Voor de rijksbrede bedrijfsvoering dragen zowel de Minister voor Wonen en Rijksdienst (WenR) als de Minister van Financiën een bijzondere verantwoordelijkheid. Beide ministers hebben kaderstellende of voorwaardenscheppende verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de rijksbrede bedrijfsvoering (systeemverantwoordelijkheid).

Verantwoordelijkheidsverdeling en verantwoording rijksbrede bedrijfsvoering

De Minister van Financiën heeft op grond van de Comptabiliteitswet 2001 een coördinerende taak bij zowel het begrotingsbeheer als de rijksbrede financiële bedrijfsvoering. Het Ministerie van Financiën geeft onder meer invulling aan deze coördinerende taak door het stellen van (wettelijke) kaders. Deze kaders zijn in de Comptabiliteitswet geregeld of vastgelegd in nadere regelingen, zoals de Regeling Departementale Begrotingsadministratie (de eisen aan financiële administraties), de Rijksbegrotingsvoorschriften, de Regeling Kasbeheer, de Regeling Agentschappen en de Regeling Audit Committees. De Minister van Financiën verantwoordt zich over de invulling van zijn (systeem)verantwoordelijkheid voor het rijksbrede begrotingsbeheer en de rijksbrede financiële bedrijfsvoering in het Financieel Jaarverslag van het Rijk (FJR).

De Minister voor WenR heeft een systeemverantwoordelijkheid op het terrein van personeel, informatie- en communicatietechnologie (ICT), organisatie, huisvesting, inkoop, facilitaire dienstverlening en beveiliging. De systeemverantwoordelijkheid van de Minister voor WenR kent drie componenten:

• • kaderstelling door het vastleggen van normen of standaarden;

• • monitoring door het volgen van de uitvoering in de praktijk;

• • het plegen van interventies door het aanspreken van betrokkenen op de naleving van normen en standaarden of het aanpassen van de kaders aan geconstateerde tekortkomingen.

De Minister voor WenR rapporteert over de uitvoering van het rijksbrede beleid ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Daarnaast biedt de Minister voor WenR in de jaarrapportage een samenhangend beeld van de organisatie en de bedrijfsvoering van het Rijk. In deze jaarrapportage komen de volgende bedrijfsvoeringsonderwerpen aan de orde: organisatie en personeel, huisvesting, facilitaire zaken, inkoop, ICT en informatiehuishouding. Tevens bevat de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2013 de ontwikkelingen in de Hervormingsagenda Rijksdienst.

De Minister voor WenR kan op grond van het Coördinatiebesluit organisatie en bedrijfsvoering 2011 na overleg met de andere Ministers kaders vaststellen ter bevordering van de eenheid, de kwaliteit of de efficiëntie van de bedrijfsvoering door de ministeries. Hij is op grond van hetzelfde besluit bevoegd om rijksbrede shared service organisaties (SSO’s) aan te wijzen.

Monitoring rijksbrede bedrijfsvoering

Om hun (systeem)verantwoordelijkheden voor de rijksbrede bedrijfsvoering te kunnen dragen, monitoren de Minister van Financiën en de Minister voor WenR de bedrijfsvoering bij de ministeries. De invulling van deze monitoring is afhankelijk van de verantwoordelijkheidsverdeling en gebeurt in de meeste gevallen op basis van de resultaten bij de ministeries. De verantwoordelijkheid voor deze resultaten ligt bij de vakministers.

De monitoring door de Minister van Financiën van de rijksbrede financiële bedrijfsvoering is vooral gericht op het signaleren van rijksbrede ontwikkelingen in de financiële functie en het (tijdig) onderkennen van de noodzaak om kaders (bij) te stellen indien de (rijksbrede) ontwikkelingen hierom vragen.

De Minister voor WenR streeft een actieve invulling van de systeemverantwoordelijkheid na. Om onnodige bureaucratische lasten te voorkomen richt die actieve invulling zich alleen op die (beleids)kaders, normen en rijksbrede afspraken waar zich de grootste risico’s bevinden. In 2013 is per bedrijfsvoeringsdomein een risico-inschatting gemaakt met betrekking tot de (beleids)kaders, gehanteerde normen en rijksbrede afspraken. Hierbij is bezien hoe groot de kans is op overschrijding van het (beleids)kader, de gehanteerde norm of de rijksbrede afspraak en wat het effect is als niet wordt nageleefd.