Het ministerie besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Op basis van de bestuurlijke informatievoorziening uit het management control systeem – waaronder de begrotings- en jaarplancyclus en de managementactiepuntenlijst (MAC-lijst) – bewaakt BZ of de doelstellingen op doelmatige en rechtmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

Deze paragraaf gaat in op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar 2015 hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is. Op basis van de Rijksbegrotingsvoorschriften informeren wij u over: (1) toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer (AR) naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2014, (2) risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) en fraude, (3) aanschaf van ICT diensten, (4) lopende ICT projecten en (5) het Audit Committee.

Rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk over 2015 is gebleken dat er geen fouten en onzekerheden zijn op artikelen van hoofdstuk V Buitenlandse Zaken die gerapporteerd moeten worden.

Totstandkoming beleidsinformatie

Met betrekking tot de totstandkoming van de beleidsinformatie hebben zich in 2015 geen bijzonderheden voorgedaan. Wel noemenswaardig voor toelichting zijn in het kader van de verantwoording over 2015 de aspecten met betrekking tot verantwoord begroten.

Verantwoord begroten

Met de invoering van de nieuwe begrotingssystematiek Verantwoord Begroten in 2013 dient voor iedere financiële verplichting het financiële instrument op een correcte wijze te worden vastgelegd in het financiële administratiesysteem. In 2014 bleek dat vastlegging van de financiële instrumenten niet altijd of niet juist heeft plaatsgevonden. In 2015 is dit onderwerp twee keer onderzocht. Het doorvoeren van correcties bleek nodig voor een juiste verantwoording aan het parlement. Ondanks dat wederom een aantal correcties nodig is gebleken, is er wel sprake van een verbetering op dit onderwerp. Om bewustwording van de juiste registratie van financiële instrumenten te bevorderen is dit in 2015 wederom onder de aandacht gebracht.

Financieel en materieel beheer

Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude

De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude wordt daarom verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Handel & Ontwikkelingssamenwerking.

Inkoop en contractenbeheer

De inkoopuitvoering is verspreid over de eigen shared service organisatie Wereldwijd Werken (3W) en de Haagse Inkoopsamenwerking belegd. In 2015 is de opdracht gegeven aan een extern onderzoeksbureau om de inkoopuitvoering te evalueren en om in het eerste kwartaal van 2016 een aanbeveling te doen hoe het ministerie in de inkoopuitvoering nog meer slagkracht kan organiseren.

Vanuit zijn toezichthoudende rol heeft de coördinerend directeur inkoop opdracht gegeven om een controle uit te voeren op het beheer en de registratie van contracten. Op basis van de bevindingen uit deze controle zal het ministerie inkoopbeleid formuleren dat erop gericht is om een gediversificeerde en decentrale archivering te transformeren naar een centrale archivering van contracten in het nieuwe financieel systeem van SAP. Het beleid zal er vooral op gericht zijn om in de periode tot de implementatie van SAP ten eerste de voorbereidingen te treffen om voor elk dienstonderdeel een volledig contractenregister te realiseren en ten tweede taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en verantwoordelijkheden met betrekking tot contractenbeheer te benoemen.

Archiefbeheer

De Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk hebben de archivering beide als tekortkoming in het proces geïdentificeerd. Naar aanleiding van deze constatering heeft het ministerie drie verschillende acties in 2015 ondernomen. Ten eerste is een bewustwordingscampagne met betrekking tot archivering gevoerd en zijn BZ-medewerkers getraind. Daarnaast is er een centrale scanvoorziening op het departement gerealiseerd die beschikbaar is voor het departement en de posten. Ten slotte is, om de kwaliteit van het archiefbeheer te monitoren, een kwaliteitssysteem ingevoerd dat is goedgekeurd door het Audit Committee. Per kwartaal wordt een rapportage verstrekt die inzicht geeft in de hoeveelheid gearchiveerde stukken. Op basis van deze informatie kan bijsturing in het proces plaatsvinden. Verdere implementatie en aanscherping van het kwaliteitssysteem vindt plaats in 2016.

Ondanks deze maatregelen is het gewenste effect in 2015 nog onvoldoende zichtbaar.

Modernisering diplomatie

Posten en Den Haag werken samen als één netwerk

In 2015 is op het departement gestart met het project «bundelen financiële administraties» dat voortvloeit uit het programmaplan Modernisering diplomatie. In navolging van de bundeling van taken bij de regionale service organisaties voor het postennet, zijn voorbereidingen getroffen om een financiële service organisatie te vormen dat financiële taken gaat verrichten voor de directies op het departement. De werkwijze van de financiële service organisatie zal aansluiten op de werkwijze van de regionale service organisaties, met als doel om optimale kennisdeling, sturing op kwaliteit, efficiëntie en flexibele inzet van medewerkers te realiseren.

iDiplomatie en «Het Nieuwe Werken»

Het project iDiplomatie is een project in het kader van de moderniseringsagenda. Onder iDiplomatie verstaat het ministerie de nieuwe manier van werken die medewerkers wereldwijd in staat stelt gebruikersvriendelijk, efficiënt en veilig ook buiten kantoor te werken, samen te werken en te netwerken onder andere door digitale verbindings- en communicatiemiddelen in te zetten en de sociale media te gebruiken. Vertrekpunt zijn de ambities om te komen tot de «flexibele netwerk organisatie». Om het beoogde resultaat te bereiken, is er aandacht voor kennisdelen en (digitaal) samenwerken met behulp van bijvoorbeeld Sharepoint, sturen op output in plaats van op aanwezigheid, iBewustzijn en Digivaardigheid.

Naast de implementatie van ICT toepassingen vindt een doorontwikkeling van de mobiele werkplek plaats zodat een verdere invulling kan worden gegeven aan tijd en plaats onafhankelijk werken. De mobiele werkplekken en verdere digitalisering waarborgen dat het ministerie klaar is voor de verhuizing naar de Rijnstaat in 2017.

Veel is al bereikt in 2015 zoals met het digitale samenwerken met behulp van Sharepoint en het verbeteren van de netwerkverbindingen met de posten. Door duidelijke communicatie met medewerkers over de mogelijkheden die iDiplomatie de organisatie biedt, de verwachtingen en de veiligheidsbeperkingen in de huidige digitale infrastructuur wordt voor draagvlak gezorgd binnen de organisatie.

Vernieuwing personeelsbeleid

Als onderdeel van het programma Modernisering Diplomatie is in september 2015 het vernieuwde personeelsbeleid van kracht geworden, waarbij vrijwel alle personele bevoegdheden van de Hoofddirectie Personeel en Organisatie zijn overgedragen aan leidinggevenden. Tevens zijn nieuwe instrumenten als strategische personeelsplanning ontwikkeld. Door deze maatregelen hebben leidinggevenden meer mogelijkheden gekregen om te sturen op de samenstelling en kwaliteit van hun teams. Daarbij is ook de overplaatsingssystematiek aangepast en wordt nu gewerkt met flexibele plaatsingstermijnen. Door de veranderingen in het personeelsbeleid hebben medewerkers meer zeggenschap maar ook de verantwoordelijkheid over hun eigen loopbaan hetgeen stimulerend kan werken. De Hoofddirectie Personeel en Organisatie adviseert en faciliteert, tevens monitort zij de naleving van kaders van het vernieuwde personeelsbeleid.

Het ministerie ontwikkelt in samenwerking met de Auditdienst Rijk een effectmeting om eind 2017 een eerste brede evaluatie naar het vernieuwde personeelsbeleid uit te voeren.

Professionalisering beleidscyclus

Het programma Beleid & Uitvoering is onderdeel van het programma Modernisering Diplomatie. In 2015 is een pakket aan maatregelen voorgesteld en verder uitgewerkt, dat per 1 juli 2016 opgeleverd wordt. Doel van het project Beleid en Uitvoering is om er voor te zorgen dat het ministerie in een complexe omgeving de beleidscyclus professioneel inricht, inclusief de relatie tussen beleid, financiën en uitvoering. De verschillende beleidsdomeinen en contexten waarbinnen de organisatie opereert, vragen daarbij om maatwerk. Het programma werkt daartoe aan de volgende resultaten: een expertisecentrum dat medewerkers helpt bij de inrichting van de beleidscyclus (resultaatsturing, interventiekeuze, evaluatie/feedbackloop, etc.); een curriculum en een BZ-box met standaarden, richtlijnen en instrumenten; heldere toedeling van verantwoordelijkheden (rollen) in beleid en uitvoering, met waar gewenst bundeling/taakspecialisatie. Daarnaast wordt werk gemaakt van een aantal onderwerpen die bijdragen aan de goede organisatie van de beleidscyclus: een systeem van «coördinerend» opdrachtgeverschap, tendersynchronisatie bij subsidies voor heel het ministerie, professioneel opdrachtgeverschap, en resultaatsturing.

Beheer vastgoed

De directie Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het beleid en de regie op de huisvestings- en vastgoedportefeuille. In 2015 is het «Masterplan huisvesting en vastgoed 2016–2021» opgeleverd. Hierin wordt de missie, visie en strategie op de huisvestings- en vastgoedportefeuille uiteengezet. Het masterplan geeft tevens een strategische planning met de daarop gebaseerde financiële meerjarenplanning, inclusief hoe invulling gegeven wordt aan de opgelegde bezuinigingen van EUR 20 miljoen, waarvan EUR 6 miljoen is gerealiseerd.

De shared service organisatie Wereldwijd Werken (3W) is verantwoordelijk voor de uitvoering. De directie Bedrijfsvoering zorgt als regisseur en eigenaar voor vertaling van het beleid (primair) naar de vastgoedvraag en hiermee is opdrachtgever van 3W. Het opdrachtgever en opdrachtnemerschap tussen beide directies heeft in 2015 meer vorm gekregen via een vernieuwde dienstverleningsafspraak.

Voor het beheer van vastgoed is het essentieel om goede sturingsinformatie te bezitten. In 2015 zijn daarom opnieuw nadere verbeteringen in het Real Estate Management Informatie Systeem aangebracht. Hierdoor is het inzicht verder toegenomen in de kosten met betrekking tot vastgoed en huisvesting, maar het gewenste niveau is nog niet bereikt. Verbetering, zowel softwarematig als inhoudelijk, wordt daarom in 2016 en daaropvolgende jaren gecontinueerd. Door de betere beschikbaarheid van sturingsinformatie kan een pro-actiever vastgoedbeleid worden gevoerd. Dit draagt bij aan beter beheer van de vastgoedportefeuille doordat de sturingsinformatie kan worden gerelateerd aan de visie en strategie.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Grote, lopende ICT projecten

Het ministerie heeft de invoering van het nieuwe financiële systeem SAP, het programma Implementatie en Realisatie In Samenwerking (IRIS), en iDiplomatie, dat plaats-, tijd en apparaat onafhankelijk werken mogelijk moet maken, als grote ICT projecten aangemerkt en geplaatst op het Rijks-ICT dashboard. Beide programma’s zijn standaard geagendeerd bij de ambtelijke leiding. De grootste risico’s voor IRIS liggen niet zozeer in de techniek maar in de beheersing van de scope en het creëren van draagvlak binnen het ministerie. De risico’s hebben de volle aandacht en passende maatregelen ter beheersing van deze risico’s zijn getroffen.

Voor de vervanging van het financiële systeem zijn in 2015 werkzaamheden verricht om een gestroomlijnde implementatie ten behoeve van de aansluiting bij het SAP systeem van het Ministerie van het Ministerie van I&M te waarborgen. Ten behoeve van een reductie van de risico’s bij de uitvoering van het project IRIS is een Gateway Review uitgevoerd. De conclusie uit deze review is dat realisatie van het project IRIS binnen de financiële kaders en tijdsplanning plaatsvindt, wanneer de organisatie een aantal aanbevelingen opvolgt.

Activiteiten Audit Committee

Sinds de inwerkingtreding van de Regeling Audit Committee 2012 maakt het ministerie onderscheid tussen een Strategisch Audit Committee met drie externe leden en een Operationeel Audit Committee zonder deze externe leden.

De rol van de externe leden wordt vooral gezien als «blik van buiten», als positief kritische adviseurs, die waar nodig de vinger op de zere plek kunnen leggen. De inbreng van de externe leden in het Audit Committee wordt zeer gewaardeerd. Naast de formele overleggen roept het ministerie de expertise van de externe leden ook in om te kunnen spiegelen in projecten in het kader van Modernisering Diplomatie.

Het Audit Committee heeft de wens dat het ministerie meer integraal risicomanagement hanteert. In 2015 is hier invulling aangegeven door twee risico-sessies met de ambtelijke leiding van het departement te houden. In de eerste sessie zijn departement brede risico’s geïnventariseerd en besproken. De tweede risicosessie is speciaal gericht op de bedrijfsvoering.

Medio 2014 is een interne evaluatie op het functioneren van het Audit Committee verricht. Aan de aanbevelingen die hieruit voorkwamen is in 2015 verder vervolg gegeven. In 2015 hebben vier vergaderingen van het Strategisch Audit Committee en twee vergaderingen van het Operationeel Audit Committee plaatsgevonden.

Regie op informatiebeveiliging

Het ministerie ligt goed op koers om de tekortkoming van de Algemene Rekenkamer en bevinding van de Auditdienst Rijk met betrekking informatiebeveiliging op te lossen. Hoofddoelstellingen voor 2015 waren om het integrale beveiligingsbeleid en de Baseline Informatiebeveiliging BZ te actualiseren, alsmede het wegwerken van de achterstanden bij het uitvoeren van de risicoanalyses. Deze doelstellingen zijn voor een belangrijk deel gerealiseerd. Ten eerste is in 2015 is de achterstand van risicoanalyses voor de Baseline Informatiebeveiliging en de Wet Bescherming Persoonsgegevens weggewerkt. De uitvoering van risicoanalyses is nu regulier onderdeel van ieder project of grote wijziging. Daarnaast is begin 2016 het integrale beveiligingsbeleid vastgesteld. Ten slotte zijn de aanpassingen voor nieuwe Baseline Informatiebeveiliging voor een groot deel verwerkt, de afstemming en afronding staat nu gepland voor het tweede kwartaal 2016.

De reden dat de actualisering van de Baseline Informatiebeveiliging nog niet is afgerond is een grotere auditlast op IT-systemen dan verwacht. Met name ten behoeve van de In Control Verklaring BIR en door benodigde inspanning in de begeleiding van audits door nationale en internationale instanties, worden zowel het ministerie alsook de informatiebeveiligingsmedewerkers steeds zwaarder belast.

De bewustwordingscampagne is gecontinueerd. Via het programma iDiplomatie is een aanvang gemaakt met het gericht bezoeken van dienstonderdelen om medewerkers bewuster te maken van informatiebeveiliging en de risico’s. Deze campagne loopt door in 2016.