Inleiding
De tijdelijke baten-lastendienst (met terugwerkende kracht tot 1 januari 2011) Doc-Direkt is een nieuwe organisatie die zich in het eerste jaar van haar bestaan nog moet zetten. Met het ontstaan van Doc-Direkt is ook de archiefketen gewijzigd. Hierdoor moeten ook de nieuwe onderlinge relaties en verhoudingen zich uitkristalliseren. Op 12 maart 2012 heeft de RAD geconcludeerd dat er onvoldoende controlebewijs was om een controleverklaring af te kunnen geven bij de verantwoording van Doc Direkt. Het ontbreken van contracten en voorcalculaties, het onvoldoende vertalen van contractvoorwaarden en urenregistraties naar de juistheid en volledigheid van de omzetverantwoording en het Onderhanden werk en daaraan gerelateerde balansposities (debiteuren en nog te factureren bedragen) ligt hier aan ten grondslag.
De RAD wijst erop dat zij de controle 2012 niet mogen starten voordat de problemen in het beheer zijn opgelost. Zij adviseren het door de eigenaar gevraagde verbeterplan op korte termijn op te stellen. Dit wordt ter hand genomen.
Missie
Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven bewerkt en beheert ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.
Visie
Doc-Direkt zorgt ervoor dat de rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding in control en op orde is. Doc-Direkt draagt hiermee bij aan de kernwaarden van de democratie en aan goed openbaar bestuur. Doc-Direkt werkt vraaggestuurd, ketengericht, doelgericht en zakelijk dienstverlenend.
Het doel van Doc-Direkt is: bijdragen aan een efficiënt, effectief, innovatief en professioneel documentair informatiemanagement binnen de rijksoverheid, o.a. door het centraal uitvoeren, regisseren en uniformeren van de (papieren) archiefbewerking binnen de rijksoverheid, het beheer van archieven en het bijdragen aan het vereenvoudigen en innoveren van het selectieproces (in nauw overleg met de ketenpartners).
De organisatie Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:
-
1. Beheren en bewerken van de reguliere instroom;
-
2. Wegwerken van de achterstanden van na 1976 (incl. het tussentijds benodigde beheer). Alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt;
-
3. Oppakken digitale archiefbewerking; m.i.v. 2012 zal het oppakken van de digitale archiefbewerking nader uitgewerkt worden.
Doc-Direkt verwerft omzet met producten en diensten die tot drie productgroepen zijn te bundelen:
-
1. Beheren
-
• Opslag van semi-statische archieven;
-
• Het beheer van semi-statische archieven zoals materiële verzorging, verstrekken van inlichtingen en verzorgen van uitleningen, in- en uithuizing van bestanden, afvoer van vernietigbare bestanden.
-
-
2. Bewerken
-
• Het selecteren en toegankelijk maken van archieven van termijnbestanden.
-
• Het selecteren, toegankelijk maken en materieel verzorgen van archieven bestemd voor overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats alsmede voorbereiding en begeleiding van deze overbrenging.
-
-
3. Overige diensten
-
• Uitvoeren en/of begeleiden van maatwerkopdrachten;
-
• Advies op verzoek;
-
• Ontwikkelen en beheer selectielijsten;
-
• Speciaal transport.
-
Bedrijfsvoering
Bij de start van Doc-Direkt was bekend dat er nog geen eigen systemen en processen beschikbaar waren. Gedurende het uitvoeringsjaar zijn deze (verder) ontwikkeld en geïmplementeerd. De realisatie van het management informatie systeem, waarvan de projectenadministratie een substantieel element is, is eind 2011 operationeel geworden. Hierdoor was in het eerste jaar op zeer beperkte schaal integrale uitvoeringsinformatie beschikbaar. Onder meer deze omstandigheid heeft ertoe geleid dat in 2011 geen sprake is geweest van bedrijfsprocessen, die als (voldoende) ordelijk en beheerst zouden kunnen worden gekenmerkt.
Doc-Direkt wil op een gestructureerde wijze aandacht besteden aan de bedrijfsvoering en zal in 2012 op basis van een verbeterplan inzetten op het verder implementeren van de bedrijfsvoering en het verbeteren ervan.
Exploitatie
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB)/2e suppletoire begroting1 | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2010 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 13 767 | 7 369 | – 6 398 | |
| Omzet overige departementen | 11 112 | 7 178 | – 3 934 | |
| Omzet derden | 0 | 176 | 176 | |
| Rentebaten | 0 | 0 | 0 | |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 0 | 0 | |
| Bijzondere baten | 0 | 4 969 | 4 969 | |
| Totaal baten | 24 879 | 19 692 | – 5 187 | 0 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 24 372 | 23 299 | – 1 073 | |
| – personele kosten | 14 315 | 13 156 | – 1 159 | |
| – materiële kosten | 10 057 | 10 143 | 86 | |
| Afschrijvingskosten | 0 | 727 | 727 | |
| – immaterieel | 0 | 0 | 0 | |
| – materieel | 0 | 727 | 727 | |
| Overige lasten | 0 | 111 | 111 | |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | |
| – rentelasten | 0 | 111 | 111 | |
| – bijzondere lasten | 0 | 0 | 0 | |
| Totaal lasten | 24 372 | 24 136 | – 236 | 0 |
| Saldo van baten en lasten | 507 | – 4 444 | – 4 951 | 0 |
Bij de oorspronkelijk vastgestelde begroting 2011 waren voor Doc-Direkt nog geen ramingcijfers opgenomen. Deze zijn eerst bij tweede suppletoire begroting 2011 gepresenteerd. Ten behoeve van inzicht in de afwijkingen tussen ramings- en realisatiecijfers zijn in bovenstaande tabel, in de kolom oorspronkelijke vastgestelde begroting, de ramingscijfers van de tweede suppletoire begroting 2011 opgenomen. De toelichting is geënt op de vergelijking tussen tweede suppletoire begroting en realisatie.
Toelichting
De omzet van zowel het moederdepartement als van de overige departementen is substantieel achtergebleven ten opzichte van de begroting als gevolg van een lagere dan geplande productie. Dit is enerzijds te wijten aan onvoldoende aanlevering van nieuw te bewerken projecten en anderzijds aan een minder efficiënte productie dan gepland.
Om verlies in de toekomst te voorkomen worden afspraken tussen Doc-Direkt, eigenaar en opdrachtgevers gemaakt.
De omzet derden betreft de omzet van het notariaat die in de begroting niet juist was gerubriceerd.
De post bijzondere baten betreft bijzondere aanspraken op de BZK-verplichting inzake wegwerken achterstanden, alsmede een eenmalige bijdrage van Directie Concernstaf en Bedrijfsvoering (DCB) inzake verliesuren wegens niet functioneren van ICT.
| Verdeling omzet naar productgroepen | 2e suppletoire begroting 2011 | Realisatie 2011 |
|---|---|---|
| Baten | ||
| Bewerken | 17 858 | 8 742 |
| Beheren | 6 074 | 5 697 |
| Overige diensten | 947 | 284 |
| Bijzondere baten | 0 | 4 969 |
| Totaal baten | 24 879 | 19 692 |
De afschrijvingskosten en rentelasten waren ten tijde van de begroting gerubriceerd onder de materiële kosten.
Balans
| Balans 2011 | Openingsbalans | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 0 | 0 |
| Materiële activa | 2 611 | 3 238 |
| – grond en gebouwen | 606 | 691 |
| – installaties en inventarissen | 1 584 | 1 950 |
| – overige materiële vaste activa | 420 | 597 |
| Voorraden | 82 | 52 |
| Debiteuren | 1 219 | 0 |
| Nog te ontvangen | 8 677 | 369 |
| Liquide middelen | 0 | 0 |
| Totaal activa | 12 589 | 3 659 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | – 3 254 | 0 |
| – exploitatiereserve | – 4 444 | 0 |
| – onverdeeld resultaat | 1 190 | 0 |
| Voorzieningen | 0 | 0 |
| Leningen bij het MvF | 2 703 | 3 239 |
| Crediteuren | 742 | 0 |
| Nog te betalen | 12 398 | 420 |
| Totaal passiva | 12 589 | 3 659 |
Toelichting
Het saldo debiteuren is de debiteurenpositie per balansdatum. Deze post was bij de openingsbalans nihil omdat de vorderingen van de CAS niet zijn overgedragen aan Doc-Direkt vanwege onzekerheid over de volwaardigheid van deze vorderingen.
De post nog te ontvangen bedragen ad € 8,677 mln. laat de uitkomst zien van een eerste jaar exploitatie. Ten tijde van de openingsbalans was hiervoor nog geen balanspositie aanwezig.
Het saldo liquide middelen is de positie per balansdatum. Deze post was bij de openingsbalans nihil. Het negatieve resultaat per balansdatum is als onderdeel van het negatief eigen vermogen opgenomen. In 2011 is een bijdrage van de eigenaar ad € 1,190 mln. ontvangen als rechtstreekse dotatie aan het eigen vermogen. Hiermee bedraagt het eigen vermogen per balansdatum – € 3,254 mln. In 2012 zal het negatieve eigen vermogen bij eerste suppletoire worden aangevuld door de eigenaar, DGOBR.
De balanspositie leningen bij MvF is lager dan ten tijde van de openingsbalans is verondersteld omdat er minder dan verwacht is geïnvesteerd.
Het saldo crediteuren is de crediteurenpositie per balansdatum. Deze post was bij de openingsbalans nihil omdat het openstaande saldo per ultimo 2010 verondersteld werd geheel op de Centrale Archief Selectiedienst (CAS) betrekking te hebben.
Onder de post nog te betalen is de verplichting BZK opgenomen ad € 8,865 mln. Dit betreft het saldo van vorderingen en schulden tussen moederdepartement en Doc-Direkt per balansdatum. Daarnaast is nog een bedrag ad € 3,046 mln. opgenomen wegens nog te betalen bedragen voor nog te ontvangen facturen, reserveringen voor personeelsuitgaven en een bijstorting door het moederdepartement (€ 1,1 mln) wegens onvoldoende liquide middelen; deze bijstorting is een verplichting aan het moederdepartement. Tot slot bevat de post nog te betalen, het negatieve saldo ad € 0,486 mln. van de rekening courant MvF.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB)/2e suppletoire begroting(1)1 | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 2011 | 0 | 0 | 0 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 507 | – 1 042 | – 1 549 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 800 | – 98 | 702 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 0 | 0 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 800 | – 98 | 702 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | 0 | |
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 1 190 | 1 190 | |
| Aflossingen op leningen (–/–) | 0 | – 634 | – 634 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 800 | 98 | – 702 | |
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 800 | 654 | – 146 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4) | 507 | – 486 | – 993 |
Toelichting
De negatieve operationele kasstroom wordt sterk bepaald door het negatieve resultaat en de mutaties in de overige activa en passiva.
De investeringskasstroom en de financieringskasstroom zijn beïnvloed door het achterblijven van de investeringen die pas in 2012 worden gedaan.
Doelmatigheid
| Omschrijving Generiek Deel | 2009 | 2010 | 2e suppletoire begroting 2011 | Realisatie 2011 |
|---|---|---|---|---|
| Kostprijs/uur1 | ||||
| Bewerken | 68,00 | |||
| Beheren | 62,00 | |||
| Overige diensten | 144,00 | |||
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | 318 | 243,53 | ||
| FTE-productief | 263 | 200,8 | ||
| Uren per productieve FTE | 1 370 | 1 103 | ||
| Saldo van baten en lasten (%) | 2% | – 23% | ||
| Realisatie achterstand in km | 20,2 | 8,2 | ||
| Ziekteverzuim% | 5 | 7,5 |
Toelichting
De tarieven zijn hoger uitgevallen wegens hogere kosten dan in planning en wegens een lager aantal productieve uren per FTE (1103 uren) dan in de planning (1370 uren).
Het ziekteverzuimpercentage is fors hoger dan de norm van 5% als gevolg van de samenstelling van het medewerkersbestand.
De realisatie in km blijft ten opzichte van de norm achter wegens onvoldoende aanvoer van nieuw werk en een minder efficiënte werkwijze.