Als minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie verklaar ik dat in het verslagjaar 2010 op gestructureerde wijze aandacht is besteed aan de bedrijfsvoering van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (hoofdstuk XIII), waaronder het financieel beheer, het materieelbeheer en de daartoe bijgehouden administraties. Een en ander heeft in het verslagjaar 2010 in het algemeen geleid tot beheerste bedrijfsvoeringprocessen. Er is een aantal punten dat mijn aandacht heeft en ten aanzien waarvan verbeteracties zijn of worden uitgevoerd. Deze punten, die geen afbreuk doen aan de mededeling over de bedrijfsvoering, licht ik hieronder toe.

De bovenstaande mededeling over de bedrijfsvoering is gebaseerd op een combinatie van de jaarrapportages en de managementverklaringen van de verschillende dienstonderdelen van EZ/EL&I en het toezicht van de directie Financieel Economische Zaken (FEZ). De audits van de Auditdienst (AD) hebben mij de gevraagde assurance verschaft over de kwaliteit van de bedrijfsvoering.

Rechtmatigheid

Er zijn geen fouten en geen onzekerheden met betrekking tot de rechtmatigheid of de getrouwheid geconstateerd die de tolerantiegrenzen op het niveau van het begrotingsartikel, van het totaal van de saldibalans, van het totaal van de baten-lastendiensten gezamenlijk of van de gehele departementale verantwoordingsstaat overschrijden.

Totstandkoming beleidsinformatie

De niet-financiële beleidsinformatie in het jaarverslag is tot stand gekomen conform de vereisten in wet- en regelgeving.

Financieel en materieelbeheer

Opvolgingen aanbevelingen Algemene Rekenkamer

In het rapport van de Algemene Rekenkamer (AR) bij het jaarverslag van EZ over 2009 werd één onvolkomenheid geconstateerd: het bij verscheidene opdrachten niet naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen door de EVD (inmiddels onderdeel van het Agentschap NL. De naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen heeft nog steeds mijn aandacht. Door Agentschap NL zijn diverse verbeteringen ingevoerd, zoals de instelling van het Inkoop Expertise Centrum (IEC), dat een samenvoeging is van de inkoopfuncties bij de directie Bedrijfsvoering en Agentschap NL, met als doel een verdere versterking van de inkoopfunctie. Het IEC verstrekt vanaf september 2010 adviezen en verricht analyses van de naleving van de inkoopprocedures en de adequate vastlegging daarvan. Verdere borging vindt plaats door de uitrol van servicepleinen in de eerste helft van 2011, waar bundeling gaat plaatsvinden van inkoopregistraties en inkoopbeheer.

Betaaltermijnen

In het spoeddebat met de Tweede Kamer van 15 oktober 2009 is toegezegd dat ministeries in hun reguliere controle er meer aandacht aan schenken dat tenminste 90% van de facturen binnen 30 dagen wordt betaald. De naleving van de betaaltermijnen bij EZ/EL&I lag met ingang van april 2010 ruim boven de norm van 90%. Geen van de betaalorganisaties van EZ/EL&I behaalde met ingang van augustus 2010 een score lager dan de 90%-norm. Over geheel 2010 is een percentage tijdige betalingen van ruim 92% gehaald.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Regeerakkoord

Per 14 oktober 2010 zijn de ministeries van LNV en EZ opgegaan in het nieuwe Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en zijn specifieke beleidsverantwoordelijkheden vanuit andere departementen overgenomen.

Integratieproces Agentschap NL

Agentschap NL is per 1 januari 2010 ontstaan uit de uitvoeringsorganisatie SenterNovem, EVD en Octrooicentrum Nederland. Het integratieproces is een omvangrijke en ingrijpende operatie en zal ook in 2011 nog een vervolginspanning vergen. In 2010 hebben diverse fusiegerelateerde activiteiten plaatsgevonden, die deels nog een uitloop hebben in 2011. De ontwikkeling van de interne controlefunctie heeft mede hierdoor vertraging opgelopen en verlangt in 2011 een vervolginspanning. De helft van de prioritaire administratieve processen is beschreven, terwijl de planning uitging van een volledige afronding ultimo 2010. De afronding van de gehele actualisatie van de administratieve organisatie vindt uiterlijk 1 april 2011 plaats. Het materiële beheer van de activa op gebied van automatisering en facilitair beheer was in 2010 in opbouw. Ter afsluiting vindt uiterlijk eind maart 2011 de inventarisatie plaats van de desbetreffende materiële vaste activa.

Autorisatiebeheer Agentschap NL

Ten aanzien van het bij Agentschap NL in gebruik zijnde systeem BAS, waarin de administratie en de verantwoording van de beleidsgelden plaatsvindt, is het in 2009 ingezette verbetertraject in 2010 voortgezet en wordt in 2011 gerealiseerd. Het autorisatiebeheer ten aanzien van de systemen E-Inkoop, Exact en Soprano is voor verbetering vatbaar. Deze verbeterpunten worden in 2011 doorgevoerd.