6.1.1 Rechtmatigheid

Bij artikel 1 Arbeidsmarkt is voor een bedrag van € 2,3 miljoen (inkopen) te kwalificeren als onzeker voor wat betreft de rechtmatigheid. De tolerantie voor dit artikel is 10% van het totaal van de aangegane verplichtingen en bedraagt € 1,6 miljoen. De betreffende inkopen voldoen niet of niet geheel aan de eisen van de Aanbestedingswet 2012 voor wat betreft het objectief motiveren aan welke leveranciers SZW een offerte vraagt. Zie ook de tekst onder financieel en materieel beheer over motivering leverancierskeuze.

6.1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

6.1.3 Financieel beheer en materieelbeheer

Artikel 1.4 van de Aanbestedingswet stelt dat aanbestedende diensten bij meervoudig en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen (onder de Europese drempel) de ondernemers die zij uitnodigen op basis van objectieve criteria kiezen.

De AR heeft de Minister van SZW bij het jaarverslag 2014 een aantal aanbevelingen gedaan. SZW heeft die aanbevelingen opgevolgd of is er nog mee bezig. Hoe dat is gedaan is hierna per aanbeveling uiteengezet.

De AR heeft aanbevolen de rollen van eigenaar en opdrachtgever met betrekking tot uitvoering en uitvoeringsorganen verder uit te werken en hierbij te betrekken de voorgenomen uitwerking van het beleid voor ZBO’s door de Minister van W&R.

In 2015 heeft de eigenaar samen met het UWV, de SVB en de opdrachtgever(s) gewerkt aan de herijking van de sturingsvisie. Een van de onderwerpen daarin was de rollen van de verschillende partijen. SZW legt deze rollen begin 2016 vast. Er zijn met de SVB procedure-afspraken gemaakt (inclusief een beslisboom) rondom de beoordeling van nieuwe of «andere» taken. De overlegstructuur is herijkt. Er is een scheiding tussen opdrachtgever en eigenaar aangebracht en een gezamenlijk overleg tussen opdrachtgever, eigenaar en opdrachtnemer geïntroduceerd. Ook is in de tweede helft van het afgelopen jaar in verschillende vormen al gewerkt via een driehoeksoverleg. In de respectievelijke eigenaarsoverleggen is de «brengplicht» van de ZBO’s expliciet opgenomen. Een aantal keren is er een afzonderlijk eigenaarsoverleg voor PGB georganiseerd.

De AR heeft aanbevolen om bij ingrijpende beleidswijzigingen een goede uitvoeringstoets te laten doen en dit opnieuw te laten doen als er grote tussentijdse wijzigingen zijn.

SZW is de werkwijze met uitvoeringstoetsen voor het UWV en de SVB aan het uniformeren en formaliseren en legt deze werkwijze vast in een handleiding. Met de ZBO’s worden afspraken gemaakt over de te hanteren criteria in een uitvoeringstoets. ICT gaat hierin veel aandacht krijgen en wordt als afzonderlijk criterium opgenomen. Ook bij een uitvraag door andere departementen dan SZW worden deze criteria gehanteerd. Hiermee wordt voldaan aan de opmerkingen van de AR.

De AR heeft aanbevolen om de ontwikkelingen over de taakstelling van het UWV in samenhang aan de Tweede Kamer te presenteren. Dit betreft enerzijds de taakstelling en anderzijds incidentele uitbreiding van dienstverlening voor bepaalde groepen. In paragraaf 2.6 van het rapport «Wordt aan gewerkt.nl» dat onderdeel uitmaakt van de Evaluatie SUWI is de Tweede Kamer hierover geïnformeerd67. Het rapport gaat in op de beoogde besparingen en welke incidentele budgetten zijn toegekend. In aanvulling daarop gaat paragraaf 2.3 van het rapport SUWI evaluatie en beleidsdoorlichting in op de ontwikkeling van de uitvoeringskosten van het UWV op totaalniveau.

In zijn reactie op het verantwoordingsonderzoek68 heeft de Minister reeds opgemerkt de aanbeveling te volgen om informatie uit de verschillende onderzoeken over (de effectiviteit van) het re-integratiebeleid te verspreiden onder gemeenten en het UWV.

• • SZW informeert de gemeenten onder meer via de Verzamelbrief en het gemeenteloket SZW. Naar aanleiding van het rapport «Ken uw klanten» heeft Divosa, met steun van SZW, in het kader van het programma Vakmanschap, zes regionale werkconferenties met klantmanagers en leidinggevenden georganiseerd over de resultaten en met tips om het zicht op het klantenbestand bij klantmanagers en hun teamleiders te vergroten.

• • In 2015 is naast het ontwikkelen van instrumenten meer nadruk gelegd op gedragsaspecten (van zowel klant als klantmanager), het stimuleren van de toepassing van kennis, het verbeteren van de relatie met de hogescholen en de verdere ontwikkeling van de beroepsgroep.

• • SZW investeert ook in kennisontwikkeling en verspreiding via het kennisprogramma Vakkundig aan het werk dat samen met Divosa en VNG, en in nauwe samenwerking met het UWV en het Ministerie van VWS is opgezet. De Tweede Kamer is hierover geïnformeerd op 9 november 201569. De kennisvragen van gemeenten staan centraal. Belangrijk aandachtspunt bij dit programma is de vraag hoe de ontwikkelde kennis het best vertaald kan worden naar de uitvoeringspraktijk.

Overige punten met betrekking tot financieel beheer

Het financieel beheer van de dienst op Caribisch Nederland behoeft op onderdelen nog verdere verbetering. Bij de uitvoering van de processen met betrekking tot de pensioenen c.q. uitkeringen zijn de instructies niet goed nageleefd. Dit heeft in onvolledige dossiers geresulteerd. Bij de uitkeringen weduwen- en wezenpensioenen zijn door het niet volledig zijn van de dossiers pensioenen verstrekt die niet voldeden aan de voorwaarden daarvoor. De dossiers die bij de staatkundige transitie van de voormalige Sociale Verzekeringsbank Nederlandse Antillen zijn overgekomen moeten nog gecorrigeerd worden op onjuist toegepaste kortingspercentages wet AOV BES. Functiescheidingen worden niet in alle gevallen door de programmatuur afgedwongen. Hierdoor is niet met zekerheid vast te stellen dat uitkeringen op rechtmatige basis worden uitbetaald. Bij de controle zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd die het gevolg zijn van deze tekortkoming. SZW zal een verbeterplan voor deze punten opstellen.

Het aantal dubbel betaalde facturen is gestegen van 5 naar 23. Het is gebleken dat in drie gevallen SZW de dubbele betaling niet heeft geconstateerd. SZW vordert dubbel betaalde bedragen terug. SZW spreekt leveranciers erop aan in geval van hen dubbele facturen zijn ontvangen. SZW zal in 2016 extra waarborgen nemen ter voorkoming van dubbele betalingen vooraf of voor integrale controle achteraf.

De Auditdienst Rijk (ADR) heeft in 2015 een toename van het aantal accuratessefouten aangetroffen in de verwerking van opdrachten en facturen in vergelijking met voorgaande jaren. In 2016 wordt het interne controle werkplan van het Financieel DienstenCentrum (FDC) geactualiseerd. De aandachtspunten van de ADR neemt SZW hierin mee.

SZW maakt indien nodig gebruik van subsidies. Het beheer is in het algemeen op orde. Er is in 2015 een aantal bevindingen die aanleiding zijn voor verscherpte aandacht voor het subsidiebeheer in 2016. Het betreft onder andere het naleven van regels en de volledigheid van dossiers.

In 2016 wordt de uitvoering van het merendeel van de nationale subsidies overgedragen aan de Dienst Uitvoering Subsidies aan instellingen (DUS-i). In 2015 is voor deze overgang een raamwerk van beheersmaatregelen voorbereid.

6.1.4 Overige aspecten van bedrijfsvoering

In 2015 hebben zich geen informatiebeveiligingsincidenten voorgedaan. Echter, SZW is nog niet aantoonbaar BIR-compliant. Gedurende een groot deel van het jaar 2015 zijn de verbeterplannen BIR niet op voortgang aangestuurd en gemonitord. SZW gaat in 2016 de informatiebeveiligingsorganisatie wijzigen om deze aansturing en monitoring te borgen en om te zorgen dat BIR-compliancy aantoonbaar kan worden gemaakt.