecifieke kennis nodig is om de processen goed uit te voeren verschilt. Dit bepaalt ook wat de reikwijdte van clustering of centralisatie moet zijn: welke (delen van) processen kunnen worden geclusterd of gecentraliseerd en voor welke processen geldt dit juist niet. Behalve de reikwijdte is ook de schaalgrootte van belang. Van geval tot geval moet worden bepaald bij welke schaalgrootte er (nog) sprake is van efficiencyvoordelen en het (nog) mogelijk is klantgericht te blijven werken. De optimale schaalgrootte kan verschillen per bedrijfsvoeringsdomein.

• • De rol van ICT. Het kabinet verwacht veel van de inzet van ICT bij het creëren van een compacte rijksdienst. In ons rapport Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; deel A (Algemene Rekenkamer, 2007) merkten we op dat beslissers in het politieke veld ICT vaak zien als instrumentele oplossing voor een beleidsvraagstuk. Daarbij worden de technische mogelijkheden gemakkelijk overschat, onder gelijktijdige onderschatting van de hoeveel tijd, geld en menskracht die de realisatie van een project zal gaan kosten. Deze waarschuwing is ook nu weer op haar plaats. Een van de voornemens is bijvoorbeeld om ICT-processen te standaardiseren en harmoniseren, en het aantal datacenters te verminderen. Dit zijn complexe processen, die belangrijke inspanningen en investeringen vooraf vergen, om op een later moment financiële besparingen te kunnen oogsten.

Aandachtspunten Jaarrapportage Bedrijfsvoering

• • De jaarrapportage Bedrijfsvoering zal volgens de minister van BZK verschillende rapportages over specifieke bedrijfsvoeringsaspecten gaan vervangen. De jaarrapportage heeft informatief karakter. Niet duidelijk is of de jaarrapportage in de toekomst (op onderdelen) ook leidend zal worden voor het afleggen van verantwoording. Uitgangspunt dient te zijn dat de vakministers verantwoording afleggen over de uitgaven, verplichtingen en ontvangsten die deel uitmaken van hun eigen begroting. Het is voor de Tweede Kamer van belang om te weten wie waar op kan worden aangesproken.

• • Wij vinden het noodzakelijk dat als de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk in de toekomst zal worden gebruikt om verantwoording af te leggen, blijkt wat de betrouwbaarheid van die informatie is en hoe dit wordt gecontroleerd.

• • Ook over de voortgang van het programma Compacte Rijksdienst zal worden gerapporteerd in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering. Daarbij bevelen we aan om duidelijk onderscheid te maken tussen de informatie over de feitelijke uitvoering van de bedrijfsvoering en over de voortgang van het programma Compacte Rijksdienst. Om het mogelijk te maken de voortgang van het programma te volgen bevelen wij aan dat de minister van BZK de ambities van het programma Compacte Rijksdienst nader concretiseert, zodat beheersing en bijsturing mogelijk wordt.