Base description which applies to whole site

3. Balans

Tabel 3: Balans (bedragen x € 1 000)
 

Balans 31-12-2011

Balans 31-12-2010

ACTIVA

   

Immateriële activa

6 198

0

Materiële vaste activa

3 396

10 047

– grond en gebouwen

277

341

– installaties en inventarissen

3 119

8 352

– overige materiële vaste activa

0

1 354

Voorraden

34

78

Debiteuren

821

583

Nog te ontvangen

635

1 011

Liquide middelen

3 486

6 617

Totaal activa

14 569

18 336

PASSIVA

   

Eigen vermogen

617

377

– exploitatiereserves

377

1 360

– verplichte reserves

0

0

– onverdeeld resultaat

239

– 983

Voorzieningen

92

206

Leningen bij het Ministerie van Financiën

100

191

Vooruit ontvangen middelen (langlopend)

4 866

5 412

Vooruit ontvangen projectgelden

5 174

7 964

Crediteuren

2 045

2 851

Nog te betalen

1 676

1 335

Totaal passiva

14 569

18 337

Toelichting:

Activa

Er hebben in 2011 verschillende mutaties plaatsgevonden in de vaste activa. Naast de investeringen in dNA (software en automatiseringsapparatuur), is in de aankleding van de nieuwe kantoren en kantoormeubilair geïnvesteerd. Daarnaast heeft een nauwkeurige inventarisatie plaatsgevonden waardoor desinvesteringen nodig waren. Tevens is de rubriek «Software» ondergebracht onder de immateriële vaste activa. In voorgaande jaren is deze gepresenteerd onder materiële vaste activa.

Passiva

Het eigen vermogen van het Nationaal Archief bedroeg eind 2010 oorspronkelijk € 418 818 negatief. Het Nationaal Archief heeft de opdracht gekregen van het moederdepartement dit negatieve eigen vermogen te herstellen binnen het lopende begrotingsjaar. Er is gestuurd op een begroting met een positief resultaat om het negatieve eigen vermogen minstens tot een nulpositie aan te zuiveren. Het Nationaal Archief is deze afspraak nagekomen door stevige bezuinigingen op de materiële lasten uit te voeren en een strenge interne controle uit te voeren.

Het eigen vermogen eind 2010 in het jaarverslag 2010 bevatte echter een fout: in de vooruitontvangen projectmiddelen waren bedragen uit voorgaande jaren opgenomen die niet als schuld maar als eigen vermogen gepresenteerd hadden moeten worden. Om dit te corrigeren is het eigen vermogen eind 2010 voor de volgende bedragen aangepast:

  • Fonds publieke ruimte € 374 161

  • Fonds bewerken particuliere archieven € 421 964

Het totaal van deze correcties is opgeteld bij de exploitatiereserve 2010, waardoor in 2011 een exploitatiereserve 2010 wordt gepresenteerd die anders is dan vermeld in de jaarrekening 2010.

De leningen bij het Ministerie van Financiën (€ 100 000) omvatten alleen het langlopende deel. Het kortlopende deel van de schuld (€ 104 913) is opgenomen onder de balanspost «Nog te betalen». De totale schuld aan leningen bij het Ministerie van Financiën is € 204 913. Er zijn in 2011 geen nieuwe leningen aangegaan; er is alleen afgelost.

In de afgelopen jaren heeft het Nationaal Archief projectmiddelen ontvangen, die bestemd zijn voor investeringen en de bijbehorende afschrijvingslasten. Voor deze afschrijvingslasten is een fonds gevormd.

De voorziening wachtgeld is voor de wachtgeldregelingen ex-medewerkers van het Algemeen Rijksarchief (de voorloper van het Nationaal Archief) (€ 73 120) en de voorziening FPU is voor de FPU-regeling van medewerkers van de Rijksarchiefdienst (€ 19 064). De voorziening voor het wachtgeld is berekend op basis van het salaris van de betreffende medewerkers tot de pensioengerechtigde leeftijd van 65 jaar. De voorziening voor de FPU-regeling is gebaseerd op de regelingen die met het ABP zijn getroffen. Daarnaast is de voorziening voor het hulpdepot van het Nationaal Archief te Schaarsbergen niet meer opgenomen. De onvoorspelbaarheid van deze voorziening is te groot om een goede inschatting te maken van een bedrag en daarom is deze afgevoerd. Per 1 januari 2013 zal het depot in Schaarsbergen worden afgestoten en zal duidelijk worden wat de mogelijke claims betreffen. Dit bedrag zal wel beschikbaar blijven binnen het eigen vermogen in 2012 en 2013 om mogelijke claims te kunnen dekken.

Voorzieningen wachtgelden/FPU

31-12-2011

31-12-2010

 

Stand per 1 januari

146 001

242 073

Dotatie

0

0

Onttrekking

– 53 816

– 96 072

Vrijval voorziening

0

0

Stand per 31 december

92 185

146 001

Voorziening hulpdepot Schaarsbergen

31-12-2011

31-12-2010

 

Stand per 1 januari

60 000

60 000

Dotatie

0

0

Onttrekking

– 60 000

0

Vrijval voorziening

0

0

Stand per 31 december

0

60 000

De post «Vooruitontvangen projectgelden» bestaat uit twee delen:

  • Projectgelden voor afschrijvingenlasten € 1 346 352

  • Projectgelden van onderhanden projecten € 3 827 241

Het deel voor de projecten is enerzijds gestegen doordat er nieuwe projecten worden gestart en daarvoor nieuwe projectgelden zijn ontvangen (€ 1 200 000 voor het project «DWR-archief»). Anderzijds worden voor lopende projecten kosten gemaakt, die ten laste van de projectgelden worden gebracht.

Licence