Algemeen

De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, te Winschoten, is de belangrijkste archiefbewerker voor de rijksoverheid en heeft als taak om in opdracht van de zorgdragers werkzaamheden te verrichten in verband met archiefbewerking (KB CAS 12 december 1996).

Als facilitaire dienst (lees: Shared Services Organisatie) op het terrein van selectie, verrijking en beheer van overheidsinformatie beschikt de CAS over een pakket diensten en producten, waarmee een belangrijke rol wordt vervuld bij het komen tot een efficiënt informatiebeheer ter borging van de inzichtelijkheid van zowel recht- en doelmatig bestuur en bedrijfsmatige processen, alsook de verantwoording hiervan aan de burger.

De kerntaken van de CAS zijn:

• A. Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.

• B. Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

Bedrijfsvoering

Per 1 januari 2011 worden de activiteiten van de CAS overgedragen aan Doc-Direkt. Bij de slotbalans van de CAS per 31 december 2010 wordt derhalve een verklaring door de RAD verstrekt.

Primair proces

• A. Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.

  Voor 2010 werd 158 000 uur (2009: 143 000) ingezet voor de uitvoering van door de opdrachtgevers aangedragen projecten. Ruim 38% van de capaciteit werd ingezet op archiefbewerkingsprojecten vallend onder de werking van de Raamconvenanten (financiering vanuit het moederdepartement). De overige 62%, te weten 52% archiefbewerking en 10% opslag&beheersactiviteiten werd ingezet op projecten waarbij financiering door de opdrachtgevers plaatsvindt.

  In 2010 waren de grootste volumeafnemers voor wat betreft archiefbewerking:

  VWS (27%), ELI (17%) en VWS (pensioen en uitkeringsraad) (11%)

  De archiefbewerking leverde een output op van 13,1 km geselecteerd archief, waarvan het meerdendeel ten behoeve van VWS 3,5 km, ELI 2,3 km en VWS (pensioen- & uitkeringsraad) 1,5 km. De in 2010 afgeronde en administratief afgesloten archiefbewerkingsprojecten leverden per saldo 102 inventarissen op.

• B. Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

  Verwerving van archieven van de Belastingdienst in opdracht van het Ministerie van Financiën. De vereiste archiefruimte kon worden gehuurd via de Rijks Gebouwen Dienst, aanpalend aan de CAS-terreinen.

Ondersteunende Processen

Personeelsaangelegenheden:

• a. Informatiebeveiliging

  Ultimo 2010 zijn alle medewerkers gescreend. Er is geen melding van het niet verstrekken van een «verklaring van geen bezwaar.»

• b. Externe Inhuur

  Ten behoeve van het op peil brengen van de benodigde productiecapaciteit heeft de CAS 24 uitzendkrachten gedetacheerd. Daarnaast zijn in de periode juli/augustus 35 additionele uitzendkrachten gedetacheerd, hetgeen geleid heeft tot een positieve kwantiteit- en kwaliteitsimpuls.

Vermogensontwikkeling

Liquiditeit

Exploitatie

Het negatieve resultaat 2010 van € 0,188 mln. (1,8% van de totale kosten) is als volgt te verklaren.

De bruto-marge archiefbewerkingsprojecten (voorcalculatie versus realisatie) heeft een positief resultaat van € 0,084 mln. opgeleverd, zijnde 0,98% van de omzet archiefbewerking. De bruto-marge bestaat uit 2 componenten, te weten € 0,411 positief resultaat als gevolg van afgesloten projecten en € 0,327 negatief resultaat als gevolg van voorziening onderhanden zijnde projecten ultimo 2010; dit resultaat is bepaald aan de hand van de waarderingsgrondslagen.

Er is sprake van een negatief bezettings- en budgetresultaat van € 0,649 mln.

Een deel van de afschrijvingskosten op de materiële vaste activa (€ 0,032 mln) is doorberekend naar de projecten; dit is opgenomen onder de post bijzondere baten, samen met € 0,283 mln. overige baten.

Niet uit de Balans blijkende verplichtingen

De Bestuurder van de CAS heeft kennis van de volgende niet uit de Balans blijkende verplichtingen. In 2006 heeft een medewerker strafontslag verkregen. De medewerker heeft tegen het ontslag een procedure aangespannen, waar inmiddels een uitspraak over is geweest. Hier volgen geen verplichtingen uit. Er is een vordering op deze medewerker van € 29 000,– die is opgenomen onder de post voorschotten personeel.

Investeringen

Er is in 2010 voor een bedrag van € 1,24 mln. geïnvesteerd, waarvan ruim 50% aan ICT. Van de materiële vaste activa is ultimo 2010 61% afgeschreven.

Gelet op de liquide middelen positie, zie toelichting kasstroomoverzicht, heeft de CAS, de investeringen 2010 grotendeels (66%) gefinancierd door een beroep te doen op de leenfaciliteit.

De gemiddelde productieve norm p/fte voor de groep archiefbewerking, 71,1% (1450 uur), is niet gerealiseerd, namelijk 70% (1420 uur).

Het ziektepercentage in het primair proces bedroeg 4,6%. CAS totaal geeft een ziektepercentage van 5,1%.

Ruim 37% van het gerealiseerde productievolume is gerealiseerd door inhuurkrachten, mede als gevolg van tijdelijk uitbreiding van het volume.